La organización comenzó a usar una herramienta de análisis de datos debido a que sus sistemas ERP tenían una capacidad de generación de informes muy limitada y a menudo recibían datos en formato PDF. Esto dificultaba cuantificar problemas y realizar auditorías. Eligieron IDEA porque permite importar archivos PDF y ofrece una interfaz intuitiva. IDEA ha ayudado al equipo a colaborar mejor mediante la creación de informes y diagramas de dispersión que detectaron correlaciones inesperadas en los precios de productos.

1. P: ¿Qué animó a su organización a
empezar a usar una herramienta de
análisis de datos?
R: Para ofrecer un poco de contexto,
somos una compañía grande y usamos
tres sistemas ERP conectados a su vez
a ocho subsistemas, a la mayoría de los
cuales solo se puede acceder mediante
SQL. La capacidad de generación de
informes de estos sistemas era muy
limitada (si no prácticamente inexistente)
y muchas veces recibíamos datos en
formato PDF. Para complicar aún más las
cosas, en el grupo de auditoría interna
no realizamos auditorías financieras, por
lo que no siempre tenemos acceso a los
datos de origen.
Al trabajar en este entorno nos dimos
cuenta de que necesitábamos una
herramienta de análisis de datos. Para
cuantificar los problemas, no bastaba
con tener acceso limitado a los datos,
utilizar técnicas de muestreo y realizar
entrevistas. ¡Era una situación muy
desalentadora! Elegimos IDEA por
su intuitiva interfaz y porque permite
importar cualquier archivo PDF y
convertirlo a un archivo de datos.
P: ¿Cómo le ha ayudado el análisis
de datos a colaborar con otros
equipos?
R: Gracias al análisis de datos, mi equipo
puede pensar más en el negocio y en
sus procesos. Como algunos auditores
ya saben, los departamentos de ventas
crean a menudo sus propios modelos de
precios, lo cual no es siempre la mejor
opción, así que les ayudamos a definir
estándares usando IDEA para crear un
diagrama de dispersión de tendencias
de precios por producto. Se detectaron
un gran número de correlaciones
inesperadas, lo cual resultó de gran
interés para el personal directivo.
Heidelberg Cement y su
subsidiaria estadounidense,
Lehigh Hanson, son líderes
globales de la industria del
cemento. Hace poco tuvimos
la ocasión de charlar con
Anke Eckardt, directora del
grupo de auditoría interna de
la compañía, sobre el uso que
hacen del software de análisis
de datos CaseWare IDEA. Esto
es lo que nos contó.
AUDITORA
DESTACADA
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Hoy también utilizamos IDEA para
crear informes mensuales de IVA
(Impuesto sobre el Valor Añadido) y
así garantizar que el código de IVA se
asigna correctamente en los informes
destinados a las agencias tributarias
europeas. También creamos un informe
similar para Canadá que contiene GST,
PST y HST (impuestos sobre las ventas
generales, provinciales y unificados).
Estos informes han detectado errores
tanto en cuentas por cobrar como en
cuentas por pagar y gracias a ellos hemos
evitado pagar impuestos de más.
P: ¿Qué consejos les puede dar a
otros equipos de auditoría interna?
R: Es muy recomendable contar con un
analista de datos dedicado en el equipo.
Esto representa una gran ventaja porque
permite establecer una relación con el
departamento informático, lo cual hace
que sea más sencillo obtener los datos
necesarios. El analista de datos también
se convierte en un experto en los datos,
y, lo que es más importante, puede crear
macros para que los análisis se puedan
repetir en sucesivas ocasiones. Gracias
a nuestro analista, ahora tenemos un
número de macros almacenadas en IDEA
que se pueden ejecutar en conjuntos
de datos definidos (o directamente en
un extracto de datos enviado por el
departamento informático). En teoría
también sería posible crear macros
similares en hojas de cálculo, pero llevaría
mucho tiempo.
Para obtener más información sobre cómo
IDEA puede mejorar sus auditorías, visite
www.casewareanalytics.com/es