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Contabilidad Parte Primera.
La contabilidad existe desde el primer momento en que los hombres empezaron a almacenar grano,
así se han encontrado diferentes formas se contabilizar en todas las civilizaciones.
Pero la contabilidad actual nace de la necesidad que tenían los mercaderes donde aportaban
patrimonio personal en travesías para obtener diferentes productos en la Colonias de los distintos
paises.
Así el nacimiento de nuestra actualmente contabilidad según varios autores, va vinculada al
nacimiento de la imprenta, pues ya se podían confeccionar plantillas donde ir apuntando diferentes
cantidades.
Como se verá más adelante el ir apuntando los movimientos cronológicamente, no nos daría mucha
información, por ello es necesario estos datos apuntados cronológicamente deben tener una
peculiaridad, que se han de realizar por cada movimiento al menos dos movimientos uno en el debe
(activo) y otro en el pasivo (haber), si se fija el alumno en la plantilla que está más abajo, se irá
construyendo dos apuntes uno a la izquierda (debe) y otro a la derecha (haber), este es el principio
de la partida doble, y como se ha podido intuir se han realizado al menos dos apuntes, ejemplo: en
la calle compr amos un helado, por un lado tendr emos un aumento de “va lor” el helado
y por otrolado una disminución, en nuestro caso el dinero para pagarlo. Pues bien esta operación se puede
reflejar contablemente.
Despues de reflejar cada acción con al menos dos apuntes posteriormente lo tendremos que
individualizar, por ello se crearán las cuentas contables, donde se reflejarán los movimientos
individualizados.
La partida doble asegura que por cada aumento del activo (en el debe) hay un aumento en las cuentas del
pasivo dentro del (haber). Asimismo, habiendo una disminución en las cuentas del activo (dentro del debe),
hay igualmente una disminución en las cuentas del pasivo (dentro del haber), así efectuándose las normas
de la partida doble.
Ejemplo: compramos un vehículo con un prestamo del banco
tenemos un bien que antes no teníamos (en el activo) se produce un aumento
debemos al banco, tenemos una obligación (en el pasivo) se produce un aumento.
La Partida doble:
Es el sistema universal de contabilización, se significa como una T, pues siempre hay un
movimiento en el Debe y otro en el Haber, así imaginemos la siguiente hoja de papel
libro diario
empresaEn
iremos
ella
apuntando diariamente las operaciones que realizamos, señalando como marca el texto la fecha de
la operación, su importe la cuenta a la que asignamos ese importe el concepto y si es una cuenta de
debe o de haber (ya veremos más adelante estos conceptos), pues bien esta hoja se denomina diario,
y en el mismo iremos apuntando (asentando) cada movimiento, pues bien por cada movimiento que
apuntemos de una operación tanto en el debe como en el haber, tiene que tener su contrapartida, así
si anotamos una operación en el el debe posteriormente deberemos hacer otra u otras en el haber, de
tal suerte que ambas columnas siempre sumen lo mismo, y si no fuera así el asiento estaría
descuadrado.Esta primera plantilla es el principio de toda contabilidad y se denomina diario, antes
realizado a mano y ahora realizado por ordenador pero al final siempre se reflejará este formato.
Un ejemplo: compramos un sello de correos que pagamos por caja, los apuntes se reflejarían de esta
forma
libro
en
diario.libro diario
empresa
Como hemos
podido
comprobar el asiento que hemos efectuado, esto es realizar un apunte en el diaro, está cuadrado y se
puede comprobar que hemos,actuado correctamente pues hay un apunte en el debe y otro en haber.
Imagínese el alumno que si solo se utilizara este sistema, tendriamos anotados todos los
movimientos que se realizan en la empresa, pero sería muy dificil saber cuanto nos debe un cliente
o cuanto debemos a un proveedor, o si tenemos dinero en el banco o no.
por ello después de realizar los apuntes en el libro diario estos movimientos se van
“individualizando” traspasando los importes reflejados en el diario a cada cuenta específica, además
siguiendo el mismo orden que hemos expresado en el diario, así si hay un movimiento en el debe
del diario se llevara al debe de la cuenta especificada, y la cuenta que tiene un movimiento en el
haber pues llevará a esa misma posición, pues bien el libro que recoge estas “individualizaciones”
se denomina libro mayor.
Así cuando pasamos los apuntes del diario al mayor quedaría de esta forma
fecha Cuenta concepto DEBE HABER
01/01/2 6290003 Compra sellos de correo 2
5700001 compra sellos de correo 2
02/01/2
fecha Cuenta concepto DEBE HABER
ahora ya si podemos de un simple vistazo saber en que situación nos encontramos, sabemos que
hemos comprado un sello y que nos queda un saldo de 1 euro en caja, evidentemente esto con un
asiento es facil de ver pero cuando tenemos muchos movimientos es imprescindible trasladar los
saldos correctamente, ahora los programas informáticos automatizan este procedimiento pero
nuestra obligación es entenderlo.
Pues bien esta introducción es para que el alumno entienda el funcionamiento de la contabilidad y
el
principio de partida doble que su postulado principal es "No hay deudor sin acreedor, ni acreedor
sin deudor". Esto significa que, considerando la totalidad de los elementos patrimoniales de la
empresa o Comunidad, si un elemento disminuye es porque otro aumenta, o, lo que es lo mismo, si
se produce una entrada en un elemento es porque hay una salida de otro elemento y, por tanto, hacer
un cargo en una cuenta (o cuentas) supone siempre tener que hacer un abono en otra (u otras).o
como hemos especificado al principio siempre que hay un apunte en el debe tiene que haber otros
movimientos en el haber de tal suerte que siempre las cantidades de uno u otro sitio sean iguales, en
definitiva que el asiento este cuadrado.
Volvemos a reiterar le expresado en el primer punto de este texto.:
La partida doble asegura que por cada aumento del activo (en el debe) hay un aumento en las cuentas del
pasivo dentro del (haber). Asimismo, habiendo una disminución en las cuentas del activo (dentro del debe),
hay igualmente una disminución en las cuentas del pasivo (dentro del haber), así efectuándose las normas
de la partida doble.
CUENTA: 5700001 Correos y Telegramos
FECHA CONCEPTO DEBE HABER
SALDO
DEUDOR ACREEDOR
01/01/ Saldo anterior 3 3
01/01 Compra de sello 2 1
TOTALES 3 2
CUENTA: 6290003 Correos y Telegramos
FECHA CONCEPTO DEBE HABER
SALDO
DEUDOR ACREEDOR
01/01 Compra de sello 2 2
TOTALES 2 0
Siguiendo este sistema de partida doble, en cada operación que realiza una empresa hay que buscar
siempre una doble modificación en los elementos patrimoniales de la misma. El registro contable se
realiza anotando dos veces la cantidad de la operación: al Debe de una cuenta y al Haber de otra.
Cada transacción se registra por entradas en al menos dos cuentas. El total de los valores de débito
(en el Debe) deben ser iguales al valor total de los valores crédito (en el Haber). La mayoría de las
transacciones consisten en dos entradas, pero pueden tener tres o más entradas (ej.: Total de
Facturas de Suministro = Valor Neto + Impuestos). Este sistema se llama de doble partida porque
todas las transacciones deben estar "equilibradas" - los lados, el debe y el haber deben equivaler el
mismo importe y por ello estar cuadrado tanto el diario, como el mayor y evidentemente el balance.
Históricamente, las entradas de débito han sido registradas al lado izquierdo (debe) y los valores de
crédito al derecho (haber) de una cuenta general de Mayor. Las cuentas del Mayor se establecen
como cuentas T, así llamadas porque recuerdan la letra T cuando la cuenta está vacía o llena, y
cuando esto sucede hay que anular la cuenta
Nomenclatura:
Un apunte en el debe de la cuenta es un cargo, y un apunte en el haber de la cuenta es un abono.
El BALANCE:
Es el documento que nos informa de la situación patrimonial de la Empresa o actividad, y siguiendo
el planteamiento explicado de la partida doble se divide en dos partes Activo y Pasivo:
Activo: se reflejarán los Bienes, Derechos y Gastos. Estas cuentas nacen y crecen por el Debe y
disminuyen por el haber.
Ejemplos:
Caja: es un bien, el dinero en efectivo que poseemos y lo tenemos físicamente
Nota: esta cuenta jamás podrá estar en negativo, pues el dinero se tiene o no se tiene el saldo menor
que puede tener la caja por lógica será 0.
Banco: puede ser un bien, si consideramos que el dinero lo tenemos al instante o un derecho el
poder cobrarlo dependiendo del criterio que optemos se contabilizara en una cuenta o en otra, pero
refleja en todo caso junto con el diponible en caja la situación de la Comunidad, en relación a su
liquidez inmediata
Las cantidades que debe cada propietario, sería un derecho a favor de la Comunidad en relación al
propietario que debe abonarlo.
Fianzas que podrán ser derechos u obligaciones así:
Una fianza que depositamos para garantizar un suministro será un derecho (si cambiamos de
compañía, tendremos el derecho a recuperarlo)
Una fianza que hayamos recibido como garantía de un buen fin de una obra, (si la obra es
satisfactoria tendremos obligación de devolverla)
Inversión financiera, que pueda realizar la Comunidad por un exceso de tesorería dependiendo la
cualidad de la inversión sería un bien o un derecho, lo más lógico y por la operatividad de las
comunidades sería un bien por ser normalmente bienes quasiliquidos o de efectividad inmediata.
Por último tendríamos que aplicar las cuentas de gastos.
Servicios de Seguridad y Vigilancia.
Empleados.
Seguridad Social.
Honorarios de Administración.
Suministros, (Gas, Gasoleo, Electricidad……)
Seguros (de responsabilidad civil, contra incendios ….)
Reparaciones.
Mantenimientos.
Al final del ejercicio estos gastos son contra la cuenta de pérdidas y ganancias cuyo saldo nos
informará de la existencia de beneficios o pérdidas. En el caso de las Comunidades de Propietarios
tendrá un tratamiento especial que se verá más adelante, pues en principio los ingresos deberán ser
previstos para cubrir los gastos que emanen de la comunidad y que se reflejaron en principio en el
presupuesto anual, así los posibles beneficios (más ingresos que los gastos previsibles) o las
pérdidas (menos ingresos que no cubren el presupuesto), así el tratamiento de cierre del ejercicio
con la cuenta de pérdidas y ganancias intervendrá la figura del fondo de reserva o su utilización
para la elaboración del presupuesto del año siguiente.
Como se ha mencionado anteriormente las cuentas de activo crecen por el debe y disminuyen por el
haber
Ejemplo: veamos una cuenta como caja.
1) Cobramos una deuda de 105 € de un propietario que debía esta cantidad.
La cuenta de Caja soporta un apunte en el debe (CARGO) de 150 €
Pagamos 97 euros al cerrajero de Comunidad.
La cuenta de caja soporta un apunte en el haber (ABONO) de 97 €
2)
Nota: tanto el ejemplo 1 y 2 son los denominados apuntes el primero del debe y el segundo del
haber, (recordar los movimientos del libro diario)
PASIVO.
En el pasivo se reflejarán las obligaciones, los ingresos, el neto patrimonial y los
Proveedores y las deudas que tenemos contraídos con ellos
Empresas de seguridad.
La compañía de seguros.
La Empresa deAdministración.
Mantenimiento de jardinería.
Ingresos de la Comunidad, por cuotas (bien por agua, comunidad, derramas ……)
Hacienda pública (por Retenciones efectuadas a trabajadores o profesionales), la Comunidad de
propietarios normalmente son consumidores finales por lo que el IVA se considera como más gasto.
Fondo Social.: Sería la cantidad que quedará como remanente ejercicio a ejercicio así mismo en el
fondo social se incluirá el denominado fondo de Reserva.
Las cuentas del pasivo nacen y crecen por el haber y disminuyen por el debe
Ejemplo:
Una cuenta de proveedores (Servicios de Seguridad)
1) Emite la factura la empresa de seguridad por importe de 850 €, consecuente generamos una
obligación de pago por tanto efectuaremos un abono (apunte en el haber de la cuenta)
2) Llegado su vencimiento pagamos la factura, en este momento cancelamos la obligación por
pago, mediante un apunte en el debe de la cuenta (cargo)
Si analizamos este ejemplo vemos que la cuenta crece por el haber y disminuye por el debe.
Los movimientos contables se realizan a través de unos apuntes tanto de debe como de haber que se
plasman en el denominado diario, que a su vez se agrupan en asientos contables.
Trabajo a realizar:
Se deben especificar las diferentes partidas y colocarlas bien el Activo o en el Pasivo.
El alumno debe reflexionar en base a lo espcificado anteriormente, que tipo de partida es
(Bien, gasto, ingreso, obligación, u otro).
El alumno debe cumplimentar la hoja Excel relacionada en este trabajo el resultado en la hoja de
control debe ser 0.
Dinero en caja. ………………………………………………………….
Recibos pendientes de cobro……………… …………………….
Factura pendiente de pago de administración…………….
Cuotas de comunidad emitidas hasta la fecha …………….
Gastos de Administración de condominios ………………..
Gastos de Empresas de seguridad. …………………………….
Fondo de reserva……………………………………………………….
Dinero en banco cuenta corriente……………………………….
Letras del tesoro………………………………………………………..
Pago Impuesto de Naturaleza Urbana………………………...
Seguro Comunidad……………………………………………………
Fianza por reclamación a morosos………………………………
Factura pendiente de pago a Albañiles……………………….
Factura pendiente pago reparación tejado…………………
Reparación efectuada en tejado……………… ………………..
ASIENTOS CONTABLES.
Como ya hemos mencionado los asientos contables componen el diario, que está dividido en dos
partes el DEBE y el HABER.
El debe se encuentra en el lado izquierdo del documento y el haber a la
derecha.
Tomando como base los ejemplos mencionados anteriormente los vamos a reflejar a través de
asientos contables, partiendo de la base de la partida doble y del principio que cada apunte en el
debe tiene que tener su contrapartida en el haber.
Ejemplo: veamos una cuenta como caja.
125
25
10
3835
110
1268
5825
4156
3000
150
820
175
159
2000
2000
1) Cobramos una deuda de 105 € de un propietario que debía esta cantidad.
La cuenta de Caja soporta un apunte en el debe (CARGO) de 150 €
Pagamos 97 euros al cerrajero de Comunidad.
La cuenta de caja soporta un apunte en el haber(ABONO) de 97 €
2)
--------------------------------------- dia --------------------------------------------------------------------
150 57000001 Caja a D. Antonio Gutierrez (1º B) 43000001 150
------------------------------------------- dia ---------------------------------------------------
97
97
62300000 Profesionales a Caja 57000001
X
En estos dos apuntes hemos especificado el importe que se abona o adeuda a cada cuenta el número
de la cuenta contable según el plan de contabilidad y el nombre de la misma.
Una cuenta de proveedores (Servicios de Seguridad )
1) Emite la factura la empresa de seguridad por importe de 850 €, consecuente generamos una
obligación de pago por tanto efectuaremos un abono (apunte en el haber de la cuenta)
2) Llegado su vencimiento pagamos la factura, en este momento cancelamos la obligación por
pago, mediante un apunte en el debe de la cuenta (cargo)
----------------------------------------- dia ------------------------------------------------
850 607000001 Servicios de seguridad. a Seguridad Integral, S.A 4000000001 850
---------------------------------------- dia ------------------------------------------------
850 4000000001 Seguridad Integral, S.A. a Banco el Crédito Feliz 5720000001 850
X
Analicemos este último ejemplo como vemos al final de las operaciones solamente quedan vivas
(Cuentas que no están a cero) dos cuentas la 607000001 (cuenta de gastos que especifica los
servicios de seguridad) y la cuenta de banco que especifica cómo hemos pagado estos gastos. Pero
hemos utilizado la cuenta de proveedores para poner en valor el principio Devengo, reflejar la
realidad del gasto independientemente de cuándo se efectué el pago.
Como se ha podido comprobar en la realización de los asientos se ha mantenido el principio de
partida doble todo apunte en el debe tiene su contrapartida en el haber, y todas las sumas del lado
izquierdo del diario (Debe) son iguales que las sumas del lado derecho (Haber), por tanto el diario
estaría cuadrado una vez finalizados todos los asientos.
A su vez, los asientos pueden ser simples o múltiples, simples serían aquellos que solamente tienen
una sola cuenta en el debe y otra en el haber.
Los asientos que hemos visto hasta ahora serían asientos simples.
Asientos multiples serían por tanto aquellos que tienen al menos dos cuentas bien en el debe o en el
haber.
Con el ejemplo que hemos puesto de proveedores, vamos a realizar un asiento múltiple, como es
normal la factura tiene que llevar incorporado IVA, (supongamos un 21%), la factura quedaría de la
siguiente forma.
Servicios de seguridad ………. 850
I.V.A. ………………………………….. 178, 5
Total factura……………………… 1.028.5
Vamos a contabilizar la factura, en este caso vamos a necesitar tres cuentas.
Una de Gastos, (607000001 Servicios de seguridad.)
Otra para contabilizar los Impuestos (472000001 I.V.A. Soportado)
Otra para saber que se debe a proveedores (400000001 Seguridad Integral).
Y el asiento sería este.
----------------------------------------- dia ------------------------------------------------
850 607000001 Servicios de seguridad. a Seguridad Integral, S.A 4000000001
178.5 472000001 I.V.A. Soportado
X
1.028.5
Analicemos el asiento
Se cumple el principio de partida doble, todas las partidas del debe tienen una contrapartida en el
haber.
El asiento se encuentra cuadrado.
Hemos cumplido el principio de devengo.
Contabilizamos los gastos, también las obligaciones de pago en este caso con proveedores y
registramos en principio una deuda que tiene hacienda con la Comunidad.
*Por las peculiaridades de las comunidades de propietarios la utilización de las partidas del I.V.A.
pueden tener diferentes formas de contabilización, las cuales se verán en este trabajo teniendo en
cuenta la idiosincrasia de las diferentes comunidades, y teniendo en cuenta que como
Administradores de fincas hemos de proporcionar una información adecuada a los propietarios de la
finca que administramos.
En este mismo sentido podemos hablar de asientos que tengan solamente una cuenta tanto en el
debe como en haber y múltiples como contrapartida, por ejemplo cuando se efectúa la facturación
de la comunidad.
Vamos a ver el siguiente ejemplo.:
Facturamos la comunidad del mes de enero, los gastos de comunidad y la derrama aprobada en
junta.
----------------------------------------- dia ------------------------------------------------
100
20
123
24,6
43000001. Propiedad 1º a. (Cuotas comunidad.)
43100001. Propiedad 1º a. (Derramas)
43000002 Propiedad 1º b. (Cuotas Comunidad)
43100002 Propiedad 1º B. (Derrama)
A Facturación por Cuotas
A Facturación por Derrama
700000001
700000002
223
44.6
X
Analicemos el asiento:
Se cumple el principio de partida doble, todas las partidas del debe tienen una contrapartida en el
haber.
El Asiento se encuentra cuadrado.
Hemos cumplido el principio de devengo.
Contabilizamos los derechos de cobro, lo que nos deben los propietarios y especificamos los
conceptos de deuda de cada propietario. (También podíamos haber utilizado solamente una cuenta
para cada propietario, habíamos recogido la realidad).
Y recogemos los conceptos de ingreso, la facturación, en otro tipo de entidades lo definiríamos
como las ventas que efectúa de sus productos, en las comunidades los productos sería la facturación
por cuotas.
En relación a las cuotas, engloban toda la facturación que se ha de realizar para cubrir el
presupuesto de gastos, por tanto recoge el reparto correspondiente a las proporciones de cuotas de
participación de todos los vecinos.
Siguiendo con el principio de partida doble, podemos jugar con apuntes negativos, veamos un
ejemplo y analicemos si es correcto su funcionamiento.
Imaginemos que la factura de los servicios de seguridad que vimos en su momento es incorrecta, y
la tenemos que anular de nuestra contabilidad.
Este es el apunte que habíamos realizado, ahora lo tenemos que contabilizar para reflejar la realidad
de la empresa, esto es que la factura la anulamos.
----------------------------------------- dia ------------------------------------------------
850 607000001 Servicios de seguridad. a Seguridad Integral, S.A 4000000001
178.5 472000001 I.V.A. Soportado
X
1.028.5
Podíamos hacer dos tipos de apunte;
A)
----------------------------------------- dia ------------------------------------------------
1028,5 400000001 Seguridad Integral, S.A.
A Devolución de Compras/gastos 60800001 850
178,5A IVA Soportado 47200001
X
B)
----------------------------------------- dia ------------------------------------------------
- 850 607000001 Servicios de seguridad. a Seguridad Integral, S.A 4000000001 - 1.028.5
a IVA Soportado 4720000001
178,5
X
Veamos el primer asiento, contabilizamos la devolución por tanto al proveedor si solo tuviéramos
estos apuntes no se le debería nada, la obligación de pago que teníamos lo hemos anulado, por otro
lado hemos reducido los gastos, con una disminución de los mismos, y por otro lado el derecho que
teníamos ante la hacienda pública que nos correspondía lo hemos anulado (Recordar lo que
habíamos mencionado que las cuentas del Activo crecen por el debe y disminuyen por el haber, y
las cuentas de pasivo crecen por el haber y disminuyen por el debe).
Ahora bien si analizamos el segundo asiento en principio, un apunte negativo en el debe es una
disminución, por tanto también se daría el principio que una cuenta de activo crece por el debe y
disminuye por el haber.
La cuenta del proveedor (la empresa de seguridad) hemos efectuado una disminución por tanto si le
debíamos 1028,5 euros al hacer una apunte negativo de – 1028,5, la cuenta se quedaría a 0,
El IVA Soportado y por tanto un derecho ha quedado eliminado con un apunte en el haber, (vuelvo a
recordar que las cuentas de activo crecen por el debe y disminuyen por el haber,
Pero por operatividad que consiguiéremos al realizar el segundo apunte, tener unos datos correctos
a la hora de realizar los presupuestos para el año siguiente (teníamos contabilizado un gasto por
Servicios de seguridad de 850 euros, al anular este gasto con un apunte negativo en principio la
comunidad se habrá gastado esa cantidad menos en seguridad, por lo que tendremos una
información correcta. Por otro lado el alumno puede expresar que en el primer apunte también se
recoge un menos gasto, pero lo tendríamos que buscar entre todas las devoluciones que ha
producido la comunidad, lo que nos daría más trabajo y posibilidades de error.)
Analicemos ahora que ha significado el apunte negativo en la cuenta de proveedores, en principio a
ese proveedor, se le ha anulado el importe de la devolución y se ha reflejado en el haber,
información muy útil pues por ejemplo en España se ha de comunicar a la hacienda pública a quien
se le ha comprado cantidades superiores a 3000 euros.
Pero lo significativo es que independientemente del asiento que hayamos decidido realizar, hemos
reflejado la realidad de lo sucedido, y recogemos la situación veraz de la contabilidad, cumpliendo
todos los principios contables, Principio de Registro, Principio de Devengo, Principio de No
Compensación, Precio de adquisición, ……….
El alumno habrá notado que se han mencionado las cuentas contables y que el activo crece y
disminuye, es el momento de empezar a enlazar ambas cosas, por ello empezaremos a ver
CUENTAS:
La cuenta es el elemento básico y central en la contabilidad y en los servicios de pagos. También es la
mínima unidad contable capaz de resumir un hecho económico. La cuenta contable es la representación
valorada en unidades monetarias de cada uno de los elementos que componen el patrimonio de una empresa
(bienes, derechos y obligaciones) y del resultado de la misma (ingresos y gastos), permite el seguimiento de
la evolución de los elementos en el tiempo. Por lo tanto, hay tantas cuentas como elementos patrimoniales
que tenga la empresa y, en consecuencia, el conjunto de cuentas de una empresa supone una representación
completa del patrimonio y del resultado (beneficios o pérdidas) de la empresa.
Las transacciones económicas se recogen en la contabilidad a través de las variaciones en el valor de las
distintas cuentas, facilitando el registro de las operaciones contables en los libros de contabilidad. Cada
cuenta se configura por un título que hace referencia al elemento que representa, un código numérico que la
identifica y un valor de la misma, gráficamente se representan como una T, que recoge las anotaciones o
movimientos de la cuenta, donde a la parte izquierda de la T, se llama "débito" o "debe" y a la parte derecha
"crédito" o "haber", sin que estos términos tengan ningún otro significado más que el indicar una pura
situación física dentro de la cuenta.
Básicamente existen dos tipos de cuentas las cuentas de patrimonio y las de gestión, estas últimas definirán
con sus saldos el resultado de cada ejercicio de la Comunidad, (Si las cuentas que representan los gastos
tienen una suma superior a la que tienen las de ingresos la Comunidad habrá tenido pérdidas, o beneficios si
ha sido al revés)
Las cuentas patrimoniales serán por tanto aquellas que recojan los bienes, derechos u obligaciones que ha de
conocer la Comunidad independiente de si el ejercicio contable se ha cerrado o no.

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Contabilidad parte primera

  • 1. Contabilidad Parte Primera. La contabilidad existe desde el primer momento en que los hombres empezaron a almacenar grano, así se han encontrado diferentes formas se contabilizar en todas las civilizaciones. Pero la contabilidad actual nace de la necesidad que tenían los mercaderes donde aportaban patrimonio personal en travesías para obtener diferentes productos en la Colonias de los distintos paises. Así el nacimiento de nuestra actualmente contabilidad según varios autores, va vinculada al nacimiento de la imprenta, pues ya se podían confeccionar plantillas donde ir apuntando diferentes cantidades. Como se verá más adelante el ir apuntando los movimientos cronológicamente, no nos daría mucha información, por ello es necesario estos datos apuntados cronológicamente deben tener una peculiaridad, que se han de realizar por cada movimiento al menos dos movimientos uno en el debe (activo) y otro en el pasivo (haber), si se fija el alumno en la plantilla que está más abajo, se irá construyendo dos apuntes uno a la izquierda (debe) y otro a la derecha (haber), este es el principio de la partida doble, y como se ha podido intuir se han realizado al menos dos apuntes, ejemplo: en la calle compr amos un helado, por un lado tendr emos un aumento de “va lor” el helado y por otrolado una disminución, en nuestro caso el dinero para pagarlo. Pues bien esta operación se puede reflejar contablemente. Despues de reflejar cada acción con al menos dos apuntes posteriormente lo tendremos que individualizar, por ello se crearán las cuentas contables, donde se reflejarán los movimientos individualizados. La partida doble asegura que por cada aumento del activo (en el debe) hay un aumento en las cuentas del pasivo dentro del (haber). Asimismo, habiendo una disminución en las cuentas del activo (dentro del debe), hay igualmente una disminución en las cuentas del pasivo (dentro del haber), así efectuándose las normas de la partida doble. Ejemplo: compramos un vehículo con un prestamo del banco tenemos un bien que antes no teníamos (en el activo) se produce un aumento debemos al banco, tenemos una obligación (en el pasivo) se produce un aumento. La Partida doble: Es el sistema universal de contabilización, se significa como una T, pues siempre hay un movimiento en el Debe y otro en el Haber, así imaginemos la siguiente hoja de papel
  • 2. libro diario empresaEn iremos ella apuntando diariamente las operaciones que realizamos, señalando como marca el texto la fecha de la operación, su importe la cuenta a la que asignamos ese importe el concepto y si es una cuenta de debe o de haber (ya veremos más adelante estos conceptos), pues bien esta hoja se denomina diario, y en el mismo iremos apuntando (asentando) cada movimiento, pues bien por cada movimiento que apuntemos de una operación tanto en el debe como en el haber, tiene que tener su contrapartida, así si anotamos una operación en el el debe posteriormente deberemos hacer otra u otras en el haber, de tal suerte que ambas columnas siempre sumen lo mismo, y si no fuera así el asiento estaría descuadrado.Esta primera plantilla es el principio de toda contabilidad y se denomina diario, antes realizado a mano y ahora realizado por ordenador pero al final siempre se reflejará este formato. Un ejemplo: compramos un sello de correos que pagamos por caja, los apuntes se reflejarían de esta forma libro en diario.libro diario empresa Como hemos podido comprobar el asiento que hemos efectuado, esto es realizar un apunte en el diaro, está cuadrado y se puede comprobar que hemos,actuado correctamente pues hay un apunte en el debe y otro en haber. Imagínese el alumno que si solo se utilizara este sistema, tendriamos anotados todos los movimientos que se realizan en la empresa, pero sería muy dificil saber cuanto nos debe un cliente o cuanto debemos a un proveedor, o si tenemos dinero en el banco o no. por ello después de realizar los apuntes en el libro diario estos movimientos se van “individualizando” traspasando los importes reflejados en el diario a cada cuenta específica, además siguiendo el mismo orden que hemos expresado en el diario, así si hay un movimiento en el debe del diario se llevara al debe de la cuenta especificada, y la cuenta que tiene un movimiento en el haber pues llevará a esa misma posición, pues bien el libro que recoge estas “individualizaciones” se denomina libro mayor. Así cuando pasamos los apuntes del diario al mayor quedaría de esta forma fecha Cuenta concepto DEBE HABER 01/01/2 6290003 Compra sellos de correo 2 5700001 compra sellos de correo 2 02/01/2 fecha Cuenta concepto DEBE HABER
  • 3. ahora ya si podemos de un simple vistazo saber en que situación nos encontramos, sabemos que hemos comprado un sello y que nos queda un saldo de 1 euro en caja, evidentemente esto con un asiento es facil de ver pero cuando tenemos muchos movimientos es imprescindible trasladar los saldos correctamente, ahora los programas informáticos automatizan este procedimiento pero nuestra obligación es entenderlo. Pues bien esta introducción es para que el alumno entienda el funcionamiento de la contabilidad y el principio de partida doble que su postulado principal es "No hay deudor sin acreedor, ni acreedor sin deudor". Esto significa que, considerando la totalidad de los elementos patrimoniales de la empresa o Comunidad, si un elemento disminuye es porque otro aumenta, o, lo que es lo mismo, si se produce una entrada en un elemento es porque hay una salida de otro elemento y, por tanto, hacer un cargo en una cuenta (o cuentas) supone siempre tener que hacer un abono en otra (u otras).o como hemos especificado al principio siempre que hay un apunte en el debe tiene que haber otros movimientos en el haber de tal suerte que siempre las cantidades de uno u otro sitio sean iguales, en definitiva que el asiento este cuadrado. Volvemos a reiterar le expresado en el primer punto de este texto.: La partida doble asegura que por cada aumento del activo (en el debe) hay un aumento en las cuentas del pasivo dentro del (haber). Asimismo, habiendo una disminución en las cuentas del activo (dentro del debe), hay igualmente una disminución en las cuentas del pasivo (dentro del haber), así efectuándose las normas de la partida doble. CUENTA: 5700001 Correos y Telegramos FECHA CONCEPTO DEBE HABER SALDO DEUDOR ACREEDOR 01/01/ Saldo anterior 3 3 01/01 Compra de sello 2 1 TOTALES 3 2 CUENTA: 6290003 Correos y Telegramos FECHA CONCEPTO DEBE HABER SALDO DEUDOR ACREEDOR 01/01 Compra de sello 2 2 TOTALES 2 0
  • 4. Siguiendo este sistema de partida doble, en cada operación que realiza una empresa hay que buscar siempre una doble modificación en los elementos patrimoniales de la misma. El registro contable se realiza anotando dos veces la cantidad de la operación: al Debe de una cuenta y al Haber de otra. Cada transacción se registra por entradas en al menos dos cuentas. El total de los valores de débito (en el Debe) deben ser iguales al valor total de los valores crédito (en el Haber). La mayoría de las transacciones consisten en dos entradas, pero pueden tener tres o más entradas (ej.: Total de Facturas de Suministro = Valor Neto + Impuestos). Este sistema se llama de doble partida porque todas las transacciones deben estar "equilibradas" - los lados, el debe y el haber deben equivaler el mismo importe y por ello estar cuadrado tanto el diario, como el mayor y evidentemente el balance. Históricamente, las entradas de débito han sido registradas al lado izquierdo (debe) y los valores de crédito al derecho (haber) de una cuenta general de Mayor. Las cuentas del Mayor se establecen como cuentas T, así llamadas porque recuerdan la letra T cuando la cuenta está vacía o llena, y cuando esto sucede hay que anular la cuenta Nomenclatura: Un apunte en el debe de la cuenta es un cargo, y un apunte en el haber de la cuenta es un abono. El BALANCE: Es el documento que nos informa de la situación patrimonial de la Empresa o actividad, y siguiendo el planteamiento explicado de la partida doble se divide en dos partes Activo y Pasivo: Activo: se reflejarán los Bienes, Derechos y Gastos. Estas cuentas nacen y crecen por el Debe y disminuyen por el haber. Ejemplos: Caja: es un bien, el dinero en efectivo que poseemos y lo tenemos físicamente Nota: esta cuenta jamás podrá estar en negativo, pues el dinero se tiene o no se tiene el saldo menor que puede tener la caja por lógica será 0. Banco: puede ser un bien, si consideramos que el dinero lo tenemos al instante o un derecho el poder cobrarlo dependiendo del criterio que optemos se contabilizara en una cuenta o en otra, pero refleja en todo caso junto con el diponible en caja la situación de la Comunidad, en relación a su liquidez inmediata Las cantidades que debe cada propietario, sería un derecho a favor de la Comunidad en relación al propietario que debe abonarlo. Fianzas que podrán ser derechos u obligaciones así: Una fianza que depositamos para garantizar un suministro será un derecho (si cambiamos de compañía, tendremos el derecho a recuperarlo) Una fianza que hayamos recibido como garantía de un buen fin de una obra, (si la obra es satisfactoria tendremos obligación de devolverla)
  • 5. Inversión financiera, que pueda realizar la Comunidad por un exceso de tesorería dependiendo la cualidad de la inversión sería un bien o un derecho, lo más lógico y por la operatividad de las comunidades sería un bien por ser normalmente bienes quasiliquidos o de efectividad inmediata. Por último tendríamos que aplicar las cuentas de gastos. Servicios de Seguridad y Vigilancia. Empleados. Seguridad Social. Honorarios de Administración. Suministros, (Gas, Gasoleo, Electricidad……) Seguros (de responsabilidad civil, contra incendios ….) Reparaciones. Mantenimientos. Al final del ejercicio estos gastos son contra la cuenta de pérdidas y ganancias cuyo saldo nos informará de la existencia de beneficios o pérdidas. En el caso de las Comunidades de Propietarios tendrá un tratamiento especial que se verá más adelante, pues en principio los ingresos deberán ser previstos para cubrir los gastos que emanen de la comunidad y que se reflejaron en principio en el presupuesto anual, así los posibles beneficios (más ingresos que los gastos previsibles) o las pérdidas (menos ingresos que no cubren el presupuesto), así el tratamiento de cierre del ejercicio con la cuenta de pérdidas y ganancias intervendrá la figura del fondo de reserva o su utilización para la elaboración del presupuesto del año siguiente. Como se ha mencionado anteriormente las cuentas de activo crecen por el debe y disminuyen por el haber Ejemplo: veamos una cuenta como caja. 1) Cobramos una deuda de 105 € de un propietario que debía esta cantidad. La cuenta de Caja soporta un apunte en el debe (CARGO) de 150 € Pagamos 97 euros al cerrajero de Comunidad. La cuenta de caja soporta un apunte en el haber (ABONO) de 97 € 2) Nota: tanto el ejemplo 1 y 2 son los denominados apuntes el primero del debe y el segundo del haber, (recordar los movimientos del libro diario) PASIVO. En el pasivo se reflejarán las obligaciones, los ingresos, el neto patrimonial y los Proveedores y las deudas que tenemos contraídos con ellos Empresas de seguridad. La compañía de seguros. La Empresa deAdministración. Mantenimiento de jardinería. Ingresos de la Comunidad, por cuotas (bien por agua, comunidad, derramas ……)
  • 6. Hacienda pública (por Retenciones efectuadas a trabajadores o profesionales), la Comunidad de propietarios normalmente son consumidores finales por lo que el IVA se considera como más gasto. Fondo Social.: Sería la cantidad que quedará como remanente ejercicio a ejercicio así mismo en el fondo social se incluirá el denominado fondo de Reserva. Las cuentas del pasivo nacen y crecen por el haber y disminuyen por el debe Ejemplo: Una cuenta de proveedores (Servicios de Seguridad) 1) Emite la factura la empresa de seguridad por importe de 850 €, consecuente generamos una obligación de pago por tanto efectuaremos un abono (apunte en el haber de la cuenta) 2) Llegado su vencimiento pagamos la factura, en este momento cancelamos la obligación por pago, mediante un apunte en el debe de la cuenta (cargo) Si analizamos este ejemplo vemos que la cuenta crece por el haber y disminuye por el debe. Los movimientos contables se realizan a través de unos apuntes tanto de debe como de haber que se plasman en el denominado diario, que a su vez se agrupan en asientos contables. Trabajo a realizar: Se deben especificar las diferentes partidas y colocarlas bien el Activo o en el Pasivo. El alumno debe reflexionar en base a lo espcificado anteriormente, que tipo de partida es (Bien, gasto, ingreso, obligación, u otro). El alumno debe cumplimentar la hoja Excel relacionada en este trabajo el resultado en la hoja de control debe ser 0. Dinero en caja. …………………………………………………………. Recibos pendientes de cobro……………… ……………………. Factura pendiente de pago de administración……………. Cuotas de comunidad emitidas hasta la fecha ……………. Gastos de Administración de condominios ……………….. Gastos de Empresas de seguridad. ……………………………. Fondo de reserva………………………………………………………. Dinero en banco cuenta corriente………………………………. Letras del tesoro……………………………………………………….. Pago Impuesto de Naturaleza Urbana………………………... Seguro Comunidad…………………………………………………… Fianza por reclamación a morosos……………………………… Factura pendiente de pago a Albañiles………………………. Factura pendiente pago reparación tejado………………… Reparación efectuada en tejado……………… ……………….. ASIENTOS CONTABLES. Como ya hemos mencionado los asientos contables componen el diario, que está dividido en dos partes el DEBE y el HABER. El debe se encuentra en el lado izquierdo del documento y el haber a la derecha. Tomando como base los ejemplos mencionados anteriormente los vamos a reflejar a través de asientos contables, partiendo de la base de la partida doble y del principio que cada apunte en el debe tiene que tener su contrapartida en el haber. Ejemplo: veamos una cuenta como caja. 125 25 10 3835 110 1268 5825 4156 3000 150 820 175 159 2000 2000
  • 7. 1) Cobramos una deuda de 105 € de un propietario que debía esta cantidad. La cuenta de Caja soporta un apunte en el debe (CARGO) de 150 € Pagamos 97 euros al cerrajero de Comunidad. La cuenta de caja soporta un apunte en el haber(ABONO) de 97 € 2) --------------------------------------- dia -------------------------------------------------------------------- 150 57000001 Caja a D. Antonio Gutierrez (1º B) 43000001 150 ------------------------------------------- dia --------------------------------------------------- 97 97 62300000 Profesionales a Caja 57000001 X En estos dos apuntes hemos especificado el importe que se abona o adeuda a cada cuenta el número de la cuenta contable según el plan de contabilidad y el nombre de la misma. Una cuenta de proveedores (Servicios de Seguridad ) 1) Emite la factura la empresa de seguridad por importe de 850 €, consecuente generamos una obligación de pago por tanto efectuaremos un abono (apunte en el haber de la cuenta) 2) Llegado su vencimiento pagamos la factura, en este momento cancelamos la obligación por pago, mediante un apunte en el debe de la cuenta (cargo) ----------------------------------------- dia ------------------------------------------------ 850 607000001 Servicios de seguridad. a Seguridad Integral, S.A 4000000001 850 ---------------------------------------- dia ------------------------------------------------ 850 4000000001 Seguridad Integral, S.A. a Banco el Crédito Feliz 5720000001 850 X Analicemos este último ejemplo como vemos al final de las operaciones solamente quedan vivas (Cuentas que no están a cero) dos cuentas la 607000001 (cuenta de gastos que especifica los servicios de seguridad) y la cuenta de banco que especifica cómo hemos pagado estos gastos. Pero hemos utilizado la cuenta de proveedores para poner en valor el principio Devengo, reflejar la realidad del gasto independientemente de cuándo se efectué el pago. Como se ha podido comprobar en la realización de los asientos se ha mantenido el principio de partida doble todo apunte en el debe tiene su contrapartida en el haber, y todas las sumas del lado izquierdo del diario (Debe) son iguales que las sumas del lado derecho (Haber), por tanto el diario estaría cuadrado una vez finalizados todos los asientos. A su vez, los asientos pueden ser simples o múltiples, simples serían aquellos que solamente tienen una sola cuenta en el debe y otra en el haber. Los asientos que hemos visto hasta ahora serían asientos simples. Asientos multiples serían por tanto aquellos que tienen al menos dos cuentas bien en el debe o en el haber. Con el ejemplo que hemos puesto de proveedores, vamos a realizar un asiento múltiple, como es normal la factura tiene que llevar incorporado IVA, (supongamos un 21%), la factura quedaría de la siguiente forma. Servicios de seguridad ………. 850 I.V.A. ………………………………….. 178, 5 Total factura……………………… 1.028.5 Vamos a contabilizar la factura, en este caso vamos a necesitar tres cuentas. Una de Gastos, (607000001 Servicios de seguridad.) Otra para contabilizar los Impuestos (472000001 I.V.A. Soportado) Otra para saber que se debe a proveedores (400000001 Seguridad Integral). Y el asiento sería este. ----------------------------------------- dia ------------------------------------------------
  • 8. 850 607000001 Servicios de seguridad. a Seguridad Integral, S.A 4000000001 178.5 472000001 I.V.A. Soportado X 1.028.5 Analicemos el asiento Se cumple el principio de partida doble, todas las partidas del debe tienen una contrapartida en el haber. El asiento se encuentra cuadrado. Hemos cumplido el principio de devengo. Contabilizamos los gastos, también las obligaciones de pago en este caso con proveedores y registramos en principio una deuda que tiene hacienda con la Comunidad. *Por las peculiaridades de las comunidades de propietarios la utilización de las partidas del I.V.A. pueden tener diferentes formas de contabilización, las cuales se verán en este trabajo teniendo en cuenta la idiosincrasia de las diferentes comunidades, y teniendo en cuenta que como Administradores de fincas hemos de proporcionar una información adecuada a los propietarios de la finca que administramos. En este mismo sentido podemos hablar de asientos que tengan solamente una cuenta tanto en el debe como en haber y múltiples como contrapartida, por ejemplo cuando se efectúa la facturación de la comunidad. Vamos a ver el siguiente ejemplo.: Facturamos la comunidad del mes de enero, los gastos de comunidad y la derrama aprobada en junta. ----------------------------------------- dia ------------------------------------------------ 100 20 123 24,6 43000001. Propiedad 1º a. (Cuotas comunidad.) 43100001. Propiedad 1º a. (Derramas) 43000002 Propiedad 1º b. (Cuotas Comunidad) 43100002 Propiedad 1º B. (Derrama) A Facturación por Cuotas A Facturación por Derrama 700000001 700000002 223 44.6 X Analicemos el asiento: Se cumple el principio de partida doble, todas las partidas del debe tienen una contrapartida en el haber. El Asiento se encuentra cuadrado. Hemos cumplido el principio de devengo. Contabilizamos los derechos de cobro, lo que nos deben los propietarios y especificamos los conceptos de deuda de cada propietario. (También podíamos haber utilizado solamente una cuenta para cada propietario, habíamos recogido la realidad). Y recogemos los conceptos de ingreso, la facturación, en otro tipo de entidades lo definiríamos como las ventas que efectúa de sus productos, en las comunidades los productos sería la facturación por cuotas. En relación a las cuotas, engloban toda la facturación que se ha de realizar para cubrir el presupuesto de gastos, por tanto recoge el reparto correspondiente a las proporciones de cuotas de participación de todos los vecinos.
  • 9. Siguiendo con el principio de partida doble, podemos jugar con apuntes negativos, veamos un ejemplo y analicemos si es correcto su funcionamiento. Imaginemos que la factura de los servicios de seguridad que vimos en su momento es incorrecta, y la tenemos que anular de nuestra contabilidad. Este es el apunte que habíamos realizado, ahora lo tenemos que contabilizar para reflejar la realidad de la empresa, esto es que la factura la anulamos. ----------------------------------------- dia ------------------------------------------------ 850 607000001 Servicios de seguridad. a Seguridad Integral, S.A 4000000001 178.5 472000001 I.V.A. Soportado X 1.028.5 Podíamos hacer dos tipos de apunte; A) ----------------------------------------- dia ------------------------------------------------ 1028,5 400000001 Seguridad Integral, S.A. A Devolución de Compras/gastos 60800001 850 178,5A IVA Soportado 47200001 X B) ----------------------------------------- dia ------------------------------------------------ - 850 607000001 Servicios de seguridad. a Seguridad Integral, S.A 4000000001 - 1.028.5 a IVA Soportado 4720000001 178,5 X Veamos el primer asiento, contabilizamos la devolución por tanto al proveedor si solo tuviéramos estos apuntes no se le debería nada, la obligación de pago que teníamos lo hemos anulado, por otro lado hemos reducido los gastos, con una disminución de los mismos, y por otro lado el derecho que teníamos ante la hacienda pública que nos correspondía lo hemos anulado (Recordar lo que habíamos mencionado que las cuentas del Activo crecen por el debe y disminuyen por el haber, y las cuentas de pasivo crecen por el haber y disminuyen por el debe). Ahora bien si analizamos el segundo asiento en principio, un apunte negativo en el debe es una disminución, por tanto también se daría el principio que una cuenta de activo crece por el debe y disminuye por el haber. La cuenta del proveedor (la empresa de seguridad) hemos efectuado una disminución por tanto si le debíamos 1028,5 euros al hacer una apunte negativo de – 1028,5, la cuenta se quedaría a 0, El IVA Soportado y por tanto un derecho ha quedado eliminado con un apunte en el haber, (vuelvo a recordar que las cuentas de activo crecen por el debe y disminuyen por el haber, Pero por operatividad que consiguiéremos al realizar el segundo apunte, tener unos datos correctos a la hora de realizar los presupuestos para el año siguiente (teníamos contabilizado un gasto por
  • 10. Servicios de seguridad de 850 euros, al anular este gasto con un apunte negativo en principio la comunidad se habrá gastado esa cantidad menos en seguridad, por lo que tendremos una información correcta. Por otro lado el alumno puede expresar que en el primer apunte también se recoge un menos gasto, pero lo tendríamos que buscar entre todas las devoluciones que ha producido la comunidad, lo que nos daría más trabajo y posibilidades de error.) Analicemos ahora que ha significado el apunte negativo en la cuenta de proveedores, en principio a ese proveedor, se le ha anulado el importe de la devolución y se ha reflejado en el haber, información muy útil pues por ejemplo en España se ha de comunicar a la hacienda pública a quien se le ha comprado cantidades superiores a 3000 euros. Pero lo significativo es que independientemente del asiento que hayamos decidido realizar, hemos reflejado la realidad de lo sucedido, y recogemos la situación veraz de la contabilidad, cumpliendo todos los principios contables, Principio de Registro, Principio de Devengo, Principio de No Compensación, Precio de adquisición, ………. El alumno habrá notado que se han mencionado las cuentas contables y que el activo crece y disminuye, es el momento de empezar a enlazar ambas cosas, por ello empezaremos a ver CUENTAS: La cuenta es el elemento básico y central en la contabilidad y en los servicios de pagos. También es la mínima unidad contable capaz de resumir un hecho económico. La cuenta contable es la representación valorada en unidades monetarias de cada uno de los elementos que componen el patrimonio de una empresa (bienes, derechos y obligaciones) y del resultado de la misma (ingresos y gastos), permite el seguimiento de la evolución de los elementos en el tiempo. Por lo tanto, hay tantas cuentas como elementos patrimoniales que tenga la empresa y, en consecuencia, el conjunto de cuentas de una empresa supone una representación completa del patrimonio y del resultado (beneficios o pérdidas) de la empresa. Las transacciones económicas se recogen en la contabilidad a través de las variaciones en el valor de las distintas cuentas, facilitando el registro de las operaciones contables en los libros de contabilidad. Cada cuenta se configura por un título que hace referencia al elemento que representa, un código numérico que la identifica y un valor de la misma, gráficamente se representan como una T, que recoge las anotaciones o movimientos de la cuenta, donde a la parte izquierda de la T, se llama "débito" o "debe" y a la parte derecha "crédito" o "haber", sin que estos términos tengan ningún otro significado más que el indicar una pura situación física dentro de la cuenta. Básicamente existen dos tipos de cuentas las cuentas de patrimonio y las de gestión, estas últimas definirán con sus saldos el resultado de cada ejercicio de la Comunidad, (Si las cuentas que representan los gastos tienen una suma superior a la que tienen las de ingresos la Comunidad habrá tenido pérdidas, o beneficios si ha sido al revés) Las cuentas patrimoniales serán por tanto aquellas que recojan los bienes, derechos u obligaciones que ha de conocer la Comunidad independiente de si el ejercicio contable se ha cerrado o no.