Creacion de Formularios e informes en Microsoft Access 2007

1. Creado por: Téc. Juan Antonio Ventura CEPLAR 2011
juanventura200@gmail.com Microsoft Access 2007
CREACION DE FORMULARIOS EN ACCESS 2007
Ejercicio 1: Crear una BD llamada “miagenda” con una tabla llamada “contactos” cuyos campos:
id_contacto, nombres, apellidos, dirección, teléfono, email, website, foto. Crear el formulario en blanco
para la introducción de datos y asignarle máscaras de entrada a los campos, crear un reporte con los
campos: nombre, apellidos, teléfono, email, foto.
Para ello
creamos
nuestra base
de datos en
este caso creé
una llamada
“miagenda”.
Ahora guardamos los cambios
de nuestra tabla
dando clic en el Diskette,
Le cambiamos la vista a modo
situado en la barra de
vista diseño para crear los
herramientas de acceso
campos con los tipos de datos
rápido, a la par del botón
que le asignemos.
de Office.
Le damos nombre de
Cambiamos a vista hoja
·contactos· a nuestra tabla y
de datos.
después damos clic en aceptar.
Le agregamos los
campos antes mencionados con sus tipos de datos,
en el campo idcontacto le dejamos con auto 1. Damos clic en la ficha Crear
numérico para que no repita el id del contacto.
2. Damos clic en Diseño del Formulario.
Por el momento le dejamos los tipos de datos a
Recordemos que será un formulario totalmente
todos los campos excepto a los campos: email,
en blanco para poder trabajar.
website y foto ya que estos contendrán datos
distintos.
A los campos e-mail y web site le dejaremos
Hipervínculo, y al campo foto le daremos el tipo de
dato Datos Adjuntos ya que para guardar una foto
necesitamos buscarla donde la tengamos guardada
en nuestro PC.

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Aquí es el área de trabajo, insertaremos los
Para cambiarle
controles como cajas de texto, etc.
nombre a las
etiquetas solo damos doble clic sobre estas y
escribimos el nombre correspondiente:
En
la Ahora le asignaremos un origen de datos:
ficha diseño.
Al dar clic aquí
en el triángulo,
De clic en al cuadro sombreado de amarillo, este
nos desplegará
control es llamado cuadro de texto.
un lista de
Busque la opción de formulario para asignaren
opciones,
Y solo de clic en
origen de datos y que sea en este formulario
este caso los
donde desee colocar
que se obtendrán los datos nombres de las
el cuadro de texto, y
así siga con los demás tablas, por el
controles excepto con momento solo aparece la única tabla que hemos
los de email, site web
y foto. Para hacer uso
de estos otros controles recordemos que
necesitamos uno que nos permita enviar a buscar
otra información, es decir una información externa:
Observe el
recuadro,
al llevar el
puntero
del Mouse
creado “contactos”, solo
sobre el
dele clic.
control nos indica el nombre del control.
Ahora nos disponemos a cambiarle nombre a las
etiquetas y asignarle un origen de datos a los
campos, es decir, en donde deseamos que guarde la
información
que
ingresemos
en estos.

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De clic en el cuadro de Al dar clic en examinar usted podrá buscar la
texto para asignarle en que imagen que desee, dentro de su PC.
campo guardará esta
información.
Y Solo de clic en el
triángulo, y desplegará
una lista de opciones
en este caso los
campos de la tabla.
Haga lo mismo con
todos los campos.
Agregue los botones de Guardar, Eliminar, Imprimir
Observará que cambia siguiendo los mismos pasos.
Ahora insertaremos botones para desplazarnos
entre los registros como los mencionados
anteriormente (La flecha le indica cuales son Ir al
primer registro, Ir al último, ir al siguiente e ir al
registro anterior)
también el nombre del control, según el origen de
datos o el campo de la tabla. Insertemos otro botón:
Siguiente paso será agregarle botones para realizar
operaciones como, agregar contacto, eliminar,
buscar, imprimir, Ir al primer registro, Ir al último,
ir al siguiente e ir al registro anterior:
Cuando se abra el cuadro de diálogo, de clic
en la segunda opción en operaciones con
registros. Y después de clic en Agregar nuevo
registro.
De clic en siguiente.
Solo pregunta que deseamos que se vea en el
formulario, texto o una imagen, solo daremos clic
en cualquiera de estos opciones remarcadas y clic
en FINALIZAR.

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Busque la
foto
donde la
tenga
guardada
y después
clic en
Abrir.
Ya está en la opción de Exploración de registros y a
la derecha aparecen las acciones, inserte el de
Buscar y después los de
Los pasos son los mismos que
Volvemos
utilizamos para agregar,
al cuadro
guardar, eliminar e imprimir
anterior y
registros.
solo de clic
Una vez insertado todos los botones haga lo en Aceptar.
siguiente:
Observe el
De clic en ver y clic en formulario
Vista Formulario Para y ya
ver cómo quedará, aparece la
Ingrese datos cualquiera foto, ahora
de prueba para verificar de clic en el
que los botones botón de
funcionan, de un solo Guardar,
empiece dando clic en el seguidamente de clic en el botón nuevo y agregue
campo nombre ya que al otros tres registros más para verificar que podemos
de Idcontacto lo asignará de forma automática desplazarnos con los botones.
porque es autonumérico.
Tarea: Inserte un logo en el formulario, el título del
En el campo formulario, pista es: eta imagen
foto, de clic sólo lleve el puntero sobre
en el Clip uno de las figuras y observe el
para ir a nombre.
buscar datos
UTILIZACIÓN DE MÁSCARAS DE ENTRADA.
externos.
El uso de estas máscaras es simplemente para
simplificar el ingreso de datos en nuestros
registros, por ejemplo: si en el campo teléfono
deseamos guardar sólo números, aunque presione
las teclas de letras en el teclado no escribirá en el
De clic en campo, ya que solo
Agregar para puede guardar números.
buscar la foto.
Solo de clic en el campo
que desea agregarle la
máscara.

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Observe, cuando ya Existen 3 formar para crear informes al igual que
conocemos los los formularios, en este caso lo haremos desde el
caracteres, ingrese asistente.
9999-9999 estos
caracteres me indica Para crear un informe de clic en la ficha Crear y
que en cada uno de después clic en Asistente para informes.
ellos guardaré
cualquier dígito del 0
– 9 y solo podré
ingresar 8 números.
En caso contrario de clic en el botón de la par que Agregue los campos que desee se muestren en el
tiene tres punto (…) para buscar máscaras informe (Vea la flecha), ingrese los campos antes
predeterminadas por Access.
mencionados. (Nombre, apellidos, teléfono,
email, foto), a continuación de clic en siguiente.
Vuelva a dar clic en siguiente del cuadro.
Aquí observemos las posibles máscaras.
Una vez asignada la
máscara de clic en el Si desea
disquete ordenar
los
Agregue el nombre y de campos de
clic en aceptar. forma
Ahora cambie la vista a ascendente o descendente, después de clic en
vista formulario ingrese otro registro, observe el siguiente.
campo teléfono que no podrá ingresar letras. Elija el diseño o forma de presentación de los datos
Observe que solo
ingresará 8 números.
Recuerde que este manual solo le servirá de base
para sus futuros proyectos.
CREACION DE INFORMES DESDE AL ASISTENTE
Un informe se necesita para visualizar varios
registros con el fin de imprimir a papel estos. La
diferencia con los informes es que en el informe
solo podrá visualizar los datos e imprimir, no podrá
modificar.

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De clic en siguiente y elija el diseño del Informe
Vuele a dar clic en siguiente y
De clic en la opción de Modificar el diseño del Informe y
de clic en finalizar.
Cambie la vista del Informe a Vista Informe y Observe los
registros.
Observe que si, solo mostrará los campos asignados al
informe, nombre, apellidos, teléfono, email y la foto, ya
podrá imprimir este reporte, en este caso solo ingresé
tres registros, pero el tercero no le ingrese el email ni la
foto.
Observe el Informe:
Ahora practique, recuerde la práctica hace al maestro.