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DIRECCIÓN CORPORATIVA DE INGENIERÍA Y
     DESARROLLO DE PROYECTOS




          RECOMENDACIONES PARA
                ATENCION
              DE AUDITORIAS




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     DESARROLLO DE PROYECTOS




      1.0      INTRODUCCIÓN

       2.0     ÓRGANOS DE FISCALIZACIÓN

              2.1 Marco Jurídico

              2.2      Atribuciones de los Órganos Fiscalizadores, tipos de Auditoria   y
                       alcances de las mismas.

              2.3      Procedimientos empleados en la ejecución de las Auditorias.

              2.4     Requerimientos del Órgano Fiscalizador

       3.0     MARCO DE ACTUACIÓN DEL SERVIDOR PÚBLICO
                      (ÁREA OPERATIVA AUDITADA)

               3.1     Marco Jurídico de soporte

               3.2     Atención al auditor

               3.3           Entrega de información, documentos y otros requerimientos al
                                   auditor y límites.



                                                                                            2
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     DESARROLLO DE PROYECTOS




              3.4     Revisión de avance de auditoria, aclaración de información
                      Verbal, documental o física al auditor.

              3.5     Inspección Física del Proyecto

              3.6     Aclaración, debate, conciliación, aceptación y firma de
                      aceptación de Observaciones como resultado de la audito-
                      ría realizada por el Órgano de Fiscalización.

              3.7     Atención, seguimiento y solventación de observaciones

              3.8     Coordinación con otras áreas de apoyo para solventación
                      de observaciones




                                                                                   3
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     DESARROLLO DE PROYECTOS




     1.0.- INTRODUCCIÓN

    Las organizaciones actuales demandan una mayor dinámica :

           • Relaciones externas - Interna
           • Relación cliente – proveedor
           • Retroalimentación de sus procesos productivos
             o de servicios
           • Mercado globalizado
           • Mejorar mecanismos de calidad y atención
           • Clientes y proveedores
           • Fiscalización y evaluación de la empresa.

    En este último contexto la empresa ha procurado que la atención a los
    distintos Órganos Fiscalizadores se presente en un marco de
    comunicación y conocimiento en los que concierne al aspecto
    organizacional, técnico, normativo y atribuciones de los mismos, así
    como de la empresa y áreas auditadas.


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     DESARROLLO DE PROYECTOS




Lo anterior permitirá que las áreas operativas auditadas mantengan una relación
sana en lo que concierne al seguimiento y atención de los requerimientos de los
Órganos Fiscalización en las auditorias, proporcionando la información solicitada
con el pleno conocimiento de que fue entregada dentro del marco normativo
respectivo, así como en las mejores condiciones para Petróleos Mexicano, al
solventar las observaciones dictaminadas.

PROPÓSITO :

             Evitar Observaciones

             Manejo y conciliación de observaciones

             Propiciar reducción de riesgos al presentar respuesta al OIC

             Manejar lineamientos específicos que eviten
             interpretaciones inadecuadas




                                                                                    5
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     DESARROLLO DE PROYECTOS




             Que el personal responsable de atender los requerimientos de los
             OF mejore la oportunidad, conocimiento y facilidad de la
             información

             Tener una guía práctica que permita conocer atribuciones y marco
             de actuación de los OF y el Servidor Público

             Conocer los procedimientos de los OF para la ejecución de la
             auditoria utilizando leyes, reglamentos y lineamientos así como de
             las técnicas de auditoria plenamente reconocidas por los distintos
             Órganos de Fiscalización.

Este conocimiento nos permitirá interactuar con el auditor con pleno
conocimiento de las distintas actividades que se llevaran a cabo por este
motivo, lo que facilitara al área operativa auditada, otorgar una atención
personalizada y directa en los distintos requerimientos de información del
Auditor que realiza para cumplir con su trabajo.


                                                                                  6
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2.0.- ORGANOS DE FISCALIZACIÓN




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2.0.- ORGANOS DE FISCALIZACIÓN

     Los principales Órganos de Fiscalización en la Administración Pública
     Federal son los siguientes:


             Auditoria Superior de la Federación (ASF)

             Secretaria de la Función Pública (SFP)

             Órganos Internos de Control (OIC), en cada una de las
             Dependencias y Entidades que conforman la Administración
             Pública Federal.

             Auditor Externo.




                                                                             8
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        DESARROLLO DE PROYECTOS




         2.1.- MARCO JURIDICO (Tabla 1)
      ÓRGANO DE                                                  FUNDAMENTO LEGAL                                   ARTÍCULOS
    FISCALIZACIÓN

                           Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos. (Anexo1)                        74, 79
Auditoria Superior de la
                           Ley de Fiscalización Superior de la Federación (Anexo 2)                               16, 21, 74.
Federación
                           Reglamento Interior de la Auditoria Superior de la Federación. (Publicado              1°,3, 4, 5, 6. 14,
                           en el Diario Oficial de la Federación el día 12 de septiembre de 2001). (Anexo 3)      19, 20, 21 74, 77

Secretaría de la Función   Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos                                  90
Pública                    Ley Orgánica de la Administración Pública Federal. (Anexo 4)                           37,fracc.V,VII,
                                                                                                                  VIII
                           Ley de Presupuesto Contabilidad y Gasto Público Federal (Anexo 5)                      37
                           Reglamento de la Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Público Federal. (Anexo 6)   130,132,fracc.III
                                                                                                                  148, 149 y 150.
                                                                                                                  75
                           Ley de Obras Públicas Y Servicios Relacionados con las Mismas                          65
                           Ley Federal de las Entidades Paraestatales.                                            22, fracc. XV
                           Reglamento Interior de la Secretaría de la Función Pública
Órganos Internos de        Ley Orgánica de la Administración Pública Federal.                                     37, fracc. VIII
Control                    Reglamento de la Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Público Federal.             132,frac. III, 138,
                                                                                                                  y 150
                           Ley Federal de las Entidades Paraestatales. (Anexo 7)                                  62, fracc. III
                           Reglamento Interior de la Secretaria de la Función Pública. (Anexo 8)                  67,fracc.III,num1
                           Programa anual de trabajo
Auditor Externo            Ley Orgánica de la Administración Pública Federal.                                     37, fracción X
                           Reglamento de la Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Público Federal.             136


                                                                                                                                        9
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       2.2.- ATRIBUCIONES DE LOS ORGANOS DE FISCALIZACION,
             TIPOS DE AUDITORIA Y ALCANCES DE LAS
             MISMAS ATRIBUCIONES.

       El Gobierno Federal, ejerce sus tareas de control, fiscalización y evaluación a
       través de la Auditoria Pública*.
       Como instrumento para la revisión del cumplimiento normativo en el uso y
       destino del gasto público como se detalla posteriormente.

                La auditoria pública es una función orientada a la verificación, examen y evaluación
                de la organización, de la planeación, de los controles internos, de la productividad
                 tanto interna como externa y de la observancia de la legislación aplicable a las áreas
                 y operaciones de las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Federal,
                 con el propósito de determinar el grado de economía, eficiencia y eficacia en el
                 manejo de los recursos para el efectivo logro de las metas y objetivos*.




*El término “Auditoria Pública” es aplicable a las auditorias específicas, e integrales, cuya observancia deberán cumplir las diferentes
        instancias que intervienen en la misma (Manual de Auditoria de la Industria Petrolera Estatal-Petróleos Mexicanos- página 7).




                                                                                                                                           10
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                                                   Tipos de Auditorias

Dependencias u Organismos que la practican:

               Auditoria gubernamental

       • Secretaria de la Función Pública
       • Órganos Internos de Control
       • Auditoria Superior de la Federación
       • Órganos de Auditoria de los Gobiernos Estatales.

               Auditoria externa

       • Firma de auditores independientes, contratados y normales por la
         SFP, para efectos de dictaminar, año con año, los estados
         financieros de las Entidades paraestatales u otros rubros de
         inversión Pública.

*Manual de auditoria de la Industria Petrolera Estatal- Petróleos Mexicanos- página 25




                                                                                                      11
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      DESARROLLO DE PROYECTOS




La auditoria pública :

Se rige, principalmente por las “Normas Generales de Auditoria Pública”,
emitidas a través del Boletín “B”, para el caso de la Secretaria de la Función
Pública.

En la tabla No. 1, se describe el Marco Jurídico que fundamenta la actuación
de los Órganos Fiscalizadores, en ella se detallan las principales Leyes,
Reglamentos y artículos correspondientes a sus atribuciones.

             El proceso de auditoria comienza por medio de un “oficio de inicio”,
             en el cual se especifican los fundamentos legales (Leyes, Reglamentos
             y artículos) que sustentan la revisión.

                                      (se recomienda leer estos lineamientos normativos del oficio)



*Boletín “B” Normas Generales de Auditoria Publica- Manual de auditoria de la industria Petrolera Estatal- Petróleos Mexicano página 13.




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                                                       TIPOS DE AUDITORIAS

“La auditoria Pública es un proceso de revisión, con el objeto de hacer una
evaluación y brindar una opinión profesional por quienes la practican, la
Auditoria puede tener diversos atributos específicos que le darán a cada
auditoria su singularidad, destacando entre otros, el quién la practica, el
objetivo que se persigue, el objeto sujeto a revisión, el alcance, el enfoque,
la periodicidad, el usuario final, los procedimientos y técnicas, etc.”

                Auditoria Pública,

       • La Auditoria Especifica*
       • La Auditoria Integral**

*AUDITORIA ESPECIFICA.- Se refiere a revisiones determinadas y limitadas con alcances, enfoques y objetivos
particulares.

*Manual de Auditoria de la Industria Petrolera Estatal - Petróleos Mexicanos – Pagina 26 – Pagina 28




                                                                                                              13
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     DESARROLLO DE PROYECTOS




Las instancias fiscalizadoras que desempeñan esta auditoria son:

             .   los Órganos Internos de Control,
             .   la Auditoria Gubernamental de la Secretaria de la Función Pública,
             .   la Auditoria Superior de la Federación,
             .   los Contralores Estatales y
             .   los Auditores Externos dentro de los cuales podemos identificar a bufetes de profesionistas
                 contratados.

La auditoria específica se puede aplicar cuando:

             Sea del interés del publico en general o de un alto nivel ejecutivo de alguna
             Dependencia o Entidad que preste sus servicios a otras Dependencias o Entidades.

             Sea del interés de la propia Secretaria de la Función Pública (SFP)
             o del propio Órgano Interno de Control.

             Sea del interés del Ejecutivo Federal, de la SFP, u otras instancias autorizadas.



La auditoria especifica, puede ser considerada de acuerdo a los siguientes
tipos de auditorias.


                                                                                                               14
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     DESARROLLO DE PROYECTOS




             .   AUDITORIA ADMINISTRATIVA
             .   AUDITORIA OPERATIVA
             .   AUDITORIA FINANCIERA
             .   AUDITORIA DE LEGALIDAD
             .   AUDITORIA SUSTANTIVA
             .   AUDITORIA DE OBRA PUBLICA
             .   AUDITORIA PROGRAMATICA.

Cada una de ellas esta dirigida hacia un área específica de una Dependencia o
Entidad de la Administración Pública.

Para el propósito de esta exposición, expondremos a la que identificamos como
Auditoria de Obra Pública, aplicada a los Proyectos de inversión física
contemplada en el gasto público federal (Art. 2, LPCGPF),




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Dentro del Presupuesto de Egresos de la Federación del año fiscal respectivo, se
programa la inversión física. Clasificada principalmente en el capitulo siguiente:

6000 OBRAS PUBLICAS(9)
        6100 obras publicas por contrato
        6101 Obras de preedificación en terrenos de construcción
        6102 Obras de construcción para edificios
        6103 Obras de construcción de ingeniería civil
        6104 Ensamble y edificación de construcciones prefabricadas
        6105 Instalaciones y obras de construcción especializada
        6106 Obras de terminación y acabado de edificios
        6107 Servicios relacionados con obras públicas
        6108 Mantenimiento y rehabilitación de obras públicas.
6200 OBRAS PÚBLICAS POR ADMINISTRACION
(No se desagrega en partidas)




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**AUDITORIA INTEGRAL.

A partir de 1989, la Secretaria de la Función Pública (antes SECOGEF y después
SECODAM), ha venido desarrollando diversas actividades encaminadas a que la
auditoria publica, se construya en una función integral.

Es conveniente resaltar que, mientras la auditoria específica va dirigida hacia un
área, programa o actividad especifica de una empresa, una Dependencia o
Entidad Gubernamental, la auditoria Integral está enfocada a revisar y evaluar en
su totalidad el grado en que las Dependencias o Entidades cumplen con el
objetivo social que les dio origen, así como el cumplimiento normativo en el
destino de los recursos financieros, físicos y humanos, administrados con
economía, eficiencia y eficacia.

Las instancias que pueden realizarla :
             . Órganos Internos de Control,
             . Auditores Gubernamentales (incluyendo a SFP y ASF) y
             . los Auditores Externos (que aún cuando su función se encamina primordialmente a la auditoria de
               estados financieros, pueden ser contratados para realizar auditorias integrales).




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             La Auditoria Integral es la emisión de una opinión imparcial y calificada,
             producto de un informe elaborado por un grupo multidisciplinario.

             Los conceptos de economía, eficiencia y eficacia son características
             principales de los resultados en la auditoria integral.

             La determinación del alcance que deba darse al proceso de la auditoria
             integral, esta en función de la naturaleza, magnitud y complejidad de
             cada una de las Entidades en que vaya a realizarse.




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La auditoria a la Obra Pública como tal, no esta considerada como una auditoria
integral, en todo caso forma parte de ella, como un elemento de un proceso para
la consecución del objetivo de la revisión.


ALCANCE DE LAS AUDITORIAS.

Dentro de sus programas anuales de auditoria, los Órganos de Fiscalización
preparan “Programas Específicos de Revisión”, especificando los objetivos,
alcances y los procedimientos por aplicar, el personal que intervendrá, el tiempo
estimado de duración y la oportunidad de las actividades a desarrollar. Para ello,
se impone a los Órganos Internos de Control, la obligación de preparar programas
específicos como condición indispensable para garantizar la revisión.




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El alcance de la Auditoria siempre estará sujeto al cumplimiento de los programa
anuales de auditoria (de cada uno de los órganos de fiscalización), a los distintos
criterios de selectividad y profundidad en la revisión, así como a los
requerimientos sociales, económicos y políticos eventuales, con el objeto de
verificar y evaluar el manejo adecuado de los recursos públicos y la legalidad del
quehacer gubernamental, por lo diferentes Organismos Fiscalizadores.

Mención aparte son la disposición física de las áreas por auditar así como el tener
el archivo documental identificado y concentrado en un punto específico.
La deficiencia de los elementos anteriores, puede repercutir directamente en los
resultados obtenidos al concluir la auditoria por los órganos fiscalizadores, ya que
pueden presentarse observaciones confusas o sin fundamento en detrimento del
área operativa auditada.




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2.3.- PROCEDIMIENTOS EMPLEADOS EN LA EJECUCION
      DE LAS AUDITORIAS.

Dentro del procedimientos de ejecución de la auditoria se consideran
principalmente tres (3) etapas, las cuales están diseñados para atenderse en
forma secuencial, como se aprecia en los siguientes gráficos.


              PLANEACIÓN                         EJECUCIÓ
                                                                               INFORME
                                                      N




             PLANEACION.-             Es la preparación de los elementos necesarios para lograr los objetivos que persigue
             una auditoria a través de distintas actividades que permitirán el logro o cumplimiento de metas a corto plazo,
             previamente determinados y establecidos, considerando la ordenación racional y sistemáticas de las acciones
             del Órgano de Fiscalización (O F) con las Áreas Operativas Auditadas (AOA) de las dependencias, emitidas
             y/o áreas por auditar, a fin de contribuir al cumplimiento normativo en el uso y gasto público por los
             organismos antes citados.


Mediante la planeación se fijarán objetivos, metas, estrategias y prioridades, se
asignaran recursos, responsabilidades y tiempos de ejecución.


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             EJECUCION.-            Es el proceso directo de la revisión operativa de documentos que permiten verificar los
             sistemas de control implantados por las áreas operativas para el cumplimiento del objeto de su creación
             (manuales de organización y procedimientos, sistemas, programas, guías, conocimiento y existencia de
             archivos, etc) así como el cumplimiento normativo, respecto a los recursos federales depositados bajo el
             resguardo de los servidores públicos en las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Federal.

             Para el caso de una auditoria de obra Pública a un contrato específico y suponiendo que revisaran el proceso
             completo de un proyecto de inversión, este proceso incluirá la revisión de la Planeación, Programación,
             Licitación, Adjudicación, Ejecución, Entrega y Puesta en Marcha de las Obras, así como la incorporación de
             las mismas, al activo fijo del organismo responsable de la inversión.




Para ello inicialmente se recopilara en oficinas centrales por parte del Órgano
Fiscalizador (o en el sitio en el cual se encuentre la información), la información
inherente al proyecto o contrato que ampara la obra, para su revisión y análisis,
con el propósito de obtener una visión preliminar de las condiciones físicas,
técnicas y económicas.




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Posteriormente se traslada al sitio donde se desarrollan o desarrollaron los
trabajos para una inspección física y aclaración de dudas técnicas y
documentales, para obtener al detalle la situación real del proyecto o contrato que
ampara la obra.

Al finalizar esta etapa el auditor convoca a reunión al área operativa auditada para
conciliar o aclarar las observaciones que ha detectado en su revisión, para
posteriormente proceder al levantamiento de un acta administrativa donde se
asientan los resultados de la auditoria, los cuales son formalizados mediante la
firma de un documento denominado “Cédula de Observaciones” (este ultimo
documento para el caso en el que la instancia auditora sea el Órgano Interno de
Control de PEMEX ó SFP).

Como consecuencia de lo anterior es elaborado un informe de resultados, el cual
es enviado al titular del área operativa auditada.




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             INFORME.- Es el documento mediante el cual el Órgano de Fiscalización
             plasma los resultados de la auditoria, catalogándolas como
             observaciones y recomendaciones.

Una vez expuesto y entregado el informe de resultados de la auditoria se transita
a otra etapa en la cual se realiza el seguimiento de atención a las distintas
observaciones, recomendaciones y aclaraciones derivadas de las auditorias
realizadas por los distintos órganos de fiscalización.

El área operativa auditada participa en todo el proceso, sin embargo, se aprecia
que en la etapa de ejecución, su participación se incrementa de forma importante,
ya que mantiene contacto directo con el auditor a través de documentos,
aclaraciones, inspección física a la obra., etc., mientras que en las otras etapas,
sobre todo en la primera, su relación es indirecta ya que solo se refiere a la
entrega de la información solicitada por el Órgano de Fiscalización (OF) para su
análisis documental.




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OBSERVACIONES Y RECOMENDACIONES

En las primeras se expone la observación con los argumentos y fundamentos
normativos que la sustentan, así como sus causas y efectos.

En las recomendaciones se instruyen a las Áreas Operativas Auditadas las
actividades o acciones a implantar para corregir o prevenir el acto que produjo la
observación.
Se clasifican en dos tipos:

             1.- Correctivas y
             2.- Preventivas.

             Normalmente las primeras son aquellas en las que puede tipificarse daño administrativo o patrimonial, por tal
             motivo deben ser atendidas de inmediato, ya sea con la devolución de un bien o pago del daño, aplicación de
             sanciones al contratista por incumplimiento del contrato en sus diversos términos así como al Servidor Público
             involucrado.

             Las segundas son regularmente recomendaciones para la prevención de posibles incumplimientos normativos
             en los conceptos presupuestales, administrativos y de origen organizacional Petróleos Mexicanos y sus áreas
             operativas auditadas.




                                                                                                                              25
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             2.4.- REQUERIMIENTOS DEL ORGANO FISCALIZADOR.

             Enfocados al objeto y alcance de la auditoria por realizar, principalmente
             se aboca a la solicitud de información, :

                            Objeto y funciones de la Entidad.

                            Presupuesto asignado y ejercido en el ejercicio fiscal de revisión

                            Manuales de Organización y Procedimientos

                            Relación de los proyectos de inversión

                            Diversa información administrativa, financiera y de funciones a
                            través de formularios o cuestionarios




                                                                                                 26
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             Existen otros requerimientos para efectos operativos, como lo es la
             solicitud de áreas de trabajo donde el grupo auditor pueda concentrar la
             información y realizar su análisis respectivo, de la misma manera apoyos
             en insumos de materiales y de comunicación como son los teléfonos y
             fax., en la inspección física a las obras, los apoyos de vehículos.

             Corresponde al área Operativa Auditada, evaluar la posibilidad de otorgar
             estos servicios en función de los recursos disponibles.

En todos los casos es recomendable solicitar al Órgano Fiscalizador presente sus
requerimientos por escrito al titular del Área Operativa Auditada o en su caso al
coordinador asignado para atenderlo.




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             3.0.-          MARCO DE ACTUACION DEL SERVIDOR PÚBLICO.
                            (ÁREA OPERATIVA AUDITADA)

             3.1.-          Marco Jurídico de soporte.
                            Responsabilidad General de los Servidores Públicos

Para los servidores públicos así como para la auditoria pública, el uso y la
administración de los recursos, debe fundamentarse en los principios de
honradez, lealtad, imparcialidad, economía y eficacia. De igual manera, el
cumplimiento de los programas, metas y objetivos debe estar orientado por estos
preceptos, cuya observancia garantiza el buen servicio público.

Por lo anterior, los servidores públicos pueden ser sujetos de responsabilidad
cuando incurran en actos u omisiones que afecten el cumplimiento estricto de
dichos criterios.

Las responsabilidades en las que pueden incurrir los servidores públicos, pueden
ser por diversos motivos, entre ellas encontramos:

                                                                                   28
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             Las derivadas del incumplimiento en las condiciones laborales y
             funciones asignadas y pactadas con el patrón (en este caso Petróleos
             Mexicanos o el organismo subsidiario correspondiente) en las
             condiciones laborales generales para empleados de confianza (
             Reglamento de Trabajo del Personal de Confianza de Petróleos
             Mexicanos y Organismos Subsidiarios, etc).,

             El incumplimiento de las disposiciones normativas que regulan las
             actividades y recursos que le son puestos a su disposición y resguardo.
             Dentro de ellas podemos encontrar las disposiciones siguientes:
                      . Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los
                      . Servidores Públicos (LFRASP),
                      . Artículo 134 de la Constitución Política de los Estados
                      . Unidos Mexicanos (CPEUM)
                      . Ley de Obras Públicas y Servicios Relacionados con las
                        Mismas (LOPSRM) y su reglamento (RLOPSRM),
                      . Ley de Adquisiciones,
                      . así como el documento denominado POBALINES



                                                                                       29
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         Como ejemplo de las disposiciones que deben acatar los Servidores
Públicos podemos mencionar las del Presupuesto de egresos de la federación, el
cual especifica en el articulo 47, “Los titulares de las dependencias y entidades,
así como los servidores públicos autorizados para ejercer recursos públicos de las
mismas, serán responsables de (entre otras):

                            I. Identificar el gasto de capital y el gasto asociado a éste, así
                            como el impacto en el costo de operación y mantenimiento del
                            uso de estos         activos, en programas y proyectos de
                            inversión que contribuyan al             cumplimiento de los
                            objetivos, metas e indicadores de desempeño de los mismos
                            de acuerdo al presupuesto autorizado
                            II. Promover una mayor capacitación de los funcionarios
                            públicos en          materia de evaluación social y económica de
                            los programas y proyectos                de inversión
                            III. Que los programas y proyectos de inversión que realicen,
                            comprendidos en los Tomos IV y VI de este Presupuesto,
                            generen beneficios netos para la sociedad y cuenten con la
                            autorización de inversión correspondiente…

                                                                                                 30
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     DESARROLLO DE PROYECTOS




             IV. Otorgar prioridad a la realización de los programas y proyectos de
             inversión que generen mayores beneficios netos

             V. Observar las disposiciones emitidas por la Secretaría en materia de
             programas y proyectos de inversión

             VI. Asegurar las mejores condiciones en cuanto a precio, calidad,
             financiamiento, oportunidad y demás circunstancias pertinentes en los
             contratos que se celebren, considerando lo previsto en los tratados
             internacionales en la materia y demás disposiciones aplicables

             VII. Estimular la coinversión y promover la participación de los sectores
             social y privado y de los distintos órdenes de gobierno en los
             programas y proyectos de inversión que impulsa el sector público




                                                                                         31
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     DESARROLLO DE PROYECTOS




             VIII. Realizar las inversiones financieras cuando sean estrictamente
             necesarias, con la autorización de la Secretaría, y orientarlas a los
             programas sectoriales de mediano plazo, y

             IX. Reportar a la Secretaría sobre el desarrollo de los programas y
             proyectos de inversión, incluyendo la comparación de los costos y
             beneficios considerados en el último análisis presentado a la Secretaría
             para     actualizar la cartera de programas y proyectos de    inversión,
             con aquellos      costos y beneficios efectivamente observados;
             …

Por lo anterior, los servidores públicos pueden estar sujetos de responsabilidad
cuando incurran en actos u omisiones que afecten el cumplimiento estricto de
dichos criterios.

Para los OF, los encargados del manejo de los recursos, son responsables de
establecer, mantener y vigilar la aplicación de los sistemas de control interno, los
cuales deben asegurar:

                                                                                        32
DIRECCIÓN CORPORATIVA DE INGENIERÍA Y
                                                          AREA AUDITADA
      DESARROLLO DE PROYECTOS




              La salvaguarda de los recursos
              La obtención de información financiera oportuna, razonable y suficiente.
              El cumplimiento de la normatividad aplicable.
              Que se alcancen las metas y objetivos

3.2.- Atención al auditor.

Para el inicio de las actividades de la auditoria, el Órgano Fiscalizador se dirige al
servidor público de mayor jerarquía dentro de la estructura organizacional de la
dependencia o entidad por auditar, por medio de un documento identificado como
orden de auditoría u Oficio de Inicio.
Sin embargo esta atención puede ser delegada dentro de las Dependencias o
Entidades (previo acuerdo con el Órgano Fiscalizador) a los líderes responsables
de las unidades administrativas por auditar.

Para el propósito de esta exposición, se menciona que la Dirección Corporativa de
Ingeniería y Desarrollo de Proyectos (DCIDP), contempla como función principal,
Atender a los Órganos Fiscalizadores, conciliar observaciones y coadyuvar con
las AOA hasta lograr la solventación de las mismas, en su caso.

                                                                                         33
DIRECCIÓN CORPORATIVA DE INGENIERÍA Y
                                                    AREA AUDITADA
     DESARROLLO DE PROYECTOS




La DCIDP por su parte, a través de la Gerencia de Control de Gestión, atiende a
los representantes de los Órganos Fiscalizadores, por tener las atribuciones y
funciones conferidas en el manual integral de organización y procedimientos,
específicamente en el procedimiento “ATENCIÓN DE REQUERIMIENTOS DE
INFORMACION O AUDITORIA POR PARTE DE LOS ORGANOS DE
FISCALIZACIÓN Y SEGUIMIENTO A OBSERVACIONES;”, cuyo principal objetivo
es “Establecer las actividades a seguir por las áreas que conforman la Dirección
Corporativa de Ingeniería y Desarrollo de Proyectos, para atender bajo la
coordinación de la Gerencia de Control de Gestión, las auditorias y requerimientos
de información que los diferentes Órganos de Fiscalización le efectúen a la
Dirección Corporativa”.

La GCG se entera y atiende al grupo de auditoria en reunión de trabajo, en
conjunto con el personal de área operativa por auditar.




                                                                                     34
DIRECCIÓN CORPORATIVA DE INGENIERÍA Y
                                                    AREA AUDITADA
     DESARROLLO DE PROYECTOS




En esta reunión, los auditores exponen el motivo de la revisión al proyecto o
programa al área por auditar, el programa y los tiempos de ejecución, los
procedimientos principales empleados para la revisión, los distintos
requerimientos de auditoria, la presentación del grupo indicando quienes son los
lideres del proyecto de auditoria.

En esta etapa es conveniente aclarar por parte del área operativa auditada, quien
será el responsable de atender al grupo auditor en sus distintos requerimientos de
información o aclaraciones, tiempos de atención y otras disposiciones de
seguridad.




                                                                                     35
DIRECCIÓN CORPORATIVA DE INGENIERÍA Y
                                                            AREA AUDITADA
     DESARROLLO DE PROYECTOS




               3.3      Entrega de información, documentos y otros requerimientos al
                        auditor y límites.

                            3.4 Revisión de avance de auditoria, aclaración de información
                         Verbal, documental o física al auditor.

                3.5      Inspección Física del Proyecto

                3.6      Aclaración, debate, conciliación, aceptación y firma de
                         aceptación de Observaciones como resultado de la audito-
                         ría realizada por el Órgano de Fiscalización.

                3.7      Atención, seguimiento y solventación de observaciones

                3.8      Coordinación con otras áreas de apoyo para solventación
                         de observaciones




                                                                                             36
DIRECCIÓN CORPORATIVA DE INGENIERÍA Y
                                        AREA AUDITADA
     DESARROLLO DE PROYECTOS




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Auditoria

  • 1. DIRECCIÓN CORPORATIVA DE INGENIERÍA Y DESARROLLO DE PROYECTOS RECOMENDACIONES PARA ATENCION DE AUDITORIAS 1
  • 2. DIRECCIÓN CORPORATIVA DE INGENIERÍA Y INDICE DESARROLLO DE PROYECTOS 1.0 INTRODUCCIÓN 2.0 ÓRGANOS DE FISCALIZACIÓN 2.1 Marco Jurídico 2.2 Atribuciones de los Órganos Fiscalizadores, tipos de Auditoria y alcances de las mismas. 2.3 Procedimientos empleados en la ejecución de las Auditorias. 2.4 Requerimientos del Órgano Fiscalizador 3.0 MARCO DE ACTUACIÓN DEL SERVIDOR PÚBLICO (ÁREA OPERATIVA AUDITADA) 3.1 Marco Jurídico de soporte 3.2 Atención al auditor 3.3 Entrega de información, documentos y otros requerimientos al auditor y límites. 2
  • 3. DIRECCIÓN CORPORATIVA DE INGENIERÍA Y INDICE DESARROLLO DE PROYECTOS 3.4 Revisión de avance de auditoria, aclaración de información Verbal, documental o física al auditor. 3.5 Inspección Física del Proyecto 3.6 Aclaración, debate, conciliación, aceptación y firma de aceptación de Observaciones como resultado de la audito- ría realizada por el Órgano de Fiscalización. 3.7 Atención, seguimiento y solventación de observaciones 3.8 Coordinación con otras áreas de apoyo para solventación de observaciones 3
  • 4. DIRECCIÓN CORPORATIVA DE INGENIERÍA Y INTRODUCCION DESARROLLO DE PROYECTOS 1.0.- INTRODUCCIÓN Las organizaciones actuales demandan una mayor dinámica : • Relaciones externas - Interna • Relación cliente – proveedor • Retroalimentación de sus procesos productivos o de servicios • Mercado globalizado • Mejorar mecanismos de calidad y atención • Clientes y proveedores • Fiscalización y evaluación de la empresa. En este último contexto la empresa ha procurado que la atención a los distintos Órganos Fiscalizadores se presente en un marco de comunicación y conocimiento en los que concierne al aspecto organizacional, técnico, normativo y atribuciones de los mismos, así como de la empresa y áreas auditadas. 4
  • 5. DIRECCIÓN CORPORATIVA DE INGENIERÍA Y INTRODUCCION DESARROLLO DE PROYECTOS Lo anterior permitirá que las áreas operativas auditadas mantengan una relación sana en lo que concierne al seguimiento y atención de los requerimientos de los Órganos Fiscalización en las auditorias, proporcionando la información solicitada con el pleno conocimiento de que fue entregada dentro del marco normativo respectivo, así como en las mejores condiciones para Petróleos Mexicano, al solventar las observaciones dictaminadas. PROPÓSITO : Evitar Observaciones Manejo y conciliación de observaciones Propiciar reducción de riesgos al presentar respuesta al OIC Manejar lineamientos específicos que eviten interpretaciones inadecuadas 5
  • 6. DIRECCIÓN CORPORATIVA DE INGENIERÍA Y INTRODUCCION DESARROLLO DE PROYECTOS Que el personal responsable de atender los requerimientos de los OF mejore la oportunidad, conocimiento y facilidad de la información Tener una guía práctica que permita conocer atribuciones y marco de actuación de los OF y el Servidor Público Conocer los procedimientos de los OF para la ejecución de la auditoria utilizando leyes, reglamentos y lineamientos así como de las técnicas de auditoria plenamente reconocidas por los distintos Órganos de Fiscalización. Este conocimiento nos permitirá interactuar con el auditor con pleno conocimiento de las distintas actividades que se llevaran a cabo por este motivo, lo que facilitara al área operativa auditada, otorgar una atención personalizada y directa en los distintos requerimientos de información del Auditor que realiza para cumplir con su trabajo. 6
  • 7. DIRECCIÓN CORPORATIVA DE INGENIERÍA Y ORGANOS DE FISCALIZACION DESARROLLO DE PROYECTOS 2.0.- ORGANOS DE FISCALIZACIÓN 7
  • 8. DIRECCIÓN CORPORATIVA DE INGENIERÍA Y ORGANOS DE FISCALIZACION DESARROLLO DE PROYECTOS 2.0.- ORGANOS DE FISCALIZACIÓN Los principales Órganos de Fiscalización en la Administración Pública Federal son los siguientes: Auditoria Superior de la Federación (ASF) Secretaria de la Función Pública (SFP) Órganos Internos de Control (OIC), en cada una de las Dependencias y Entidades que conforman la Administración Pública Federal. Auditor Externo. 8
  • 9. DIRECCIÓN CORPORATIVA DE INGENIERÍA Y ORGANOS DE FISCALIZACION DESARROLLO DE PROYECTOS 2.1.- MARCO JURIDICO (Tabla 1) ÓRGANO DE FUNDAMENTO LEGAL ARTÍCULOS FISCALIZACIÓN Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos. (Anexo1) 74, 79 Auditoria Superior de la Ley de Fiscalización Superior de la Federación (Anexo 2) 16, 21, 74. Federación Reglamento Interior de la Auditoria Superior de la Federación. (Publicado 1°,3, 4, 5, 6. 14, en el Diario Oficial de la Federación el día 12 de septiembre de 2001). (Anexo 3) 19, 20, 21 74, 77 Secretaría de la Función Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos 90 Pública Ley Orgánica de la Administración Pública Federal. (Anexo 4) 37,fracc.V,VII, VIII Ley de Presupuesto Contabilidad y Gasto Público Federal (Anexo 5) 37 Reglamento de la Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Público Federal. (Anexo 6) 130,132,fracc.III 148, 149 y 150. 75 Ley de Obras Públicas Y Servicios Relacionados con las Mismas 65 Ley Federal de las Entidades Paraestatales. 22, fracc. XV Reglamento Interior de la Secretaría de la Función Pública Órganos Internos de Ley Orgánica de la Administración Pública Federal. 37, fracc. VIII Control Reglamento de la Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Público Federal. 132,frac. III, 138, y 150 Ley Federal de las Entidades Paraestatales. (Anexo 7) 62, fracc. III Reglamento Interior de la Secretaria de la Función Pública. (Anexo 8) 67,fracc.III,num1 Programa anual de trabajo Auditor Externo Ley Orgánica de la Administración Pública Federal. 37, fracción X Reglamento de la Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Público Federal. 136 9
  • 10. DIRECCIÓN CORPORATIVA DE INGENIERÍA Y ORGANOS DE FISCALIZACION DESARROLLO DE PROYECTOS 2.2.- ATRIBUCIONES DE LOS ORGANOS DE FISCALIZACION, TIPOS DE AUDITORIA Y ALCANCES DE LAS MISMAS ATRIBUCIONES. El Gobierno Federal, ejerce sus tareas de control, fiscalización y evaluación a través de la Auditoria Pública*. Como instrumento para la revisión del cumplimiento normativo en el uso y destino del gasto público como se detalla posteriormente. La auditoria pública es una función orientada a la verificación, examen y evaluación de la organización, de la planeación, de los controles internos, de la productividad tanto interna como externa y de la observancia de la legislación aplicable a las áreas y operaciones de las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Federal, con el propósito de determinar el grado de economía, eficiencia y eficacia en el manejo de los recursos para el efectivo logro de las metas y objetivos*. *El término “Auditoria Pública” es aplicable a las auditorias específicas, e integrales, cuya observancia deberán cumplir las diferentes instancias que intervienen en la misma (Manual de Auditoria de la Industria Petrolera Estatal-Petróleos Mexicanos- página 7). 10
  • 11. DIRECCIÓN CORPORATIVA DE INGENIERÍA Y ORGANOS DE FISCALIZACION DESARROLLO DE PROYECTOS Tipos de Auditorias Dependencias u Organismos que la practican: Auditoria gubernamental • Secretaria de la Función Pública • Órganos Internos de Control • Auditoria Superior de la Federación • Órganos de Auditoria de los Gobiernos Estatales. Auditoria externa • Firma de auditores independientes, contratados y normales por la SFP, para efectos de dictaminar, año con año, los estados financieros de las Entidades paraestatales u otros rubros de inversión Pública. *Manual de auditoria de la Industria Petrolera Estatal- Petróleos Mexicanos- página 25 11
  • 12. DIRECCIÓN CORPORATIVA DE INGENIERÍA Y ORGANOS DE FISCALIZACION DESARROLLO DE PROYECTOS La auditoria pública : Se rige, principalmente por las “Normas Generales de Auditoria Pública”, emitidas a través del Boletín “B”, para el caso de la Secretaria de la Función Pública. En la tabla No. 1, se describe el Marco Jurídico que fundamenta la actuación de los Órganos Fiscalizadores, en ella se detallan las principales Leyes, Reglamentos y artículos correspondientes a sus atribuciones. El proceso de auditoria comienza por medio de un “oficio de inicio”, en el cual se especifican los fundamentos legales (Leyes, Reglamentos y artículos) que sustentan la revisión. (se recomienda leer estos lineamientos normativos del oficio) *Boletín “B” Normas Generales de Auditoria Publica- Manual de auditoria de la industria Petrolera Estatal- Petróleos Mexicano página 13. 12
  • 13. DIRECCIÓN CORPORATIVA DE INGENIERÍA Y ORGANOS DE FISCALIZACION DESARROLLO DE PROYECTOS TIPOS DE AUDITORIAS “La auditoria Pública es un proceso de revisión, con el objeto de hacer una evaluación y brindar una opinión profesional por quienes la practican, la Auditoria puede tener diversos atributos específicos que le darán a cada auditoria su singularidad, destacando entre otros, el quién la practica, el objetivo que se persigue, el objeto sujeto a revisión, el alcance, el enfoque, la periodicidad, el usuario final, los procedimientos y técnicas, etc.” Auditoria Pública, • La Auditoria Especifica* • La Auditoria Integral** *AUDITORIA ESPECIFICA.- Se refiere a revisiones determinadas y limitadas con alcances, enfoques y objetivos particulares. *Manual de Auditoria de la Industria Petrolera Estatal - Petróleos Mexicanos – Pagina 26 – Pagina 28 13
  • 14. DIRECCIÓN CORPORATIVA DE INGENIERÍA Y ORGANOS DE FISCALIZACION DESARROLLO DE PROYECTOS Las instancias fiscalizadoras que desempeñan esta auditoria son: . los Órganos Internos de Control, . la Auditoria Gubernamental de la Secretaria de la Función Pública, . la Auditoria Superior de la Federación, . los Contralores Estatales y . los Auditores Externos dentro de los cuales podemos identificar a bufetes de profesionistas contratados. La auditoria específica se puede aplicar cuando: Sea del interés del publico en general o de un alto nivel ejecutivo de alguna Dependencia o Entidad que preste sus servicios a otras Dependencias o Entidades. Sea del interés de la propia Secretaria de la Función Pública (SFP) o del propio Órgano Interno de Control. Sea del interés del Ejecutivo Federal, de la SFP, u otras instancias autorizadas. La auditoria especifica, puede ser considerada de acuerdo a los siguientes tipos de auditorias. 14
  • 15. DIRECCIÓN CORPORATIVA DE INGENIERÍA Y ORGANOS DE FISCALIZACION DESARROLLO DE PROYECTOS . AUDITORIA ADMINISTRATIVA . AUDITORIA OPERATIVA . AUDITORIA FINANCIERA . AUDITORIA DE LEGALIDAD . AUDITORIA SUSTANTIVA . AUDITORIA DE OBRA PUBLICA . AUDITORIA PROGRAMATICA. Cada una de ellas esta dirigida hacia un área específica de una Dependencia o Entidad de la Administración Pública. Para el propósito de esta exposición, expondremos a la que identificamos como Auditoria de Obra Pública, aplicada a los Proyectos de inversión física contemplada en el gasto público federal (Art. 2, LPCGPF), 15
  • 16. DIRECCIÓN CORPORATIVA DE INGENIERÍA Y ORGANOS DE FISCALIZACION DESARROLLO DE PROYECTOS Dentro del Presupuesto de Egresos de la Federación del año fiscal respectivo, se programa la inversión física. Clasificada principalmente en el capitulo siguiente: 6000 OBRAS PUBLICAS(9) 6100 obras publicas por contrato 6101 Obras de preedificación en terrenos de construcción 6102 Obras de construcción para edificios 6103 Obras de construcción de ingeniería civil 6104 Ensamble y edificación de construcciones prefabricadas 6105 Instalaciones y obras de construcción especializada 6106 Obras de terminación y acabado de edificios 6107 Servicios relacionados con obras públicas 6108 Mantenimiento y rehabilitación de obras públicas. 6200 OBRAS PÚBLICAS POR ADMINISTRACION (No se desagrega en partidas) 16
  • 17. DIRECCIÓN CORPORATIVA DE INGENIERÍA Y ORGANOS DE FISCALIZACION DESARROLLO DE PROYECTOS **AUDITORIA INTEGRAL. A partir de 1989, la Secretaria de la Función Pública (antes SECOGEF y después SECODAM), ha venido desarrollando diversas actividades encaminadas a que la auditoria publica, se construya en una función integral. Es conveniente resaltar que, mientras la auditoria específica va dirigida hacia un área, programa o actividad especifica de una empresa, una Dependencia o Entidad Gubernamental, la auditoria Integral está enfocada a revisar y evaluar en su totalidad el grado en que las Dependencias o Entidades cumplen con el objetivo social que les dio origen, así como el cumplimiento normativo en el destino de los recursos financieros, físicos y humanos, administrados con economía, eficiencia y eficacia. Las instancias que pueden realizarla : . Órganos Internos de Control, . Auditores Gubernamentales (incluyendo a SFP y ASF) y . los Auditores Externos (que aún cuando su función se encamina primordialmente a la auditoria de estados financieros, pueden ser contratados para realizar auditorias integrales). 17
  • 18. DIRECCIÓN CORPORATIVA DE INGENIERÍA Y ORGANOS DE FISCALIZACION DESARROLLO DE PROYECTOS La Auditoria Integral es la emisión de una opinión imparcial y calificada, producto de un informe elaborado por un grupo multidisciplinario. Los conceptos de economía, eficiencia y eficacia son características principales de los resultados en la auditoria integral. La determinación del alcance que deba darse al proceso de la auditoria integral, esta en función de la naturaleza, magnitud y complejidad de cada una de las Entidades en que vaya a realizarse. 18
  • 19. DIRECCIÓN CORPORATIVA DE INGENIERÍA Y ORGANOS DE FISCALIZACION DESARROLLO DE PROYECTOS La auditoria a la Obra Pública como tal, no esta considerada como una auditoria integral, en todo caso forma parte de ella, como un elemento de un proceso para la consecución del objetivo de la revisión. ALCANCE DE LAS AUDITORIAS. Dentro de sus programas anuales de auditoria, los Órganos de Fiscalización preparan “Programas Específicos de Revisión”, especificando los objetivos, alcances y los procedimientos por aplicar, el personal que intervendrá, el tiempo estimado de duración y la oportunidad de las actividades a desarrollar. Para ello, se impone a los Órganos Internos de Control, la obligación de preparar programas específicos como condición indispensable para garantizar la revisión. 19
  • 20. DIRECCIÓN CORPORATIVA DE INGENIERÍA Y ORGANOS DE FISCALIZACION DESARROLLO DE PROYECTOS El alcance de la Auditoria siempre estará sujeto al cumplimiento de los programa anuales de auditoria (de cada uno de los órganos de fiscalización), a los distintos criterios de selectividad y profundidad en la revisión, así como a los requerimientos sociales, económicos y políticos eventuales, con el objeto de verificar y evaluar el manejo adecuado de los recursos públicos y la legalidad del quehacer gubernamental, por lo diferentes Organismos Fiscalizadores. Mención aparte son la disposición física de las áreas por auditar así como el tener el archivo documental identificado y concentrado en un punto específico. La deficiencia de los elementos anteriores, puede repercutir directamente en los resultados obtenidos al concluir la auditoria por los órganos fiscalizadores, ya que pueden presentarse observaciones confusas o sin fundamento en detrimento del área operativa auditada. 20
  • 21. DIRECCIÓN CORPORATIVA DE INGENIERÍA Y DESARROLLO DE PROYECTOS 2.3.- PROCEDIMIENTOS EMPLEADOS EN LA EJECUCION DE LAS AUDITORIAS. Dentro del procedimientos de ejecución de la auditoria se consideran principalmente tres (3) etapas, las cuales están diseñados para atenderse en forma secuencial, como se aprecia en los siguientes gráficos. PLANEACIÓN EJECUCIÓ INFORME N PLANEACION.- Es la preparación de los elementos necesarios para lograr los objetivos que persigue una auditoria a través de distintas actividades que permitirán el logro o cumplimiento de metas a corto plazo, previamente determinados y establecidos, considerando la ordenación racional y sistemáticas de las acciones del Órgano de Fiscalización (O F) con las Áreas Operativas Auditadas (AOA) de las dependencias, emitidas y/o áreas por auditar, a fin de contribuir al cumplimiento normativo en el uso y gasto público por los organismos antes citados. Mediante la planeación se fijarán objetivos, metas, estrategias y prioridades, se asignaran recursos, responsabilidades y tiempos de ejecución. 21
  • 22. DIRECCIÓN CORPORATIVA DE INGENIERÍA Y ORGANOS DE FISCALIZACION DESARROLLO DE PROYECTOS EJECUCION.- Es el proceso directo de la revisión operativa de documentos que permiten verificar los sistemas de control implantados por las áreas operativas para el cumplimiento del objeto de su creación (manuales de organización y procedimientos, sistemas, programas, guías, conocimiento y existencia de archivos, etc) así como el cumplimiento normativo, respecto a los recursos federales depositados bajo el resguardo de los servidores públicos en las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Federal. Para el caso de una auditoria de obra Pública a un contrato específico y suponiendo que revisaran el proceso completo de un proyecto de inversión, este proceso incluirá la revisión de la Planeación, Programación, Licitación, Adjudicación, Ejecución, Entrega y Puesta en Marcha de las Obras, así como la incorporación de las mismas, al activo fijo del organismo responsable de la inversión. Para ello inicialmente se recopilara en oficinas centrales por parte del Órgano Fiscalizador (o en el sitio en el cual se encuentre la información), la información inherente al proyecto o contrato que ampara la obra, para su revisión y análisis, con el propósito de obtener una visión preliminar de las condiciones físicas, técnicas y económicas. 22
  • 23. DIRECCIÓN CORPORATIVA DE INGENIERÍA Y ORGANOS DE FISCALIZACION DESARROLLO DE PROYECTOS Posteriormente se traslada al sitio donde se desarrollan o desarrollaron los trabajos para una inspección física y aclaración de dudas técnicas y documentales, para obtener al detalle la situación real del proyecto o contrato que ampara la obra. Al finalizar esta etapa el auditor convoca a reunión al área operativa auditada para conciliar o aclarar las observaciones que ha detectado en su revisión, para posteriormente proceder al levantamiento de un acta administrativa donde se asientan los resultados de la auditoria, los cuales son formalizados mediante la firma de un documento denominado “Cédula de Observaciones” (este ultimo documento para el caso en el que la instancia auditora sea el Órgano Interno de Control de PEMEX ó SFP). Como consecuencia de lo anterior es elaborado un informe de resultados, el cual es enviado al titular del área operativa auditada. 23
  • 24. DIRECCIÓN CORPORATIVA DE INGENIERÍA Y ORGANOS DE FISCALIZACION DESARROLLO DE PROYECTOS INFORME.- Es el documento mediante el cual el Órgano de Fiscalización plasma los resultados de la auditoria, catalogándolas como observaciones y recomendaciones. Una vez expuesto y entregado el informe de resultados de la auditoria se transita a otra etapa en la cual se realiza el seguimiento de atención a las distintas observaciones, recomendaciones y aclaraciones derivadas de las auditorias realizadas por los distintos órganos de fiscalización. El área operativa auditada participa en todo el proceso, sin embargo, se aprecia que en la etapa de ejecución, su participación se incrementa de forma importante, ya que mantiene contacto directo con el auditor a través de documentos, aclaraciones, inspección física a la obra., etc., mientras que en las otras etapas, sobre todo en la primera, su relación es indirecta ya que solo se refiere a la entrega de la información solicitada por el Órgano de Fiscalización (OF) para su análisis documental. 24
  • 25. DIRECCIÓN CORPORATIVA DE INGENIERÍA Y ORGANOS DE FISCALIZACION DESARROLLO DE PROYECTOS OBSERVACIONES Y RECOMENDACIONES En las primeras se expone la observación con los argumentos y fundamentos normativos que la sustentan, así como sus causas y efectos. En las recomendaciones se instruyen a las Áreas Operativas Auditadas las actividades o acciones a implantar para corregir o prevenir el acto que produjo la observación. Se clasifican en dos tipos: 1.- Correctivas y 2.- Preventivas. Normalmente las primeras son aquellas en las que puede tipificarse daño administrativo o patrimonial, por tal motivo deben ser atendidas de inmediato, ya sea con la devolución de un bien o pago del daño, aplicación de sanciones al contratista por incumplimiento del contrato en sus diversos términos así como al Servidor Público involucrado. Las segundas son regularmente recomendaciones para la prevención de posibles incumplimientos normativos en los conceptos presupuestales, administrativos y de origen organizacional Petróleos Mexicanos y sus áreas operativas auditadas. 25
  • 26. DIRECCIÓN CORPORATIVA DE INGENIERÍA Y ORGANOS DE FISCALIZACION DESARROLLO DE PROYECTOS 2.4.- REQUERIMIENTOS DEL ORGANO FISCALIZADOR. Enfocados al objeto y alcance de la auditoria por realizar, principalmente se aboca a la solicitud de información, : Objeto y funciones de la Entidad. Presupuesto asignado y ejercido en el ejercicio fiscal de revisión Manuales de Organización y Procedimientos Relación de los proyectos de inversión Diversa información administrativa, financiera y de funciones a través de formularios o cuestionarios 26
  • 27. DIRECCIÓN CORPORATIVA DE INGENIERÍA Y ORGANOS DE FISCALIZACION DESARROLLO DE PROYECTOS Existen otros requerimientos para efectos operativos, como lo es la solicitud de áreas de trabajo donde el grupo auditor pueda concentrar la información y realizar su análisis respectivo, de la misma manera apoyos en insumos de materiales y de comunicación como son los teléfonos y fax., en la inspección física a las obras, los apoyos de vehículos. Corresponde al área Operativa Auditada, evaluar la posibilidad de otorgar estos servicios en función de los recursos disponibles. En todos los casos es recomendable solicitar al Órgano Fiscalizador presente sus requerimientos por escrito al titular del Área Operativa Auditada o en su caso al coordinador asignado para atenderlo. 27
  • 28. DIRECCIÓN CORPORATIVA DE INGENIERÍA Y AREA AUDITADA DESARROLLO DE PROYECTOS 3.0.- MARCO DE ACTUACION DEL SERVIDOR PÚBLICO. (ÁREA OPERATIVA AUDITADA) 3.1.- Marco Jurídico de soporte. Responsabilidad General de los Servidores Públicos Para los servidores públicos así como para la auditoria pública, el uso y la administración de los recursos, debe fundamentarse en los principios de honradez, lealtad, imparcialidad, economía y eficacia. De igual manera, el cumplimiento de los programas, metas y objetivos debe estar orientado por estos preceptos, cuya observancia garantiza el buen servicio público. Por lo anterior, los servidores públicos pueden ser sujetos de responsabilidad cuando incurran en actos u omisiones que afecten el cumplimiento estricto de dichos criterios. Las responsabilidades en las que pueden incurrir los servidores públicos, pueden ser por diversos motivos, entre ellas encontramos: 28
  • 29. DIRECCIÓN CORPORATIVA DE INGENIERÍA Y AREA AUDITADA DESARROLLO DE PROYECTOS Las derivadas del incumplimiento en las condiciones laborales y funciones asignadas y pactadas con el patrón (en este caso Petróleos Mexicanos o el organismo subsidiario correspondiente) en las condiciones laborales generales para empleados de confianza ( Reglamento de Trabajo del Personal de Confianza de Petróleos Mexicanos y Organismos Subsidiarios, etc)., El incumplimiento de las disposiciones normativas que regulan las actividades y recursos que le son puestos a su disposición y resguardo. Dentro de ellas podemos encontrar las disposiciones siguientes: . Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los . Servidores Públicos (LFRASP), . Artículo 134 de la Constitución Política de los Estados . Unidos Mexicanos (CPEUM) . Ley de Obras Públicas y Servicios Relacionados con las Mismas (LOPSRM) y su reglamento (RLOPSRM), . Ley de Adquisiciones, . así como el documento denominado POBALINES 29
  • 30. DIRECCIÓN CORPORATIVA DE INGENIERÍA Y AREA AUDITADA DESARROLLO DE PROYECTOS Como ejemplo de las disposiciones que deben acatar los Servidores Públicos podemos mencionar las del Presupuesto de egresos de la federación, el cual especifica en el articulo 47, “Los titulares de las dependencias y entidades, así como los servidores públicos autorizados para ejercer recursos públicos de las mismas, serán responsables de (entre otras): I. Identificar el gasto de capital y el gasto asociado a éste, así como el impacto en el costo de operación y mantenimiento del uso de estos activos, en programas y proyectos de inversión que contribuyan al cumplimiento de los objetivos, metas e indicadores de desempeño de los mismos de acuerdo al presupuesto autorizado II. Promover una mayor capacitación de los funcionarios públicos en materia de evaluación social y económica de los programas y proyectos de inversión III. Que los programas y proyectos de inversión que realicen, comprendidos en los Tomos IV y VI de este Presupuesto, generen beneficios netos para la sociedad y cuenten con la autorización de inversión correspondiente… 30
  • 31. DIRECCIÓN CORPORATIVA DE INGENIERÍA Y AREA AUDITADA DESARROLLO DE PROYECTOS IV. Otorgar prioridad a la realización de los programas y proyectos de inversión que generen mayores beneficios netos V. Observar las disposiciones emitidas por la Secretaría en materia de programas y proyectos de inversión VI. Asegurar las mejores condiciones en cuanto a precio, calidad, financiamiento, oportunidad y demás circunstancias pertinentes en los contratos que se celebren, considerando lo previsto en los tratados internacionales en la materia y demás disposiciones aplicables VII. Estimular la coinversión y promover la participación de los sectores social y privado y de los distintos órdenes de gobierno en los programas y proyectos de inversión que impulsa el sector público 31
  • 32. DIRECCIÓN CORPORATIVA DE INGENIERÍA Y AREA AUDITADA DESARROLLO DE PROYECTOS VIII. Realizar las inversiones financieras cuando sean estrictamente necesarias, con la autorización de la Secretaría, y orientarlas a los programas sectoriales de mediano plazo, y IX. Reportar a la Secretaría sobre el desarrollo de los programas y proyectos de inversión, incluyendo la comparación de los costos y beneficios considerados en el último análisis presentado a la Secretaría para actualizar la cartera de programas y proyectos de inversión, con aquellos costos y beneficios efectivamente observados; … Por lo anterior, los servidores públicos pueden estar sujetos de responsabilidad cuando incurran en actos u omisiones que afecten el cumplimiento estricto de dichos criterios. Para los OF, los encargados del manejo de los recursos, son responsables de establecer, mantener y vigilar la aplicación de los sistemas de control interno, los cuales deben asegurar: 32
  • 33. DIRECCIÓN CORPORATIVA DE INGENIERÍA Y AREA AUDITADA DESARROLLO DE PROYECTOS La salvaguarda de los recursos La obtención de información financiera oportuna, razonable y suficiente. El cumplimiento de la normatividad aplicable. Que se alcancen las metas y objetivos 3.2.- Atención al auditor. Para el inicio de las actividades de la auditoria, el Órgano Fiscalizador se dirige al servidor público de mayor jerarquía dentro de la estructura organizacional de la dependencia o entidad por auditar, por medio de un documento identificado como orden de auditoría u Oficio de Inicio. Sin embargo esta atención puede ser delegada dentro de las Dependencias o Entidades (previo acuerdo con el Órgano Fiscalizador) a los líderes responsables de las unidades administrativas por auditar. Para el propósito de esta exposición, se menciona que la Dirección Corporativa de Ingeniería y Desarrollo de Proyectos (DCIDP), contempla como función principal, Atender a los Órganos Fiscalizadores, conciliar observaciones y coadyuvar con las AOA hasta lograr la solventación de las mismas, en su caso. 33
  • 34. DIRECCIÓN CORPORATIVA DE INGENIERÍA Y AREA AUDITADA DESARROLLO DE PROYECTOS La DCIDP por su parte, a través de la Gerencia de Control de Gestión, atiende a los representantes de los Órganos Fiscalizadores, por tener las atribuciones y funciones conferidas en el manual integral de organización y procedimientos, específicamente en el procedimiento “ATENCIÓN DE REQUERIMIENTOS DE INFORMACION O AUDITORIA POR PARTE DE LOS ORGANOS DE FISCALIZACIÓN Y SEGUIMIENTO A OBSERVACIONES;”, cuyo principal objetivo es “Establecer las actividades a seguir por las áreas que conforman la Dirección Corporativa de Ingeniería y Desarrollo de Proyectos, para atender bajo la coordinación de la Gerencia de Control de Gestión, las auditorias y requerimientos de información que los diferentes Órganos de Fiscalización le efectúen a la Dirección Corporativa”. La GCG se entera y atiende al grupo de auditoria en reunión de trabajo, en conjunto con el personal de área operativa por auditar. 34
  • 35. DIRECCIÓN CORPORATIVA DE INGENIERÍA Y AREA AUDITADA DESARROLLO DE PROYECTOS En esta reunión, los auditores exponen el motivo de la revisión al proyecto o programa al área por auditar, el programa y los tiempos de ejecución, los procedimientos principales empleados para la revisión, los distintos requerimientos de auditoria, la presentación del grupo indicando quienes son los lideres del proyecto de auditoria. En esta etapa es conveniente aclarar por parte del área operativa auditada, quien será el responsable de atender al grupo auditor en sus distintos requerimientos de información o aclaraciones, tiempos de atención y otras disposiciones de seguridad. 35
  • 36. DIRECCIÓN CORPORATIVA DE INGENIERÍA Y AREA AUDITADA DESARROLLO DE PROYECTOS 3.3 Entrega de información, documentos y otros requerimientos al auditor y límites. 3.4 Revisión de avance de auditoria, aclaración de información Verbal, documental o física al auditor. 3.5 Inspección Física del Proyecto 3.6 Aclaración, debate, conciliación, aceptación y firma de aceptación de Observaciones como resultado de la audito- ría realizada por el Órgano de Fiscalización. 3.7 Atención, seguimiento y solventación de observaciones 3.8 Coordinación con otras áreas de apoyo para solventación de observaciones 36
  • 37. DIRECCIÓN CORPORATIVA DE INGENIERÍA Y AREA AUDITADA DESARROLLO DE PROYECTOS 37