Centro Ceibal: proyecto de implementación de K2B como solución integral de la gestión
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El documento describe la gestión integral del Centro Ceibal en Uruguay con el sistema K2B. Se entregan más de 600,000 laptops por año a estudiantes y se realizan 30,000 reparaciones mensuales. El sistema K2B automatiza los procesos logísticos como las entregas, reparaciones y soporte, mejorando la eficiencia, control y transparencia.
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- 1. Centro Ceibal: Gestión integral con K2B #GX2799 Joaquín Hidalgo, K2B Eduardo Barreiro, Plan Ceibal
- 2. Información previa • Logística directa – 150.000 máquinas por año – Más de 2.000 por día • Soporte y Logística inversa – 30.000 reparaciones por mes – 7.000 reciclajes por mes
- 3. Información previa • El resultado visible – Más de 600.000 beneficiarios – Más de 700.000 laptops entregados – Más de 6.000 locales con conectividad • Lo que no se ve: Red Ceibal – 56 Centros de Almacenaje en todo el país – 191 Depósitos – 2 Operadores Logísticos – 32 Centros de Reparación, Instaladores – Ceibal Móvil: 25 camionetas – 320 usuarios + 160 del call center
- 4. Concepción del proyecto • LATU: Nuestro gran aliado • Problema de sistemas dispersos • Problema en el 1 a 1 (OLPC)
- 5. Primer entrega de laptops (abril 2007)
- 6. El Proyecto TILO • Concepción de la idea • ¿Por qué K2B?
- 7. Relevamiento
- 8. Estrategia • Fase 1 – módulos administrativos – Almacén Interno – Solicitudes – Compras/Importaciones – Contabilidad – Presupuesto – Activo Fijo – Cuentas por Pagar/Cobrar – Tesorería • Fase 2 – operativa Ceibal – Almacén Externo – CRM – Ordenes de Trabajo (módulo Producción) – Aplicaciones Externas (satélites)
- 9. El Proyecto: Procesos – Entregas – Recambio – Instalación de conectividad en local – Reparación individual y Ceibal Móvil – Soporte de campo
- 12. Proceso de Entrega: 3-Armado de Lista/impresión de etiquetas
- 16. Tiempos • Fase 1 – 20 de octubre 2011: aprobación del Plan Director – 16 de abril 2012: inicio de operaciones en producción • Fase 2 – 18 de enero 2012: inicio – 16 de julio 2012: inicio de operaciones en producción • Retraso con respecto al plan original: – 0 días
- 17. Claves del éxito • Producto • Arquitectura • Metodología
- 18. Resultado • Automatización de procesos • Información registrada en tiempo real • Más información = más control, mayor transparencia • Mayor eficiencia y eficacia • Usuarios más felices
- 19. Algunos Números • Solicitudes de recursos : 1.291 • Ordenes de Compra : 674 • Ordenes de Trabajo : 110.114 – Incluyen: +100K órdenes de reparación • Listas de Entrega armadas : 230 – Incluyen: +65K beneficiarios • Usuarios Activos: 514
- 20. Túnica blanca Moña azul
Notas del editor
- Vamosa contarles de la implementación de K2B comosolución integral de la gestión del centroceibal… estoes, comogestiónadministrativa, logística y operativa.Pero antes de hablar del proyecto en sí, me gustaríacontarles un poco lo quees el Plan Ceibal. En mayo de 2007 se hizo la primer entrega de máquinas en Villa Cardal… eran tan solo 150 máquinas donadas, por lo que no había infraestructura de almacenamiento, se contaba con muy pocos empleados y todo se realizaba, digamos que a pulmón.Se guardaron y configuraron en un hangar de la terminal de carga del aeropuerto, y de ahí se contrató una camioneta para hacer la entrega a Villa Cardal.Este año, en 2 semanas de julio se entregaron 50.000 máquinas, a un pico de despacho de 4.500 por día. Y en este mes se están entregando otras 50.000.
- Desde el 2008 se entregan en promedio 120 mil equipos por año… esto es a un promedio de entre 2000 y 2500 por día.Este año se van a entregar en total más de 200.000… y a partir del 2013 se va a estabilizar en 150.000 anuales.En 5 años… de 150 a 150.000… y esto solo hablando de logística directa. También existe una logística inversa… que consiste en la recolección de máquinas devueltas, su procesamiento y el soporte a las entregadas, entre otras cosas.Esto se traduce en 30.000 reparaciones individuales por mes... Reparaciones que se realizan a equipos que están en poder del niño o beneficiario del plan.El 80% de estas reparaciones son realizadas directamente en las escuelas por las camionetas de “Ceibal Movil”, mientras que el 20% se dan en los distintos talleres de reparación, distribuidos en todo el país. Por mes hay unas 1100 visitas a escuelas.Por otro lado, la logística inversa genera unos 7.000 refurbish por mes.Y déjenme contarles 1 dato más… cada una de estas reparaciones individuales consumen en promedio 2 repuestos, mientras que los refurbish consumen aproximadamente 6. Son más de 100.000 repuestos que se consumen por mes en todo el país… El centro Ceibal debe asegurar que todos los centros de reparación y ceibal móvil tengan en todo momento el stock de estos repuestos requeridos de forma de que su operativa no se frene.Por otro lado, el call-center recibe en promedio entre 3 y 4 mil llamadas diarias para consultas y soporte. Hay que asegurarle a los usuarios del CRM la información al día de dónde está una máquina, qué se está haciendo con ella, quién la tiene asignada, etc.
- 5 años pasaron y vean ustedes los números actuales, los que pueden ver en los noticieros o los diarios… Actualmente hay más de 600.000 beneficiarios del plan, más de 700.000 laptops entregadas… más de 6.000 locales con conectividad… que incluyen 3.300 escuelas, liceos, utu, plazas, complejos habitacionales, etc. Pero, cuál es la realidad que no se ve? Cómo se llegó a esos números? Alguna vez se pusieron a pensar en todo lo que implica tener una camioneta del correo en una escuela con máquinas prontas para entregar? El edificio de Ceibal en el Latu no tiene operativa,ni depósitos propios. Todo se maneja a través de una red de empresas distribuidas en todo el país… a esta red se le llama “la red ceibal”. Esta red está formada por 32 centros de reparación en todo el país, cuenta con dos operadores logísticos, 25 camionetas de ceibal móvil… más de 400 usuarios.En Ceibal solo se maneja la administración, y la coordinación de las actividades de logística, soporte y conectividad. Se le dice a esa red de operadores qué hacer, cómo y cuándo. Para eso se está constantemente evaluando su stock, haciendo las reposiciones necesarias, controlando sus tiempos, etc.De aquella primer entrega de 150 máquinas a hoy, Ceibal ha cambiado mucho, ha crecido mucho. Dejó de ser un “Plan”, para ser una “realidad”. Por todo esto, implementar un sistema integral que maneje toda la complejidad de la “realidad ceibal”, fue el desafío que se nos planteó.
- - De los containers al edificio: Los 8 inicialesOficina en el LATUEl primer container sin A/C en Verano!Primeros flasheosPrimeros controles de stock en planillasRegistros en planillas y documentos de texto- LATU, nuestro gran aliado: Proveedor del sistema de Compras, Contabilidad por terminal, Plataforma del primer sistema de trazabilidad de laptops y sus correspondientes desarrollosInfraestructura,Los poderosos servidores escuela: Las primeras compras de servidores escuela para todo tipo de utilización, primeros servicios de red, inicio del Datacenter con 4 servidores escuelaLos primeros sistemas de información:La base open office, la donación del sistema de registro de incidentes, la necesidad de una solución que nos permitiera mantener la correspondencia 1 a 1 entre niño y equipo (OLPC) y el surgimiento de SAS, un pequeño desarrollo que se fue agrandando tipo Frankestein, el control de los primeros stocks en archivos planos, etcEl surgimiento de las primeras métricas para saber adonde íbamos y los comienzos de los problemas para responder rápido consultas gerenciales. Problema para el control de información: era imposible gestionar el stock de todos los talleres. Solo se tenía el stock de los OL, que se recibía una vez por mes y se consolidaba con la contabilidad de forma manual.Los modelos de máquinas que se fueron incorporando, sus sistemas de actualización y control de contenidos, la infraestructura centralizada de navegación (PCA)La creciente necesidad de independizarse de la infraestructura del LATU, por la carga que las bases y los reportes comenzaban a generar
- Se observa en la foto la terminal de carga del aeropuerto, el desmonte de los pallets con las importaciones, y de ahí directas a la mesa de configuración, flasheo, impresión de etiquetas y envío a los respectivos lugares destino.Parte de los 8 heroicos colaboradores y empleados de Centro Ceibal de los comienzos y los primeros modelos de XO 1.0.
- Concepciónde la idea:Cansados de recibir información de diversas fuentes y altos presupuestos en desarrollos que no se comunicaban entre sí.Problemas y tiempos en consolidar la información. Falta de control. El dilema de la cantidad total de máquinas entregadas, que siempre tenía 3 o 4 intentos de cifra final (resultado de consultas a diferentes sistemas).Por qué K2B:Cumplimiento cabal de las necesidades de Administración.100% web (liviano y sencillo de utilizar).Flexibilidad para extender la funcionalidad estándar, para desarrollos de nuevos módulos integrados al ERP, y para interactuar con otros sistemas.Licenciamiento full por sitio, que nos brindó la posibilidad de incorporar actores al sistema sin tener que preocuparnos de su respectivo licenciamiento.Tecnología nacional: “Solo un proveedor nacional podría entender lo que significa la túnica blanca y la moña azul”.
- Cuando hicimos el relevamiento nos encontramos con los procesos administrativos de cualquier empresa grande: Solicitudes, Compras, Importaciones, Cuentas por pagar/cobrar, etc. Eso no nos impactó demasiado… era como cualquier empresa grande y no había nada que no manejara K2B.Pero ahí nos dijeron 4 palabritas, muy ingenuas ellas, que nos patearon la estantería: Laptop, Niño, Local, Taller.Laptop: que conlleva todo lo que es el proceso de entrega, de los que se querrá saber su estado, las reparaciones que se le efectuaron, toda la información relevante de la misma.Niño: dónde está el niño, qué equipo tiene (modelo/serie), trazabilidad de movimientos, historial de llamadas, reparaciones… hoy en día esta palabra es más que niño y se transformó en beneficiario… liceales, estudiantes de utu, etc.Local: que demandará un proyecto de instalación de conectividad, del que querremos tener un control de los equipos asignados, historial de reclamos… escuelas, liceos, utu, plazas…Taller: stock actual, historia, OTs recibidas y procesadas, resultados en cantidades y tiempos, SLA, reposición de equipos (transferencias).Sobre esas 4 palabras, y los procesos que las integran, gira la operativa de Ceibal… y les confieso que más que nada nos maravilló… nos dijimos, pahmirá todo lo que se hace acá!!! Como pueden notar hay varios procesos que van por fuera de un ERP tradicional.Acá está la complejidad operativa, el eje de Ceibal. Estos 4 conceptos son críticos. No los puede resolver un ERP de forma nativa, y debe estar muy preparado para poder asimilar esto, e instrumentarlo sin impactar los tiempos del proyecto.
- Entoncesla pregunta que nos hicimos fue, ¿cómo implementamos todo esto con recursos limitados, y con una fecha límite inamovible?Del relevamiento que hicimos surgió que hay 2 partes bien diferenciadas en la operativa:Por un lado todo lo que tiene que ver con la administración interna de Ceibal, los módulos administrativos del ERP, que aparte son ejecutados únicamente por usuarios de Ceibal.Por otro, toda esa operativa logística, las 4 palabras!, procesos muy específicas de Ceibal, y que son ejecutados más que nada por usuarios externos.Por todo esto como estrategia dividimos el proyecto en 2 fases:En la primera implementamos todo lo que es ejecutado en la interna de Ceibal, en un entorno controlado, con cantidad de usuarios acotada. Lo que buscamos aquí fue dejar todo esto operativo y asentar el uso del sistema que ya era un cambio bastante grande para la operativa que llevaba Ceibal hasta ese momento.La segunda era quizá la más interesante y desafiante… Implementar los procesos “específicos” de Ceibal, que a su vez iba a ser utilizada por usuarios externos (implementación más compleja, 360 usuarios de 56 empresas). Esto implicaba extensiones a la funcionalidad estándar de k2b, e integraciones con otras aplicaciones. Pero siempre nuestro mayor objetivo fue el de que esto no se convirtiera en una especie de frankesntein, sino que queríamos un único sistema integral, compuesto por varios módulos.AlmacénInterno = ProveeduríaCeibal. AlmacénExterno = involucra a todos los centros de reparación, Operadoreslogísticos, etc.
- Con estos 4 módulos se buscó implementar los procesos sobre los que se basa la operativa de Ceibal, la gestión de esas 4 palabras: laptop, niño, local, taller.Encontramos 5 procesos principales… donde cada uno consta de una secuencia de tareas bien definida, cada una provista por uno de los módulos, y ejecutada por un rol distinto.Me gustaría mostrarles rápidamente, por ejemplo, qué es el proceso de Entregas de laptops.
- En primer lugar,lasmáquinasllegan de esta forma desde el barco. Las queven en la foto son las 50.000 máquinasque se estánentregando en estemes.Aquí se incluyen el proceso de pedido, solicitud y compra, importación… todoesto en K2B. Luegollegaunaorden de stock de recepción de mercadería, generadapor la comprarealizadaque, al momento de llegar los pallets al operadorlogístico principal, esejecutada.
- Luego de esto, se flashean la máquinas… para esto se le envía una orden de trabajo al operador logístico indicándole que debe flashear estas máquinas… con esto se corren los procesos de verificación para ver que la máquina funcione, se le instala el sistema operativo correspondiente, se realiza el cargado de la imagen que incorpora, entre otras cosas, el sistema de seguridad que permite lograr que las máquinas robadas sean completamente bloqueadas al conectarse a internet. Esto último ha generado que en la historia de ceibal se hayan reportado como robadas tan solo el 1% de los equipos.
- Paralelamente se realiza el proceso de armado de lista de beneficiarios… esto es, a partir de los datos actualizados de los beneficiarios del plan a los que corresponde entregarle algún tipo de equipo, se genera una lista que será utilizada luego para etiquetar a los equipos… Por ejemplo en la lista que se está armando en la imagen, se desean ver los niños de durazno, que van a la escuela pública, local José Pedro Varela.Seleccionando los niños se genera la lista y con esta las etiquetas que se pegarán en la máquina para identificar la relación entre el niño y la máquina… una relación de gran importancia para Ceibal y para los niños.
- Al cerrarse la lista, se genera una orden de etiquetado que será enviada al operador logístico para que se peguen las etiquetas impresas en las máquinas flasheadas previamente, y por último se guarda en el sistema la relación número de serie – beneficiario.
- Porúltimo se preparan las cajas para el envío y se distribuyen las mismas a los locales destinados.
- Para cada caja se imprime un rótulo que informa claramente el destino de la misma y cuántas cajas la acompañarán.
- Como verán, se trató de un proyecto que nos exigió gran preparación, un alto grado de coordinación y gerenciamiento, y mucho compromiso por parte de todos…Y así fue que la fase uno, que comenzó el 20 de octubre del 2011 con la aprobación del Plan Director, fue puesta en producción el 16 de abril de este año. Por otro lado, la fase 2 fue iniciada el 18 de enero de este año y finalizó el 16 de julio, momento en el cual se tuvo todo el sistema en funcionamiento listo para ser puesto en producción.Y aquí lo importante… cómo nos fue con respecto al plan original… cuál fue nuestro retraso? Pues bien, tuvimos un total de 0 días de atraso.
- Por un lado tuvimos el Producto: La importancia de un producto sólido, que abarque cualquier operativa administrativa y que sea altamente parametrizable.También, y no menor, la Arquitectura:Pensada de forma modular, para que sea extensible… Con una capa de servicios que me permite extender la funcionalidad con nuevos desarrollos, o integrando a otros sistemas y bases de datos (SOA)Con una KB de implantación que me da el ambiente de desarrollo perfecto para estas extensiones.Y GeneXus que me brinda la facilidad para hacer adaptaciones, le da más flexibilidad a nuevos desarrollos, y por sobre todas las cosas me da independencia de la tecnología y de la plataforma. K2BToolsPor último, y tan importante como las otras dos,Metodología:Un Equipo mixto (espejado): como forma de fomentar las capacidades de la propia empresa, mediante el training onthejob. Ellos serán los encargados de llevar adelante el mantenimiento evolutivo de la aplicación.Roles importantes y marcadosKey-user: como nexo entre el equipo del proyecto y usuarios. Como validador, tester, parametrizador, y capacitador. Soporte de 1er nivel. Train thetrainers.El Mediador, que le agradezco me acompañe en esta ocasión aquí al frente.Gestor de Calidad: que participó en la evaluación de prototipos, definición de procesos, elaboración de manuales y referencias rápidas. Visión de todo el sistema.También consideramos muy importante el seguimiento fino del avance y tener Sponsors comprometidos con el proyecto.
- Automatización de todos los procesos:FinancierosAdquisicionesLogísticosOperativosToda la información se registra en tiempo real, y se consulta on-line:Contabilidad on-lineEjecución y control presupuestal unificado y on-line por cada responsable de departamentoMás información:Stock actualizado de los 56 CAsSe tiene la información al momento del stock de cada CA, sus OTs, tiempos, etc. Esta información permite un mayor control, y mayor transparencia. Cada CR (taller) puede consultar en línea su stock, lo que tiene asignado, procesado, su rendimiento en cuanto a Ots cumplidas (SLA), etc.Eficiencia: Porque antes los usuarios de un sector perdían tiempo recuperando y armando información que no coincidía entre sí.Eficacia: Tenemos cosas que no teníamos y todas relacionadas entre si: ABM Directores, Sincronizador, CRM, Armado de Listas y Etiquetado con la misma información confirmada por los responsables de los centros educativos.Consultas estadísticas y gerenciales on-line, la idea de llevar a los usuarios la posibilidad de realizar sus propias consultas y reportes y con eso bajar la carga del departamento de Sistemas y tener mayor autonomía.
- Permitanmepara terminar dejarles algunos números actuales… Al día de hoy… existen 970 solicitudes de recursos, 497 órdenes de compra… y acá los datos más interesantes, se han generado cerca de 110 mil órdenes de trabajo, donde unas 100 mil son órdenes de trabajo de reparación individual. Se armaron 230 listas de beneficiarios que incluyen más de 65 mil beneficiarios.Increíble, no? Increíble pero cierto…Pues bien, esto ha sido todo… de nuestra parte, muchas gracias!