Este documento proporciona información sobre conceptos relacionados con la facturación como facturas, albaranes, presupuestos y tipos de IVA en España. Explica que una factura es el documento que justifica la entrega de bienes o servicios y puede ser rectificada, mientras que un albarán acredita la entrega de un pedido. También cubre los datos que deben incluir estos documentos y plazos de conservación.

1. Curso de Facturación
22 de mayo de 2012
CADE CÁDIZ
Técnica: Emi Abad de Brieva

2. Concepto de Factura
Es el documento que justifica el suministro de
bienes o la prestación de servicios y, en su caso,
la repercusión del IVA.
La factura no acredita el pago del precio ni del
impuesto.
El recibo es el documento que lo acredita.

3. Normativa:
De modo general, el Real Decreto
2402/1985 regula la obligación de expedir y
entregar factura por las operaciones que
realicen los empresarios y profesionales.

4. Quienes están obligados a facturar
Los empresarios y profesionales deben expedir
factura por cada una de las operaciones que
realicen.
Sólo la posesión de una factura correcta va a permitir
al destinatario de la operación practicar la
deducción de las cuotas soportadas.

5. Obligación general de facturar
La obligación general de facturar implica, a su vez, el
cumplimiento de los siguientes puntos:
- De expedir y entregar facturas de los empresarios y
profesionales por las operaciones efectuadas.
- De conservar copia o matriz de las facturas emitidas.
- De expedir y entregar factura por los pagos
anteriores a la entrega del bien o de la prestación del
servicio.

6. Operaciones objeto de facturación:
Deberán ser objeto de facturación la totalidad de las
entregas de bienes y prestaciones de servicios,
servicios
realizadas por los empresarios o profesionales en el
desarrollo de su actividad

7. Documentos sustitutivos de la factura:
(posibilidad de ticket y copia)
Siempre que el importe no exceda de 3.000 € (IVA incluido)
- Ventas al por menor, productos elaborados por los propios
fabricantes
- Ventas o servicios de ambulancia
- Transporte de personas o equipajes
- Servicios de hostelería y restauración para consumir en el
acto
- Servicios prestados por sala de bailes o discotecas
- Servicios telefónicos prestado mediante cabinas de uso
público o mediante tarjeta que no identifica al portador
- servicios de peluquería e institutos de belleza

8. Documentos sustitutivos de la factura:
(posibilidad de ticket y copia)
- Utilización de instalaciones deportivas
- Revelado de fotografías y servicios prestados por estudios
fotográficos
- Aparcamiento y estacionamiento de vehículos
- Alquiler de películas
- Servicios de tintorería y lavandería
- Utilización de autopista de peaje

9. Datos que ha de contener la factura:
Con carácter general:
* Número y, en su caso, serie. La numeración será
correlativa.
* Nombre y apellidos o denominación social, NIF/CIF y
el domicilio, tanto del expedidor como del destinatario.
(No es necesario consignar los datos del destinatario si se trata
de operaciones realizadas con particulares si el importe de la
contraprestación no es superior a 100 €, o cuando lo autorice el
Departamento de Gestión Tributaria de la AEAT.)

10. * Lugar y fecha de emisión.
* Descripción de la operación y su contraprestación
total. Si la operación está sujeta y no exenta del IVA,
deberán consignarse en la factura:
- Los datos necesarios para determinar la Base
Imponible (BI)
- El tipo impositivo. Si la factura comprende varias
operaciones gravadas a tipos impositivos diferentes,
deberá diferenciarse la parte de la Base
Imponible sujeta a cada tipo.
- La cuota repercutida. Si la cuota se repercute dentro
del precio, se indicará el tipo tributario aplicado o la
expresión “IVA incluido”.

11. Datos específicos:
* Cuando se han efectuado pagos anteriores a la
realización de la operación, se deberá expedir y
entregar factura con indicación expresa de tal
circunstancia. (Factura recapitulativa).
recapitulativa
* Es costumbre, acompañarse otros como la firma, el
costumbre
sello, forma de pago, etc.

12. Obligación de expedir factura completa, incluso en
los casos de no obligación de facturación:
- Cuando el destinatario así lo exija.
- Las entregas de bienes destinadas a otro Estado miembro.
miembro
- Las entregas de bienes expedidos o transportados fuera de la
Comunidad excepto las realizadas por las tiendas libres de
impuestos.
- Las entregas de bienes a personas jurídicas domiciliadas en
otro Estado miembro que no actúen como empresarios o
profesionales
- Aquellas cuyo destinatario sea la Administración Pública.
Pública

13. Documentos sustitutivos de las facturas:
Cuando el importe de las operaciones que a
continuación se describen no exceda de 3000 euros
(IVA incluido), las facturas pueden ser sustituidas
por tickets y copia expedidos por máquinas
registradoras:

14. -Ventas al por menor.
-Servicios en ambulancia.
-Servicios a domicilio del consumidor.
- Transportes de personas y sus equipajes.
Servicios prestados en restaurantes, bares,
cafeterías y establecimientos similares.
- Suministros de comidas y bebidas para consumir
en el acto.
- Servicios prestados en salas de baile y
discotecas.

15. - Servicios telefónicos prestados mediante la
utilización de cabinas telefónicas de uso público,
así como mediante tarjetas magnéticas o
electrónicas recargables que no permitan la
identificación del portador.
- Servicios de peluquerías e institutos de belleza.
Utilización de instalaciones deportivas.
- Revelado de fotografías.
- Servicios de aparcamiento.
- Servicios de alquiler de películas.
- Los demás que autorice la AEAT

16. Los requisitos que, al menos, deben observarse
en la expedición de los tickets son los
siguientes:
- Número y, en su caso, serie, siendo la numeración
serie
correlativa
- NIF del expedidor, así como su nombre completo,
razón o denominación social.
- Tipo impositivo aplicado o expresión «IVA
incluido».
- Contraprestación total.
total

17. Modelo de ticket

18. Moneda:
Los importes que figuran en las facturas o
documentos sustitutivos, pueden expresarse en
cualquier moneda, siempre que el importe del
moneda
impuesto, que se repercuta, se exprese en euros.
euros
El importe de las cuotas se debe de redondear por
exceso o por defecto al segundo decimal que
corresponda al céntimo de euro más próximo.

19. FACTURA
CON MONEDA
EXTRANJERA

20. Idioma:
Pueden expedirse en cualquier lengua, pero si la
AEAT lo considera necesario a efectos de
comprobación, deberá traducirse al castellano u otra
lengua oficial, cuando:
oficial
-Las expedidas en lengua no oficial que documente
operaciones realizadas en el territorio de aplicación
del IVA;
- Las recibidas por empresarios o profesionales o
sujetos pasivos establecidos en el territorio de
aplicación del Impuesto.

21. FORMA DE ACREDITACIÓN DISTINTO A LA
FACTURA o TICKET:
Adquisiciones de valores mobiliarios: pueden
mobiliarios
justificarse mediante el documento público
expedido por el fedatario interviniente o por el
justificante bancario de la operación.
Operaciones bancarias o crediticias: el documento
crediticias
acreditativo puede ser el documento, extracto o
nota de cargo expedido por la entidad, que
contenga los datos propios de una factura, salvo
su nº de serie.

22. Expedición de la factura por el cliente o por
tercero:
- Ha de existir un acuerdo escrito previo.
previo
- Aceptación por parte del profesional/empresario de cada
factura.
- Expedición del documento en nombre y por cuenta del
empresario/profesional que ha realizado las operaciones.
- Previa autorización de la AEAT, si el destinatario no está
establecido en la UE, salvo en Canarias, Ceuta o Melilla.
*** Ha de cumplir con los demás requisitos como una factura
normal.

23. Plazo de expedición:
- En el mismo momento de realizarse la operación si
el destinatario no es empresario o profesional.
profesional
- Cuando el destinatario sea empresario o
profesional, el plazo es de 1 mes a la realización de
la operación, y antes del día 16 del mes siguiente
aquel en que termine el periodo de liquidación.

24. Plazo de envío:
- El plazo del envío es de 1 mes desde su expedición;
si el destinatario es un particular, se entrega en el
acto.
- Podrán incluirse en una sola factura distintas
operaciones realizadas en distintas fechas, para un
fechas
mismo destinatario, si se han efectuado dentro del
mismo mes natural.

25. Tiempo que ha de conservarse
Tanto facturas recibidas y emitidas como los
documentos que las sustituyan: 4 años.
años
Se pueden conservar mediante medios electrónicos
siempre que se garantice la legibilidad de los
documentos en el formato original, y se garantice la
autenticidad de su origen y la integridad de su
contenido.
El lugar será el que el empresario elija, fuera o dentro
de España, siempre que se garantice que se puede
presentar ante la AEAT por efectos de comprobación
sin demora injustificada.

26. Rectificación de las facturas
- Si la factura no cumple los requisitos
- Si se debe de modificar la base imponible
- Si se han aplicado las cuotas de IVA repercutidas
incorrectamente.
* Se rectificará antes de que transcurran 4 años
desde el devengo del impuesto o desde que se
produjeron las circunstancias que determinaron la
modificación de la BI.
* Deberá de constar tal condición y las causas de
rectificación, así como los datos identificativos de la
factura o documento rectificado.

27. Factura inicial para su rectificación:

28. CASO 1: indicando directamente el importe de la
rectificación, con independencia de su signo

29. CASO 2: bien como quedan tras la rectificación
efectuada, señalando igualmente en este caso, el importe
de dicha rectificación.

30. Existe un posible CASO 3, que no sería una factura
rectificativa propiamente dicha, y que puede darse en
aquellos casos en que se continúe el suministro de
bienes o servicios con el mismo cliente.

31. ¿Qué es una factura “pro-forma”?
- Es un documento remitido al comprador para que
éste otorgue conformidad a las condiciones de la
operación, o que expide el vendedor que exige el
pago anticipado.
- Estas facturas son sustituidas posteriormente por
las facturas definitivas
*** No tiene valor contable.
contable

32. FACTURA PROFORMA

33. Presupuesto
Pre", que significa antes de o delante de, y
"Supuesto", que significa hecho o formado;
El presupuesto sirve para:
- prioritariamente, delimitar las tareas a ejecutar y el
precio a percibir por ello;
- ofrecer al posible cliente una imagen de nuestra
empresa (el importe y su forma de presentación);
- según el seguimiento del nº de presupuestos
presentados y los aceptados nos dará una idea de
nuestro posicionamiento en el mercado

34. Contenido del presupuesto
Debe de ser lo más representativo de las tareas a
efectuar de forma desglosada.
En aquellos casos que proceda se indicarán las
normas legales que afecten a las características de
una tarea en concreto.
Costes que debe incluir, por ejemplo:
- Precio de los materiales;
- Costes de la mano de obra;
- Gastos de desplazamiento

35. Peligro de un presupuesto demasiado bien hecho
Un presupuesto bien detallado es una impresión
positiva para quien lo recibe, pero OJO!!! al
especificarlo demasiado.
Hacer un presupuesto con todo “lujo de detalles”
significa “enseñar todas las cartas” por parte de quien
lo elabora y puede caer en manos de la competencia y
podría hacer una oferta mejor.

36. Por lo tanto, hay que conseguir encontrar un punto
de equilibrio para presentarlo de manera profesional
sin dar excesiva ventajas a la competencia.

37. Modelo
de
presupuesto

38. Qué es un Albarán
El albarán es aquel documento mercantil con el cual
queda acreditada la entrega de un pedido o la
prestación de un servicio realizado.
Así el receptor de la mercancía o el beneficiario del
servicio debe firmar el alabarán dejando pues
constancia de que ha recibido dicho bien o de que le
ha sido prestado el servicio.
El albarán, por tanto, constituye en elemento de
prueba básico, que en caso de reclamación judicial
adquiere una importancia clave. Por eso siempre
debemos tenerlo debidamente cumplimentado,
firmado y, a ser posible, sellado por el cliente.

39. Contenido del Albarán
*Fecha del albarán.
*Número o Código del albarán.
*Datos básicos del cliente con la dirección de envío
*Artículos que se envían, debidamente referenciados,
número de bultos, peso bruto y neto.
*Condiciones económicas con referencia a los portes,
descuentos u otras condiciones pactadas
previamente.

40. Ejemplo en “General” los siguientes datos:
•Serie y número de albarán.
•Fecha de albarán y su fecha valor.
•Referencia del albarán.
•Importe e importe en moneda alternativa.
•Descripción
•Datos del cliente: código de cliente, nombre,
CIF/DNI, dirección, código postal, provincia;
localidad.
•Almacén de origen
•Bultos
•Kilos

41. Ejemplo en “Líneas”, las descripciones de los
artículos que se incluye en el albarán:
•Cantidades
•Código de Artículos
•Descripciones del artículo
•Descuento
•IVA
•Precio
•Subtotal
•Número de Serie
•Garantía

42. Ejemplo en “Condiciones”:
•Descuentos – comercial y por pronto pago
•Agente
•Transportista
•Portes – pagados o no
•IVA
•Forma de Pago (al contado, 90 días etc.)
•Diferimientos de pago (hasta 4), días de pago y tarifa
•Punto de envío con el código de cliente y su dirección.
•Base imponible, importe de IVA, importe Recargo de
Equivalencia.
•Importe Total.

43. Validez Fiscal
El albarán no es un documento de uso obligatorio.
Pero el adjuntar un albarán junto con la expedición de
una mercancía o una prestación de servicios es una
manera práctica, segura y organizada, que nos
permite asegurarnos de la recepción del género
expedido o de la prestación de servicios realizada y
así posteriormente, poder emitir una factura que recoja
los diferentes albaranes emitidos en un periodo
concreto de tiempo.

44. Modelo de Albarán

45. Modelo de Albarán

46. Modelo de Albarán

47. Nuevos Tipos de IVA:
Tipo General: 18%
Tipo Reducido: 8 %
Tipo Superreducido: 4 %

48. Tipo general: 18 %
La aplicación del tipo general del 18% es genérica y así,
salvo en aquellos supuestos tasados por ley en los que
sea de aplicación cualquiera de los otros dos tipos, las
operaciones sujetas y no exentas quedarán gravadas con
éste.

49. Tipo reducido: 8 %
Entrega de bienes: productos alimenticios; agua; materiales
bienes
para actividades agrícolas; medicamentos para uso
veterinario; aparatos y material sanitario; viviendas, garajes y
anexos; flores y plantas vivas; objetos de arte, antigüedades y
objetos de colección.
Prestaciones de servicio: transporte de viajeros, hostelería y
servicio
restaurantes, artistas, limpieza urbana, espectáculos y
servicios deportivos, asistencia social, asistencia sanitaria,
ferias y exposiciones comerciales, empresas funerarias,
servicios de peluquería, servicios de albañilería, radiodifusión
y televisión digital.

50. Tipo reducido: 4 %
Productos alimenticios básicos (pan, harinas, huevos, …);
material escolar; medicamentos, prótesis y vehículos para
minusválidos, viviendas de protección oficial.

51. Operaciones no sujetas a IVA:
•Transmisiones de bienes y derechos del patrimonio
empresarial o profesional.
•Las entregas de muestras de mercancías sin valor
comercial estimable (artículos de propaganda) así como la
prestación de servicios de demostración.
•La entrega sin contraprestación de impresos u objetos de
carácter publicitario.
•Las relaciones de trabajo de carácter especial.
•Los servicios prestados a las cooperativas por sus socios de
trabajo.
•El autoconsumo de bienes o servicios.
•Las concesiones y autorizaciones administrativas.
•Las prestaciones de servicios a título gratuito obligatorias
para el sujeto pasivo por normas jurídicas o
convenios colectivos.

52. Están exentas de IVA las siguientes actividades:
• Servicios médicos y sanitarios.
• Educación.
• Sociedades culturales y deportivas.
• Operaciones financieras y de seguros.
• Operaciones inmobiliarias: arrendamientos rústicos
y de viviendas, salvo que se trate de arrendamiento
de locales de negocio.

53. Facturas con retención de IRPF
Hacienda Pública establece un sistema por el
cual obliga a que los trabajadores, profesionales y
los arrendadores de locales comerciales (no
viviendas) vayan aportando mediante cantidades
retenidas en facturas y otros documentos, un
porcentaje de sus ingresos (nominas o facturas
de alquiler, según de quién se trate). Así las
cosas, volviendo al objetivo del artículo, ¿cuándo
debemos emitir una factura con una retención de
I.R.P.F.?.

54. Profesionales independientes (aquellas profesionales a
los que se requiere una titulación universitaria):
Todos los profesionales (abogados, consultores, notarios,
arquitectos, etc.), si ejercen su actividad como persona física
(no han formado una sociedad profesional), deben emitir a
las empresas sus facturas incluyendo la retención de
I.R.P.F., pero NO deben incluirla en facturas a particulares
I.R.P.F
que no ejerzan una actividad económica.
económica
La retención ha de ser del 15% sobre la base imponible,
aunque en los tres primeros años de la actividad puede
aplicarse si se desea el 7%.

55. Hacienda obliga a la empresa que recibe la factura
(es decir, la que retiene la cantidad a la entidad
que la emite) a efectuar la mencionada retención y
después hacer la correspondiente liquidación
depositando el dinero en sus arcas cada tres
meses, pero NO obliga a la empresa emisora de la
factura reflejar el I.R.P.F. en la factura.

56. Las empresas obligadas a retener (las que reciben
la factura) deben efectuar las liquidaciones los
primeros veinte días de los meses de Enero, Abril,
Julio y Octubre de cada año mediante la
cumplimentación de unos impresos determinados,
según sean trabajadores y profesionales (Modelo
110) o bien arrendamientos (Modelo 115).

57. PREGUNTAS FRECUENTES

58. En una Comunidad de Bienes, ¿quién debe
facturar: la propia comunidad o los comuneros?

59. Es la propia entidad la obligada a emitir factura por
las operaciones que realice.

60. ¿Es válida la factura confeccionada por el cliente
en lugar del proveedor?

61. Sí, siempre que el cliente esté autorizado por el
proveedor para emitir facturas en su nombre, y las
facturas reúnan los requisitos establecidos por la
normativa

62. ¿Cuándo me han de remitir la factura?

63. Se debe remitir en el mismo momento de su
expedición o, cuando el destinatario sea empresario
o profesional, dentro de los 30 días siguientes.

64. ¿Cuándo se puede expedir un duplicado de
factura?

65. -Se pueden expedir ejemplares duplicados de facturas
cuando en la misma operación concurran varios
destinatarios o cuando se pierda el original.
- En cada ejemplar duplicado constará la expresión
“duplicado” y la razón de su expedición.
- Debe de contener los mismos datos mínimos.
- Expedición en una serie específica.

66. ¿Puede exigir el destinatario la emisión de una
sola factura por todas las operaciones
realizadas por el mismo emisor durante el mes
natural?

67. Sí, es la Factura recapitulativa. Es la posibilidad de incluir en
una sola factura distintas operaciones efectuadas en
diferentes fechas a un mismo destinatario, siempre que se
haya realizado en el mismo mes natural;
salvo, que el destinatario sea un empresario/profesional, que
actúe como tal, en cuyo caso, se expedirá en el plazo de un
mes contado a partir de ese mismo día.
En todo caso, antes del 16 mes siguiente al periodo de
liquidación del impuesto en el curso en el cual se hayan
realizado las operaciones .

68. ¿Qué es la factura electrónica? .
Documento tributario generado por medios
informáticos en formato electrónico, que reemplaza al
documento físico en papel, pero que conserva el
mismo valor legal con unas condiciones de seguridad.

69. ¿Qué es facturación electrónica?
Consiste en facturar usando facturas electrónicas.

70. Para enviar facturas electrónicas es necesario el
consentimiento expreso del destinatario por cualquier
medio (verbal o escrito).
En cualquier momento el destinatario que reciba
facturas o documentos sustitutivos electrónicos podrá
comunicar al proveedor su deseo de recibirlos en
papel.
Obtenido el fichero de la factura con su firma, se
puede enviar al destinatario por correo electrónico,
por FTP, …

71. ¿Cuáles son las ventajas de la facturación
electrónica?
- Ahorro de costes.
- Obtención de información en tiempo real
- Agilidad en la toma de decisiones Administración y
contabilidad automatizadas.
- Disminución de costes de los documentos en papel.
– En el futuro será obligatorio para la facturación a
muchas Administraciones Públicas.

72. ¿Tiene validez legal la factura electrónica?
La factura electrónica tiene la misma validez legal que
la factura en papel, a efectos tributarios.

73. El destinatario debe conservar de forma ordenada, en
el mismo formato y soporte original en el que fueron
remitidas las facturas. Ello implica:
- Disponer del software que permita verificar la validez
de la firma;
- Almacenar los ficheros de las facturas y las firmas
asociadas a cada una de ellas;
- Permitir el acceso completo y sin demora.

74. ¿Quién es el responsable último de la validez de la
firma y de su correspondiente certificado?
El destinatario de la factura tiene la obligación de
verificar la validez de la firma y por tanto el certificado
firmante. Para ello dispondrá de los medios
informáticos necesarios.

75. ¿Hay que aplicar la facturación telemática a todos
los clientes o podría ser sólo a unos
determinados?
Se puede utilizar la facturación telemática con sólo
parte de los clientes. También se pueden emitir
facturas en papel y telemáticamente en un mismo
ejercicio para el mismo cliente.

76. ¿Qué tiene que hacer el destinatario de la factura
electrónica una vez recibida?
- El destinatario tiene que conservar de forma ordenada las
facturas
-Disponer del software que permita verificar la validez de esa
firma. Almacenar los ficheros de las facturas.
- Permitir el acceso completo y sin demora, es decir, tener
algún mecanismo que permita poder consultar las facturas en
línea de modo que se visualicen, se puedan buscar cualquiera
de los datos de los libros de Registro de IVA, se puedan
realizar copias o descargas en línea de las facturas y se
puedan imprimirlas en papel cuando sea necesario.

77. ¿Puede el destinatario de la factura electrónica
modificar el fichero?
No, el fichero de facturación telemática recibido debe
conservarse en su integridad sin modificaciones.

78. ¿Puedo convertir mis facturas en papel a
formato electrónico?
El obligado tributario puede convertir sus facturas,
documentos sustitutivos y cualesquiera otros
documentos que conserven en papel que tengan
carácter de originales, a formato digital.
Para ello deberá hacer uso de un software de
digitalización que haya sido homologado por la
Agencia Tributaria.

79. ¿Cómo se garantiza la autenticidad del emisor y la
integridad del contenido?
El mecanismo más habitual es firmar la factura con
una firma electrónica reconocida.
En el proceso de firma, se usa un certificado de
usuario garantiza la autenticidad del emisor y una
huella que garantiza la integridad. Es decir, en caso
de modificación de la factura incluida en el fichero de
la facturación telemática, la firma es inválida, de lo
que nos avisaría nuestro software.

80. ¿Por qué es necesaria la firma electrónica
reconocida en la factura electrónica?
La firma electrónica es necesaria para garantizar la
integridad de la factura. Es decir, permite
comprobar que no se ha alterado la información
contenida en la factura.

83. EJEMPLOS DE FACTURAS CON
ERRORES

85. FACTURA ELECTRONICA

97. Modelo de albarán

101. http://www.youtube.com/watch?v=-Lqh_ZSVyfk&feature=related
FACTURACION ELECTRONICA
http://www.youtube.com/watch?v=oBRfxHuKO2A&feature=related
LA FACTURA DEL COLEGIO

102. MUCHAS GRACIAS, ESPERAMOS
QUE OS HAYA GUSTADO.