Este documento explica cómo crear y mantener terceros (clientes, proveedores, etc.) en el software contable GBS. Ofrece dos métodos: 1) Ingresarlos directamente en GBS o 2) Importarlos desde Excel. Luego detalla el proceso de ingresarlos directamente, incluyendo cómo capturar datos como código, tipo de identificación, número de identificación y calcular el dígito de verificación, así como datos adicionales como nombre, direcciones y teléfono.

1. Contabilidad General de GBS
Manual del Usuario, de Operación del Sistema y de Instalación
Opera
(www.miGBS.com, E-mail: soporte@migbs.com)
En Contabilidad General de
GBS 2012 o posterior: ¿Cómo
Grabar Mis Terceros?
Estimado(a) usuario(a) de GBS:
El presente capítulo del Manual le enseña paso a paso cómo puede usted crear,
actualizar y mantener el Directorio de Terceros o Cartilla de NITS de su empresa.
GBS le permite hacerlo de dos maneras: digitar directamente en el software GBS
o importar desde Excel.
1. ¿Cómo Grabar Mis Terceros directamente en GBS? (ver página 2 de
Mi
este capítulo)
Si usted ya ha trabajado con GBS, puede usar cualquiera de los dos
, cualquier
métodos propuestos para alimentar sus terceros. El método “desde Excel”
.
se recomienda para nuevos usuarios o para usuarios avanzados que estén
implementando nuevas empresas y deseen ahorrar tiempo y dinero
implementando su contabilidad desde E
Excel
2. ¿Cómo IMPORTAR desde Microsoft Excel Mis Terceros?
Mis Terceros
Si usted está iniciando la implementación de su contabilidad, aún no conoce
el software GBS, entonces esta alternativa de iniciar la Contabilidad desde
,
Excel, es la más adecuada para usted. Por favor vea el video en línea para
favor
que usted tenga una visión general de cómo alimentar la contabilidad desde
Excel, usando el paso a paso GBS, en el siguiente enlace:
,
http://migbs.net/soporte/video
bs.net/soporte/video-como-crear-mis-terceros
terceros-en-gbs.html
Si desea una completa descripción del paso a paso para Alimentar toda la
contabilidad (no solo los terceros) desde Excel, entonces es recomendable
que visite el enlace: http://migbs.net/soporte/video-como
como-alimentar-mi-
contabilidad-desde
desde-excel.html
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2. Contabilidad General de GBS
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¿Cómo Grabar Mis Terceros directamente en GBS?
5. Directorio Telefónico de Terceros, ¿Como Crear
.3 ¿
todas las Personas Relacionadas con la Empresa?
Empresa
Esta opción se utiliza para crear los terceros a los que se
erceros
les van a generar los comprobantes, pueden ser Clientes,
Proveedores, Acreedores, Empleados, Accionistas, etc.
Ir al Menú Maestros/ Directorio Telefónico de Terceros o
Telefóni
en el Panel de Control del Negocio dar CLIC a la Opción
4. Directorio de Terceros y dar CLIC en el link. “Abrir
.
Directorio de Terceros”
¡Importante!:
¡Importante!
GBS recomienda que antes de comenzar, usted tenga en
cuenta que para garantizar la calidad de la información que
calidad
usted va a ingresar en el Directorio de Terceros o Cartilla de NITS, es ideal que
usted transcriba la información del tercero directamente del RUT.
¡Recuerde! Esta información es de vital importancia para la elaboración de los
MEDIOS MAGNÉTICOS DE LA DIAN, de manera que, si usted no alimenta
correctamente (a partir de los datos del RUT) la información, lo más probable es
que, al cerrar el año fiscal, usted va a tener dificultades para que el validador de la
DIAN GBS acepte los MEDIOS MAGNÉTICOS DE LA DIAN, proceso en el que se
MEDIOS
valida campo a campo la información de sus terceros.
Pulse CLIC en el botón Agregar y escriba los siguientes datos: (Ver
Figura a continuación):
Código del Tercero: Código único que identifica al tercero, máximo 5 caracteres.
tercero,
Puede “dejarlo en blanco” con la tecla tabulador TAB, y entonces, GBS genera el
código automáticamente por usted.
uste
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3. Contabilidad General de GBS
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Tipo de Identificación: Código que identifica según el DANE el Tipo de
Identificación del Tercero, Ej. 13 para Cedula, 31 para NIT, etc.
Número de Identificación: Escriba el NIT o la cédula del tercero, sin usar puntos
o rayas, sólo dígitos, como se muestra a continuación:
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4. Contabilidad General de GBS
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Ahora, calcule el dígito de verificación del documento, haciendo CLIC en el botón
“Calcular dígito DV”, que se encuentra a continuación del Número de
,
Identificación, como se muestra en la imagen:
Entonces, GBS le pregunta: (verifique que el dígito está bien calculado y responda
que sí, dando CLIC en la opción SI)
Entonces, GBS actualiza el c
campo Número de Identificación, como se muestra en
la imagen: (En este caso, GBS agregó el dígito 4 al NIT).
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5. Contabilidad General de GBS
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Nombre Comercial: Digitar la Razón Social o Nombre comercial del Tercero, si es
persona Natural digitamos el Nombre completo del Tercero con sus nombres y
apellidos. En el caso de las personas naturales, se hace necesario escribir el
Nombre Comercial, pero también, muy importante, llenar los campos Primer
Nombre, Segundo Nombre, Primer Apellido, Segundo Ap llido, como en el
Apellido
siguiente ejemplo para el tercero “José del Carmen Vega Díaz”
e
Datos Adicionales (Opcional, recomendado): En ellos están Fecha especial del
Tercero, Direcciones, Teléfono, E
E-Mail, etc.
Direcciones
Es ideal que usted escriba al menos una dirección completa del tercero. Por favor
haga CLIC en la pestaña “Direcciones” como se muestra a continuación:
continuación
Para finalizar el tercero, haga CLIC en el botón Guardar.
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