1. TRATAMIENTO DE LA CORRESPONDENCIA Y LA PAQUETERÍA
1. TAREAS RELACIONADAS CON LA CORRESPONDENCIA Y LA PAQUETERÍA.
En todas las empresas existe una persona o departamento ( dependiendo el tamaño de la empresa)
encargada de la manipulación de la correspondencia externa que llega o sale de la organización a través del servicio
de correos o de empresas de mensajería.
¿Qué tareas son?
Son la recepción, el registro, la clasificación, la distribución y el envío.
Diferencia entre correo y correspondencia
Correo: conjunto de cartas y otros paquetes expedidos por el servicio postal oficial.
Correspondencia: documentos postales que se despachan o reciben.
Por tanto, el término Correo abarca tanto la correspondencia como la paquetería.
1.1. TRATAMIENTO DE LA CORRESPONDENCIA Y PAQUETERÍA RECIBIDA:
 Recepción y clasificación;
Los documentos se reciben por correo, fax, mensajería, etc, y una vez recepcionados se
clasifican según sean cartas, impresos, facturas, periódicos, revistas o algún tipo de
paquetería. Algunas empresas recogen la correspondencia en la oficina de Correos por tener
contratado un “apartado de correos”
 Apertura y comprobación;
No debe abrirse toda la correspondencia. Cuando en un sobre aparecen expresiones como
privado, confidencial, reservado, personal,… no se abre sino que se entrega cerrado a la
persona a la que va dirigido. Se comprueba también que dentro del sobre se adjunta toda la
documentación a que hace referencia el documento. En caso de que falte, reclamaremos ese
documento a la empresa remitente. También se comprueba que aparecen correctos los datos
del remitente.
 Guardar secreto;
Tenemos que guardar el código deontológico, que nos obliga a guardar secreto de todo lo que
conozcamos a través de nuestro trabajo.

2.  Registro;
El correo se debe registrar conforme a las normas internas de cada entidad. El registro consiste
en:
 1. Estampar un sello en cada documento, con número correlativos, es decir, uno
detrás de otro. El sello se estampa en la parte superior derecha del documento y
cuando el documento consta de varias hojas, se estampará el sello en la primera, y
se graparán todas las hojas. Si la correspondencia es personal, confidencial,… no se
registra, ya que no se ha abierto.
 2. Anotar el número y fecha que hayamos puesto en el sello, junto con otras
informaciones en el Registro de entrada de correspondencia, que es una tabla
como la siguiente:
DATOS DE ENTRADA REMITENTE CLASE
DEPARTAMENTO DE
DE ANEXOS ASUNTO
DESTINO
NÚM MES DÍA NOMBRE LOCALIDAD ENVÍO
 3. La clasificación;
La correspondencia una vez registrada se ordena en grupos homogéneos para
diferenciar entre:
- Correo urgente.
- Documentación con la clasificación de “personal” o “confidencial”.
- Correo ordinario.
 4. La distribución;
Consiste en hacer llegar el correo al departamento o a la persona correspondiente
una vez que ha sido registrada y clasificada. Si un correo es urgente se entregará en
primer lugar. Cuando un documento afecta a más de un departamento, se hace una
fotocopia para cada uno de ellos, repartiendo el original al departamento
destinatario y las fotocopias al resto. Ejemplo: si llega un curriculum a la empresa,
el administrativo le hará fotocopias y dejará el original al departamento de
Recursos Humanos y otra al Director.