El documento describe el papel central del correo electrónico en las comunicaciones empresariales. Explica que las empresas deben elegir cuidadosamente una solución de correo electrónico corporativo para tener éxito. También describe las ventajas de usar un servicio de correo electrónico basado en la nube como NexicaMail, ofrecido por la compañía Nexica.

1. El Correo Electrónico como eje de comunicación en
las empresas
Hoy en día las organizaciones pivotan alrededor del correo electrónico como
herramienta de comunicación empresarial básica en su quehacer diario. La elección de
un u otra solución de correcta de e-mail corporativo se convierte en esencial para el éxito
de cualquier empresa.
Desde que en 1982 se acuñara por primera vez el término email, la evolución de
este servicio y su forma de uso ha sufrido una transformación constante. Hoy en
día el correo electrónico es una de las aplicaciones de comunicaciones más consolidadas y de mayor crecimiento. En el
ámbito profesional además es una herramienta imprescindible. Sus características de comunicación textual y asíncrona,
y sus capacidades de comunicar de uno a muchos han facilitado su propagación. En su evolución el servicio ha ido
incorporando nuevas funcionalidades que facilitan la organización de los mensajes o bien el filtrado de los mismos, que
integran la mensajería con las redes sociales, o bien que facilitan el acceso a los correos desde dispositivos móviles.
Por otra parte y como consecuencia del crecimiento de la computación en la nube (Cloud Computing), los fabricantes y
los proveedores de servicios están rediseñando sus plataformas para adaptarlas a este nuevo paradigma creando
entornos de correo „multi-tenant‟ para favorecer las economías de escala y en consecuencia reducir los costes del
servicio.
Obviamente a este rápido ritmo de evolución de
la tecnología y los servicios le sigue un ritmo más lento de adaptación del mercado a las nuevas soluciones. Son aún
muchas las pequeñas y medianas empresas que inmersas en su frenético día a día siguen manteniendo un servicio de
correo privado con arquitecturas hardware obsoletas y sin mantenimiento o con un elevado coste de propiedad.
La actual coyuntura económica está ejerciendo sobre estas compañías una presión considerable, que puede ser
parcialmente mitigada a través de un cambio en el proceso de uso de sus TIC, y en particular de sus servicios de
correo corporativo. Un rápido análisis de las necesidades reales y de los costes soportados puede descubrir
ineficiencias fácilmente resolubles en base a las nuevas propuestas de servicios, tales como el correo corporativo en
cloud computing.
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2. Cuantificar el coste y modelar las necesidades
El primer paso en el camino de la optimización del servicio pasa necesariamente por un análisis de la necesidad del
mismo, la forma en que actualmente se ofrece y sus costes (visibles y ocultos).
A.- Definir para cada usuario el modelo de uso del servicio
Determinar las necesidades es el primer paso para establecer una hoja de ruta adecuada y resolver primeras
contradicciones. Un ejemplo de este análisis podría ser el siguiente:
Segmento Empleados en Empleados Usuarios Usuarios de servicios
movilidad fijos ocasionales especiales (cuentas
genéricas)
% Peso A% B% C% D%
Tamaño del buzón X GB Y GB Z MB Variable (sin límite)
requerido
Requiere cliente de Sí Sí No Sí
correo
Acceso en movilidad Sí No No No
Considere también como de estable puede ser este modelo en el tiempo. Si su actividad implica que dicha matriz sufre
constantes cambios usted necesitará un servicio y/o un proveedor flexible capaz de adaptarse rápidamente a sus
necesidades.
B.- Determinar sus costes
La determinación del coste del servicio dependerá del modelo actual con el que este se provea:
A. On-premises: desde una plataforma de email dedicada operada desde su sede.
B. Hosting dedicado: como plataforma dedicada alojada externamente
C. Public Cloud email: como servicio en la nube
Elemento de coste On Hosting Public
Premises dedicado1* Cloud
email1**
Suscripción No Sí Sí
Costes de propiedad del hardware Sí No No
Software Servidor (licencias) Sí Sí No
Servicios de Movilidad (licencias) Sí Sí No
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3. Costes filtrado/archivado Sí Sí No
Costes de operación y mantenimiento Sí No No
Costes de alojamiento (Suelo, Consumo energético, etc.) Sí No No
Storage Sí Sí No
Costes financiación de la infraestructura en propiedad Si No No
* Ejemplos basados en las soluciones Nexica Exchange Dedicado y NexicaMail. El modelo de repercusión del coste a cliente puede
ser diferente en función del proveedor que ofrece el servicio.
En base a dicha información estructurada y cuantificada usted podrá comparar la estructura real de costes de su
servicio con otras alternativas al mismo y elegir aquella que más se adapte a sus necesidades.
Un factor esencial a tener en cuenta en el proceso de selección, es el coste asociado a la migración de plataforma de sus
usuarios. Considere este aspecto en el modelo y considere este coste necesariamente en su análisis de ROI. Hay que
tener en cuenta que precisamente una de las ventajas de una solución de correo basada en Cloud público, evolucionará
de la mano del proveedor del servicio, garantizándole la adecuación permanente del servicio a la evolución del
mercado.
Opciones de correo corporativo
Actualmente existen en el mercado muchas soluciones de correo pensadas para el entorno empresarial. Pasarelas de
correo, Exchange dedicado o compartido,… son alguna de las opciones que tienen las empresas a su disposición. Por
esto es importante contar con el asesoramiento de un proveedor o asesor tecnológico que, a través de su conocimiento,
pueda orientar al cliente a escoger entre una u otra modalidades de servicio.
Independientemente de la opción seleccionada, es importante que la plataforma donde esté alojada sea escalable. Por
esto las alojar el correo corporativo en una plataforma cloud puede ser una buena solución para obtener flexibilidad a
precios reducidos.
Un ejemplo de plataforma de correo para entornos empresariales sería NexicaMail, una solución de correo POP
profesional de Nexica orientado a la productividad. Esta pasarela de correo permite protocolos de correo tales como
POP, IMAP o WebMail. Entre otras funcionalidades permite la sincronización con dispositivos móviles y la
sincronización entre Outlook y Nexica Webmail (vía Outlook Sync plugin).
NexicaMail, un ejemplo de correo corporativo basado en
cloud
Bajo la premisa de ofrecer servicio de mensajería orientado a la productividad, y disponiendo de un datacenter propio
orientado a cloud computing, Nexica ha desarrollado una solución con nuevas funcionalidades email-cloud-
computingorientada a la productividad. NexicaMail aporta los siguientes beneficios:
Interfaz ágil y robusta: Gracias a una interfaz gráfica simplificada, Nexica Webmail ofrece un funcionamiento
rápido e intuitivo garantizando una excelente experiencia de navegación sin merma de funcionalidades. Todo
lo que su empresa necesita a un solo clic y sin “widgets” irrelevantes para un funcionamiento óptimo, con un
diseño optimizado para funcionar adecuadamente con independencia de la carga de los servidores.
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4. Agenda de contactos locales: Los usuarios pueden generar su propia agenda y crear y administrar grupos de
contactos. La función de autocompletar simplifica posteriormente el envío de correos al identificar y escribir
automáticamente una dirección identificada en dicho directorio.
Calendarios compartidos: Además de la gestión de la agenda individual del usuario, este puede crear agendas
con quien compartir actividades con otros usuarios del dominio.
Sincronización: Sincronización de contactos y calendarios con Outlook via plug-in.
Quick Reply: La búsqueda de la máxima productividad es lo que promueve Nexica Webmail. Puesto que gran
parte de los correos profesionales se responden con frases breves, nuestra aplicación está pensada para reducir
de 3 (pulsar abrir, pulsar responder, pulsar enviar) a 1 (pulsar “quick reply”) las acciones a ejecutar para dar
una respuesta a un correo. Rápido y efectivo.
Funcionalidad Drag & Drop: A través del navegador el usuario puede utilizar la aplicación de forma similar a
como lo haría mediante su cliente de correo, arrastrando y soltando elementos mediante el uso del ratón.
Compatibilidad: Compatible con la mayoría de navegadores: Internet Explorer 8+, Mozilla Firefox 2+,
Google Chrome 4+, Safari 3+, Opera 10+.
En cuanto a Nexica
Nexica es una empresa que proporciona Servicios de gestión TIC, experta en Cloud Computing y alojamiento de
aplicaciones críticas con más de 15 años en el mercado. Actualmente dispone de dos innovadores Centros de Datos
orientados a servicios PAAS (Plataforma as a Service), capaces de alojar servicios de valor añadido como portales e-
commerce, correo corporativo, aplicaciones de gestión empresarial, ...
Su centro de datos primario está ubicado en Barcelona, con redundancia en otro localizado en Madrid. Tiene una
plantilla de unos 70 profesionales, y en 2011 alcanzó una facturación de 6,1 millones de euros. Entre sus más de 1.200
clientes destacan algunos como la firma Mango, la plataforma de comercio electrónico reside en sus instalaciones, la
multinacional de alimentación Danone, a la que ofrece la gestión de todos sus portales web , la compañía aérea
Vueling, a quien gestiona sus cuentas de correo electrónico, o la Euroleague de Baloncesto, que ha confiado en Nexica
la infraestructura que da soporte a su portal desde el cual se ofrecen múltiples informaciones, servicios y
retransmisiones en directo.
Más información
Versión digital: http://www.nexica.com/Docs/Prensa/180416_email-eje-empresas.pdf
Versión web: http://www.nexica.com/es/news_item/correo-corporativo-corporativo-cloud-computing
Web: http://www.nexica.com/
Dossier de prensa: http://www.nexica.com/es/pressroom
Noticias: http://www.nexica.com/es/news
Newsletter: http://www.nexica.com/es/newsletters
Para más información referente a este artículo, solicitud de imágenes y logotipos, o más información sobre Nexica
contacta con nuestro Departamento de Marketing (marketing@nexica.com o 93 545 1119).
Oficinas y Centro de Datos
C/de l‟Acer nº 30-32, 1º 4ª
08038 – Barcelona
902 20 22 23 / +34 93 545 1100
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5. Fax: 93 265 90 31
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Twitter: @cloudNexica
Linkedin: linkedin.com/company/nexica
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