Este documento describe los procedimientos para registrar y controlar los gastos de la caja chica en el sistema ERP eFactory. Incluye instrucciones para registrar gastos diarios de caja chica, registrar créditos fiscales que entraron en la caja chica, generar el reembolso de caja chica mediante una orden de pago, e imprimir un cheque, y finalmente registrar el ingreso del efectivo resultante en la caja chica.

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Caja Chica con eFactory
El control de los gastos por caja chica es uno de los procesos más importantes dentro de los controles de la
tesorería de cualquier empresa, para ejecutar un correcto control de estos flujos de información y dinero siga
los siguientes procedimientos dentro de eFactory ERP:
Registrando gastos deCaja Chica día a día
En todas las compañías o empresas, pequeñas o grandes, tanto públicas o privadas, siempre existe una caja
chica o caja menor.
Que es una Caja Chica. Es un fondo fijo que se tiene estipulado y en efectivo para cubrir gastos menores que
pueden surgir del día a día, estos fondos se reintegran por lo general al final de cada mes.
Para registrar día a día estas operaciones siga el siguiente procedimiento:
• Ingrese al sistema ERP
• Seleccione el módulo de tesorería
• Haga clic en la sección de Operaciones
• Haga clic en la opción de movimientos de caja
• Haga clic en el botón agregar y luego proceda a seleccionar la opción tipo Debito para las salidas o pagos
por caja
• Seleccione la caja de la cual está saliendo el pago
• Seleccione el concepto del gasto, es recomendable agrupar por conceptos de gastos, ejemplo: Gastos de
agua, gastos de papelería, Gastos de operación.
o Cada uno de estos gastos deberán estar creados previamente como conceptos de movimientos.
o Recuerde asignar previamente la información contable a cada uno de los conceptos de
movimientos para cuando se ejecuten los asientos contables.
• Si el gastos a registrar esta soportado por una factura fiscal se aprovechara para el IVA, debe registrar
este movimiento siguiendo los pasos indicadas en “Registrando Créditos Fiscales que entraron en la Caja
Chica”
• Escriba un comentario para documentar el movimiento de la caja
• Escriba en el campo Debe el monto del gasto

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Registrando CréditosFiscales que entraron en la Caja Chica
En ocasiones dentro de las facturas que se relacionan el reembolso de caja chica hay documentos a nombre de
la empresa con facturas formales y la empresa desea aprovechar estos créditos fiscales o proceder a ejecutar
las retenciones de ley, para ejecutar estas operaciones siga el siguiente procedimiento:
• Ingrese al sistema ERP
• Seleccione el módulo de compras y cuentas por pagar
• Haga clic en la sección de Operaciones
 Si desea registrar la factura con sus renglones para mover inventario
 Haga clic en la opción de facturas de compras
 Haga clic en el botón agregar y proceda a registrar individualmente cada documento a
nombre de cada uno de los proveedores.
 En cambio, si desea registrar directamente la cuenta por pagar sin especificar renglones de la
factura
 Haga clic en la opción de cuentas por pagar
 Haga clic en el botón agregar y proceda a registrar individualmente cada documento a
Nombre de cada uno de los proveedores.
• Después de haber cargado las facturas de compras con documentos fiscales correctos proceda a
ejecutar el pago a proveedor.
• Haga clic en la opción de pagos a proveedores y registre el pago por cada proveedor tomando en
cuenta que para cancelar las facturas de usar la caja que se utilizó para realizar el egreso o pago
en efectivo.

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Generando elReembolso deCaja Chica
• Ingrese a eFactory ERP
• Seleccione el módulo de tesorería
• Haga clic en la sección de operaciones
• Haga clic en la opción de Órdenes de Pago
• Haga clic en el botón agregar de la pantalla de órdenes de pago
• En el campo del beneficiario o proveedor de la orden de pago ingrese a la persona que cobrara el
cheque en el banco por el concepto del reembolso de caja chica, en la mayoría de las veces será el
motorizado de la empresa.
• En la sección de renglones ingrese un concepto temporal el cual luego vendrá utilizado para registrar
la reposición de la caja chica
• Seguidamente asignelaforma de pagoque generalmente seráun cheque o una transferencia bancaria.
• Haga clic en el botón aceptar de las órdenes de pago y proceda a confirmar el documento.
• Realice la impresión del Formato de Cheque desde la opción imprimir de Órdenes de pago

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Registrando el ingreso de efectivo o reembolso en la caja chica
Cuando el motorizado regrese del banco con elefectivo proceda a ejecutar el siguientemovimiento en lacaja.
• Ingrese al sistema ERP
• Seleccione el módulo de tesorería
• Haga clic en la sección de operaciones
• Haga clic en la opción de movimientos de caja
• Haga clic en el botón agregar de la pantalla
• Ingrese un movimiento de tipo ingreso a la caja con el monto recibido del motorizado, recuerde debe
seleccionar el concepto utilizado en la orden pago para la reposición de la caja.
• Proceda a guardar el documento y a confirmarlo en la pestaña de avanzado con el botón confirmar.
Ing. AlicelisHurtado
ahurtado@kodeit.com.ve
KODE IT SOLUTIONS, C.A.
http://www.kodeit.com.ve