Este documento proporciona información sobre los programas de control de documentos. Explica que estos programas son instrumentos de gestión archivística obligatorios que establecen criterios de valoración y retención de documentos a través de inventarios, tablas de retención y índices alfabéticos. Detalla los beneficios de su implementación como la protección del patrimonio documental y la estandarización de los procesos de selección.

1. Programa de Control de Documentos una
buena práctica en los Archivo
Mg. Soledad Carol Arteaga Paniagua
Profesional en Archivos
Comunicate.sap@gmail.com

2. NORMATIVIDAD
Norma general del Sistema Nacional deNorma general del Sistema Nacional de
Archivos la S.N.A. 04 :Archivos la S.N.A. 04 :
““La selección es un proceso archivístico queLa selección es un proceso archivístico que
consiste en identificar, analizar y evaluarconsiste en identificar, analizar y evaluar
todas las series documentales de cadatodas las series documentales de cada
organización para predeterminar susorganización para predeterminar sus
períodos de retención, en base a los cuales seperíodos de retención, en base a los cuales se
formulará elformulará el Programa de Control dePrograma de Control de
DocumentosDocumentos”.”.

3. DIRECTIVA 004-86-AGN-DGAI
NORMAS PARA LA FORMULACION DEL PROGRAMA DE CONTROL DE
DOCUMENTOS PARA LOS ARCHIVOS ADMINISTRATIVOS DEL
SECTOR PUBLICO NACIONAL

4. NTP 15489NTP 15489

5. ¿Qué es el PCD?
• Instrumento de gestión archivística,
• Es de obligatorio cumplimiento,
• Es el conjunto de acciones a realizar en forma
ordenada y concretas,
• Se establecerá los criterios de valoración,
• Se indicara las acciones necesarias para la
transferencia o eliminación; así como los
lineamientos para la depuración.

6. ¿Qué es el PCD?
• Este debe estar aprobado por el Comité
Evaluador de Documentos y reconocido por
Resolución.
• Estará compuesto de los siguientes
documentos:
– Inventario de las Series Documentales,
– Tabla General de Retención de Documentos,
– Índice Alfabético.

7. VENTAJAS DE LA IMPLEMENTACION
• Protección del Patrimonio Documental,
• Estandarización y regulación de los
procedimientos de selección documental.
• Orientar la ejecución de la aplicación de
los procedimientos.
• Proporciona información de los valores de
la documentación y su retención en cada
nivel.

8. ANALISIS DE DOCUMENTOS DE GESTIÓN
• Se debe tener en cuenta los antecedentes, hechos y
situaciones que produjo el acervo documental.
• Permiten conocer los orígenes del organismo, su
organización y evolución.
• Analizar aquellos documentos que permitan dar a
conocer el origen de las funciones que los generaron
leyes, reglamentos, normas y procedimientos
• Los documentos de planes, actividades, metas
propuestas por la Organización para cumplir con sus
funciones.

9. ASPECTOS GENERALES DEL PCD
ROF
• Reglamento de Organización y funciones,
• Es a nivel de unidades orgánicas.
MOF
• Manual de Organización y funciones,
• Es a nivel de responsabilidades.
TUPA
• Texto Único de Procedimientos Administrativos.
• Procesos o procedimientos establecidos.

10. CRITERIOS
 Analizar si son documentos necesarios para la
protección de los derechos civiles, financieros,
jurídicos u otros derechos de las personas,
organizaciones.
 Considerar la frecuencia de consulta.
 Analizar las normas legales que establezcan
periodos de retención o que nos permitan
analizar los posibles periodos de retención.
VALORACION DE LAS SERIESVALORACION DE LAS SERIES

11. VALORES Y SUS FACETAS

12. VALORES Y SUS FACETAS

13. TIEMPOS DE RETENCION
• Es el período en el cual deben conservarse los
documentos de acuerdo a sus funciones,
actividades y/o procesos.
• El documento durante la vigencia expresamente
demandara o exigirá un cumplimiento de
funciones, actividades y/o procesos.
Determinación de vigencia

14. • Cuando prescriben de
acuerdo a un dispositivo
legal, este puede ser de
forma expresa o por
contenido.
TIEMPOS DE RETENCION
Determinación de vigencia

15. EL PLAZO PRECAUCIONAL
• Es el tiempo que debe conservarse el documento
después de concluida la vigencia para salvaguarda
ante eventualidades.
• El plazo es mayormente subjetivo.
• No es uniforme.
• Este debe ser breve.

16. Es un instrumento de control,
Permite y define conocer las series documentales,
Permitirá controlar la producción documental.
INVENTARIO DE SERIES
DOCUMENTALES

17. INVENTARIO DE SERIES DOCUMENTALES

18. TABLA GENERAL DE RETENCION DE
DOCUMENTOS
Este instrumento compilara la información
recogida en los inventarios de series
documentales, la cual ha sido previamente
evaluada por la Comisión Evaluadora de
Documentos.

19. TABLA GENERAL DE RETENCION DE
DOCUMENTOS

20. • Permite conocer las series documentales
que han sido generadas.
• Identificar las unidades orgánicas que las
generan.
INDICE ALFABETICO DE SERIES
DOCUMENTALES

21. • Permite conocer las series documentales que han
sido generadas en el JNE,
• Identificar las unidades orgánicas que las generan,
INDICE ALFABETICO DE SERIES
DOCUMENTALES

22. PREGUNTAS

23. GRACIAS
Comunicate.sap@gmail.com