Este documento resume los conceptos clave de la gestión documental en las entidades públicas. Explica que un programa de control de documentos (PCD) establece las series documentales y los periodos de retención y conservación de documentos de una entidad. El PCD incluye un inventario de series, una tabla de retención y un índice alfabético. Un comité evaluador de documentos supervisa la formulación del PCD.

1. SERIE DOCUMENTAL
Es el conjunto de documentos que tienen
características comunes:
- El mismo tipo documental.
- El mismo asunto.
- La misma unidad u oficina de origen.
De tal forma, son archivados, usados,
transferidos o eliminados como unidad.

2. PROGRAMA DE CONTROL DE
DOCUMENTOS
PCD es un documento de gestión
archivística que establece las series
documentales que produce o recibe
una Entidad de la Administración
Pública como resultado de su actividad
y que precisa el número de años de
conservación y periodos de retención
en cada nivel de archivo, hasta su
transferencia al AGN o su eliminación.

3. ¿Cómo está conformado
el PCD ?
El PCD está conformado por:
• Inventario de las Series Documentales.
• Tabla General de Retención de Documentos.
• Indice alfabético de las Series Documentales.
El CED es el encargado de conducir el proceso
de formulación del PCD

4. COMITÉ EVALUADOR DE DOCUMENTOS
Es un órgano designado por la más alta autoridad
de la Entidad, para la formulación del PCD y
evaluación de documentos a retener y/o
eliminar.
Lo integran:
• Un representante de la Alta Dirección quien lo
presidirá.
• El Jefe de la OAJ o su representante.
• El Jefe de la unidad Orgánica, cuya
documentación es evaluada.
• El Jefe del OAA, quien actuará como secretario.

5. FUNCIONES DEL SNA
1.- Proteger y defender el PDN.
2.- Contribuir a la eficiente gestión pública y
privada en apoyo al desarrollo nacional.
3.- Cautelar y difundir los valores de la Identidad
Nacional.
4.- Fomentar la investigación científica y
tecnológica a través de los fondos.
5.- Asegurar la uniformidad y eficiencia de los
procesos técnicos archivísticos y el servicio, en
toda la República.