El documento describe el Programa de Control Documental (PCD), que establece las series documentales producidas por una entidad, su valor temporal o permanente, y los plazos de retención. Explica que el PCD diagnostica el estado del acervo documental y concluye con un proyecto de digitalización y gestión documental. Detalla los componentes del PCD, incluyendo el inventario de series documentales, la tabla de retención de documentos y el índice alfabético.

1. Programa Control Documentario – PCD
Necesario Diagnóstico para el Éxito del Proyecto de
Gestión Documental en su Organización
Los Especialistas

2. Que es PCD ?
Programa Control Documentario
• El PCD es un instrumento de Gestión Archivística.
• Establece las series documentales que produce o
recibe una entidad como resultado de sus
actividades.
• Precisa el valor Temporal o Permanente y el
número de años que deben conservarse en cada
nivel de archivo.
• Diagnostica el exacto estado de su Acervo
Documental.
• Concluye dimensionando el proyecto de
Digitalización de Imágenes y Gestión
Documental.
Alcance: El PCD es de obligatorio cumplimiento en las Oficinas
de Archivo Central y/o de Gestión y Unidades Orgánicas del Pais.
Documentos de Gestión Archivística
Programa de Control de Documentos
Normas para la formulación del Programa de
Control de Documentos para los Archivos
Administrativos del Sector Público Nacional
Aplicable en el Sector Privado
PCD
Inventario de
Series
Documentales
Tabla General
de Retención
de Documentos
Índice
Alfabético

3. Importancia de Tener un Correcto
Programa Control Documentario
• Contar con un Instrumento uniforme en el
sector Público que facilita la correcta
Gestión de Documentos y Administración
de Archivos
• Establece un puente de comunicación
entre los Archiveros y Administradores
respecto a la Producción, Conservación y
Utilización de los Documentos.
• Cumplir con las Normar Técnicas del
Sistema Nacional de Archivos - SNA.
• Facilitar el Acceso a la Información en
cada Nivel de Archivo.
Documentos de Gestión Archivística
Programa de Control de Documentos
Normas para la formulación del Programa de
Control de Documentos para los Archivos
Administrativos del Sector Público Nacional
Aplicable en el Sector Privado
PCD
Inventario de
Series
Documentales
Tabla General
de Retención
de Documentos
Índice
Alfabético

4. Conceptos Operacionales
Documentos de Valor Temporal
• Por su contenido dejan de ser imprescindibles
y sin trascendencia.
• Carecen de valor al cumplirse su fin
administrativo, fiscal, contable, legal, y otros
que los originó.
Documentos de Valor Permanente
• Por su contenido son imprescindibles, es
testimonio y fuente de información para la
investigación histórica y el desarrollo cultural,
social, económico, jurídico u otros, e integran
el patrimonio documental de la Nación.
• Interesa a la investigación y a la cultura.

5. Conceptos Operacionales
Funciones Niveles de Archivo
• Archivo Central: Donde se almacenan los documentos
provenientes de los Archivos de Gestión y Periféricos,
donde se hace el proceso de transferencia o eliminación
de los documentos de la institución.
• Archivo de Gestión: Son los documentos que en esta
fase de tramitación, de uso frecuente para la gestión de
los asuntos corrientes, están bajo la responsabilidad y
manejo directo de las unidades administrativas. Archivo
Activo.
• Archivo Periférico: Es la documentación proveniente de
los archivos de gestión. Archivo Pasivo.
• Archivo Histórico: Acopiar y conservar los documentos ,
que por su Importancia son de valor permanente una vez
concluido su ciclo vital.

6. Conceptos Operacionales
• Sección Documental: Conjunto de
documentos procedente de una unidad
orgánica o división administrativa importante,
que tiene una estructura, funciones y fines
conocidos y su cumplimiento determina las
series documentales.
• Serie Documental: Conjunto de documentos
que tienen características comunes, el mismo
asunto o el mismo tipo documental y que por
consiguiente, son archivados, usados o
eliminados como unidad.

7. Conceptos Operacionales
• Tabla de Retención de Documentos: Es el
listado de las Series Documentales de cada
sección precisando su valor Temporal o
Permanente y los plazos de conservación
obligada en cada nivel del archivo de la
entidad.
• Plazos de Retención: Son los tiempos
establecidos en cada nivel de archivo, según la
necesidad de uso administrativo del documento
y su prescripción para la transferencia y/o
eliminación de las series documentales de una
entidad.

8. Formulación del Programa de
Control de Documentos - PCD
1. Diferenciar el tipo y la serie documental.
2. Analizar las fases y momentos del ciclo
vital de los documentos.
3. Identificar los archivos y establecer las
agrupaciones documentales.
4. Determinar el valor de las series
documentales.
5. Formular el Inventario, Tabla de
Retención y el Índice Alfabético de un
PCD.

9. Objetivo del Servicio
a) Diagnóstico situacional de los archivos (de Gestión, Periféricos y Central) y elaboración del
Programa de Control Documental (PCD) de los archivos de vuestra empresa.
• El servicio consiste en el estudio de las funciones y actividades de las oficinas que se detallan en el
Reglamento de Organización y Funciones, y/o Manual de Organización y Funciones y sus
procedimientos, así como el análisis de las nuevas series documentales que hayan surgido de
funciones formales no contempladas en ellos.
• El análisis de las series documentales permitirá determinar claramente el valor temporal o
permanente de los documentos, plasmándolos en el Programa de Control Documental (PCD) a
entregar.
b) Identificación de las series documentales en los diferentes niveles de archivo, basándose en
el punto anterior.
• Se realizará la codificación de las series documentales de acuerdo al Cuadro de Clasificación
Documental.

10. Objetivo del Servicio
c) Elaboración del Programa de Control Documental de los archivos, describiendo las
características de las series documentales y proponiendo los plazos de retención de los
documentos, de acuerdo a lo estipulado en la Directiva N° 004-86-AGN-DGAI.
• La documentación a elaborar según la normativa para la elaboración del PCD es:
o Inventario de las Series Documentales.
o Tabla de Retención de Documentos.
o Índice Alfabético de las Series Documentales.
d) El trabajo concluye con:
• Diagnóstico Situacional del Acervo Documental de la Organización.
• Programa de Control de Documentos (PCD).
• Proyecto de Digitalización y Gestión Documental de la Empresa.
• Conclusiones y Recomendaciones del estudio.