El kardex de inventario es un documento que registra los movimientos de entrada y salida de productos de una empresa. Permite optimizar el proceso de administración del inventario mediante el seguimiento sistemático de cada transacción. Contiene datos como fecha, detalle de la operación, cantidades y valores involucrados. Calcula los saldos actuales usando métodos como PEPS, que prioriza la venta de productos con mayor antigüedad. Es una herramienta fundamental para la gestión eficiente del inventario y el funcionamiento general de un negocio.

1. Una de las herramientas más poderosas para una empresa es el kardex
de inventario, pues con la sistematización de cada uno de los
movimientos de la mercancía se hace posible optimizar el proceso de
administración (en tiempo real) en coordinación con todos los
departamentos.
Es importante que en tu negocio cuentes con un kardex de inventario
para que lleves un mejor control y seas metódico en los registros de los
movimientos.

2. El kardex es un documento para administrar la mercancía que un
negocio tiene en su almacén. En él se realiza el registro de los
cambios que suceden con los bienes, materia prima o productos de
la empresa. Principalmente se enfoca en los movimientos de
entradas y salidas de productos comerciales del inventario.

3. De manera más específica, un kardex de inventario se encarga de
controlar las entradas de mercancía que se pueden dar por compra
a proveedores o devoluciones de consumidores o clientes. En la
misma línea también es responsable de dar seguimiento a las
salidas de mercancía por venta de productos, y en algunos casos
por extravíos o robos.

4. En algunas ocasiones estos dos términos se utilizan de manera
indiscriminada como si se tratara de sinónimos, y aunque sí existe
una estrecha relación entre ambos conceptos, inventario y kardex
son sustancialmente diferentes.

5. Un inventario se refiere a todos los bienes tangibles, materia prima y productos que pertenecen a
una empresa; los cuales son usados para diferentes fines; por ejemplo, para consumo o
aprovechamiento propio de los trabajadores, para alquilar o rentar a terceros, fabricar productos,
brindar servicios o vender.
Mientras que un kardex hace referencia al sistema de datos que se encarga de controlar cada
elemento que entra y sale del inventario de una empresa: bienes tangibles, materia prima y
productos. El creador de este formato es Grupo Kardex; cuyo fundador, James H. Rand, fue pionero al
crear su sistema de tarjetas índice, útiles para agilizar el registro y almacenamiento de los datos de
productos.

6. La función principal de un kardex de inventario es conocer la existencia
real de cada tipo de producto que maneja una empresa. Brinda
información detallada de cada entrada y salida que ocurre día con día,
por lo que permite una adecuada gestión del inventario y, por lo tanto,
del funcionamiento de la organización.

7. Con este sistema los dirigentes de la empresa pueden tener una visión
panorámica del inventario de manera objetiva y clara. Esto también
beneficia a las áreas de administración y contabilidad para tener una
mejor noción de cómo manejar los recursos del negocio. Además de que
permite a los trabajadores tener una mejor organización respecto a cada
movimiento de la mercancía que se realiza.

8. Para desarrollar cualquier kardex es esencial incluir una serie de datos
para un correcto seguimiento de las entradas y salidas de productos. Por
lo cual este documento debe contener estos detalles:
• Folio. Se refiere al número que identifica el documento de
determinado producto, el cual sirve para realizar una consulta de
manera más fácil. Esta serie se puede conformar por números y letras.

9. • Producto. Es el nombre y las especificaciones del artículo que permiten
identificarlo de entre las demás mercancías del inventario.
• Referencia de producto. También conocido como SKU, es el número de
referencia único de un producto, para hacer un seguimiento puntual en el
sistema de inventario.
• Fecha. Indica el día, mes y año exacto en el que se realizó un movimiento
de entrada o salida del inventario.

10. • Detalle. Señala qué tipo de movimiento se está realizando en el inventario, ya sea una compra
de productos (entrada) o una venta de productos (salida).
• Entrada. En este apartado se anotan generalmente los productos que se compran y, en menor
medida, se registran las devoluciones de productos. Está conformado por tres columnas:
cantidad, valor unitario y valor total.
• Salida. Aquí es donde se registran los productos que se venden en la mayoría de los casos, y
también los que se extravían o resultan defectuosos. También cuenta con las tres columnas de
cantidad, valor unitario y valor total.

11. • Saldos. Lista los resultados que surgen de cada movimiento en el inventario. Es
decir, de acuerdo con la existencia de productos suma las entradas y resta las
salidas.
Estos son los datos más generales que debe contener un documento kardex; no
obstante, dependiendo del producto con el que se está tratando, se pueden
agregar más especificaciones:
• Algunas empresas optan por añadir el proveedor, la ubicación exacta de cada
producto dentro del almacén, destino, factura, cantidad máxima, cantidad
mínima, entre otros.

12. • Si se trata de alimentos o cualquier artículo que tenga un tiempo de vida
específico se puede incluir número de lote, fecha de elaboración y de
caducidad. Cuando se trata del inventario de un centro de distribución se
agrega el nombre del propietario de la mercancía.
• Para depósitos aduaneros se deben especificar más detalles del producto,
como número de caja, valor, peso, fecha de ingreso, declaración de
adquisición de mercancías (DAM), documento único administrativo (DUA),
entre otros datos.

13. Cada empresa elige el tipo que más le conviene y se ajusta a sus productos. En
estos tres métodos para llevar el kardex de inventario se conserva el mismo
formato base que se desglosó anteriormente. Lo que cambia es el orden en que
se registran las entradas, las salidas y la obtención de los saldos.

14. 1. Sistema kardex con método promedio ponderado
ofrece un precio de venta más equilibrado respecto a otros métodos; ya que para
obtenerlo se divide el valor total del inventario de un producto entre la cantidad
total existente de dicho producto. De esta forma todos los artículos tienen el
mismo precio, sin importar que su entrada a almacén y su costo de adquisición
sean diferentes entre sí.

15. 2. Sistema kardex con PEPS
Ahora, el método de Primeras Entradas, Primeras Salidas (PEPS) radica en que los
productos más antiguos que han entrado al inventario son los prioritarios para
salir del almacén. Es ideal para productos perecederos, es decir, que tengan fecha
de caducidad o tienden a deteriorarse con el tiempo; de esta forma se evitan
pérdidas de mercancía. Conviene aplicarlo para amortiguar la inflación de una
economía.

16. 3. Sistema kardex con UEPS
El método de Últimas Entradas, Primeras Salidas (UEPS) consiste en que los
productos más recientes que han entrado al almacén serán los primeros que se
van a vender. Tal sistema se puede usar para artículos que no tengan fecha de
caducidad o tiempo límite de vida útil, como los vinos, cuyo valor aumenta con el
paso del tiempo. Esta es una forma de generar más utilidades. Sin embargo, su
aplicación está restringida en varios países porque da lugar a varias
inconsistencias administrativas.

17. 1. Crea un formato para tu kardex de inventario
Para mostrar cómo funciona el kardex de inventario tomamos como ejemplo un
inventario de chocolates que se maneja bajo el método de Primeras Entradas,
Primeras Salidas (PEPS). El primer paso consiste en crear en una hoja de cálculo
un formato que contenga las siguientes casillas: Folio, Producto, Referencia SKU,
Ubicación, Método.

18. Luego las columnas para Fecha, Detalle, Entrada (dividida en Cantidad, Valor
unitario y Valor total), Salida (dividida en Cantidad, Valor unitario y Valor total) y
Saldos (dividida en Cantidad, Valor unitario y Total).

19. 2. Llena los datos correspondientes
Después anota los datos del apartado superior, tales como Folio, Producto,
Referencia SKU, Ubicación y Método. Antes de comenzar a registrar los
movimientos de entrada y salida, es necesario especificar las existencias actuales
de mercancía: se indica la fecha, en Detalles se pone «Inventario inicial», la
Cantidad en este caso es 869, el Valor unitario es $8. Para obtener el Valor total
se multiplica la Cantidad por el Valor unitario, en este ejemplo da $6952. Luego se
copian las tres cantidades en la parte de Saldos.

21. 3. Registra la entrada de mercancía
El día 9 de julio se realizó una compra de 384 chocolates, con un valor unitario de
$8. Se coloca en la tabla como compra y los datos se ubican en la parte de
entrada como se ve en la imagen. Para obtener el Valor total se multiplica la
Cantidad por el Valor unitario; se obtiene $2688.

23. 4. Calcula el saldo de entrada
Para que esta entrada se vea reflejada en el inventario se requiere sacar los
saldos. Se realiza una suma de la cantidad de chocolates del inventario inicial
(869) más la cantidad comprada (384); da 1253. Luego, se suma el Valor total del
inventario inicial ($6952) más el Valor total de la compra ($2688), resultando
$9640.

25. 5. Registra la salida de mercancía
Aquí es donde se puede apreciar de cerca cómo funciona el método Primeras Entradas,
Primeras Salidas (PEPS). El día 10 de julio se realizó una venta de 1000 chocolates de un
valor total de $7869. Para completar el pedido se toman primero los 869 chocolates del
inventario inicial con un Valor unitario de $8 y 131 chocolates de la compra efectuada
el 9 de julio con un Valor unitario de $7.
Esto se registra en el apartado de Salida en dos filas diferentes, como se ve en la
imagen. Para obtener el Valor total en las dos filas se multiplica Cantidad por el Valor
unitario.

27. 6. Obtén el saldo de salida
Es necesario actualizar este movimiento en la parte de Saldos. Se va a realizar en dos
pasos, uno para cada fila. En primer lugar, a la cantidad actual de chocolates (1253) se
le restan los 869 tomados del inventario inicial. Luego al Total de Saldos ($9640) se le
resta el Valor total de los chocolates del inventario inicial ($6952), obteniendo $2688.

29. En segundo lugar, en la parte de saldos se retoma la última casilla de Cantidad (384) y
se le restan los 131 chocolates de la segunda fila; da como resultado 253. Después, a la
última casilla de Total ($2688) se le restan el valor total de los 131 chocolates ($917),
resultando $1771.

30. Así es como funciona un kardex de inventario, donde las entradas o
compras se suman y las salidas o ventas se restan. De esta forma se
conoce la existencia actual de mercancía de una empresa para su
correcta administración, organización y abastecimiento, por ello es
una herramienta elemental para cualquier negocio.