Este documento presenta una introducción a los conceptos básicos de archivos digitales. Define archivo y biblioteca, explica las diferencias entre ellos, y describe los tipos y niveles de archivos, así como las clases de bibliotecas. También aborda conceptos como documentos digitales y la importancia de conservar la información digital.

1. ARCHIVOS DIGITALES Tema: Conceptos básicos Integrantes: DIANA DEL PILAR ORTIZ MARÍA LIGIA CASTRO SULEMA BORDA PEDRO MAURICIO DÍAZ WEIMAR ROJAS TUTOR: JORGE MARIO ZULUAGA CAMPUZANO IX SEMESTRE UNIVERSIDAD DEL QUINDIO FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES PROGRAMA CIENCIA DE LA INFORMACION Y LA DOCUMENTACION, BIBLIOTECOLOGIA Y ARCHIVISTICA ARMENIA 2011

4. DEFINICIÓN DE ARCHIVO Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia.

12. DEFINICIÓN DE BIBLIOTECA 1. Cualquier colección organizada de libros y publicaciones en serie impresos u otros tipos de documentos gráficos o audiovisuales disponibles para el préstamo o consulta. 2. Organismo, o parte de él, cuya principal función consiste en construir bibliotecas, mantenerlas, actualizarlas y facilitar el uso de los documentos que precisen los usuarios para satisfacer sus necesidades de información, investigación, educativas o de esparcimiento, contando para ello con un personal especializado.

17. HISTORIA DE LA BIBLIOTECA EDAD MODERNA La invención de la imprenta y la creación de Johannes Gutemberg hace que aparezcan las bibliotecas reales y de la alta nobleza. En el siglo XVII se crearon grandes bibliotecas eruditas; en el siglo XVIII nacieron las bibliotecas universitarias de Yale, Harvard y Princeton. EDAD CONTEMPORANEA Con la revolución francesa y americana nace la educación y cultura para todos, pero solo hasta el siglo XIX con la creación de las bibliotecas públicas se logra hacer realidad.

18. CLASES DE BIBLIOTECA Biblioteca Pública El Tintal Avenida Ciudad de Cali #6C-09 • Kennedy TIPO DE BIBLIOTECA CONCEPTO EJEMPLO Biblioteca Pública Está al servicio de todas las personas, sin distinción de edad, raza, credo o posición social, y proporciona un servicio gratuito. Los servicios esenciales son el préstamo de libros dentro de la biblioteca y a domicilio, y el servicio de consulta. Este último además de resolver los problemas del usuario en cuanto a información, puede contri buir a mejorar su nivel intelectual. Biblioteca Infantil Es complemento de la biblioteca pública. Posee un acervo especializado que comprende literatura infantil de tipo instructivo, educativo y recreativo, el cual es adecuado para que los niños acudan a ellas. En esta no hay préstamo a domicilio.

19. CLASES DE BIBLIOTECA Biblioteca de la Universidad Nacional de Colombia Bogotá D.C. TIPO DE BIBLIOTECA CONCEPTO EJEMPLO Biblioteca Académica Comprende las bibliotecas de las escuelas primarias, secundarias, preparatorias y las universitarias. Su objeto es servir a los alumnos de las instituciones educativas, el fin es ampliar sus conocimientos sobre las áreas que abarcan los programas educativos y de investigación de dichos establecimientos docentes.. Las bibliotecas universitarias, deben contar con un acervo completo, especializado y actualizado. Los servicios que proporcionan son: préstamo a domicilio, consulta, reprografía y la facilidad de libros en reserva para uso determinado de un grupo de alumnos y profesores, es las diversas áreas.

20. CLASES DE BIBLIOTECA Biblioteca Especializada en Odontología. Universidad de Antioquia TIPO DE BIBLIOTECA CONCEPTO EJEMPLO Biblioteca Especializada Esta supera a la de los otros tipos, en cuanto a acervos y servicios. Los acervos contienen material especializado en los temas que son de su competencia; cuenta con: libros, publicaciones periódicas, folletos, informes sobre los diversos tipos de investigación que se llevan a cabo en laboratorios, colegios, etc. Estas bibliotecas se especializan en servir a instituciones bancarias y comerciales, laboratorios químicos, clínicas y hospitales, escuelas, empresas y a la industria en general. Esta se origino después de la Primera Guerra mundial.

21. CLASES DE BIBLIOTECA Algunos libros de la Biblioteca Virtual de la Biblioteca del Banco de la República TIPO DE BIBLIOTECA CONCEPTO EJEMPLO Biblioteca Virtual/digital Es una biblioteca en que una proporción significante de los recursos de información se encuentran disponibles en el formato digital (pdf, doc, etc. o microforma), accesible por medio de las computadoras. Es importante considerar que en el concepto de biblioteca digital está presente el efecto de la integración de la informática y las comunicaciones cuyo exponente esencial es Internet.

24. DIFERENCIAS ARCHIVO Y BIBLIOTECA UNIDAD DE INFORMACION ARCHIVOS BIBLIOTECAS ORIGEN O PRODUCCION Conjuntos orgánicos generados por institución o una persona en su gestión administrativa o actividad cotidiana Son colecciones producto de la voluntad de las instituciones, personas u organismos que la crean MATERIAL Formados por documentos originales únicos e ingenuos, cuya finalidad primera es dejar registro de una acción administrativa o el cumplimiento de una función. Formados por publicaciones en forma de libros, revistas periódicos o cualquier otro soporte que se origina por la voluntad del autor de decir o transmitir un pensamiento que se considera científico, bello o moral. Es expresión narrativa de una voluntad de verdad. Cada pieza es una unidad en si misma. ACOPIO Se reúne de manera natural durante el tiempo que dura la gestión de una institución o persona. Su volumen depende de la actividad, jurisdicción o tiempo de vida de la entidad productora. Se reúnen mediante adquisición: Compra, donación o canje. Su volumen depende la capacidad adquisitiva de quienes la administran.

25. DIFERENCIAS ARCHIVO Y BIBLIOTECA UNIDAD DE INFORMACION ARCHIVOS BIBLIOTECAS CLASIFICACION Se hace en grupos jerárquicos, llamados fondos, secciones y series documentales. Sigue el modelo orgánico de la Institución, ya que el archivo es la imagen de la misma, la estructura orgánica de esa queda cristalizada en dicha clasificación. Varía según las estructuras Institucionales y la historia de estas. En ella se diferencian los fondos, las secciones y las series documentales, las cuales se ordenan de acuerdo con sus características, en forma alfabética, cronológica o numérica. Se hacen en grupos o facetas que obedecen a un modelo de clasificación del conocimiento humano establecido de antemano. El más conocido en nuestro medio es el Sistema de Clasificación de MELVIN DEWEY, el cual divide el conocimiento en diez facetas que se subdividen a su interior. Tal clasificación es común en todas las bibliotecas que se acojan a él y su desarrollo depende de grupos de trabajo que se reúnen para ajustar el sistema. Las facetas se ordenan según el código por materia o autor. DESCRIPCIÓN Su objetivo es identificar os grupos documentales de un archivo. Partiendo de los grupos mayores que son los fondos y sus secciones se continúa con la serie de cada fondo y sus secciones y se termina con los documentos, piezas individuales de las series. El instrumento que describe los fondos y las secciones se llama guía, el de las series inventarios y el de los documentos catálogos. Finalmente se elaboran índices que son entradas a éstos. Su objetivo es identificar cada una de las piezas que integran la colección. Se elaboran tres catálogos: 1. De asientos bibliográficos, para títulos monográficos los cuales tienen tres entradas: autor título y materia. 2. De analíticas de artículos de publicaciones seriadas. 3. De analíticas de artículos de publicaciones periódicas (diarios, semanarios, etc.…)

26. DIFERENCIAS ARCHIVO Y BIBLIOTECA UNIDAD DE INFORMACION ARCHIVOS BIBLIOTECAS SELECCIÓN PARA EL EXPURGO Se hace de acuerdo con tablas de retención establecidas mediante el estudio de la vigencia y el valor administrativo e histórico, para cada serie documental. Jamás debe ser eliminadas totalmente ninguna de las series, pero puede ser disminuidas pues para algunas una muestra dará la información de la totalidad. Aunque se establezcan política de selección no se puede determinar de antemano cuales títulos pueden ser eliminados y en que tiempo, porque no es posible saber con anticipación cuando va a perder su valor. En ellas cada pieza es única, pues una edición no reemplaza a otra, así sea del mismo título. USUARIOS Los funcionarios de la institución, que los produce, los ciudadanos y los investigadores. Los estudiantes, profesores, investigadores, personal administrativo de la entidad, público en general (niños, jóvenes, adultos, ancianos)

28. LOS DOCUMENTOS DIGITALES En las computadoras, las señales eléctricas positivas y negativas se producen con una especie de “microswitche” , por lo general transistores que si están encendidos, son una señal positiva, como he dicho, representada por un “1”; si están apagados, son una señal negativa representada por un “0”.

30. LOS DOCUMENTOS DIGITALES Son documentos digitales , los conjuntos sistemáticamente integrados de texto, gráficos e imágenes con los que se construyen “presentaciones” en las computadoras.

32. POR QUÉ CONSERVAR LA INFORMACIÓN DIGITAL Porque permite el almacenamiento y administración de los documentos electrónicos, permitiéndole al usuario acceso directo y recuperación ágil de los mismos, al tiempo que garantizan los niveles de acceso y seguridad que la compañía requiere mediante el uso de esta plataforma.