Este documento proporciona instrucciones para generar un documento Word personalizado para múltiples destinatarios utilizando datos de una lista. Explica cómo seleccionar una lista de datos, insertar campos combinados para replicar datos variables, editar la lista de destinatarios, y combinar todos los registros para crear documentos individualizados para cada destinatario.

1. Pablo Lanaspa Ferrer Diciembre 2010 Tecnologías de la Información

2. Seleccionar una lista de datos. Hacer referencia a los datos de la lista. Generar el documento word. Documento generado.

4. Automáticamente se nos abrirá una ventana en la que tendremos que señalar el directorio en el que tengamos guardado la lista de datos. Al abrir la lista nos aparecerá una ventana en la que tendremos que señalar la tabla a la que queremos hacer alusión para obtener los datos.

5. Para seleccionar un dato de la tabla y que éste se replique automaticamente en las demas hojas del documente variando en función del destinatario de la carta, tendremos que ir a “ insertar campo combinado ” y desde ahí seleccionar el dato necesitado.

6. Para trabajar más facilmente es recomendable utilizar el botón de resaltar campos de combinación para saber en todo momento cuales son los campos que van a ir variando y cuales no. También existe un botón de vista previa que nos puede ayudar en todo momento.

7. Una vez terminada la plantilla, vamos a editar lista de destinatarios para seleccionar solo aquellos que nos interesen. En la ventana que nos aparece podemos encontrar filtros y ordenaciones o lo podemos hacer manualmente.

8. Una vez seleccionados los destinatarios, vamos al icono de finalizar y combinar y seleccionamos editar documentos individuales si solo queremos generar el documento word (como es en este caso), si lo que queremos es imprimirlo directamente o mandarlo por correo también existe esa opción. Una vez ahí seleccionamos combinar todos los registros y aceptamos.

9. Ya tenemos el documento listo para usarse a nuestro gusto. Solo se han generado las páginas seleccionadas .