Este documento proporciona una introducción básica a OpenOffice Base. Explica cómo ejecutar Base, crear una nueva base de datos o abrir una existente, y cómo crear tablas, añadir campos y registros, y establecer relaciones entre tablas. También cubre cómo crear consultas mediante la vista de diseño y ejecutar consultas para ver los resultados.

1. TUTORIAL BÁSICO DE
OPENOFFICE 3.2 BASE
Autor: Enrique Laín

2. BASES DE DATOS.
INTRODUCCIÓN
DEFINICIÓN:
Una base de datos es una colección de datos relacionados entre sí. Dichos datos se almacenan dentro
de la base de datos en forma de tablas, que a su vez guardan información sobre un grupo de cosas con
las mismas características o atributos.
Por ejemplo, en una base de datos puedes tener una tabla con información de todos tus libros: el
título, el nombre del autor, el año de edición, etc.; es decir, diferentes propiedades o atributos
comunes a todos los libros. Veamos gráficamente éste ejemplo de la tabla Libros:
Atributos
Título Autor Año edición
Libros
El niño del pijama a rayas Boyne, John 2008
REGISTROS Trainspotting Welsh, Irvine 1996
Del amor y otros García Márquez, Gabriel 1995
demonios
A cada línea de DATOS se le llama REGISTRO.
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3. ¿CÓMO EJECUTAR OPENOFFICE BASE?
(I)
Tenemos dos formas de ejecutar el programa:
1.Pinchando en Inicio→Todos los Programas→OpenOffice 3.2→ OpenOffice.org Base.
2.Pinchando en el icono y luego en la opción Base de datos.
En cualquiera de los casos nos aparecerá el asistente. En el caso de crear una nueva Base de
datos dejaremos marcada la opción por defecto.
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4. ¿CÓMO EJECUTAR OPENOFFICE BASE?
(II)
Pincharemos aquí para
indicar la carpeta donde de
guardará
Aquí daremos el nombre de la BD
A continuación pincharemos en el botón En la siguiente ventana indicaremos en
Finalizar del asistente. qué carpeta guardaremos nuestra base de
datos y con qué nombre. Finalmente
pincharemos en Guardar, y habremos
creado una Base de Datos en blanco.
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5. ENTORNO DE OPENOFFICE BASE
Aquí tenemos las barras de título, menús y herramientas.
Aquí aparecen las tareas que podemos realizar con
el elemento de la base de datos elegido desde el
panel de la izquierda.
Aquí irán apareciendo los objetos que vayamos creando
Elementos
de la base
de datos
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6. ¿CÓMO ABRIR UNA BASE DE DATOS YA CREADA?
Si queremos abrir una base de datos que ya existe elegiremos dicha opción y le
diremos al asistente dónde se encuentra. Finalmente pincharemos en
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7. ¿CÓMO CREAR UNA TABLA EN VISTA DE DISEÑO?
Una vez creada la base de datos en blanco vamos a crear las tablas. Para ello se podría
utilizar la opción del asistente, pero nosotros lo haremos ‘a nuestro gusto’ utilizando la
opción Crear tabla en vista Diseño…
NOTA: Es muy importante fijarnos en el panel de la izquierda para elegir el objeto sobre el
que vamos a trabajar, en este caso sobre el objeto Tablas.
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8. ¿CÓMO INSERTAR LOS CAMPOS O
ATRIBUTOS EN LAS TABLAS? (I)
Desde la siguiente ventana podremos: Teclear el nombre de cada Atributo o campo de la tabla, así
como el tipo de dato de dichos atributos y sus propiedades.
Desde aquí elegiremos las
características de cada campo
o atributo.
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9. ¿CÓMO INSERTAR LOS CAMPOS O
ATRIBUTOS EN LAS TABLAS? (II)
Para indicar el Tipo de dato de cada campo o atributo pincharemos aquí y elegiremos el deseado.
El apartado Descripción asociado a cada campo no es obligatorio, pero a veces ayuda a entender
el significado de algunos atributos de la tabla.
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10. TIPOS DE DATOS DE LOS CAMPOS O
ATRIBUTOS (I)
Alfanuméricos.: Se utilizan para almacenar textos que pueden contener letras y números. El más
utilizado es el tipo Texto [VARCHAR].
Temporales .: Se utilizan para guardar fechas y/o horas.
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11. TIPOS DE DATOS DE LOS CAMPOS O
ATRIBUTOS (II)
Numéricos, enteros y reales. Se utilizan para almacenar valores numéricos sobre los que,
al contrario que en los tipos alfanuméricos, se podrán realizar operaciones aritméticas. En
las propiedades delos reales hay que indicar cuántas de las cifras del tamaño asignado
serán decimales (se conoce también como la escala). Los más utilizados son
Integer[INTEGER] y Número[NUMERIC].
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12. TIPOS DE DATOS DE LOS CAMPOS O
ATRIBUTOS (III)
Especiales.: Tipos de datos que no entran en ninguna de las clasificaciones anteriores. El más
utilizado es el tipo Sí/No [BOOLEAN]
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13. ¿CÓMO GUARDAR LA TABLA
CREADA?
Bastará con pinchar en de la barra de herramientas de Diseño de tablas.
Entonces, si la tabla no existía, nos aparecerá la siguiente ventana:
Pinchando aquí escribiremos el nombre que
daremos a nuestra tabla.
Como podemos ver nos
aparecerá un nuevo objeto
tabla con el nombre dado.
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14. ¿CÓMO ELIMINAR UN OBJETO CREADO?
Para eliminar un objeto que hayamos creado: Tabla, Consulta, Formulario o Informe
bastará con seleccionarlo y pinchar en de la barra de herramientas o bien pinchar con
botón derecho del ratón sobre el y luego eliminar.
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15. ¿CÓMO EDITAR O CAMBIAR UN OBJETO
CREADO?
Para editar un objeto que hayamos creado: Tabla, Consulta, Formulario o Informe bastará
con seleccionarlo y pinchar en de la barra de herramientas o bien pinchar con botón
derecho del ratón sobre el y luego Editar.
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16. ¿CÓMO AÑADIR REGISTROS A UNA TABLA? (I)
Tras abrir una base de datos nos
aparece la ventana de la izquierda.
Si lo que queremos es insertar
registros en una tabla ya creada,
primero elegimos el objeto Tablas
en el panel de la izquierda y luego
la tabla con la que trabajaremos
(en el ejemplo la tabla Libros).
Tras pinchar en la tabla veremos la siguiente ventana, donde podremos ir metiendo cada
línea de datos: REGISTROS, en cada campo.
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17. ¿CÓMO AÑADIR REGISTROS A UNA TABLA? (II)
Desde la siguiente ventana podremos ir introduciendo los datos de cada campo o
atributo de la tabla.
Desde la barra inferior de la ventana anterior podemos movernos por los registros e insertar nuevos
registros.:
Registro en que estamos Número total de registros de la tabla.
Para insertar un nuevo registro.
Nos lleva al último registro de la tabla
Nos lleva al primer registro de la tabla Va al siguiente registro
Va al registro anterior
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18. ¿CÓMO IR A LA VISTA DE DISEÑO DE UNA TABLA?
En el caso de queramos añadir , editar o eliminar un campo de
alguna tabla ya creada deberemos proceder como sigue:
Hay que situarse en la tabla que queramos editar, pincharemos
al botón derecho del ratón y con el izquierdo elegiremos la
opción Editar.
Tras pinchar en Editar nos aparecerá la siguiente ventana ya conocida:
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19. ¿CÓMO INDICAR LA CLAVE PRIMARIA?
La clave primaria es aquel atributo de la tabla cuyo dato es diferente en cada registro.
Para indicar cual es la clave primaria de una
tabla, bastará con situarnos en el campo o
atributo elegido, luego pincharemos con el botón
derecho del ratón y elegiremos Llave primaria.
¿CÓMO ELIMINAR UN ATRIBUTO O CAMPO DE
UNA TABLA?
Haciendo clic con el botón izquierdo del ratón, a la
izquierda del atributo a eliminar, conseguiremos
seleccionar toda la información sobre dicho atributo.
Luego pinchamos al botón derecho del ratón y
seleccionamos Eliminar.
NOTA: Como puede verse en el menú contextual de la
izquierda también podríamos copiar o mover información
de atributos e Insertar filas.
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20. ¿CÓMO ORDENAR LOS REGISTROS DE UNA
TABLA?
Para ordenar una tabla por uno o varios de sus campos existen varias formas de hacerlo:
a) Nos situamos en alguno de los datos cuyo campo queremos ordenar y luego le
pinchamos a si queremos orden ascendente o si lo queremos descendente
b) Si queremos ordenar primero por uno de los campos y luego por otro, debido a que puede darse el
caso de que existan varios registros cuyo dato en ese campo sea igual. Entonces pincharemos en
y nos aparecerá la siguiente ventana:
En este ejemplo podemos ver que existen
dos registros de El Buscón. En la ventana
de la izquierda se ha propuesto ordenar
primero por Autor, luego por Título y
luego por Fecha de Edición.
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21. RELACIÓN ENTRE TABLAS (I)
PASO 1.: Desde la ventana principal de una base de datos, donde ya existan tablas
creadas, pincharemos en Herramientas →Relaciones para crear las relaciones
existentes entre las tablas.
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22. RELACIÓN ENTRE TABLAS (II)
PASO 2.: En la siguiente ventana elegiremos cada una de las tablas a relacionar y
pincharemos en el botón Añadir. Mostrándose esta nueva ventana:
PASO 3.: Para relacionar las tablas
mantendremos pinchado el botón izquierdo del
ratón sobre el atributo correspondiente de una
de las tablas y arrastraremos hasta llegar al
atributo elegido de la otra tabla. Finalmente
aparecerá una línea que las une a través de un
determinado tipo de relación (en el ejemplo es 22
una relación de uno a varios: 1 a n)

23. MODIFICAR O ELIMINAR LA RELACIÓN
ENTRE TABLAS
Para ELIMINAR alguna relación entre tablas
bastará con pinchar un clic con el botón
izquierdo en la línea que las une y luego a la
tecla Supr.
Para modificar la relación entre tablas
pincharemos doble clic en la línea que las
une, apareciendo la ventana mostrada a la
derecha. Aquí se recomienda seleccionar las
opciones: Actualizar cascada y Eliminar
cascada. Estas opciones permiten conservar
la integridad de la base de datos, de tal
manera que cuando se elimine algún registro
de una tabla también se elimine la
información correspondiente a las tablas con
que esté relacionada; así como cuando se 23
cambie algún registro de una tabla también
se haga en las tablas relacionadas.

24. ¿CÓMO FILTRAR REGISTROS DE UNA TABLA O
CONSULTA? (I)
El filtrado de datos nos permiten elegir de forma simple qué datos de una Tabla o Consulta
queremos que se muestren. Existen distintos tipos de filtros:
1.- AUTOFILTRO.: Filtra los registros según el contenido del campo seleccionado. Veamos un
ejemplo sobre la siguiente Tabla Libros.
Para aplicar el AutoFiltro a la tabla anterior bastará con situarnos en el dato elegido del campo
correspondiente y luego pinchamos en de la barra de herramientas. El resultado es el siguiente:
NOTA: Para mostrar de nuevo todos los registros pincharemos en de la barra de 24
herramientas. Y para eliminar definitivamente el filtro en

25. ¿CÓMO FILTRAR REGISTROS DE UNA TABLA O
CONSULTA? (II)
2.- FILTRO ESTÁNDAR.: Permite establecer las opciones del filtro de forma parecida a como
establecíamos los criterios de ordenación. Veamos un ejemplo sobre la anterior Tabla Libros:
Queremos establecer un filtro estándar que muestre los registros que cumplan que la Editorial
sea Castalia y la Fecha de Edición anterior al 4/8/1989.
SOLUCIÓN: Pinchamos en de la barra de herramientas y rellenamos la ventana que nos
aparece con los siguientes datos:
El resultado sería el siguiente:
NOTA: Para mostrar de nuevo todos los registros pincharemos en de la barra de 25
herramientas. Y para eliminar definitivamente el filtro en

26. CONSULTAS
Las consultas son objetos que vamos a utilizar para visualizar aquellos
registros de una base de datos (información contenida en una o varias tablas
relacionadas) que cumplan unas condiciones o criterios.
En muy importante comprobar el resultado una vez se creó una consulta
para verificar que sea el esperado, pues sino habría que revisar los criterios
o condiciones en el diseño de la consulta.
Las consultas nos serán muy útiles también cuando creemos formularios e
informes.
Existen varias formas de crear una consulta:
En vista de Diseño.
Usando el asistente
Utilizando SQL
Nosotros veremos la primera de la formas.
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27. ¿CÓMO SE CREA UNA CONSULTA EN VISTA DE
DISEÑO?
Vamos utilizar un ejemplo para explicar cómo crear una consulta en vista de diseño.
PASO 1.: Elegimos, desde el panel izquierdo el objeto Consultas y luego pinchamos sobre
Crear consulta en vista Diseño… (ubicado en el panel de Tareas)
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28. ¿CÓMO CREAR UNA CONSULTA EN VISTA
DE DISEÑO?. CONSULTA SENCILLA (I)
PASO 2.: Desde la ventana Agregar tabla o consulta elegiremos cada una de las tablas
implicadas en la consulta y luego pincharemos en el botón Añadir. Las tablas añadidas se
mostrarán en este panel.
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29. ¿CÓMO CREAR UNA CONSULTA EN VISTA
DE DISEÑO?. CONSULTA SENCILLA (II)
En el panel inferior de esta ventana tendremos:
Campo: muestra los nombres de los campos que
se desean visualizar.
Alias: el valor que se escriba se mostrará en la
cabecera de la columna de resultados en lugar
del nombre del campo que tiene la tabla.
Tabla: muestra la tabla a la que pertenece el
campo.
Orden: Permite ordenar el resultado de la
consulta por el campo que deseemos . Se elegirá
entre orden ascendente o descendente.
Visible: Aquí se marcarán los campos que
queremos que se muestren en la consulta.
Función: permiten realizar distintas operaciones
sobre los resultados.
Criterio: Es donde pondremos la/s condición/es
que deben cumplir los registros de la o las
tablas relacionadas en la consulta.
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30. ¿CÓMO CREAR UNA CONSULTA EN VISTA
DE DISEÑO?. EJECUTAR UNA CONSULTA
Tras crear una consulta, según la diapositiva anterior, podremos ver el resultado obtenido
pinchando en de la barra de herramientas.
En la siguiente figura se puede apreciar el resultado de una consulta donde se muestran los
campos: Título, Autor y Editorial. Ordenando por el campo Autor en modo ascendente
(de la A a la Z) y con la condición o criterio de que la Editorial sea la de Castalia.
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31. ¿CÓMO GUARDAR UNA CONSULTA?
Para guardar una consulta una vez creada pincharemos en de la barra de herramientas.
Nos aparecerá esta ventana donde daremos nombre a
nuestra consulta y pincharemos en el botón Aceptar.
Entonces se podrá ver la consulta creada y guardada en el panel de Consultas.
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32. CONSULTAS COMPLEJAS (I)
En adelante vamos a crear una serie de Consultas en Vista de Diseño utilizando las siguientes
tablas: Libros y Préstamo pertenecientes a la base de datos Biblioteca.
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33. CONSULTAS COMPLEJAS (I). CONSULTA 1
En las siguientes diapositivas vamos a mostrar ejemplos de consultas que afecte a varias tablas y
algunas consultas complejas:
CONSULTA 1.: Crear una consulta que muestre los campos: Autor Título Editorial y
Nombre de aquellos alumnos de 4º ESO que tengan libros prestados.
SOLUCIÓN: Tras seguir los pasos de las diapositivas 26, 27 y 28 :
La diferencia entre esta consulta y
la anteriormente presentada es que
en este caso necesitamos las dos
tablas de nuestra base de datos
(Libros y Préstamo) ya que el
criterio o condición es que el
alumno sea de 4º ESO (campo que
pertenece a la tabla Préstamo) y
además nos pide como resultado
representar campos de ambas
tablas.
Finalmente habrá que guardar la
consulta, como ya explicamos.
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34. ¿CONSULTAS COMPLEJAS (I). CONSULTA 2
CONSULTA 2.: Crear una consulta que muestre los campos: NOMBRE, Nº CARNET y Fecha devolución
de aquellos alumnos que no devolvieron a tiempo uno o más libros y fueron sancionados por ello.
SOLUCIÓN: Teniendo en cuenta que la tabla de Préstamo contempla la siguiente información.
Crearemos la siguiente consulta en vista de diseño:
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35. CONSULTAS COMPLEJAS (I). CONSULTA 3
CONSULTA 3.- Crear una consulta que muestre los Libros cuya Editorial sea Castalia o
Cátedra.
En la figura de la izquierda se muestra el diseño de
ésta consulta.
Para hacer la consulta solo necesitamos la tabla
Libros.
Como se puede apreciar en Criterio (del campo
Editorial) ponemos la primera condición: Editorial
Castalia y en la siguiente fila Editorial Cátedra, esta
es la forma de decirle que muestre los registros cuya
Editorial sea Castalia O Cátedra.
Otra forma correcta de expresar el Criterio sería
poniendo en Criterio del campo Editorial la
siguiente expresión: Castalia O Cátedra.
Aquí se muestra el resultado de la ejecución de la consulta creada:
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36. CONSULTAS COMPLEJAS (I). CONSULTA 4
CONSULTA 4.- Crear una consulta que muestre los libros con autor Anónimo y Año de compra1988.
En la figura de la izquierda se muestra el diseño
de esta consulta:
En este caso de deben cumplir A LA VEZ dos
condiciones o criterios: Autor Anónimo y Año
1988.
Bastará con poner los Criterios en cada uno de
los campos correspondientes.
El resultado de la ejecución de la consulta será el
siguiente:
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37. CONSULTAS COMPLEJAS (I). CONSULTA 5
CONSULTA 5.- Crear una consulta que muestre los libros cuyo Año de compra sea posterior a 1987.
En la figura de la izquierda se muestra el diseño de
ésta consulta.
Como puede verse en Criterio del campo Año hay
que poner >1987 ( el símbolo > significa mayor que).
NOTA: Si la consulta hubiese pedido fecha menor
que habríamos utilizado el símbolo <.
A continuación se muestra el resultado de la
ejecución de la consulta:
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38. CONSULTAS COMPLEJAS. CONSULTA 6
CONSULTA 6. Crear una consulta con los alumnos cuya fecha de devolución de los libros
prestados esté en el 5/7/2010 y el 3/8/2010.
En la figura de la izquierda se muestra
el diseño de ésta consulta.
Como puede verse en Criterio del
campo Fecha de devolución podemos
poner Entre 5/7/2010 Y 3/8/2010.
NOTA: También habría sido válida la
siguiente expresión:
>= 5/7/2010 Y <=3/8/2010.
El significado de los símbolos es el
siguiente:
>= Mayor o igual que
<= Menor o igual que
El resultado sería el siguiente:
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39. CONSULTAS COMPLEJAS. CONSULTA 7
CONSULTA 7. Crear una consulta sobre la Tabla
Libros que muestre los registros cuyo Autor empiece
por la letra A.
La figura de la izquierda muestra cómo diseñar la
consulta propuesta. Como se puede ver en Criterio del
campo Autor se ha escrito: COMO ‘A*’. Donde el
asterisco * es el comodín que permite indicar que en su
lugar podría venir cualquier carácter o caracteres.
El resultado sería el siguiente:
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40. CONSULTAS COMPLEJAS. CONSULTA 8
CONSULTA 8. Crear una consulta sobre la Tabla
Libros que muestre los registros cuyo Título empiece
por cualquier letra, que la segunda letra sea una a y
luego termine en cualquier carácter o caracteres.
La figura de la izquierda muestra cómo diseñar la
consulta propuesta. Como se puede ver en Criterio del
campo Autor se ha escrito: como ‘?A*’. Donde el
asterisco * es el comodín que permite indicar que en su
lugar podría venir cualquier carácter o caracteres y ? Se
sustituiría por cualquier carácter.
El resultado sería el siguiente:
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41. FORMULARIOS. INTRODUCCIÓN
 Los formularios son un tipo de objeto que van a permitir la introducción de
datos en las tablas de una forma más sencilla y elegante. En vez de introducir los
datos directamente sobre la tabla, los datos se introducen en la tabla a través de
los formularios.
 En una base de datos se puede crear más de un formulario basado en una
misma tabla.
 Un formulario puede tomar varios campos de una tabla o todos; incluso puede
tomar campos de diferentes tablas o consultas.
 Las tablas almacenan la información, los formularios se encargan de
recogerla. Las tablas deben estar cerradas para que las tablas puedan incluir los
datos de los formularios. Al cerrar o guardar los formularios, las tablas se
actualizan.
 Existen dos formas de crear un Formulario:
1.En vista de diseño
2.Utilizando el asistente. 41
Nosotros veremos la creación de un Formulario utilizando el asistente.

42. ¿CÓMO CREAR UN FORMULARIO CON EL
ASISTENTE? (I)
En este primer paso del asistente
elegiremos la tabla y los campos de
dicha tabla sobre la que queremos
hacer el Formulario.
Con estos botones pasaremos a la
ventana de la derecha (llamada
Campos del Formulario) aquellos
campos de la tabla que queremos que
aparezcan en el Formulario.
Como se puede ver en este ejemplo se
ha elegido la Tabla Libros y sus
campos: Título, Autor, Editorial, Año
y Fecha edición.
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43. ASISTENTE? (II)
En este segundo paso podríamos
crear un subformulario dentro de
nuestro formulario. En nuestro
caso no lo crearemos, pincharemos
en el botón Siguiente.
En este 5º paso del asistente elegiremos
el tipo de diseño (disposición de los
campos) que deseamos para nuestro
Formulario.
En nuestro caso hemos elegido el tipo de
diseño señalado.
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44. ¿CÓMO CREAR UN FORMULARIO CON EL
ASISTENTE? (III)
Desde este 6º paso del asistente podremos elegir
alguna de las siguientes opciones:
No permitir modificar los datos de la tabla.
No permitir borrar datos
No permitir añadir datos
En este paso elegiremos el modelo de
Formulario que deseemos. Conforme nos
vamos moviendo por cada uno de los
modelos, como fondo, se nos muestra una
vista previa de cómo quedaría.
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45. ¿CÓMO CREAR UN FORMULARIO CON EL
ASISTENTE? (IV)
En la figura de la derecha se puede ver el
último paso del asistente daremos nombre
a nuestro Formulario.
A la izquierda podemos ver la figura que muestra el
aspecto del Formulario creado.
Desde el formulario, gracias a la barra de herramientas
de la parte inferior, podremos movernos por los
diferentes Registros, eliminar y añadir algún registro.
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46. INFORME. INTRODUCCIÓN
Los informes son documentos que se utilizan para presentar los datos de una forma más
elegante. Es decir, su objetivo es recuperar información de la base de datos, igual que las
consultas, pero con un formato que facilita su presentación e impresión en papel. Los
informes suelen construirse a partir de consultas almacenadas y no a partir de las tablas.
Los informes en OpenOffice Base sólo se pueden crear utilizando el asistente.
Para crear un informe elegiremos el objeto Informes izquierdo y luego pincharemos en
Usar el asistente para crear informe.
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47. ¿CÓMO CREAR UN INFORME CON EL
ASISTENTE (I)
En este primer paso elegiremos la
Tabla o Consulta de la que
queremos el Informe.
Y también indicaremos qué
campos queremos que aparezcan
en el Informe.
Aquí podemos elegir algún alias
para los campos que queremos
representar en nuestro Informe,
normalmente se dejan como
están.
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48. ASISTENTE (II)
En este paso indicaremos por cual de
los campos queremos que se agrupe
la información en el Informe.
Aquí indicaremos por qué campo o
campos queremos que se ordene la
información del Informe.
Además elegiremos en qué orden:
ascendente o descendente.
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