1. Khristie Morán Garcés. 2do Contabilidad y Administración “A”.
CORRESPONDENCIA
En la UNIDAD EDUCATIVA SANTA MARIANA DE JESÚS,
se habla sobre la correspondencia que es el trato
reciproco entre dos persona mediante el intercambio
de cartas, esquelas, tarjetas, telegramas, catálogos,
folletos, etc. En las empresas se considera que la
correspondencia es el alma del comercio y la industria.
Hay que tomar en cuenta que también son muchos los
paquetes cartas y demás correspondencia que entra y
sale de la empresa. Los escritos que recibe la empresa y
para que lleguen a las personas a lasque van
destinados, nada mejor que una buena organización.
Si bien cada empresa es un pequeño mundo, es frecuente que sea una persona la
responsable de la recepción de la correspondencia. En otras ocasiones, cuando se
trata de empresas grandes, esta persona suele responsabilizarse del servicio de
correspondencia formado por varias personas.
El despacho de la correspondencia debe ser así, una vez recibida la
correspondencia en la empresa, el siguiente paso es el despacho o distribución de
la misma entre los distintos departamentos.
Las notas oficiales, revistas y demás correspondencia de carácter general que
puedan interesar a mas de una persona, se deben reunir en algún lugar donde
puedan ser consultadas por los interesados (como en una biblioteca o hemeroteca)
o, en su caso, fotocopiar y hacérsela llegar.
Antes de dar salida a la correspondencia externa hemos de cerciorarnos de que
está en orden.
En los registros de correspondencia es necesario disponer de dos registros: el
registro de entrada y el registro de salida.Denominamos registro de entrada tanto
al libro en el que se llevan las anotaciones de la correspondencia que entra en la
empresa, como al número que se le asigna a dicha correspondencia.
Y registro de salida al libro en el que se llevan las anotaciones de la
correspondencia que sale en la empresa, como al número que se le asigna.