Este documento proporciona instrucciones para combinar una carta informativa personalizada para 1,156 empresas usando el procedimiento de combinación de correspondencia en Word. El objetivo es enviar la misma carta modelo a cada empresa con su información de contacto específica insertada de forma automática desde un archivo Excel. Las instrucciones guían al usuario paso a paso a través del asistente de combinación de correspondencia para completar esta tarea.

1. Materia: Word.
Sección: Combinar correspondencia
Nivel de Dificultad: Medio.
Objetivo de la Práctica: Comprender las ventajas de la combinación de
correspondencia.
Ficheros de práctica: Carta02.docx, socios02.xlsx.
Utiliza el procedimiento Combinar Correspondencia para enviar una carta informativa a las 1.156
empresas registradas en el fichero excel socios02.xlsx. El modelo de carta ya está escrito en el
documento Carta02.doc. Utiliza este documento para realizar la combinación de correspondencia de
forma que para cada carta se personalicen los campos del socio: Empresa, Dirección, Teléfono, Fax,
Representante.

2. RESULTADO

3. PROCESO
En primer lugar abrimos el modelo de carta. A continuación vamos realizar el proceso de
combinación de correspondencia utilizando el asistente. Para ello vamos a (Ficha)Correspondencia
->Iniciar combinación de correspondencia->Paso a paso por el Asistente para combinar
correspondencia.
En este caso seleccionamos "Carta" como tipo de documento.

4. En el segundo paso del asistente seleccionamos en nuestro caso la opción "Utilizar el documento
actual" puesto que ya tenemos abierta la carta.
En el tercer paso marcamos la opción "Utilizar una lista existente" y pinchamos en el vínculo
"Examinar". A continuación seleccionamos el origen de datos, es decir, el fichero de excel que
contiene los destinatarios.

5. Tal como se observa en la figura anterior, podríamos restringir la lista de destinatarios, desmarcando
aquellos que no nos interesen.

6. En el siguiente paso tenemos que seleccionar los campos o elementos que posteriormente serán
sustituidos por los valores de cada destinatario. Para ello seleccionamos la opción "Más elementos…"
y vamos asignando los campos en su ubicación correspondiente en la carta.
Seleccionamos el campo correspondiente y hacemos clic en "Insertar". Repetimos el proceso para
cada uno de los campos de sustitución.

7. En el siguiente paso obtenemos una vista previa de las cartas combinadas. En este paso todavía
estamos a tiempo de editar la lista de destinatarios y excluir aquellos que no nos interesen.
Finalmente en el paso 6 (último paso), podríamos imprimir ya directamente las cartas combinadas u
obtener un documento nuevo con el conjunto total de las cartas combinadas por si quisiéramos
personalizar cada una de forma individual. En nuestro caso seleccionamos "Editar cartas
individuales…".

8. En la figura anterior se observa que podríamos restringir el número de registros a combinar. En
nuestro caso seleccionamos "Todos" para que se combinen las 1.156 cartas.