Manual de excel

1. Muchas empresas deben realizar el proceso del inventario; y aunque es
importante y necesario, también puede ser tedioso, especialmente si no cuentas
con las herramientas adecuadas.
Aquí verás por qué es importante un inventario, cuáles son los pasos generales
para crearlo y cómo elaborar tu inventario en Excel paso a paso.
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Por qué es importante tener un inventario
Tener un sistema de inventario es fundamental para llevar el orden y control del
stock.
Si no tienes idea de cuál es tu inventario no sabrás con qué productos cuentas, ni
si tienes sobrantes o faltantes. Un mal sistema de inventario puede causar:

2.  Que compres más productos que luego no podrás vender (y eso afectará la
economía de la empresa, porque ese dinero no lo recuperarás).
 Que no tengas los suficientes productos que están en demanda (lo que causará
que tus clientes se vayan con tus competidores).
Nadie quiere estar en una situación así o ser el responsable de estos problemas.
Tener un inventario bien controlado ayuda a vigilar el flujo de dinero y la
rentabilidad para asegurar su optimización, gracias a un eficiente control del
stock.
Pasos generales para hacer un inventario
Independientemente del tipo de inventario que vayas a realizar o de la
periodicidad en que lo lleves a cabo, te servirá seguir algunos pasos básicos
para hacer un inventario efectivo.
Cuanto mayor orden y control lleves, mejores resultados tendrás con tu sistema
de inventario. A continuación te mostraremos los pasos generales para hacer un
inventario.
1. Haz un plan para desarrollar un sistema de inventario
Primero debes planificar antes de ejecutar cualquier acción; considera el tipo de
operación que maneja tu negocio, la mercancía, el nivel de tus movimientos, etc.
Con base en esto puedes hacer un plan para realizar el inventario en el que
determines quiénes serán los responsables de realizar el inventario, los tiempos y
la metodología a utilizar.
2. Determina el espacio y la forma de hacer el inventario
Considera cuál será el espacio donde realizarás tu conteo, verificación y
almacenaje de los artículos, además de la forma de llevar a cabo tu inventario
conforme a la metodología que hayas seleccionado.
3. Desarrolla un sistema que facilite la identificación y conteo de productos

3. El sistema de inventario que desarrolles debe facilitarte la tarea de contar los
productos; por eso trata de que sea simple y entendible, además de que todos los
involucrados lo conozcan para que se alineen en un mismo objetivo. Es
recomendable hacer un manual de instrucciones documentado de cómo hacer el
inventario, para que en caso de que una persona nueva se sume a esta tarea lo
realice conforme a los lineamientos.
4. Piensa en las herramientas que usarás para la gestión y respaldo de tu
inventario
Es importante que tengas a mano las herramientas que te ayudarán a gestionar el
inventario, las que te servirán para realizar los movimientos posteriores y
aquellas que te permitan tener un respaldo.
5. Realiza un conteo y verificación de tu stock actual
Es necesario que hagas un primer conteo y registro del stock actual de tus
mercancías, ya que será la base para realizar los demás movimientos. Además,
así podrás verificar las condiciones de tu mercancía.
6. Aprovecha para hacer una limpia de productos
Vinculado al punto anterior, haz una limpieza de los productos que ya no
formarán parte de tu stock inicial porque están deteriorados, caducados o porque
no hay forma de registrarlos. Esta parte es crucial para que lleves un orden en tu
inventario desde el principio.
7. Comienza a registrar los movimientos
Posteriormente, debes llevar el registro de los movimientos, es decir, de tus
entradas y salidas. Esto es la esencia de un inventario y tu sistema debe permitir
que estos registros se hagan de forma ágil. Las entradas serán todos los artículos
que se sumen a tu stock inicial y, por lo tanto, representa el número de artículos o
piezas que tengas; mientras que las salidas son lo contrario, representan que la
mercancía deja de estar en el almacén porque se ha vendido.
8. Revisa tu inventario periódicamente

4. Aunque utilices un software para tu inventario es necesario que verifiques
periódicamente las cifras, el stock, los movimientos, con la finalidad de que todo
esté en orden. Puedes hacer inventarios periódicos dependiendo de tu operación,
por ejemplo, semanales, mensuales, bimestrales, semestrales o anuales.
9. Programa los próximos conteos
Para cumplir con lo anterior es importante que programes los conteos de
verificación, con base en los periodos que establezcas y anunciarlos a tu equipo.
10. Evalúa y optimiza tu sistema de inventario
Como todo sistema, nada te será útil si no hay forma de medir su eficiencia.
Evalúa tus inventarios, qué te arrojan, si cuadran las cifras o qué ajustes
necesitas. Así sabrás cómo mejorar las áreas relacionadas con el inventario, como
el personal de almacén, ventas, servicios, etc.
Cómo hacer un inventario en Excel
1. Crea tu documento con hojas para el inventario, las entradas y las salidas
2. Asegúrate de que tus tablas tengan el formato adecuado
3. Agrega tus productos
4. Rellena la información adicional
5. Utiliza algunas fórmulas para que tu tabla se llene automáticamente
6. Admira tu tabla de gestión de inventario
1. Crea tu documento con hojas para el inventario, las entradas y las salidas
Primero debes crear tu documento de Excel...

5. y asegurarte de que tenga 3 hojas diferentes. Para que no te confundas, dale un
nombre a cada hoja.
 La primera se llamará «Inventario» (en esta hoja verás todos tus productos y el
stock que tienes).
 La segunda se llamará «Entradas» (en esta registrarás cuántos productos
compras).
 La tercera se llamará «Salidas» (en ella registrarás cuántos productos vendes).

6. Una vez que hayas nombrado cada hoja, en la primera línea de cada columna
escribirás lo siguiente:
En «Inventario»:
 Código (el código o clave de cada producto)
 Producto (el nombre del producto)
 Descripción
 Stock inicial (el número de productos con el que empiezas; este número puede
ser cero)
 Entradas
 Salidas
 Total (el total del stock que tienes después de las compras y las ventas)

7. Puedes crear otras columnas, como «Categoría» o «Marca», dependiendo de tus
necesidades.
En «Entradas»:
 Factura (el nombre o número de la factura de compra)
 Fecha (el día, mes y año en que compraste el producto)
 Código
 Producto

8.  Cantidad (cuántos productos compraste)
En «Salidas»:
 Factura (el nombre o número de la factura de venta)
 Fecha (el día, mes y año en que vendiste el producto)
 Código
 Producto
 Cantidad (cuántos productos vendiste)

9. Una vez que tengas tus 3 tablas en las 3 hojas, sigue los siguientes pasos.
2. Asegúrate de que tus tablas tengan el formato adecuado
Selecciona tu tabla completa y ve al menú «Insertar».

10. Haz clic en «Tablas».

11. Y en el menú desplegable selecciona «Tabla».

12. Aparecerá una ventana llamada «Crear Tabla». Es muy importante que
selecciones la opción «La tabla tiene encabezados».

13. Luego haz clic en «Aceptar».
Tu tabla tomará un aspecto diferente, así es como sabes que estás siguiendo los
pasos correctamente.

14. No olvides cambiar el nombre de tu tabla.

15. Sigue estos mismos pasos con las tablas que tienes en las 3 hojas.
La tabla en la hoja Inventario deberá llamarse «Inventario».

16. La tabla en la hoja Entradas deberá llamarse «Entradas».

17. La tabla en la hoja Salidas deberá llamarse «Salidas».

18. 3. Agrega tus productos
Una vez que las tres tablas tengan el formato necesario, regresa a la primera hoja
(Inventario). Llenarás la columna «Código» con todos tus productos.

19. Después, ve a la hoja «Entradas».
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Allí seleccionarás todas las celdas de la primera columna (sin contar la celda que
ya dice «Código»). Una vez seleccionadas las columnas, ve al menú «Datos».

20. Encuentra la opción que dice «Validación de datos» y haz clic.

21. Saldrá una nueva ventana, y en el menú «Permitir» deberás seleccionar la opción
«Lista».

22. Eso hará que se despliegue una nueva sección llamada «Origen»; allí deberás
hacer clic al icono de seleccionar celdas.

23. Se mostrará una nueva ventana. Debes ir a la hoja «Inventario» y seleccionar la
columna con todos tus productos. Luego da «Enter».

24. Regresarás a la ventana anterior y en el apartado «Origen» estarán las celdas que
seleccionaste. Haz clic en «Aceptar».

25. Ahora, cada vez que pases tu cursor por alguna de las celdas de esta columna,
podrás hacer clic en un menú desplegable en el que podrás elegir el código de tu
producto. Esto te ayudará a no equivocarte al escribir su nombre.

27. Después, llena tu tabla con todos los códigos de producto. Será fácil, ya que solo
tienes que elegirlos del menú desplegable.

28. Repite este paso con la página «Salidas».
4. Completa la información que falta
Regresa a la ventana «Inventario». Una vez que tengas todos los códigos,
rellena las columnas «Producto»,«Descripción» y «Stock inicial». Recuerda que
si aún no tienes ningún producto, el stock inicial puede ser cero.

29. Luego, deberás ir a la hoja «Entradas», donde ya habrás llenado la columna
«Código». En la columna «Producto» escribe la siguiente fórmula:
=BUSCAR([@Código], INVENTARIO, INVENTARIO[Producto])
La columna se llenará con los nombres de tus productos automáticamente.

30. Ahora solo te toca rellenar las columnas de factura, fecha y cantidad.

31. Repite esto con la página «Salidas».

32. 5. Utiliza algunas fórmulas para que tu tabla se llene automáticamente
Ahora viene la parte interesante. Haremos que la primera página, «Inventario», se
complete automáticamente. En la columna de entradas copia esta fórmula:
=SUMAR.SI(ENTRADAS[Código],[@Código],ENTRADAS[Cantidad])
Toda la columna se llenará automáticamente con la información de «Entradas».

33. Para la columna «Salida» usarás esta fórmula:
=SUMAR.SI(SALIDAS[Código],[@Código],SALIDAS[Cantidad])

34. Y se llenará toda la información de «Salidas».

35. Finalmente, en la columna «Total» escribirás esta fórmula:
=[@[Stock inicial]]+[@Entradas]-[@Salidas]
6. Admira tu tabla de gestión de inventario
Frente a tus ojos, como por arte de magia, aparecerán los números de tu stock,
con las compras sumadas y las ventas restadas.

36. No importa si en las hojas de «Entradas» y «Salidas» tienes varias columnas con
el mismo producto (aunque haya compras y ventas diariamente), pues la hoja de
«Inventario» se actualizará.

40. ¡Lleva un control de stock como todo un experto!
Ahora ya sabes cómo hacer un inventario en Excel. Si bien son varios pasos,
cuando tu documento esté listo, todo será fácil y rápido. Excel hará todos los
cálculos por ti y podrás saber qué productos tienes, cuáles te faltan, cuáles se
venden mejor y cuáles se venden menos.

41. De cualquier forma, no necesitas ser un experto en Excel para hacer tu
inventario, pero sí debes ser cuidadoso en seguir todos estos pasos al pie de la
letra para evitar posteriores dificultades. Por otro lado, un buen software de
gestión de inventario puede ahorrarte mucho tiempo (y todos sabemos que el
tiempo es dinero). No solo eso, también facilita mucho este proceso.
4 software de gestión de inventario
Estos programas te ayudarán a tener un buen control y organización sobre tus
productos. Además ofrecen otras ventajas:
 Mejoras la comunicación entre el equipo
 Posees una herramienta para planear el crecimiento de tu negocio
 Planificas tus compras en menor tiempo
 Optimizas el uso del almacén
 Disminuyes tu papeleo (ya no deberás tener carpetas enormes para saber qué
tienes y qué te falta)
 Te olvidarás de los reportes (el software los hará por ti).
 Además, hay programas que te alertan automáticamente cuando el stock de un
producto es bajo.
Conoce algunas de las opciones más usadas:
1. Crol

42. El plan Business de este software incluye una plataforma para gestionar tus
inventarios desde la misma herramienta. Permite el acceso a todos los miembros
de tu equipo que necesiten utilizarlo. Actualiza de manera automática la
información con el registro de compra y venta de productos.
2. EZOfficeInventory

43. Con la opción de llevar la herramienta también en tu teléfono inteligente, EZ
Office Inventory simplifica el seguimiento de tu inventario con datos que te
indican dónde y cuántas unidades tienes en tu almacén o negocio; te ofrece
reportes de utilidades para comprender mejor la eficiencia de tu gestión.
También te ayuda a simplificar los flujos de trabajo para identificar cuál de tus
equipos necesita cierto recurso para realizar su trabajo. Es ideal para llevar una
administración de los bienes, dispositivos y productos que tu empresa necesita
para funcionar.
3. Bind ERP

44. Con la plataforma de Bind podrás visualizar tu inventario donde sea que lo
almacenes, no importa cuántas sucursales tenga tu negocio. Es una buena
herramienta para calcular tu costo real y así optimizar la rentabilidad. Además,
podrás gestionar lotes y pedidos, sin complicaciones. El software está pensado
para diferentes tipos de empresas y tamaños de negocio, como maquiladoras,
comercializadoras, mayoristas, pero también organizaciones que apenas
comienzan o personas con perfil autónomo.
4. Ecount ERP

45. Uno de los puntos fuertes de Ecount ERP es que ofrece diferentes informes que
te darán datos valiosos de tu inventario: reporte de gestión, estado de ventas,
seguimiento a pedidos, bienes emitidos, estado de tasa de defecto, entre otros; los
cuales puedes consultar y hacerlos del conocimiento de tus equipos. También
incluye información de pedidos en línea y tiene funcionalidades para almacenar
datos en la nube que se actualizan en tiempo real para consultarlos cuando lo
requieras.

46. Este control de stock puede ayudarte a saber cuáles son tus productos estrella y
cuáles son tus productos perro para que optimices tu inventario (¿Qué son las
estrellas y los perros? Descúbrelo con la Matriz BCG).
Ahora ya no necesitarás contar productos de uno en uno y podrás aprovechar ese
tiempo para hacer cosas más importantes para tu empresa.
Publicado originalmente el 15 de marzo de 2022, actualizado el 18 de marzo de
2022
Topics:
Excel

47. Únete a la conversación, te invitamos a compartir este
En almacenes pequeños o incluso en algunos de
tamaño mediano no es raro que el inventario y el
control de stock se realicen con Excel (o con un
software equivalente). No obstante, conocer en tiempo
real la situación de nuestra mercancía es determinante
para tomar decisiones informadas, lo que conlleva
beneficios para la empresa. Excel tiene limitaciones en
este aspecto, y a la larga nos puede pasar factura el
no haber invertido en software especializado en control
de stock. Veamos por qué.
En los últimos años, el auge del e-commerce ha ido
acrecentando la complejidad de las tareas de
almacén. Hoy en día, cada vez hay mayor diversidad
de referencias y menos stock de cada una de ellas.
Además, la caja se ha consolidado como la unidad de
almacenaje de mercancía más usual.
En ese contexto, gestionar el stock con papel y
bolígrafo es impensable. Por ello, como primer paso
hacia la digitalización, existen compañías de pequeño
tamaño que se sirven de Excel para llevar un
inventario de su almacén. Pero, ¿es una buena
fórmula?
En este artículo analizaremos cómo se controla el
stock de un almacén con Excel, cuáles son sus
inconvenientes y cuándo se debe apostar por
un sistema de gestión de bodegas.
Inventario en Excel: ¿cómo funciona?

48. Microsoft Excel es un programa informático para el
análisis de datos. La principal característica de esta
aplicación es su diseño en forma de hojas o tablas,
donde el usuario añade valores sobre los que se
realizan cálculos mediante fórmulas, además de poder
representarlos gráficamente.
Gracias a sus funciones, Excel se ha convertido en
una herramienta corriente en el mundo empresarial.
También en algunos almacenes, sin ser un programa
diseñado específicamente para este fin.
Microsoft Excel, de hecho, ofrece
algunas plantillas (archivos XLTM) para ciertas tareas
logísticas. Una de las más comunes es el modelo
“Inventario de almacén”. Con esta hoja, se pueden
introducir y eliminar artículos según las órdenes
del ERP, hacer listas de artículos, recuperar datos
sobre cada ubicación o mantener un control sobre el
valor del inventario.
El control de stock en Excel implica una gestión manual de la entrada y salida de
referencias en el almacén
Podríamos, evidentemente, personalizar las plantillas
en función de las variables de nuestro negocio: por
ejemplo, el número de referencias, el peso y tamaño
de estas o la fecha de caducidad del producto.
Además, mediante la instalación de módulos
externos, se puede incluso sincronizar una hoja de
Excel con un lector de códigos de barras, para
actualizar los valores de stock con mayor rapidez.

49. Como no son módulos oficiales, una actualización de
Excel podría eventualmente romper esta conexión y
dejarnos a merced del soporte que proporcione la
empresa creadora del módulo.
Realizar un inventario en Excel tiene como ventaja su
simplicidad, al estar ya muchos trabajadores
familiarizados con su interfaz por haberla usado en
contextos ajenos a la logística.
Sin embargo, no hay que perder de vista
algunos importantes inconvenientes. Si se realiza un
control de stock en Excel, esto implica una gestión
manual de buena parte del proceso (alguien debe
introducir un dato en una celda, cambiar otro dato en
otra…). La probabilidad de error es alta. Además, con
Excel no podemos automatizar las entradas y salidas
del almacén, ni sincronizar datos con proveedores o
clientes, la trazabilidad de producto es casi inexistente,
la preparación de pedidos no será óptima… En pocas
palabras, si el almacén crece, llevar un inventario en
Excel resultará inviable.

50. Un sistema de gestión de almacenes es la solución idónea para eliminar fallos en el control
de stock

51. WMS vs Excel: ¿cuándo apostar por un sistema de
gestión de almacenes?
Controlar el stock con Excel supone un avance en
comparación a hacerlo con papel y lápiz. Pero, cuando
el almacén sobrepasa un cierto nivel de complejidad,
es imprescindible implementar un WMS, como Easy
WMS de Mecalux.
Un sistema de gestión de almacenes agiliza la gestión
de stock y también otros procesos logísticos
fundamentales para la compañía, como la preparación
de pedidos o la gestión de ubicaciones.
Si bien el uso de un WMS en almacenes medianos y
grandes es algo ya frecuente, cada vez es más
habitual verlo implementado en instalaciones
pequeñas, por los beneficios que aporta en la gestión
de sus tareas.
No en vano, el control de stock con un WMS facilita:
 Información en tiempo real sobre la lista de
existencias en cada almacén: en conexión con
el ERP, el software integra todos los datos
referentes a productos, como la rotación, el lote,
etc.
 Una máxima agilidad en las labores de los
operarios: evita la repetitiva tarea de añadir y
eliminar productos y referencias en la aplicación.
Además, erradica cualquier posibilidad de error.
 La optimización de las ubicaciones: el WMS
automatiza la ubicación de los productos según

52. las estrategias de la compañía (rotación,
proximidad a otras referencias, etc.). De esa
forma, se incrementa la capacidad de almacenaje
sin cambiar de almacén.
 La trazabilidad del stock: el control automático
permite que el encargado logístico no solo
controle qué cantidad de producto hay de cada
referencia, sino también dónde se halla durante
los distintos procesos que tienen lugar dentro del
almacén.
 La generación de informes y estadísticas: el
software recaba los miles de datos que se
producen a diario en un almacén para que el
responsable de la instalación pueda tomar
decisiones acordes al rendimiento real de cada
operativa.
Control automático del stock en el almacén
La logística 4.0. ha recortado los tiempos de entrega y
ha obligado a las empresas a adaptarse a los múltiples
canales de venta que emplea el cliente final. Para
compañías con un almacén ─o varios─ que cuenten
con una alta densidad de entradas y salidas de
producto, el control de existencias por medio de Excel
puede provocar fallos que deriven en roturas de stock.
En un escenario e-commerce, donde la reputación es
clave para mantener la competitividad del negocio,
solo un servicio ágil puede garantizar las entregas
eficientes y la correcta optimización de los
recursos en el almacén.

53. Es por ello que cada vez más compañías apuestan por
sistemas de gestión de almacenes, ya que les
permiten automatizar el control del stock y la
gestión de las ubicaciones, lo que redunda en un
incremento de la productividad y, sobre todo, en la
eliminación de sobrecostos durante esta operativa.
A lo largo de los últimos 20 años, Easy WMS se ha
consolidado como una solución intralogística de
referencia para suprimir errores en los procesos de
almacén. Ponte en contacto con nosotros y uno de los
nuestros consultores expertos explicará las ventajas
de implantar nuestro WMS en tu almacén.
WMS
Formo parte de una empresa familiar que trabaja desde hace casi 40
años.
El negocio ha funcionado principalmente «como siempre lo hemos
hecho».
Y cuando se trata de desarrollar y mejorar una pequeña empresa, las
luchas internas de la familia comienzan con las ideas de las nuevas
generaciones sobre «mejores formas de hacer las cosas».
No es un secreto de las empresas familiares, que algunas de sus
principales luchas son las ideas que nosotros, la segunda generación,
ponemos sobre la mesa para que el negocio cambie a algo mejor.

54. O al menos, nosotros, la segunda generación, pensamos que esas
ideas son para mejorar.
Según mi experiencia, el cambio provocará incomodidad, sobre todo
en las generaciones anteriores, ya que llevan años trabajando de la
misma manera, y puede que les lleve algún tiempo adaptarse o que
incluso rechacen las nuevas ideas, incluso si les das proyecciones
sobre el aumento de los ingresos o el ahorro.
Cuántas veces ha oído decir que «si su empresa no se adapta o
innova, se estancará o desaparecerá».
Probablemente, muchas veces.
Uno de los puntos difíciles que he vivido con seguridad en mi propia
empresa familiar es el control del inventario.
Hemos utilizado desde tarjetas manuales para llevar el control, para
posteriormente pasar a la gestión de inventarios en excel.
¿Un Control de inventarios en Excel es eficaz a largo plazo?
No lo creo, pero era la solución rápida y de bajo costo para que una
pequeña empresa tuviera el control del inventario.
Si estás buscando cómo hacer tu control de inventario en excel, aquí
el equipo y yo, creamos este artículo donde podrás aprender sobre
la gestión de inventarios y cómo crear una gestión de inventarios en
excel.
Pero también le recomendaría, que si está planeando digitalizar su
negocio y mejorar sus procesos de control de inventario, entonces
analice el uso e implementación de un Sistema ERP.

55. Te cuento un poco más de mi experiencia.
Necesitaba una solución que me ayudara con un sistema de punto
de venta, un sistema para llevar un seguimiento y control del
inventario de forma más sencilla, pero también un sistema que
estuviera conectado a una plataforma de comercio electrónico.
Por ello, aquí en México decidí utilizar Bind ERP.
Como pequeña empresa, Bind ERP fue una solución accesible que
empecé a utilizar.
En cuestión de 2 semanas, configuré todos los casi 170 productos de
la tienda de la sucursal que tengo a cargo, y en una semana construí
la tienda de Shopify para mostrar en línea los productos de mi
tienda y en las redes sociales.
Ahora, cada vez que recibo un nuevo inventario, hago una venta o
cambio el precio de un producto, el sistema ERP se actualiza
automáticamente también en Shopify y Facebook Shop.
Como pequeña empresa, ya existen soluciones ERP accesibles que
pueden ayudarte a tener estas integraciones y ayudarte a ahorrar
tiempo evitando la actualización de tus hojas de cálculo Excel cada
vez que hagas una venta, o también a ahorrar tiempo en la carga y
gestión de productos en tu tienda de comercio electrónico.
Así que yo recomendaría, si prefieres seguir ahorrando costos y
seguir usando excel, crea tu plantilla de inventario.
Pero si eres como yo, que además de gestionar tu negocio de forma
local, también quieres tener una plataforma de comercio electrónico
que te ayude en la digitalización de tu negocio, entonces apuesta
por sistemas ERP como BindERP (si eres de

56. Latinoamérica), Odoo & Quickbooks que también tienen
integraciones con WooCommerce y Shopify.
¿Qué Es Un Inventario?
Todos hemos oído hablar de los inventarios en Excel.
Y hoy en día parece que quien no aprende a utilizar este software se
queda atrás.
No sólo hablaremos del control de inventarios en Excel, si decides
seguir leyendo sabrás qué es un inventario, cuáles son sus tipos, los
beneficios de llevarlo en el software, e incluso una gran alternativa.
El inventario de una empresa está compuesto por sus materias
primas, sus productos en proceso, los suministros que utiliza para
realizar sus operaciones y los productos ya terminados.
Algo tan elemental como una botella de limpiacristales utilizada
como parte de un programa de mantenimiento de edificios, o algo
mucho más complejo, como la combinación de materias primas y
subconjuntos en el proceso de fabricación, puede reconocerse como
inventario.
Llevar un inventario puede tener un impacto positivo en la empresa
porque le da flexibilidad operativa, permitiéndole producir a un
ritmo diferente al de las compras, lo que le lleva a emitir pedidos de
mayor volumen.

57. ¿Por qué son importante los inventarios
de empresa?
La importancia de los inventarios controlados dentro de la empresa,
vigilados y ordenados, viene de la necesidad de poder distribuir y
abastecer de manera adecuada del material que se dispone.
Sin importar de qué manera se pueda clasificar a este último.
Quizá pienses que no es necesario llevar a cabo un inventario para tu
tipo de empresa, pero es una realidad que los mismos se han
diseñado para ayudar a aquellas compañías pequeñas, medianas, o
grandes.
Y es que esto hará que tengan un control completo de su mercancía,
o generen reportes de la situación económica del negocio.
Siempre se debe tener presente que, en el caso de no contar con un
inventario, esto puede hacer que se vaya al paro de producción de
una empresa si no se tiene lo necesario para abastecerla.
Y, si no cuentas, nunca te darás cuenta.
Desde el momento de poder saber si cuentas con la materia prima
para trabajar, o informar a algún cliente si cuentas con la
disponibilidad del producto, es de vital importancia llevar a cabo
inventarios.
Después de todo, el orden dentro del área de trabajo no es sólo
mantener todo en su lugar, sino también contabilizado.
Tipos de inventarios.
La clasificación de los inventarios tiende a ser muy variada y es que
existen diferentes puntos de vista, que han sido expresados por

58. distintos autores a lo largo de la historia, que nos ayudan a aclarar lo
que realmente son los tipos de inventarios.
Inventarios según su forma.
Inventarios de Materias Primas.
Inventario de Productos en Proceso de Fabricación.
Inventario de Productos Terminados.
Inventario de Suministros de Fábrica.
Inventario de Mercancías.
Inventarios según su función
Inventario de seguridad o de reserva.
Inventario de desacoplamiento.
Inventario en tránsito.
Inventario de ciclo.
Inventario de previsión o estacional.
Desde el punto de vista lógico
Inventarios en ductos.
Existencias para especulación.
Existencias de naturaleza regular o cíclica.
Existencias de seguridad.
Existencias obsoletas, muertas o perdidas.

59. Control De Inventario En
Excel
Cuando hablamos de Excel estamos haciendo referencia a aquel
programa informático que fue desarrollado por la empresa
Microsoft, y que pertenece al paquete de Office (suite ofimática en
donde se pueden encontrar algunos otros programas altamente
útiles como es el caso de PowerPoint y el famosísimo Word).
Excel se diferencia de todos los demás programas ofimáticos gracias
a que este da la posibilidad de que se trabaje con datos numéricos.
Con estos números se pueden realizar cálculos aritméticos básicos, y
también aplicar funciones matemáticas de mayor complejidad.
E incluso, es posible usar diferentes funciones de estadísticas.
La gran popularidad de Excel viene de que con él se ve facilitado
todo el trabajo que se relaciona con números, ya que también
permite que estos datos puedan ser analizados de forma rápida y
sencilla. Lo que lleva a que se generen reportes como es el caso de
gráficos o tablas dinámicas.
La categoría de programas informáticos en la que encontramos a
Excel es en la de hojas de cálculo.
Estas se desarrollaron a partir del año 1960 con la finalidad de que
se pudieran simular las hojas de trabajo contable de papel, lo que
ayudaría a la automatización del trabajo contable.
Con el paso del tiempo podemos ver como las hojas de cálculo
electrónicas han ido remplazando a los sistemas de cálculo en papel.

60. Y, aunque en sus inicios se crearon teniendo en mente tareas
contables, hoy en día cuentan con un sinfín de aplicaciones, como es
el caso de los inventarios en Excel.
¿Cuál es la necesidad de hacer
inventarios en Excel?
El control de inventarios en Excel se dio bajo la necesidad de
automatizar procesos los cuales antes se llevaban a mano, en donde
se podían llenar libros y libros de datos que, al momento de realizar
una consulta, podría tardar más de la cuenta.
No fue hasta que nos dimos cuenta de que, con un par de clics,
podemos consultar cualquier dato que tengamos almacenado en el
inventario.
Entonces empezamos a comprender que Excel puede servir para
algo más que para lo que se nos vendió en un principio.
Otras de las herramientas más útiles es la aplicación de filtros.
En donde puedes pedirle al programa que te muestre únicamente
los datos que se guardan bajo una cierta característica.
Como, por ejemplo, aquella mercancía que ya ha sido despachada y
quieres solamente visualizar esta de forma rápida.
Puede que antes muchas personas creyeran que el mayor requisito
para ser considerado para trabajar en un puesto importante dentro
de una empresa, sin importar si es privada o pública, haya sido el
inglés.
Pero hoy en día conocer el funcionamiento de Excel es igual de
importante para los reclutadores.

61. Una persona que sabe cómo dominar Excel puede ser considerado
para lugares de vital importancia en donde se necesitan registrar
datos de cualquier tipo de inventario de una empresa por más
grande que sea.
Y es que este programa no parece que dará sus últimas en ningún
momento por lo pronto.
Ventajas del control de inventario en
Excel.
Ayudan a evitar la rotura de stock.
Es decir, ayudará a que nunca nos quedemos sin las referencias
básicas que necesitamos para poder desarrollar nuestra actividad.
Por ejemplo, si necesitas azúcar para tu negocio de tortas, sabrás
cuando será necesario ir a por más.
Podrás preparar promociones.
Puede ser que, entre tus productos, o referencias, te encuentres con
que existe una gran cantidad de cierto producto que esté a punto de
caducar, o que es un artículo por temporada y pronto dejará de ser
solicitado por los clientes. De esta manera sabrás cuándo será el
momento de llevar a cabo una acción promocional que te ayude a
salir de ellos.
Conocerás el valor de las existencias.
Una de las principales ventajas de los inventarios en Excel es que te
permiten conocer el valor que tiene la suma de todas tus existencias.
Podrás detectar el material que se encuentre caducado, o en mal
estado.
Si realizas un inventario completo con la ayuda de este programa
podrás siempre estar al tanto de aquel material que pase a
caducarse, o simplemente contabilizar el que se haya estropeado.

62. Es un programa más que completo para llevar a cabo
inventarios.
Hoy en día muchos profesionales concuerdan que Excel debería ser
enseñado en las escuelas, ya que es vital para más procesos de los
que imaginamos. Sin embargo, en el área de inventarios, es una de
las mejores herramientas disponibles.
Desventajas del Control de inventario en
Excel.
El no conocer el programa.
Todos sabemos que el activo de mayor importancia en toda
organización es la información. Pero, cuando no contamos con una
persona que sea especializada en esta herramienta este proceso vital
de la empresa se podría ver entorpecido.
Falta de seguridad.
Este es un programa que se encuentra susceptible a ser modificado
sin que se pueda detectar el cambio de manera sencilla, por lo que
muchos aseguran problemas de seguridad. Aparte de que toda esta
información puede ser robada con un copiar y pegar en el archivo de
la computadora.
Pérdida de la información.
¿Te has preguntado alguna vez qué pasaría si el programa se
estropeara, se perdería toda la información? Y se ve muy a menudo
cuando está en uso, no se ha guardado nada, y se produce un
temido cierre inesperado. Or the power is cut off to the machine
where it is running.
No tiene información en tiempo real.
Esto implica que no tendrá en todas partes acceso a la información
detallada sobre las ventas, los artículos o la mercancía, hasta que

63. realice una actualización y una consulta. Es peor cuando se trata de
tener que llevar registros en más de una sucursal.
Vídeo sobre cómo crear un Control de
inventarios en Excel.
La mejor manera de empezar a crear su propio sistema de gestión
de inventarios en Excel es seguir viendo.
En el siguiente vídeo, podrá descubrir cómo crear un sistema de
gestión de inventarios en Excel desde cero utilizando VBA.
Sitios web con plantillas de Excel de
Control de inventarios.
O si lo que buscas es una solución que ya está dada, hay algunas
plantillas que podrían ayudarte.
Aquí hay algunos sitios web disponibles que tienen plantillas de
Excel de gestión de inventario.
SMARTSHEET
SPREADSHEET123
PLANTILLA DE EXCEL EN WISE
PLANTILLAS DE MICROSOFT

64. Alternativas Al Control De
Inventario En Excel.
Como se mencionó anteriormente, hay otras alternativas que el uso
de la gestión de inventarios en Excel.
Los sistemas de planificación de recursos empresariales, ERP,
también ayudan a mantener el control del inventario.
Hay diferentes empresas que ofrecen sistemas ERP.
Uno de los sistemas ERP de código abierto más conocidos es Odoo.
Con Odoo, puede seleccionar los módulos que necesita para su
negocio, incluyendo también la gestión de inventario.
Otra opción es Quickbooks, que también está dirigido a las
pequeñas empresas.
Ambas plataformas tienen integraciones con plataformas de
comercio electrónico como Shopify y Woocommerce.
Además, empresas como Bechtle están especializadas en la
implantación de Microsoft Dynamics ERP.
MarketMan Gestión de Inventario de
Restaurantes.
Gestionar el inventario de un restaurante no tiene por qué ser
complicado.

65. Los restaurantes tienen inventarios que cambian continuamente
debido a su naturaleza. Una administración adecuada de la misma
puede ayudar a optimizar y maximizar los beneficios de la misma.
MarketMan es un software de gestión de inventarios de restaurantes
que puede ayudar a lo largo de este proceso de gestión crítico.
Aquí puede encontrar una plantilla de hoja de inventario de
restaurante gratuita que puede ayudarle a empezar a organizar sus
activos importantes.
Gestión del inventario de QuickBooks.
Gestión de inventarios en Odoo.
Bind ERP como alternativa de control de
inventarios para empresas de México y
Latinoamérica.
Cuando hablamos de Bind ERP estamos hablando de un sistema de
gestión todo en uno.
Esto significa que cuenta con módulos que se utilizan para la gestión
de inventarios, compras, ventas, finanzas y presentación de informes
de la empresa en todos y cada uno de sus planes.
Este se puede contratar empleando diferentes planes, y por el cual lo
contrates contarás con un robusto módulo de contabilidad
electrónica, un eficaz módulo de proyectos, y también un montón de
funciones adicionales que te harán ver lo beneficioso que es este
sistema que sirve como una alternativa a los inventarios en Excel.
Todos sabemos que los enfoques de los programas de inventario
suelen ser variados, por lo que algunos no se adaptan a las
necesidades de cada persona.

66. Sin embargo, en este caso, puedes estar seguro que este se enfocará
en los aspectos de la gestión de una pyme, como es el caso de las
compras, ventas, contabilidad, entre otros.
Otro punto que suele preocupar en cuanto a este tipo de programas
es el hecho de que también funcionan integrándose con otros
programas.
Ya que, en un mundo tecnológico como es el hoy en día, lo que no
se adapta poco nos sirve.
Si lo que te interesa es saber qué tan bueno es en este sentido debes
tener en cuenta que Bind ERP cuenta con Zapier, el cual es un gran
aliado en lo que a automatización de procesos se refiere, y esto hace
que se pueda integrar con más de 1000 aplicaciones sin tener que
instalarlo.
Los precios de Bind ERP se manejan dentro de distintos planes
trimensuales y anuales que se encuentran basados en las diferentes
etapas de vida que posee una empresa, al igual que las necesidades
que se pueden presenciar en cada una de ellas.
Lo mejor de todo es que, para aquellos clientes que necesiten un
poco de atención más personalizada, estos tienen la posibilidad de
contratar paquetes adicionales que satisfacerá esas necesidades de
las cuales no se había pensado al momento de ocupar uno de
modalidad estándar.
Entonces, podemos ahora decir que el rango de precios de los
diferentes planes se encuentra comprendido desde los $3,840.00
pesos más IVA (plan + orden en suscripción anual), hasta los
$16.200,00 más IVA (plan + crecimiento en suscripción anual).
¿Se adapta al presupuesto que tienes para esta tarea en tu empresa?

67. Lo mejor de todo esto es que no sólo se está hablando de una
plataforma completa, sino que también es bastante sencilla de
utilizar. Aunque cuenta con muchas funcionalidades, el manejo de
todo lo que te ofrece no será una tarea complicada. Especialmente si
ha interactuado con otros similares antes.
En caso de que los inventarios de Excel no hayan sido lo tuyo, o
quieras innovar con algo diferente, puedes probar a utilizar esta
alternativa.
Le aseguramos que tendrá todo lo que necesita para llevar el control
de su negocio y un poco más.
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n

68. Tabla de Contenidos
1. La opinión de Carlos - Control de inventario en Excel.
2. ¿Qué es un inventario?
3. Control de Inventario en Excel
4. Alternativas al Control de inventario en Excel.
1. MarketMan Gestión de Inventario de Restaurantes.
2. Gestión del inventario de QuickBooks.
3. Gestión de inventarios en Odoo.
4. Bind ERP como alternativa de control de inventarios para
empresas de México y Latinoamérica.
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