Test diseñado para evaluar la adherencia de sistemas a los procesos de negocio. Diseñado por Susana Silberberg - Value Express Objetivo: Contar con información útil para conocer la situación de Uso de Sistemas en Procesos y definir acciones y prioridades en la Demanda a Sistemas.

1. Value Express
Test de Adherencia Sistemas a Procesos
Control de Stock Compra Insumos Productivos
Empresa x S.A.
Octubre 2011
Susana Silberberg & Asociados

2. Objetivos
• Contar con información útil para conocer la situación de
Uso de Sistemas en Procesos y definir acciones y
prioridades en la Demanda a Sistemas.

3. Qué es un Test de Adherencia
de Sistemas a Procesos?
• Una herramienta de trabajo colaborativo auto-configurable para cada
proceso de negocio y sus factores críticos asociados.
• Un Informe detallado mediante gráficos, de:
– la situación de uso del actual sistema
– el grado de contribución de Sistemas a los objetivos del negocio
– acciones de mejora sugeridas

4. Datos Relevados
Empresa: Empresa X SA
Proceso evaluado: Control Stock Compra Local de Insumos Productivos
Fecha: 7/10/11
Responde Gerente General o responsable Proceso (visión integral del negocio):
Indique el grado de criticidad del Proceso:
Alta el proceso es imprescindible para la continuidad del negocio.
Media el proceso influye en los Resultados del Negocio pero se puede operar sin él.
Baja el negocio no se veria muy afectado sin este proceso.
Elija los principales Factores Clave del Proceso Priorizando (1=Alta Prioridad):
Por favor aclare en "Notas" detalles útiles para comprender su situación, problemas y necesidades.
Prioridad (x en cada casillero)
Factores de Exito Notas
1 2 3 4 5
Costo Inventarios (Tenencia) x
Costo Mercadería (Precios Proveedor) x
Costo Gestión Compra
Rentabilidad
Calidad Servicio a su Cliente Final x
Disponibilidad Financiera
Problemas/Rotación Personal
Planificación de Producción x
Planificación de Ventas x
Especifique los otros respondentes:
<Area funcional>
Compras
Recepción/Expedición
Almacén / Pañol
Producción

5. Datos Relevados (cont.)
Responde: Gerente de Area: Compras
Necesidad de la Función: Grado de Uso del Sistema:
(Mandatario= es requerida; ¿Los Datos del
Función Deseable: no es requerida pero (0: Uso Nulo, 1 y 2: Uso Bajo, 3 y 4: Uso SISTEMA son Notas
sería conveniente; No Mandataria: Medio, 5: Uso Máximo) confiables?
no es necesaria por el momento
Mandatario 4
Indique de 0 a 5 Sí
Registra transacciones de Compra 1 5 VERDADERO
Controla recepciones de mercadería contra Mandatario
Indique de 0 a 5 3
4
Sí
Orden de Compra 1 4 FALSO
Elabora Informes de Seguimiento de Deseable
Indique de 0 a 5 2
Sí
Pendientes de Entrega 2 3 FALSO
Conoce el Plan de Entrega Proveedor de No Mandatario 0
N/A Sí
manera anticipada incluyendo sus códigos
de mercadería entregada 3 1 FALSO
Archiva automáticamente el legajo de Deseable
Indique de 0 a 5 0
Sí
compra 2 1 FALSO
Toma decisiones de compra en función de Mandatario
Indique de 0 a 5 3
Sí
analizar costos de proveedores 1 4 VERDADERO
Consulta eventuales sustitutos de insumos
No Mandatario N/A 0
críticos a fabricar 3 1 FALSO
Sí
Integra información sobre nuevos Deseable
Mandatario Indique de 0 a 5 3
Productos o Proveedores 2 4 FALSO
Sí
Toma decisiones de compra en función de Mandatario Indique de 0 a 5 4
3
analizar los Volúmenes a Fabricar 1 5 Sí
VERDADERO

6. Datos Relevados (cont.)
Toma decisiones de compra en función de Deseable Indique de 0 a 5 5
analizar los Volúmenes a Vender 2 6 VERDADERO
Sí
Toma decisiones de compra en función del
Deseable Indique de 0 a 5 2
5
Análisis de Crédito con Proveedores 2 3 FALSO
Sí
Registra Variaciones de Precios Proveedor Deseable Indique de 0 a 5 3
antes de registrar Orden de Compra 2 4 FALSO
Sí
No Mandatario 0
4
N/A Sí
Controla Rotación de Stock 3 1 VERDADERO
Deseable Indique de 0 a 5 4
Controla Dias Stock 2 5 VERDADERO
Sí
Toma decisiones de compra en función de Mandatario
Indique de 0 a 5 5
Sí
Disponibilidad de Stock 1 6 VERDADERO
Mandatario 4
Indique de 0 a 5
Sí
Controla Saldos y Movimientos de Stocks 1 5 VERDADERO
No Mandatario 0
4
N/A Sí
Administra Ubicaciones en Depósitos 3 1 FALSO
No Mandatario 0
4
N/A Sí
Controla Obsolesencias de Stock 3 1 FALSO
0
4
Toma decisiones de compra en función del No Mandatario
N/A Sí
Presupuesto de Compra 3 1 FALSO
5
0
4
Toma decisiones de compra en función del Mandatario
Indique de 0 a 5 Sí
Plan de Producción 1 6 VERDADERO
3
0
4
Toma decisiones de compra en función del Deseable
Indique de 0 a 5 Sí
Plan de Ventas 2 4 VERDADERO

7. Datos Relevados (cont.)
No Mandatario 0
4
N/A Sí
Controla Stock propio en Terceros 3 1 FALSO
Toma decisiones de compra en función de Deseable 0
4
Indique de 0 a 5 Sí
Stocks Seguridad (Cantidades Máx, Mín y
Punto Pedido) 2 5 VERDADERO
0
4
Toma decisiones de compra en función de No Mandatario
N/A Sí
Estadísticas de Fallas y Re-Entregas 3 1 FALSO
Deseable 0
4
Indique de 0 a 5 Sí
Controla Trazabilidad 2 5 VERDADERO
3
0
4
Toma decisiones de compra en función de Deseable
Indique de 0 a 5 Sí
evaluar cumplimiento histórico proveedor 2 4 VERDADERO
0
4
Toma decisiones de Compra en función de Mandatario
Indique de 0 a 5 Sí
la Cantidad Demandada 1 5 VERDADERO
0
4
Toma decisiones de Compra en función de No Mandatario
N/A Sí
la Estacionalidad de la Demanda 3 1 FALSO
0
4
Toma decisiones de Compra en función de No Mandatario
N/A Sí
Demanda y Condición Crédito a Clientes 3 1 FALSO

8. Resultados

9. Uso del Sistema: Medio (68%)
El siguiente gráfico muestra que el Sistema se usa mayormente con grado Medio para las necesidades
"Mandatorias" y "Deseables" ponderadas por Prioridad de los Factores Críticos. Ajustado por
Criticidad (Media=66%) dicho uso disminuiría al 45%.
A su vez el gráfico muestra que el Máximo Uso corresponde solo al 16% de dichas necesidades.
Mandatario + Deseable
Nulo Bajo Uso Uso Medio Máx. Uso
16%
68%
11%
5%
Mandatario + Deseable (19 preg.)

10. Mandatario + Deseable
Nulo Bajo Uso Uso Medio Máx. Uso
16%
68%
11%
5%
Mandatario + Deseable (19 preg.)
Sin embargo el siguiente gráfico muestra que los Usos "Nulo y Bajo" se presentan solo en
necesidades "Deseables" mientras que en "Mandatarias" se polariza "75-25%" (Medio-Máximo
respectivamente).
Mandatario / Deseable
Nulo Bajo Uso Uso Medio Máx. Uso
9%
25%
64%
75%
18%
9%
Mandatario (8 preg.) Deseable (11 preg.)

11. Distribución de Necesidades Mandatarias y Deseables por Grado de Uso del Sistema.
Mandatario / Deseable
Mandatario Deseable
33%
54%
100% 100%
67%
46%
Nulo (1 preg.) Bajo Uso (2 preg.) Uso Medio (13 preg.) Máx. Uso (3 preg.)

12. Ranking Prioridades Factores Críticos: ¡Desarrolle el Planeamiento
integral de Ventas-Producción y Stock!
El siguiente gráfico muestra que exite un Plan de Producción y un Plan de Ventas que satisfacen los
Factores prioritarios 1 y 2. Sin embargo en las funcipnes relacionadas con el Costo de Mercadería aún
hay mucho para optimizar en el uso del sistema (solo 17% de uso máximo 67% de uso medio). Quizás
falte aumentar la integración entre los Planes de Ventas y de Producción y el consecuente impacto en
la determinación de las necesidades de abastecimiento.
Prioridad de factores de éxito
Nulo Bajo Uso Uso Medio Máx. Uso
17%
33%
100% 100% 100% 67%
67%
17%
Prioridad 1º - Planificación de Prioridad 2º - Planificación de Prioridad 3º - Costo Inventarios Prioridad 4º - Calidad Servicio a Prioridad 5º - Costo Mercadería
Ventas (1 preg.) Producción (1 preg.) (Tenencia) (3 preg.) su Cliente Final (3 preg.) (Precios Proveedor) (6 preg.)

13. Distribución de Prioridades por Grado de Uso del Sistema.
Prioridad de éxito
Prioridad 1º - Planificación de Ventas Prioridad 2º - Planificación de Producción
Prioridad 3º - Costo Inventarios (Tenencia) Prioridad 4º - Calidad Servicio a su Cliente Final
Prioridad 5º - Costo Mercadería (Precios Proveedor)
33%
31%
50% 33%
23%
15%
33%
8%
Nulo (0 preg.) Bajo Uso (1 preg.) Uso Medio (10 preg.) Máx. Uso (3 preg.)

14. Confiabilidad de Datos ¡100% en Máximo Uso del Sistema!
Los datos son 100% confiables en las funciones de máximo uso del sistema decreciendo su
confiabilidad en forma proporcional al uso, como señala el siguiente gráfico. Nota: no considerar la
medición cuando el Uso es Nulo.
Confiabilidad de datos
Datos confiables Datos no confiables
15%
50%
100% 100%
85%
50%
Nulo (1 preg.) Bajo Uso (2 preg.) Uso Medio (13 preg.) Máx. Uso (3 preg.)

15. El siguiente gráfico muestra el grado de confiabilidad de datos por prioridad de factor crítico
seleccionado.
Confiabilidad de los datos (Datos confiables)
Nulo Bajo Uso Uso Medio Máx. Uso
25%
33%
100% 100% 100%
75%
67%
Prioridad 1º - Planificación de Prioridad 2º - Planificación de Prioridad 3º - Costo Inventarios Prioridad 4º - Calidad Servicio a Prioridad 5º - Costo Mercadería
Ventas (1 preg.) Producción (1 preg.) (Tenencia) (3 preg.) su Cliente Final (3 preg.) (Precios Proveedor) (4 preg.)

16. Uso del Sistema en Análisis y Decisiones versus Gestión de Datos y
Control Operativo
El siguiente gráfico muestra un uso parejo (46%-54%) en el Nivel Medio y 100% Analítico en niveles
Máximos y Bajos.
Madurez de uso
Análisis y Decisiones de Negocio Gestión Datos en Crudo y Control Operativo
46%
100% 100% 100%
54%
Nulo (1 preg.) Bajo Uso (2 preg.) Uso Medio (13 preg.) Máx. Uso (3 preg.)

17. Integración con la Cadena de Valor
El siguiente gráfico muestra cierto grado de integración con proveedores en el nivel de uso medio. No
hay funciones de integración con Clientes que -aparentemente por la información recibida al
momento- no haría falta.
Integración cadena de valor
Uso Interno Integración Proveedores Integración Clientes
8%
100% 100% 100%
92%
Nulo (1 preg.) Bajo Uso (2 preg.) Uso Medio (13 preg.) Máx. Uso (3 preg.)

18. El siguiente gráfico muestra la misma información agrupada por tipo de Uso (Interno e Integración con
Proveedores y Clientes).
Integración cadena de valor
Nulo Bajo Uso Uso Medio Máx. Uso
17%
67% 100%
11%
6%
Uso Interno (18 preg.) Integración Proveedores (1 preg.) Integración Clientes (0 preg.)

19. Acciones Recomendadas
•Potencie Registro:
•Transacciones compra y recepción mercadería
•Trazabilidad
•Evalúe Implementación:
•Archivo Legajo
• Debata internamente para concensuar políticas de Stock:
•Control Días de Stock
•Registro Plan de Entrega Proveedores de manera anticipada
•Priorice corrección Datos no Confiables antes de implementar en el Sistema
• Piense otras necesidades para -Test mediante- actualizar su Demanda a Sistemas
• Ejecute nuevo Test ante cambio de Prioridades y/ Factores Críticos, ej: “Crédito“ para que el
Sistema emita "Lista Proveedores en Condiciones de Otorgarlo“.

20. Value Express
¡Muchas gracias por
su tiempo y atención!
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Susana Silberberg & Asociados