Este documento presenta un tour guiado de cinco pasos para familiarizarse con el software de contabilidad general GBS. El primer paso es crear y seleccionar la empresa modelo "Distribuciones JUMO Ltda." El segundo paso es alimentar los datos iniciales de la empresa como el plan de cuentas, directorio de terceros, tipos de documentos y cuentas bancarias. El tercer paso es digitar los comprobantes contables. El cuarto paso es contabilizar los comprobantes y el quinto paso es obtener informes del sistema. Adicionalmente, se

1. La Guía del Tour
_______________________________________________
Contabilidad General
GBS Derechos Reservados 1989-2010 www.migbs.net
-1-

2. La Guía del Tour
_______________________________________________
TOUR DE CONTABILIDAD GENERAL GBS 2010
¡Bienvenido(a)!
El propósito de este documento es el de guiar al usuario de Contabilidad General de
GBS en un “tour”, es decir, en un recorrido por el software, ofreciendo una visión
general del alcance del programa, sirviendo de apoyo a estudiantes que quieren
aprender a usar el software (expedicionarios) o empresarios, contadores y auxiliares
contables que están implementando el software en sus empresas (empresarios)
El tour permite recorrer un “ciclo contable completo” que incluye desde la creación de la
empresa en el sistema, hasta la obtención de los principales informes.
¿Listo?
Antes de comenzar el tour…
Por favor asegúrese de cumplir los siguientes requisitos preliminares:
1. Usted ha instalado correctamente el software GBS en su computador.
¿No lo ha hecho?
Por favor vea la sección (Dar Ctrl +clic) “Cómo instalar GBS en mi PC”, al final
del tour.
2. Usted ha registrado correctamente el software GBS en su computador.
¿No lo ha hecho? ¿O no sabe si ya lo hizo?
Una vez instalado el software correctamente, puede registrarlo. Por favor, vea la
sección (Dar Ctrl +clic) “Cómo registrar GBS en mi PC”.
3. Usted tiene conocimientos básicos en Contabilidad y Sistemas.
¿Cuál es el perfil del usuario de GBS?
Aunque GBS es un software contable y gerencial muy completo y sofisticado, no
es requisito que el usuario sea un Contador Público titulado o Ingeniero de
Sistemas, pero sí se requieren conocimientos básicos de contabilidad general y
al menos, tener el conocimiento práctico básico del manejo de una herramienta
informática como el Excel o Word de Microsoft Office.
Si usted llegó a este punto, es porque cumple con los tres requisitos preliminares para
realizar exitosamente el tour.
Ahora, estamos listos para iniciar el tour.
GBS Derechos Reservados 1989-2010 www.migbs.net
-2-

3. La Guía del Tour
_______________________________________________
Contenido
Pág.
¡Bienvenido!................................................................................................................. - 2 -
UN TOUR PARA TODOS ¡En 5 pasos!… ................................................................... - 4 -
PASO 1 DE 5: ESCOGIENDO LA EMPRESA MODELO ......................................... - 4 -
PASO 2 DE 5: ALIMENTANDO LOS DATOS INICIALES DE LA EMPRESA MODELO -
7-
2.1 Alimentando el Plan de Cuentas ..................................................................... - 8 -
2.2 Alimentando un Directorio de Terceros. .......................................................... - 8 -
2.3 Alimentando los Tipos de Documentos ........................................................... - 9 -
2.4 Alimentando la Tabla de Bancos y Cuentas Bancarias ................................. - 10 -
2.5 Alimentando la Tabla de Países, Departamentos y Ciudades ....................... - 10 -
PASO 3 de 5: DIGITANDO LOS COMPROBANTES CONTABLES ....................... - 11 -
Paso 4 de 5: Contabilizando los comprobantes contables ..................................... - 14 -
Paso 5 de 5: Obteniendo los informes del sistema ................................................. - 15 -
6. MENU ANALISIS_ Ciclo PHVA ¿Como llevar un Presupuesto de Ingresos y
Gastos? .................................................................................................................. - 17 -
6.1 Alimentando Presupuesto de Ingresos y Gastos para la PLANEACION ....... - 17 -
6.2 Procesos de Grabación de comprobantes (H) Hacer .................................... - 19 -
6.3 Verificación de lo Presupuestado contra lo Ejecutado, (V) Verificar .............. - 19 -
6.4 (A) Actuar ...................................................................................................... - 20 -
TOUR DE CONTABILIDAD GENERAL GBS 2010 – COMPLEMENTOS Y ANEXOS -
21 -
ANEXO 1. Cómo instalar y Actualizar GBS en mi PC ........................................... - 22 -
ANEXO 2. Cómo registrar GBS en mi PC .............................................................. - 28 -
ANEXO 3. Cómo crear una empresa en GBS ........................................................ - 30 -
ANEXO 4. Cómo crear un Plan de Cuentas en GBS ............................................. - 32 -
ANEXO 5. El plan de Cuentas de JUMO. ............................................................... - 35 -
ANEXO 6. Cómo crear un Directorio de Terceros en GBS..................................... - 37 -
ANEXO 7. Cómo crear un comprobante contable en GBS.................................... - 39 -
GBS Derechos Reservados 1989-2010 www.migbs.net
-3-

4. La Guía del Tour
_______________________________________________
UN TOUR PARA TODOS ¡En 5 pasos!…
Con el objetivo de facilitar a todos el aprendizaje del software GBS, no solo a los
novatos en Contabilidad y Sistemas, sino también a los profesionales experimentados,
el tour expone un caso de la sistematización de una empresa real, al nivel más básico,
pues el propósito del tour no es enseñar Contaduría o Sistemas, sino conocer el
alcance general de GBS.
¡Lo demás, usted lo aprenderá por su cuenta, a su propio ritmo, gracias a la lectura del
Manual del Usuario que acompaña al software, asistiendo a cursos de capacitación
personalizada y sobre todo, con el uso diario del software GBS!
En GBS desde el año 2010 su empresa encontrará una manera más fácil y rápida para
llevar el control de su negocio, teniendo en cuenta el ciclo P. H. V. A, proceso normal de
una empresa, el cual empieza con el Planear de los procesos y metas que se desean
para el año Fiscal, el Hacer que consta de la digitación normal de los comprobantes
contables en nuestro software, el Verificar que por medio de gráficos estadísticos se
observará si se cumplió o no con las metas propuestas en el área de Planeación, y el
Actuar donde podemos escribir las observaciones que harán de nuestra empresa cada
día mejor.
Iniciemos…
El tour incluye los siguientes cinco (5) pasos:
1. Escogiendo la empresa Modelo
2. Alimentando los datos iniciales de la empresa Modelo
3. Digitando los comprobantes contables
4. Contabilizando los comprobantes contables
5. Obteniendo los informes del sistema
PASO 1 DE 5: ESCOGIENDO LA EMPRESA MODELO
Nuestra empresa modelo es (Ejemplo) “Distribuciones JUMO Ltda.”, la que llamaremos
“JUMO” en adelante. El objeto social de JUMO es la distribución y comercialización de
suministros para computadoras. JUMO, identificada con el NIT 800458326-8, es una
sociedad del régimen común constituida por los socios Víctor Amaya y Nancy
Caballero, quienes aportan un capital inicial de diez (10) millones de pesos en partes
iguales, es decir, cinco (5) millones de pesos cada uno.
GBS Derechos Reservados 1989-2010 www.migbs.net
-4-

5. La Guía del Tour
_______________________________________________
JUMO posee una cuenta corriente en el Banco Colombia, paga unos honorarios
mensuales por el cargo de gerente al socio Víctor Amaya por un valor de
$2’500.000.00 y a la socia Nancy Caballero le paga el 5% de comisión por ventas
netas mensuales.
JUMO cuenta con los siguientes empleados que constituyen su nómina: Laura Cristina
DIAZ (secretaria), Marisol JIMENEZ (auxiliar contable) que devengan $300.000.00
mensuales cada una y Leonardo GARCIA (mensajero) con un sueldo de $280.000.00,
quienes comienzan a trabajar a partir del 1 de febrero de 2010.
En el sistema, se crea la empresa a partir del 15 de enero de 2010, para el registro de
los movimientos contables a partir de esa fecha.
Primero se debe crear la empresa:
¿No recuerda cómo crear la empresa en el Sistema?
Forma anterior Forma actual
En el menú Sistema, opción Trabajar con empresas, opción
Editar/crear empresas o en el Panel de Control del Negocio, dar
clic en la Opción Inicio, 1.Crear una nueva empresa y dar clic en el
link. ¿No lo ha hecho? Por favor vea la sección (Dar Ctrl +clic)
“Cómo crear una empresa en GBS”, al finalizar el tour.
Segundo debemos seleccionar JUMO:
GBS Derechos Reservados 1989-2010 www.migbs.net
-5-

6. La Guía del Tour
_______________________________________________
¿No recuerda cómo seleccionar la empresa en el Sistema?
Forma anterior Forma actual
En el menú Sistema, opción Trabajar con empresas, opción
Seleccionar empresa activa o en el Panel de Control del Negocio,
dar clic en la Opción Inicio, 2.Seleccionar una empresa y dar clic
en el link.
Seleccione JUMO de la lista de empresas y pulse clic en el botón Inicio como se
muestra a continuación:
GBS Derechos Reservados 1989-2010 www.migbs.net
-6-

7. La Guía del Tour
_______________________________________________
¿No recuerda en cuál de las empresas está trabajando?
Forma anterior
Forma actual
TIP CLAVE: GBS permite llevar la contabilidad de hasta ilimitadas empresas, para
ilimitados meses y años fiscales. Usted puede trabajar solamente con una empresa a la
vez, para lo cual se selecciona la empresa como se indica antes en el tour. El sistema
siempre muestra en la parte superior de la pantalla el módulo en el que usted está
trabajando (“Contabilidad General de GBS”), el mes y año contable activo ( “01” “2008”
o Periodo:(03)(2009)), el nombre de la empresa activa (“JUMO LTDA”), la edición del
software que está usando (“Demo”, “Gold”), la fecha del sistema (“02/07/2008” o Julio 2
de 2008, o (31/03/2009)) y otras informaciones que le facilitan el trabajo cotidiano a los
usuarios de GBS.
Ahora, ya estamos seguros que estamos trabajando con JUMO. ¡Adelante!
PASO 2 DE 5: ALIMENTANDO LOS DATOS INICIALES DE LA EMPRESA MODELO
En esencia, una contabilidad de una empresa se compone de un Plan de Cuentas, un
Directorio de Terceros, unos Tipos de Documentos y unos Documentos fuentes. Para
alimentar los datos iniciales, entonces, se requiere, en primera instancia, crear la
empresa como se explica en el paso 1 del tour y a continuación, usted debe seleccionar
la empresa JUMO (Ejemplo) en el sistema, para comenzar a trabajar con ella.
Empecemos con la alimentación de los datos de JUMO.
TIP CLAVE: En GBS desde el año 2010 su empresa encontrará una manera más fácil y
rápida para llevar el control de su negocio, teniendo en cuenta el ciclo P. H. V. A,
proceso normal de una empresa, el cual empieza con el Planear de los procesos y
GBS Derechos Reservados 1989-2010 www.migbs.net
-7-

8. La Guía del Tour
_______________________________________________
metas que se desean para el año Fiscal, el Hacer que consta de la digitación normal de
los comprobantes contables en nuestro software, el Verificar que por medio de gráficos
estadísticos se observará si se cumplió o no con las metas propuestas en el área de
Planeación, y el Actuar donde podemos escribir las observaciones que harán de
nuestra empresa cada día mejor.
2.1 Alimentando el Plan de Cuentas
JUMO tiene como Plan de Cuentas el que se muestra en la sección “El plan de Cuentas
de JUMO”, al finalizar el presente tour.
¿No recuerda cómo digitar el Plan de Cuentas en el Sistema?
Forma anterior Forma actual
En el menú Maestros, opción Plan de Cuentas o en el Panel de
Control del Negocio, dar clic en la Opción Inicio, 3.Plan de
Cuentas y dar clic en el link.
¿No lo ha hecho?
Por favor vea la sección (Dar Ctrl +clic) “Cómo crear un Plan de
Cuentas en GBS”, al finalizar el presente documento.
2.2 Alimentando un Directorio de Terceros.
JUMO tiene como terceros aquellas personas naturales y jurídicas que tienen alguna
relación con la empresa, incluyendo los socios, empleados, los establecimientos
bancarios, los clientes, proveedores entre otros. Es recomendable elaborar una lista con
todos los terceros y digitarlos antes de empezar a realizar comprobantes contables,
pero también se pueden ingresar al sistema en la medida en que se realicen
comprobantes contables en los que se afectan los diferentes terceros.
¿No recuerda cómo digitar el Directorio de Terceros en el Sistema?
GBS Derechos Reservados 1989-2010 www.migbs.net
-8-

9. La Guía del Tour
_______________________________________________
Forma anterior Forma actual
En el menú Maestros, opción Directorio Telefónico de Terceros
o en el Panel de Control del Negocio, dar clic en la Opción Inicio,
4.Directorio Telefónico de Terceros y dar clic en el link.
¿No lo ha hecho?
Por favor vea la sección (Dar Ctrl +clic) “Cómo crear un Directorio
de Terceros en GBS”, al finalizar el presente documento.
2.3 Alimentando los Tipos de Documentos
La empresa JUMO ya está preparada para que registremos comprobantes de
contabilidad (o documentos fuentes) en el sistema, tales como Recibos de Caja, Notas
de Contabilidad, Comprobantes de Egreso entre otros. Antes de ingresar los
comprobantes de contabilidad, necesitamos definir cuáles tipos de documentos se van
a digitar y en cual número consecutivo va a comenzar cada uno de los tipos de
documentos.
En JUMO, los tipos de documentos y números de consecutivos iniciales que se usarán
en las transacciones se muestran en la tabla siguiente:
TIPO NOMBRE DE DOCUMENTO PREFIJO CONSECUTIVO
NC NOTA DE CONTABILIDAD NC0 NC000000
CE COMPROBANTES DE EGRESO CE0 CE000000
RC RECIBOS DE CAJA RC0 RC000000
TIP: ¿No recuerda cómo digitar los tipos de documentos en el Sistema?
Forma anterior Forma actual
GBS Derechos Reservados 1989-2010 www.migbs.net
-9-

10. La Guía del Tour
_______________________________________________
En el menú Tablas, opción Tipo de Documentos fuentes o en el Panel de Control del
Negocio, dar clic en la Opción Inicio, 5. Tablas del Sistema y dar clic en el link 1.Tipos
de Comprobantes.
¿No lo ha hecho?
Por favor vea el “Manual de Contabilidad GBS 2010”.
2.4 Alimentando la Tabla de Bancos y Cuentas Bancarias
En el momento que se hacen los Comprobantes de Egreso se debe digitar si este fue
pagado con cheque, especificando cual fue el Banco y su respectiva Cuenta Bancaria,
para esto existe la manera de crear esta información en el sistema.
TIP: ¿No recuerda cómo digitar los tipos de documentos en el Sistema?
Forma anterior Forma actual
En el menú Tablas, opción Tabla de Bancos o Tabla de Cuentas Bancarias o en el
Panel de Control del Negocio, dar clic en la Opción Inicio, 5. Tablas del Sistema y dar
clic en el link 2.Bancos y 3. Mis Cuentas Bancarias.
Por favor vea el “Manual de Contabilidad GBS 2010”.
2.5 Alimentando la Tabla de Países, Departamentos y Ciudades
Esta opción es usada para crear los Países, Departamentos y Ciudades que me indican
en qué lugar se encuentran ubicados mis Clientes y Proveedores o cualquier persona
que se encuentre relacionado con la empresa.
TIP: ¿No recuerda cómo digitar los tipos de documentos en el Sistema?
Forma anterior Forma actual
GBS Derechos Reservados 1989-2010 www.migbs.net
- 10 -

11. La Guía del Tour
_______________________________________________
En el menú Tablas, opción Tabla de Países, Tabla de Estados/Departamentos o
Tabla de Ciudades o en el Panel de Control del Negocio, dar clic en la Opción Inicio, 5.
Tablas del Sistema y dar clic en el link 4.Paises, 5. Departamentos… y 6. Ciudades.
Por favor vea el “Manual de Contabilidad GBS 2010”.
¡FELICITACIONES!
Usted y JUMO ya están preparados para alimentar los Documentos fuentes. Tenga en
cuenta que la sistematización contable es un proceso repetitivo, que consiste en
alimentar el sistema con los comprobantes de contabilidad de cada día, imprimirlos para
el archivo físico y contabilizar los comprobantes para, finalmente, obtener los diferentes
informes del sistema.
PASO 3 de 5: DIGITANDO LOS COMPROBANTES CONTABLES
Este paso es muy importante, por cuanto que un usuario de GBS, dedica el 90% del
tiempo a alimentar Documentos fuentes en el sistema.
Digitemos entonces, nuestros comprobantes…
TIP: ¿No recuerda cómo digitar comprobantes en el Sistema?
Forma anterior Forma actual
En el menú Mis Documentos, opción Grabar actualizar
documentos fuentes o en el Panel de Control del Negocio, dar
clic en la Opción Inicio, 5. Tablas del Sistema y dar clic en el link
1.Tipos de Comprobantes.
¿No lo ha hecho?
GBS Derechos Reservados 1989-2010 www.migbs.net
- 11 -

12. La Guía del Tour
_______________________________________________
Por favor vea la sección “Cómo crear un comprobante contable en GBS”, al finalizar el
presente documento o para Complementar Por favor vea el “Manual de Contabilidad
GBS 2010”.
JUMO, requiere que se digiten los siguientes siete (7) comprobante en el mes de enero
de 2010, realizar las siguientes transacciones, con sus correspondientes soportes
contables (recibos de caja, comprobante de egreso, notas de contabilidad)
1. Tipo: RC, Número: RC000001, fecha: 15/01/2010, Ciudad: Bucaramanga, Tercero:
SVA01 Nombre: Víctor Amaya, NIT: 91120125. Dirección: Calle 45 No. 12-85,
Ciudad: Bucaramanga, Detalle: Aportes sociales de apertura, Valor: 5’000.000.00.
Código Nombre Tercero Nombre Detalle Debe Haber Base
Cuenta tercero
1105.05 Caja mayor SVA01 Víctor Aportes sociales de 5’000.000
Amaya apertura
3115.01 Víctor SVA01 Víctor Aportes sociales de 5’000.000
Amaya Amaya apertura
Sumas iguales 5’000.000 5.000.000
2. Tipo: RC, Número: RC000002, fecha: 15/01/2010, Ciudad: Bucaramanga, Tercero:
SNC01 Nombre: Nancy Caballero, NIT: 6328947. Dirección: Carrera 36 No. 96-74,
Ciudad: Bucaramanga, Detalle: Aportes sociales de apertura, Valor: 5’000.000.00.
Código Nombre Tercero Nombre Detalle Debe Haber Base
Cuenta tercero
1105.05 Caja mayor SNC01 Nancy Aportes sociales de 5’000.000
caballero apertura
3115.01 Nancy SNC01 Nancy Aportes sociales de 5’000.000
caballero caballero apertura
Sumas iguales 5’000.000 5.000.000
Las anteriores son las operaciones de inicio de la empresa, ahora, veamos las
transacciones de operación de la empresa:
3. Tipo: CE, Número: CE000001, fecha: 18/01/2010, Ciudad: Bucaramanga, Tercero:
GJC01 Nombre: Jaime Chacón, NIT: 91365789. Dirección: Carrera 63 No. 13-89,
Ciudad: Bucaramanga, Detalle: Pago de honorarios por creación de empresa, Valor:
250.000.00.
Código Nombre Tercero Nombre Detalle Debe Haber Base
Cuenta tercero
5110.10 Revisaría GJC01 Jaime Pago de honorarios por 250.000
fiscal Chacón creación de empresa
2365.15 Honorarios GJC01 Jaime Rete fuente honorarios 25.000 250.000
Chacón creación de empresa
GBS Derechos Reservados 1989-2010 www.migbs.net
- 12 -

13. La Guía del Tour
_______________________________________________
1105.05 Caja mayor GJC01 Jaime Pago de honorarios por 225.000
Chacón creación de empresa
Sumas iguales 250.000 250.000
4. Tipo: CE, Número: CE000002, fecha: 18/01/2010 Ciudad: Bucaramanga, Tercero:
GNT01 Nombre: Notaria Tercero, NIT: 800400896. Dirección: Calle 36 No. 14-85,
Ciudad: Bucaramanga, Detalle: Gastos de constitución de la empresa, Valor:
350.000.00.
Código Nombre Tercero Nombre Detalle Debe Haber Base
Cuenta tercero
5140.05 Gastos GNT01 Notaria Gastos de constitución 350.000.00
Notariales Tercera de la empresa
1105.05 Caja mayor GNT01 Notaria Gastos de constitución 350.000.00
Tercera de la empresa
Sumas iguales 350.000.00 350.000.00
5. Tipo: CE, Número: CE000003, fecha: 22/01/2010, Ciudad: Bucaramanga, Tercero:
GCC01 Nombre: Cámara de comercio, NIT: 801345365. Dirección: Carera 19 No.
36-20, Ciudad: Bucaramanga, Detalle: Gastos de registro mercantil, Valor:
150.000.00
Código Nombre Tercero Nombre Detalle Debe Haber Base
Cuenta tercero
5140.01 Registro GCC01 Cámara Gastos de registro 150.000.00
mercantil comercio mercantil
1105.05 Caja mayor GCC01 Cámara Gastos de registro 150.000.00
comercio mercantil
Sumas iguales 150.000.00 150.000.00
6. Tipo: NC, Número: NC000001, fecha: 25/01/2010, Ciudad: Bucaramanga, Tercero:
GBC01 Nombre: Banco Colombia, NIT: 800305723. Dirección: Carrera 34 No. 51-
17, Ciudad: Bucaramanga, Detalle: Apertura de cuenta corriente, Valor:
3’00.000.00.
Código Nombre Tercer Nombre Detalle Debe Haber Base
Cuenta o tercero
1110.05.01 Banco GBC01 Banco Apertura de cuenta 3’000.000
Colombia Colombia corriente
1105.05 Caja GBC01 Banco Apertura de cuenta 3’000.000
mayor Colombia corriente
Sumas iguales 3’000.000 3’000.000
GBS Derechos Reservados 1989-2010 www.migbs.net
- 13 -

14. La Guía del Tour
_______________________________________________
7. Tipo: CE, Número: CE000004, fecha: 28/02/2010, Ciudad: Bucaramanga, Tercero:
GER01 Nombre: Esteban Román, NIT: 91’235.890. Dirección: Carera 36 No. 47-89,
Ciudad: Bucaramanga, Detalle: Pago arriendo de local del mes febrero/2008, Valor:
150.000.00
Código Nombre Tercero Nombre Detalle Debe Haber Base
Cuenta tercero
5120.10 Construcción- GER01 Esteban Pago arriendo de local 150.000
edificaciones Román de febrero/2008
1105.05 Caja mayor GER01 Esteban Pago arriendo de local 150.000
Román de febrero/2008
Sumas iguales 150.000 150.000
Paso 4 de 5: Contabilizando los comprobantes contables
Este paso es la clave del éxito en la sistematización contable. La finalidad del sistema
es facilitar a los usuarios los procesos de toma de decisiones para lo cual, el software
debe proveer informes confiables y oportunos para que las personas responsables
puedan analizar los informes y tomar las decisiones acertadas. Sin embargo, aunque
los comprobantes ya están digitados en el sistema, se hace necesario
“CONTABILIZAR” esos comprobantes, es decir, actualizar todos los informes contables
de manera que reflejen los comprobantes “recién digitados”.
TIP CLAVE:
Tenga en cuenta que un comprobante digitado NO afecta los informes contables,
pero que un comprobante CONTABILIZADO SI afecta todos los informes
contables.
Contabilicemos entonces, nuestros comprobantes… ANTES de obtener los
informes.
TIP: ¿No recuerda cómo contabilizar comprobantes en el Sistema?
Forma anterior Forma actual
GBS Derechos Reservados 1989-2010 www.migbs.net
- 14 -

15. La Guía del Tour
_______________________________________________
En el menú Mis Documentos, opción Asistente para contabilizar comprobantes
contables o en el Panel de Control del Negocio, dar clic en la Opción Inicio, 7.
Contabilizar el Balance Inicial y dar clic en el link que aparece en azul “Contabilizar Mi
Comprobante Inicial…”.
Paso 5 de 5: Obteniendo los informes del sistema
¡Congratulaciones!
Usted ha terminado con éxito el tour.
Si puede obtener el Informe llamado “Balance de Comprobación” y obtiene un informe
similar al que se muestra a continuación, entonces usted ya está preparado para
implementar el módulo de Contabilidad General en su empresa:
TIP: ¿No recuerda cómo obtener informes del Sistema?
Forma anterior
Forma actual
GBS Derechos Reservados 1989-2010 www.migbs.net
- 15 -

16. La Guía del Tour
_______________________________________________
En el menú Informes,
informes Balance de
Comprobación, opción
Mostrar saldos en
una columna o en el
Panel de Control del
Negocio, dar clic en la
Opción Inicio, 8.
Principales Informes y
dar clic en el link del informe que se desee obtener Ej. “Estado de Resultados…”.
Si se desea sacar otros informes como por Ejemplo el Libro Auxiliar entonces dar Clic
en Ir al Menú para más Informes….
Luego, siga los pasos en el Formulario de Informes de GBS para personalizar y obtener
el informe. Puede pulsar clic en el botón con el logo de la Impresora… ¡Y listo!
GBS Derechos Reservados 1989-2010 www.migbs.net
- 16 -

17. La Guía del Tour
_______________________________________________
6. MENU ANALISIS_ Ciclo PHVA ¿Como llevar un Presupuesto de Ingresos y
Gastos?
En GBS se puede manejar un control del negocio midiendo los movimientos de
Ingresos y Gastos digitados en nuestra contabilidad, para llevar esa medición primero
debemos hacer una planeación de cuanto serian nuestros Ingresos y Gastos mensuales
y por ende el anual.
Como esta es una aplicación del año 2010 solo podrá ser usado en las empresas que
tenga la versión del Software GBS Versión 2010 (Año 2010) en adelante. Entonces
primero debemos parametrizar el presupuesto de Ingresos y gastos, ¿cómo? Siguiendo
estos cuatro pasos:
6.1 Alimentando Presupuesto de Ingresos y Gastos para la PLANEACION
GBS Derechos Reservados 1989-2010 www.migbs.net
- 17 -

18. La Guía del Tour
_______________________________________________
En el Menú Análisis, en la opción 4. Presupuestos de Ingresos/
Egresos, 1. Definir la Tabla de Presupuestos, o en el Panel del
Control del Negocio En la Opción Gerencia, (P) Planear y
damos clic en el link Presupuestar Ingresos, Gastos (Mensual y
Anual).
Aparecerá una ventana como la siguiente donde debemos dar
clic en el botón Agregar (Hoja en Blanco), escoger la cuenta que
queremos parametrizar, y si manejamos centro de costos
también escogemos a que centro de costos pertenece esa
cuenta, por ultimo escribimos el valor presupuestado a cada mes y el programa me
calculará el anual o si deseamos poner el anual y el programa lo divide en los doce
meses, y dar clic al terminar en el botón Guardar (Disquete).
GBS Derechos Reservados 1989-2010 www.migbs.net
- 18 -

19. La Guía del Tour
_______________________________________________
6.2 Procesos de Grabación de comprobantes (H) Hacer
En el Panel del Control del Negocio En la Opción Gerencia, (H)
Hacer y damos clic en el link correspondiente a la actividad que
se desee realizar Ej. 1. Mis Comprobantes del mes… (Crear o
Modificar) o 3. Contabilizar Comprobantes Contables.
El procedimiento que aparece cuando se activa el link es igual a
los procedimientos anteriores de Cómo grabar Comprobantes
Contables, Contabilizar Comprobantes o Generar Informes. (Ver
de la pág. 11 a la 16)
6.3 Verificación de lo Presupuestado contra lo Ejecutado, (V) Verificar
En el Menú Análisis, en la opción 1. Análisis de Cuentas, Saldos
y Movimientos, también la opción 2. Análisis de la Contabilidad
en Tablas Dinámicas y también Análisis Vertical de Saldos en
Forma Gráfica, o en el Panel del Control del Negocio En la
Opción Gerencia, (V) Verificar y damos clic en el link
correspondiente al Grafico que deseo Ver Ej. 1. Tablero de
Control (Planeado Vs. Hecho o Ejecutado), o 5.1 Informe
Comparativo de lo Planeado Vs. lo Hecho Acumulado del Año.
La Siguiente Gráfica es un Ejemplo de la Opción 1. Tablero de Control (Planeado Vs.
Hecho)
GBS Derechos Reservados 1989-2010 www.migbs.net
- 19 -

20. La Guía del Tour
_______________________________________________
6.4 (A) Actuar
Esta Opción es donde la empresa plasma por Escrito los cambios que deben hacer
para cumplir con las metas pactadas en el Presupuesto Inicial.
GBS Derechos Reservados 1989-2010 www.migbs.net
- 20 -

21. La Guía del Tour
_______________________________________________
TOUR DE CONTABILIDAD GENERAL GBS 2010 – COMPLEMENTOS Y ANEXOS
En la presente sección de tour se incluye información complementaria que usted puede
necesitar.
Usted encontrará la siguiente información:
1. Cómo instalar y Actualizar GBS en mi PC
2. Cómo registrar GBS en mi PC
3. Cómo crear una empresa en GBS
4. Cómo crear un Plan de Cuentas en GBS
5. El plan de Cuentas de JUMO
6. Cómo crear un Directorio de Terceros en GBS
7. Cómo crear un comprobante contable en GBS
GBS Derechos Reservados 1989-2010 www.migbs.net
- 21 -

22. La Guía del Tour
_______________________________________________
ANEXO 1. Cómo instalar y Actualizar GBS en mi PC
TIP: En el presente anexo, usted encuentra un resumen, si desea más detalles sobre
este tema, por favor consultar el documento Manual del Usuario Modulo de Contabilidad
General en la página 4.
El siguiente es el procedimiento para instalar GBS en su PC:
♦ Encender el computador.
♦ Introducir el CD ROM de instalación en la unidad de CD
Si su computador tiene sistema Operativo WINDOWS 98 o posterior, el sistema
comienza a instalar automáticamente.
Nota:
• Si el Asistente de Instalación le exige un password, digite “EXPRESS” (en
mayúsculas), si el password es incorrecto, contáctenos de inmediato o a su
Distribuidor Local.
Después de unos segundos el Asistente para la Instalación se inicia y presenta una
pantalla como la siguiente:
Pulse clic en “Siguiente” para continuar con la instalación...
A continuación el Asistente le mostrará el
Contrato de Licencia del Usuario Final del
software GBS, usted debe aceptar el
Contrato expresamente antes de proseguir
la instalación pulsando clic en la opción
“Acepto los términos de Contrato de
Licencia”.
GBS Derechos Reservados 1989-2010 www.migbs.net
- 22 -

23. La Guía del Tour
_______________________________________________
Nota:
• Usted puede “seleccionar” todo el texto del Contrato de Licencia, crear un nuevo
documento en su procesador de texto, pegar el contenido del Contrato y
guardarlo en su disco duro. Este es un documento importante que lo acredita
como usuario legal del software GBS.
Pulse clic en “Siguiente” para continuar con la instalación...
El Asistente para la Instalación le permitirá personalizar su Licencia de software para lo
cual usted debe ingresar su nombre, el de su empresa y pulsar clic en “Siguiente”
Ahora usted está preparado para comenzar la instalación. Pulse clic en “Instalar”...
Después de unos segundos, el Asistente
para la Instalación habrá instalado
correctamente el sistema en su computador
y le mostrará una pantalla como la
siguiente:
Pulse clic en “Finalizar”...
Luego, explore su CD y en el encontrara
una carpeta llamada GBS_Actualización
19, dar doble clic y seleccionar todos los archivos, copiarlos y pegarlos donde se instalo
el programa GBS que por lo general es en C:Archivos de ProgramaGBSExpress.
GBS Derechos Reservados 1989-2010 www.migbs.net
- 23 -

24. La Guía del Tour
_______________________________________________
Ahora usted está preparado para comenzar a usar el sistema.
Si los pasos anteriores se han hecho correctamente, el Asistente para la instalación
crea el directorio EXPRESS en la carpeta “Archivos de ProgramaGBS” del disco de
destino, transfiere allí los archivos del sistema y adicionalmente, crea el icono de
acceso en el Menú Programas del botón Inicio de Windows.
Nota:
• Para el caso de las redes, usted debe haber hecho loggin y ser un usuario con
los derechos de creación de directorios y archivos en el disco duro especificado
como unidad de destino.
Ahora debemos Actualizar el programa:
NOTA:
Tenga en cuenta que el siguiente procedimiento es para actualizar de GBS 18 (año
2008) a GBS 19 (año 2009) usando la carpeta “GBS19-ACTUALIZACION”. Pero si
usted dispone de un actualización más reciente, entonces use la carpeta “GBS2010
Actualizacion” para actualizar a la versión más reciente que es GBS 2010 (año 2010)
Después que se instala se debe realizar un proceso de Actualización, ir a Mi PC, sobre
la Unidad de CD dar clic Derecho, Explorar.
Dar clic derecho en la carpeta “GBS19-ACTUALIZACION” o en “GBS2010
Actualizacion” y CLIC en la opción
GBS Derechos Reservados 1989-2010 www.migbs.net
- 24 -

25. La Guía del Tour
_______________________________________________
Explorar.
Dentro de la carpeta aparecen unos archivos los que se deben seleccionar dando clic
en el menú Edición, Seleccionar Todo.
Luego Clic en Edición, la opción Copiar.
GBS Derechos Reservados 1989-2010 www.migbs.net
- 25 -

26. La Guía del Tour
_______________________________________________
Y se debe ir a Mi PC, dar doble clic en el Disco Local C, buscar la carpeta Archivos de
Programa y dar doble clic, Buscar la carpeta GBS y dar doble clic y dentro de ella se
encuentra una carpeta llamada Express a la cual se da Doble clic, luego clic en el menú
Edición, y clic en la opción Pegar.
GBS Derechos Reservados 1989-2010 www.migbs.net
- 26 -

27. La Guía del Tour
_______________________________________________
Finalmente, para comenzar a trabajar con el sistema, pulse el botón de Inicio de
Windows, escoja el menú “Programas” y luego “GBS”, como se muestra en la gráfica
siguiente:
GBS Derechos Reservados 1989-2010 www.migbs.net
- 27 -

28. La Guía del Tour
_______________________________________________
ANEXO 2. Cómo registrar GBS en mi PC
BIENVENIDO A GBS 2010
Antes de Comenzar a trabajar con su nuevo software GBS, usted debe registrarlo. El
procedimiento de registro es gratuito, es fácil y le permitirá acceder a todos los
beneficios del software, a todas las características técnicas, pero de manera especial, le
permitirá acceder a los servicios de soporte, actualizaciones y acompañamiento
exclusivo para usuarios registrados de GBS.
¿Y si no registra el software?
El software que aún no se ha registrado se comporta como un SOFTWARE
DEMOSTRATIVO. No tiene toda la funcionalidad del sistema, solo permite manejar una
empresa demostrativa y no es posible contabilizar transacciones. Un software sin
registrar no tiene los beneficios de servicio, soporte, actualizaciones.
1. Ahora, usted DEBE REGISTRAR su software. Este Registro es OBLIGATORIO.
2. En Contabilidad General, en la ventana de selección de empresas, aparece la
pregunta “Clave para el Registro de Mi GBS”. Si usted decidió actualizar a la
versión 2010, escriba “GBS2010” y Pulse la tecla <ENTER>
Automáticamente se activa el botón “Registrar Mi GBS 2010 Si el botón no se activa,
usted digitó mal la clave, o su teclado no está en mayúscula. ¡REINTENTE!
GBS Derechos Reservados 1989-2010 www.migbs.net
- 28 -

29. La Guía del Tour
_______________________________________________
3. Pulse clic en el botón “Registrar Mi GBS 2010”
Por favor contacte a GBS, suministrando el “Número de producto” y el “Número de
Mi CPU”, el cual aparece en esta pantalla.
FINALMENTE, GBS le suministra el “Número de Registro” que usted debe digitar en
esta pantalla… ¡Y LISTO! Usted ya puede disfrutar de la nueva versión GBS 2010.
GBS Derechos Reservados 1989-2010 www.migbs.net
- 29 -

30. La Guía del Tour
_______________________________________________
ANEXO 3. Cómo crear una empresa en GBS
Esta opción se utiliza para crear una nueva empresa en el sistema, la cual estará
disponible para ser utilizada en todos los módulos de Contabilidad, Gestión Comercial y
Tesorería.
Para crear una nueva empresa, usted debe:
• En el menú Sistema, seleccionar Trabajar con empresas, escoger la opción
Editar/crear empresas del sistema o en el Panel de Control del Negocio, dar clic en
la Opción Inicio, 1.Crear una nueva empresa.
• En el formulario Datos generales de la empresa, Pulsar clic en el botón Agregar
(Hoja en Blanco) y modificar los datos del formulario así:
• Código: Código único que identifica a la empresa. Numérico de longitud 2.
• Empresa: Nombre Comercial de Mi Empresa
• Nit: Numero de Identificación de la empresa, debe escribirse sin puntos, y con el
digito de verificación.
• Directorio de Datos: Ruta o Camino donde se Ubicaran los datos de la
Empresa.
• Otros datos: Nombres de los Funcionarios de la Empresa Estos datos se
utilizan para la sección de firmas de los Informes Contables como el Balance
General.
Pulse clic en la pestaña “Datos iniciales” y modifique los datos del formulario así:
GBS Derechos Reservados 1989-2010 www.migbs.net
- 30 -

31. La Guía del Tour
_______________________________________________
Iniciar empresa en el periodo: Escoja el mes y año de inicio de operaciones de la
nueva empresa. (NOTA: Se recomienda iniciar en el mes 01 del año 2010. GBS 2010
le permite trabajar en Enero de 2010, aún en la versión Demostrativa, sin
necesidad de tener un registro válido…)
Iniciar Archivos de Saldos y Movimientos: Si desea duplicar todos los movimientos
de todos los módulos. La nueva empresa tendrá todos los movimientos y saldos de la
empresa activa. Si desea que la nueva empresa comience sin saldos y sin movimientos,
cheque positivamente esta opción.
Iniciar Archivos Maestros: Si desea duplicar todos los archivos maestros de todos los
módulos. La nueva empresa tendrá todos los maestros de cuentas, clientes.
Proveedores, terceros, y artículos de la empresa activa. Si desea que la nueva empresa
comience con maestros nuevos y vacíos, cheque positivamente esta opción.
Iniciar Tablas: Si desea duplicar todas las tablas de todos los módulos. La nueva
empresa tendrá todas las tablas de la empresa activa. Si desea que la nueva empresa
comience con todas las tablas nuevas y vacías, cheque positivamente esta opción
Pulse clic en el botón Guardar y en unos segundos el sistema creará la nueva
empresa. Para comenzar a trabajar con la empresa recién creada, seleccione la
empresa como se indica en la sección SELECCIONAR EMPRESA ACTIVA.
Nota:
• Se considera “archivos maestros” todos los archivos principales del sistema.
Para determinar cuáles archivos son “maestros”, consulte en el menú principal de
cada módulo la opción “Maestros”. Igualmente, las “tablas” del sistema se
pueden consultar desde el menú principal de cada módulo la opción “Tablas”
GBS Derechos Reservados 1989-2010 www.migbs.net
- 31 -

32. La Guía del Tour
_______________________________________________
ANEXO 4. Cómo crear un Plan de Cuentas en GBS
Lo que usted debe saber sobre el Plan de Cuentas es que es la espina dorsal, la
columna vertebral de todo Sistema de Información contable, incluyendo el GBS. Un
Plan Unificado de Cuentas o “PUC” es un listado de cuentas que DEBE cumplir con la
siguiente estructura para el caso de GBS:
ESTRUCTURA OBLIGATORIA PARA EL PLAN DE CUENTAS EN GBS.
X. Nombre de la cuenta “X.”
XX. Nombre de la cuenta “XX.”
XXXX. Nombre de la cuenta “XXXX.”
XXXX.XX Nombre de la cuenta “XXXX.XX”
La estructura del Plan de Cuentas se puede observar en el ejemplo de JUMO. Tomando
algunas cuentas de ejemplo, para el caso del “ACTIVO”:
1. ACTIVO
11. DISPONIBLE
1105. CAJA
1105.05 Caja General
Pero también en el caso del “PASIVO”
2. PASIVO
21. OBLIGACIONES FINANCIERAS
2115. Bancos Nacionales
2115.05 Banco de Colombia
OBSERVACIONES SOBRE LA ESTRUCTURA DEL PLAN DE CUENTAS:
1. En la estructura anterior, cada renglón corresponde a una cuenta contable.
2. Observe que en el primer renglón, el código de la cuenta contable es “X.” y que
termina en un punto. En GBS, las cuentas cuyo código terminan en un punto se
llaman cuentas mayores. Las cuentas que no terminan en punto se llaman
cuentas auxiliares, como es el caso del último renglón con el código
“XXXX.XXX”.
3. Las cuentas pueden ser padres de otras cuentas, o hijas o ambas. Por ejemplo,
la cuenta “X.” se considera cuenta padre de la cuenta “XX.”. A su vez, la cuenta
“XXXX.” es una cuenta hija de “XX.”, pero a la vez, la misma cuenta “XXXX.” es
una cuenta padre de la cuenta “XXXX.XX”
4. En GBS, al digitar los comprobantes contables, usted solo puede digitar cuentas
tipo auxiliar (que no terminan en punto) y el sistema, al realizar el proceso de
GBS Derechos Reservados 1989-2010 www.migbs.net
- 32 -

33. La Guía del Tour
_______________________________________________
contabilización, se encarga de afectar las cuentas padres de las cuentas
auxiliares, en un proceso conocido como “mayorización”, que se realizar interna y
automáticamente.
GBS Derechos Reservados 1989-2010 www.migbs.net
- 33 -

34. La Guía del Tour
_______________________________________________
ERRORES FRECUENTES
La siguiente es la lista de errores frecuentes que cometen los usuarios de GBS al digitar
el Plan de Cuentas:
Observemos en el caso de JUMO el Plan de Cuentas:
1. ACTIVO
11. DISPONIBLE
1105. CAJA
1105.05 Caja General
1. Intentar la creación de una cuenta auxiliar sin crear previamente la cuenta mayor.
Por ejemplo, si intenta crear “Caja General” sin que existe “CAJA” en el PUC.
SIEMPRE, USTED DEBE CREAR LAS CUENTAS DE LA “MAS MAYOR” A LA
“MAS AUXILIAR”
2. Intentar la eliminación de una cuenta mayor sin eliminar previamente TODAS las
cuentas hijas. Por ejemplo, si intenta eliminar “DISPONIBLE” sin que se haya
eliminado las cuentas “CAJA” y “Caja General” en el PUC. SIEMPRE, USTED
DEBE ELIMINAR LAS CUENTAS DE LA “MAS AUXILIAR” A LA “MAS MAYOR”
3. Intentar crear una cuenta que no cumpla con la estructura obligatoria del PUC.
Por ejemplo intentar crea una cuenta “1 ACTIVO”, sin colocar el punto final a la
cuenta, siendo lo correcto “1. ACTIVO”. Usted debe crear las cuentas ciñéndose
a la estructura del PUC y no olvide: crear de padres a hijos y eliminar de hijos a
padres.
4. Usted tampoco podrá cambiar un código de una cuenta o eliminar la misma si es
cuenta ya ha sido digitada en comprobantes contables.
Finalmente, usted debe saber que el PUC es una lista ordenada de cuentas, que
dependen de la actividad económica de la empresa que va a sistematizar y que de la
calidad del Plan de Cuentas, depende en buena medida, el éxito de un proyecto de
sistematización contable.
GBS Derechos Reservados 1989-2010 www.migbs.net
- 34 -

35. La Guía del Tour
_______________________________________________
ANEXO 5. El plan de Cuentas de JUMO.
El siguiente es el plan contable base, para utilizar en las transacciones contables
Código Nombre Centro NIT Ccostos Cfiscal
1. ACTIVO .F. N 000
11. DISPONIBLE .F. N 000
1105. CAJA .F. N 000
1105.05 CAJA GENERAL .T. N 001
1105.05 CAJA GENERAL .T. N 000
1105.10 CAJA MENOR .T. N 001
1105.10 CAJA MENOR .T. N 000
1110. BANCOS .F. N 000
1110.05. NACIONALES .F. N 000
1110.05.01 Banco de Colombia .F. N 000
1110.05.02 CITIBANK .F. N 000
13. DEUDORES .F. N 000
1305. NACIONALES .F. N 000
1305.05 CLIENTES .T. N 001
1305.05 CLIENTES .T. N 000
14. INVENTARIOS .F. N 000
1405. DE MERCANCIAS .F. N 000
1405.05 Inventarios .F. N 000
2. PASIVO .F. N 000
21. OBLIGACIONES FINANCIERAS .F. N 000
2115. Bancos Nacionales .F. N 000
2115.05 BanColombia .F. N 000
22. Proveedores .F. N 000
2205. Nacionales .F. N 000
2205.05. De Mercancía .F. N 000
2205.05.01 Distri Cintas .F. N 000
2205.05.02 HVR Tecnología .F. N 000
23. Cuentas por pagar .F. N 000
2365. Retención en la fuente .F. N 000
2365.15 Honorarios .F. R 000
2365.40 Compras .F. R 000
24. Impuestos, Gravámenes y Tasas .F. N 000
2408. Impuesto sobre las ventas .F. N 000
2408.01 IVA en Ventas .F. R 000
GBS Derechos Reservados 1989-2010 www.migbs.net
- 35 -

36. La Guía del Tour
_______________________________________________
2408.02 IVA en Compras .F. R 000
3. PATRIMONIO .F. N 000
31. CAPITAL SOCIAL .F. N 000
3115. APORTES SOCIALES .F. N 000
3115.01 Socio VICTOR AMAYA .F. N 000
3115.02 Socia NANCY CABALLERO .F. N 000
4. INGRESOS .F. N 000
41. CORRIENTES .F. N 000
4101. VENTAS .F. N 000
4101.01 VENTAS DE SOFTWARE GBS Express .F. N 000
5. GASTOS .F. N 000
51. Gastos CORRIENTES .F. N 000
5101. Gastos VENTAS .F. N 000
5101.01 Gastos de ventas .T. N 001
5101.01 Gastos de ventas .T. N 000
5110. Honorarios .F. N 000
5110.10 Revisoría Fiscal .F. N 000
5120. Arrendamientos .F. N 000
5120.10 Construcciones y Edificaciones .F. N 000
5140. Gastos LEGALES .F. N 000
5140.01 Gastos Registro Mercantil .F. N 000
5140.05 Gastos Notariales .F. N 000
GBS Derechos Reservados 1989-2010 www.migbs.net
- 36 -

37. La Guía del Tour
_______________________________________________
ANEXO 6. Cómo crear un Directorio de Terceros en GBS
Lo que usted debe saber sobre “los terceros” es que se trata de una lista ordenada y
completa con los datos actualizado de todos aquellos que “tienen algo que ver” con la
empresa. Los dueños, empleados, clientes, proveedores, entidades bancarias y la
DIAN, son entre otros, “los terceros” que conforman una especie de directorio telefónico
que llamaremos “El Directorio de Terceros de GBS”.
TIP: Es recomendable que usted recopile toda la información de los terceros,
completamente actualizada y verificada, idealmente obtenida directamente del RUT de
cada tercero, con el propósito de que al finalizar el año fiscal, usted pueda preparar los
informes para la DIAN sin ninguna dificultad.
De la lectura del tour, identifiquemos los “terceros” que están relacionados de alguna
manera con JUMO, a continuación:
JUMO (Es la empresa, es ideal crearla como tercero)
Código del tercero: JUMO
NIT 800458326-8 Dirección: Calle 64 No. 45-16, Ciudad: Bucaramanga
Víctor Amaya (Socio de JUMO)
Código del tercero: SVA01
NIT: 91120125. Dirección: Calle 45 No. 12-85, Cuidad: Bucaramanga
Nancy Caballero (Socia de JUMO)
Código del tercero: SNC01
NIT: 6328947. Dirección: Carrera 36 No. 96-74, Cuidad: Bucaramanga
Laura Cristina DIAZ (Secretaria de JUMO)
Marisol JIMENEZ (Auxiliar contable de JUMO)
Leonardo GARCIA (Mensajero de JUMO)
Jaime Chacón (Contador de JUMO)
NIT: 91365789. Dirección: Carrera 63 No. 13-89, Cuidad: Bucaramanga
Notaría Tercera (Entidad donde se registra la escritura de constitución de JUMO)
NIT: 800400896. Dirección: Calle 36 No. 14-85, Ciudad: Bucaramanga
Cámara de comercio (Entidad donde está afiliada JUMO como comerciante)
NIT: 801345365. Dirección: Carera 19 No. 36-20, Ciudad: Bucaramanga
Banco Colombia (Entidad financiera en la cual JUMO tiene su cuenta)
NIT: 800305723. Dirección: Carrera 34 No. 51-17, Cuidad: Bucaramanga
GBS Derechos Reservados 1989-2010 www.migbs.net
- 37 -

38. La Guía del Tour
_______________________________________________
Esteban Román (Dueño del local comercial donde opera JUMO)
NIT: 91’235.890. Dirección: Carera 36 No. 47-89, Ciudad: Bucaramanga
Damos clic al botón Agregar y llenamos los siguientes datos (Ver Figura):
Código del Tercero: Código único que identifica al tercero, máximo 5
caracteres.
Tipo de Identificación: Código que identifica según el DANE el Tipo de
Identificación del Tercero, Ej. 13 para Cedula, 31 para Nit, etc.
Nombre Comercial: Digitar la Razón Social o Nombre comercial del Tercero, si
es persona Natural digitamos el Nombre completo del Tercero como observamos
en la Figura.
Datos Adicionales (Opcional): En ellos están Fecha especial del Tercero, Dirección,
Teléfono, Mail, etc.
GBS Derechos Reservados 1989-2010 www.migbs.net
- 38 -

39. La Guía del Tour
_______________________________________________
ANEXO 7. Cómo crear un comprobante contable en GBS
Veamos paso a paso, cómo incluir un nuevo documento fuente de Contabilidad
General:
Estando en el módulo de Contabilidad General, escoja el menú “Mis Documentos”,
opción “Grabar/Actualizar” y aparecerá el formulario de Documentos Fuentes de
Contabilidad como se muestra a continuación:
Los Documento fuentes del sistema se ingresan en un formulario que se compone de
un encabezado y un cuerpo. En el formulario de Documentos Fuentes de Contabilidad
general, el encabezado corresponde a la parte superior que contiene el tipo, número,
emisión y el detalle del documento fuente. El cuerpo del documento contiene una
cuadrícula similar a una hoja electrónica de Microsoft Excel que contiene las
imputaciones contables del documento: código contable, NIT, detalle y monto.
Pulse clic en “Nuevo” para ingresar un nuevo encabezado de un nuevo documento
fuente. Digite uno a uno los datos del encabezado.
Al pulsar “Guardar”, el nuevo encabezado del documento se graba en la base de datos.
Para digitar el cuerpo, usted debe utilizar el botón derecho del Mouse de la siguiente
manera:
a) Pulse el botón derecho del Mouse y aparecerá un menú contextual (ver gráfica
siguiente) que actúa solamente sobre el cuerpo del documento. Si usted desea
GBS Derechos Reservados 1989-2010 www.migbs.net
- 39 -

40. La Guía del Tour
_______________________________________________
agregar un nuevo registro a la cuadrícula, seleccione la primera opción, si desea
eliminar del cuerpo un registro seleccione la segunda opción. Tenga en cuenta que
para eliminar un registro del cuerpo, usted debe estar ubicado “sobre” el renglón que
contiene el registro.
b) Seleccione “1. Agregar una nueva transacción en la cuadrícula” y entonces
usted podrá incluir la información de una nuevo renglón de imputaciones contables
empezando por el código contable de la cuenta auxiliar que puede ser seleccionada
de la lista del Plan de Cuentas, luego el centro de costos de la cuenta que puede
ser “000” si no maneja centros de costos, el NIT, detalle y el monto de la
transacción que debe antecederse del signo “menos” si se trata de una cantidad
crédito. Los débitos no tienen signo.
Una vez digitado toda la información del renglón, pulse la tecla flecha abajo del
teclado para incluir un nuevo renglón, ingrese todos los datos y nuevamente flecha
abajo para continuar ingresando nuevos renglones. Para terminar, pulse “Guardar”
si desea almacenar los registros que ha incluido en el cuerpo, o “Devolver” si desea
deshacer los cambios y no guardar los registros nuevos.
d) Para imprimir el documento fuente, pulse “Imprimir” (el icono de la impresora en la
barra del Editor de Entrada de Datos), escoja de la lista el modelo de impresión y
pulse Aceptar.
Para imprimir el documento fuente en un formato predeterminado del sistema, puede
pulsar clic en el botón Preimprimir, el cual se encuentra en la parte inferior del
GBS Derechos Reservados 1989-2010 www.migbs.net
- 40 -

41. La Guía del Tour
_______________________________________________
formulario de Documentos Fuentes de Contabilidad como se muestra a continuación:
GBS muestra a continuación una vista preliminar del comprobante, el cual se muestra
en la gráfica siguiente:
GBS Derechos Reservados 1989-2010 www.migbs.net
- 41 -