Este documento explica cómo crear y configurar tipos de documentos en el sistema contable GBS. Los tipos de documentos se definen en la tabla "Tipos de Documentos Fuentes", donde se especifica el tipo, prefijo, nombre, consecutivo inicial y plantilla de impresión. También indica para qué módulos estará disponible cada tipo de documento. Proporciona ejemplos y recomendaciones sobre los tipos a usar para facturas, devoluciones y comprobantes.

1. Contabilidad General de GBS
Manual del Usuario, de Operación del Sistema y de Instalación
(www.miGBS.com, E-mail: gerencia@migbs.com)
4. MENÚ TABLAS:
4.1 Tablas de Tipos de Documentos Fuentes, ¿Como Crear
Tipos de Documentos?
Ir al Menú Tablas/ Tipos de Documentos Fuentes o en el
Panel de Control del Negocio dar clic a la Opción 5. Tablas
del Sistema y dar clic en el link 1. Tipos de Comprobantes.
Aquí, usted parametriza los tipos de documentos que usará en
todos los módulos, tales como Facturas, Recibos de Cartera y
Comprobantes en Contabilidad. Así mismo, define el
consecutivo actual en el que inicia cada tipo de documento,
para que GBS realice el Control de estos consecutivos en
forma automática.
En la siguiente imagen se muestra la Tabla de Tipos de Documentos Fuentes:
Para agregar un tipo de documento, por favor dar CLIC en el botón Agregar
(Hoja en Blanco) y escriba los siguientes datos:
Tipo: Se escribe según criterio de la empresa que maneja el software.
Ejemplos.
• CE para el Comprobante de Egreso,
• CI para el Comprobante de Ingreso…
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¡Importante!: GBS recomienda que, para el tipo de documento “Facturas” que se
van a digitar en el modulo de Facturación, por favor utilizar como Tipo: FC para
facturas a Crédito tanto de Compras como de Ventas, y FE para Facturas de
Contado, Tanto de Compras como de Ventas. Así mismo, el tipo “DC” para
devoluciones de facturas de crédito, “DE” para devoluciones de facturas de
contado.
Prefijo: Es un código de 3 dígitos cuales son establecidos por criterio de la
empresa, con la excepción que en facturas de venta se digita es el prefijo
establecido por la DIAN.
Nombre: Se digita el nombre que se le asigna al Tipo de Documento Fuente.
Consecutivo: Es el numero que aparecerá en todos mis comprobantes, pero que
no se repetirá, este consta de el prefijo anteriormente establecido y del numero en
el que la empresa desee empezar. . ¡Importante!: GBS
recomienda que el consecutivo incluya el prefijo, es decir, que empiece con el
prefijo del documento.
Plantilla: Aquí se selecciona la Plantilla de Impresión Personalizada
(Anteriormente diseñada), la que al momento de imprimir será utilizada.
¿Este tipo de documento estará disponible para todas las aplicaciones?
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Seleccionar en qué módulos se podrá utilizar el tipo de documento fuente
anteriormente creado, Ej.
Dar clic en el botón Guardar (Disquete) .
• Para modificar un Tipo de Comprobante, ubicarse en el tipo que se desea
modificar, dar clic en el botón Modificar (Lápiz) y arreglar los datos
que se desea, excepto el Tipo, que es de solo lectura.
• Para Eliminar un Tipo de comprobantes, ubicarse en el tipo que se desea
eliminar, dar clic en el botón Eliminar (Equis Roja).
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