La descripción documental es un proceso técnico-archivístico para identificar y analizar documentos con el fin de elaborar instrumentos descriptivos que faciliten la localización y control del patrimonio documental. Se desarrollarán instrumentos como inventarios de transferencia, eliminación y un inventario general del fondo documental. La norma de descripción documental se aplicará a todos los organismos del sector público nacional, bajo la responsabilidad de sus administradores de archivos.

1. MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DEL
CALLAO
V CURSO “TÉCNICAS MODERNAS
DE DOCUMENTOS DE ARCHIVO”
“DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL
Lic. Enrique Espinoza Salvatierra
E-mail: enriqueespinoza84@yahoo.es
Fono: 990028943

2. CONCEPTO
La Descripción Documental es un
proceso técnico-archivístico que
consiste en identificar, analizar y
determinar los caracteres externos e
internos de los documentos con la
finalidad de elaborar los instrumentos
descriptivos (R. J. Nº 073-85-AGN/J,
31.05.1985, Norma S.N.A. 03:
DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL).

3. OBJETIVOS

Facilitar la localización
de los documentos.
Garantizar el control del
Patrimonio Documental.
Brindar un eficaz y
eficiente servicio de
información.

4. ACCIONES A DESARROLLAR
El Órgano de Administración de
Archivos elaborará y actualizará los
diversos instrumentos descriptivos
teniendo en cuenta las
características de los documentos y
los requerimientos de los servicios
de información de la entidad.

5. ACCIONES A DESARROLLAR
Los instrumentos descriptivos
básicos serán el Inventario de
Transferencia de Documentos,
Inventario de Eliminación de
Documentos e Inventario
General del Fondo Documental.

6. INSTRUMENTOS DESCRIPTIVOS
ADMINISTRATIVOS
INVENTARIO DE TRANSFERENCIA.-
Se utiliza para realizar una transferencia
de un Archivo de Gestión a un
Periférico, de un Periférico al Archivo
Central o de un Central al Archivo
Histórico.
INVENTARIO DE ELIMINACIÓN.- Se
utiliza para proponer documentos
eliminables.

7. ¿Qué es el fondo documental?
El Fondo Documental es el conjunto de
toda la documentación que produce una
institución pública o privada. En otras
palabras, es la sumatoria de la
documentación que produce las oficinas
de Administración, Auditoría Interna,
Imagen Institucional, Planificación y
Presupuesto, Archivo Central, entre
otras.

8. DIRECTIVAS DE
TRANSFERENCIA Y ELIMINACIÓN
 Directiva Nº 005-86-AGN/DGAI, “NORMAS
PARA LA TRANSFERENCIA DE
DOCUMENTOS EN LOS ARCHIVOS
ADMINISTRATIVOS DEL SECTOR PÚBLICO
NACIONAL”.
 Directiva Nº 006-86-AGN/DGAI, “NORMAS
PARA LA ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS
EN LOS ARCHIVOS ADMINISTRATIVOS DEL
SECTOR PÚBLICO NACIONAL”.

9. INSTRUMENTOS DESCRIPTIVOS
HISTÓRICOS
CATÁLOGOS.- Informan
detalladamente sobre el fondo,
secciones, series, sub-series y
documentos individuales.
ÍNDICES.- Informan sobre las personas,
lugares o materias, mayormente en
orden alfabético.
GUÍAS.- Prestan noticias sobre el
archivo, sus existencias documentales y
otros datos útiles para el investigador.

10. INSTRUMENTO DESCRIPTIVO
ADMINISTRATIVO-HISTÓRICO
 INVENTARIO GENERAL DE FONDOS
DOCUMENTALES.- Refleja las existencias
documentales tal como se encuentran en los
archivos administrativos e históricos. Es una
descripción exacta y precisa de todo el
material que se conserva. Ninguna
documentación debe quedar fuera del IGFD,
por medidas de seguridad y control.

11. ALCANCE:
La Norma de Descripción
Documental será de aplicación en
todos los organismos y
reparticiones del Sector Público
Nacional bajo responsabilidad de
sus respectivos titulares y de los
Jefes o encargados del Órgano de
Administración de Archivos.

12. Fin de la exposición
MUCHAS
GRACIAS