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Programa de Control de Documentos una buena práctica en los Archivo

  • 1. Programa de Control de Documentos una buena práctica en los Archivo Mg. Soledad Carol Arteaga Paniagua Profesional en Archivos Comunicate.sap@gmail.com
  • 2. NORMATIVIDAD Norma general del Sistema Nacional deNorma general del Sistema Nacional de Archivos la S.N.A. 04 :Archivos la S.N.A. 04 : ““La selección es un proceso archivístico queLa selección es un proceso archivístico que consiste en identificar, analizar y evaluarconsiste en identificar, analizar y evaluar todas las series documentales de cadatodas las series documentales de cada organización para predeterminar susorganización para predeterminar sus períodos de retención, en base a los cuales seperíodos de retención, en base a los cuales se formulará elformulará el Programa de Control dePrograma de Control de DocumentosDocumentos”.”.
  • 3. DIRECTIVA 004-86-AGN-DGAI NORMAS PARA LA FORMULACION DEL PROGRAMA DE CONTROL DE DOCUMENTOS PARA LOS ARCHIVOS ADMINISTRATIVOS DEL SECTOR PUBLICO NACIONAL
  • 5. ¿Qué es el PCD? • Instrumento de gestión archivística, • Es de obligatorio cumplimiento, • Es el conjunto de acciones a realizar en forma ordenada y concretas, • Se establecerá los criterios de valoración, • Se indicara las acciones necesarias para la transferencia o eliminación; así como los lineamientos para la depuración.
  • 6. ¿Qué es el PCD? • Este debe estar aprobado por el Comité Evaluador de Documentos y reconocido por Resolución. • Estará compuesto de los siguientes documentos: – Inventario de las Series Documentales, – Tabla General de Retención de Documentos, – Índice Alfabético.
  • 7. VENTAJAS DE LA IMPLEMENTACION • Protección del Patrimonio Documental, • Estandarización y regulación de los procedimientos de selección documental. • Orientar la ejecución de la aplicación de los procedimientos. • Proporciona información de los valores de la documentación y su retención en cada nivel.
  • 8. ANALISIS DE DOCUMENTOS DE GESTIÓN • Se debe tener en cuenta los antecedentes, hechos y situaciones que produjo el acervo documental. • Permiten conocer los orígenes del organismo, su organización y evolución. • Analizar aquellos documentos que permitan dar a conocer el origen de las funciones que los generaron leyes, reglamentos, normas y procedimientos • Los documentos de planes, actividades, metas propuestas por la Organización para cumplir con sus funciones.
  • 9. ASPECTOS GENERALES DEL PCD ROF • Reglamento de Organización y funciones, • Es a nivel de unidades orgánicas. MOF • Manual de Organización y funciones, • Es a nivel de responsabilidades. TUPA • Texto Único de Procedimientos Administrativos. • Procesos o procedimientos establecidos.
  • 10. CRITERIOS  Analizar si son documentos necesarios para la protección de los derechos civiles, financieros, jurídicos u otros derechos de las personas, organizaciones.  Considerar la frecuencia de consulta.  Analizar las normas legales que establezcan periodos de retención o que nos permitan analizar los posibles periodos de retención. VALORACION DE LAS SERIESVALORACION DE LAS SERIES
  • 11. VALORES Y SUS FACETAS
  • 12. VALORES Y SUS FACETAS
  • 13. TIEMPOS DE RETENCION • Es el período en el cual deben conservarse los documentos de acuerdo a sus funciones, actividades y/o procesos. • El documento durante la vigencia expresamente demandara o exigirá un cumplimiento de funciones, actividades y/o procesos. Determinación de vigencia
  • 14. • Cuando prescriben de acuerdo a un dispositivo legal, este puede ser de forma expresa o por contenido. TIEMPOS DE RETENCION Determinación de vigencia
  • 15. EL PLAZO PRECAUCIONAL • Es el tiempo que debe conservarse el documento después de concluida la vigencia para salvaguarda ante eventualidades. • El plazo es mayormente subjetivo. • No es uniforme. • Este debe ser breve.
  • 16. Es un instrumento de control, Permite y define conocer las series documentales, Permitirá controlar la producción documental. INVENTARIO DE SERIES DOCUMENTALES
  • 17. INVENTARIO DE SERIES DOCUMENTALES
  • 18. TABLA GENERAL DE RETENCION DE DOCUMENTOS Este instrumento compilara la información recogida en los inventarios de series documentales, la cual ha sido previamente evaluada por la Comisión Evaluadora de Documentos.
  • 19. TABLA GENERAL DE RETENCION DE DOCUMENTOS
  • 20. • Permite conocer las series documentales que han sido generadas. • Identificar las unidades orgánicas que las generan. INDICE ALFABETICO DE SERIES DOCUMENTALES
  • 21. • Permite conocer las series documentales que han sido generadas en el JNE, • Identificar las unidades orgánicas que las generan, INDICE ALFABETICO DE SERIES DOCUMENTALES