Declaracion de gastos_Responsables Mantenimiento .pdf

Programa de Mantenimiento
de Locales Educativos 2022

Taller sobre declaración de gastos
dirigido a responsables de
mantenimiento
Junio 2022

Orientar a los responsables de mantenimiento de las
IIEE en el procedimiento de declaración de gastos
(DG) del Programa correspondiente al año 2022.
Objetivo del taller

BLOQUE I
Declaración de gastos 2022

Cronograma 2022
Las UGEL y/o DRE han comunicado las fechas a los
responsables de mantenimiento para:
● Registro y envío de expediente de declaración de
gastos por el Sistema Mi Mantenimiento y a la
UGEL (virtual o físico)
● Levantamiento de observaciones del expediente
de declaración de gastos.

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1
Consideraciones iniciales
Coordinar detalladamente con tu especialista
UGEL la forma correcta de presentar tu
expediente de Declaración de Gastos.
Iniciar el registro del Panel de Culminación de Acciones
(PC).
IMPORTANTE: el PC debe completarse antes del envío de la DG en el Sistema “Mi
Mantenimiento” y a las UGEL (de manera física o virtual).

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1
• La declaración de gastos es la rendición de cuentas sobre
el monto transferido y utilizado en el mantenimiento.
• El responsable de mantenimiento de la IE es el encargado
de registrar la declaración de gastos (comprobantes de
pago y demás requisitos) en el Sistema “Mi
Mantenimiento”.
• Luego, debe remitir el Expediente de Declaración de
Gastos (por mesa de partes física o virtual) a la UGEL para
su evaluación y aprobación.
¿Qué es la Declaración de Gastos (DG)?
IMPORTANTE: guíate de las fechas y plazos comunicados por tu UGEL para registrar,
enviar y de ser el caso levantar observaciones a tu Declaración de Gastos.

Flujograma de Declaración de Gastos (DG)
Responsable de
mantenimiento
Especialista
de UGEL
Fin
Registra el panel de
culminación de
acciones en el sistema
Mi Mantenimiento
Consolida, registra y envía
toda la información de
la DG en el sistema
Mi Mantenimiento
Remite el expediente de DG, con
las firmas respectivas, a través de
la mesa de partes de la UGEL (física
o virtual, según indique su UGEL)
Expediente de DG
es observado a
través del sistema
Mi Mantenimiento
Evalúa el
expediente de DG
Responsable de
mantenimiento subsana
las observaciones
Expediente de
DG es aprobado
Sí
No ¿El especialista
aprueba
la DG?

Contenido de la DG
1. Anexo N°4: Acta de compromiso firmada por el responsable (*).
2. Anexo N° 5: Acta de representantes de la comisión responsable y del CONEI (**).
3. Anexo N° 10: FAM aprobada, suscrita por los integrantes de la Comisión (*).
4. Copia(s) del (de los) voucher(s) de retiros del BN.
5. Copia(s) del (de los) voucher(s) de depósito de las devoluciones en el BN.
6. Anexo N° 11: Declaración de gastos detallada suscrita por los miembros de la Comisión.(*)
7. Copia de los comprobantes de pago y/o declaraciones juradas que sustenten los gastos.
8. Anexo N° 7: Panel de culminación de acciones obtenido de Mi Mantenimiento (*).
(*) Se obtiene del Sistema Mi Mantenimiento
(**) Se obtiene de la RM – 557 – 2020 MINEDU
RECOMENDACIÓN: todos los documentos se encuentren suscritos para el registro en el sistema
“Mi Mantenimiento”.

Consideraciones sobre comprobantes de pagos
Voucher(s) del retiro
y/o devolución de
recursos
Boletas / Facturas (*) Recibos por Honorarios
(*)
Declaración Jurada (*)
• Se debe corroborar
que la sumatoria de
los montos retirados
no excedan el
presupuesto
asignado.
• De ser el caso,
devolver el excedente
en la cuenta
correspondiente y
adjuntar el voucher de
devolución en la DG.
(de corresponder según
fecha).
• Si en una sola boleta / factura se
adquieren materiales de distintos
elementos de intervención, se
deberá identificar y desagregar
dichos insumos para el registro en
su respectiva acción.
• Ingresar toda la numeración
completa, incluido el número de
serie.
• Verificar que el documento
emitido corresponda a boletas o
facturas. (No se aceptan notas de
pedido, proformas, guías, etc.).
• Si el proveedor prestó
varios servicios, deberá
agregar en el concepto
del RRHH el detalle de
cada elemento de
intervención (acción,
espacio, cantidad y
montos desagregados) o
deberá emitir un RRHH
por cada concepto.
• La Declaración Jurada es
elaborada por el
Responsable de
mantenimiento.
• La DJ debe especificar
información que sustente
los gastos realizados bajo
criterios establecidos por el
especialista según sea el
caso (mano de obra,
materiales y transporte).
(*) Verificar que los comprobantes de pago y/o DJ obtenidas estén a nombre de la IE y/o del responsable de mantenimiento.

Declaración Jurada (DJ)
• La declaración jurada (DJ) está permitida en lugares sin zonas registrales de SUNAT y para servicios
en los que no se puede obtener boleta o comprobante de pago.
• La Declaración Jurada es elaborada por el Responsable de mantenimiento.
• Debe de sustentarse adecuadamente y previa coordinación con el especialista de la UGEL.
• La DJ debe especificar información que sustente los gastos realizados bajo criterios establecidos por el
especialista según sea el caso (mano de obra, materiales y transporte).
• Las declaraciones juradas siempre son a nombre del responsable de mantenimiento de la IE.
• Recuerda, las DJ deben ser visadas por los miembros de la Comisión.

Consignar los datos del responsable de
mantenimiento (nombre, DNI) y los
datos de la de la IE
(nombre y código de local)
Considerar fecha
máxima de
emisión hasta el
Consignar datos del proveedor
y los datos de la movilidad y
monto
Se recomienda tomar fotografía
del medio de traslado, en que
preferentemente se visualice la
placa de la movilidad.
Detallar elementos
transportados
Detallar ruta y/o
tramos de transporte
La declaración
jurada debe
contar con las
firmas de los
miembros de la
Comisión.

Consideraciones para registro y envío DG
● Se recomienda coordinar constantemente con el especialista UGEL el
correcto registro y envío de la DG.
● Registrar los comprobantes de pago de forma progresiva (registros
parciales) a medida que avanza el mantenimiento.
● Si no se registra el PC oportunamente, no se podrá enviar la Declaración
de Gastos en el sistema “Mi Mantenimiento”.
● Verificar con el especialista UGEL, si se requiere documentos adicionales
(de ser el caso) antes de enviar el expediente a verificación.
● El responsable de mantenimiento debe tanto registrar en “Mi
Mantenimiento” la declaración de gastos, como enviar a la UGEL (mesa
de partes física o virtual) el expediente de declaración de gastos para
verificación y aprobación.

Consideraciones para la presentación de la DG a la UGEL
Mesa de Partes presencial
Se deberá disponer de 02 copias:
• Una (01) copia es el expediente que queda
en custodia de la UGEL para revisión o
ante cuestionamientos en los trabajos
realizados.
• Una (01) copia queda como cargo para el
responsable designado, quien debe
mantenerla bajo custodia de la IE, junto
con los documentos originales.
• Deberá contener los documentos de pago y
voucher(s) originales escaneados.
• Deberá conservar la confirmación del registro
del expediente en la plataforma virtual de la
UGEL.
• En caso lo requiera, el responsable designado
puede solicitar su expediente de declaración
de gastos fedateado a la UGEL.
Mesa de Partes Virtual

Consideraciones para la revisión de la DG
● Respecto al visado, toda la documentación de la DG
(comprobantes de pago, voucher(s) de retiros o de devolución,
anexos) deberá estar suscrita como mínimo por la Comisión
Responsable. De manera adicional, la UGEL puede solicitar el
visado por la comisión CONEI.
● En caso no se pueda recabar la firma de algún integrante de la
Comisión Responsable de manera presencial, si la UGEL y/o DRE lo
permite, se puede hacer uso de la firma legible escaneada o en
imagen, debiéndose adjuntar un documento del firmante que
justifique y autorice el uso de la firma bajo esta modalidad.
Responsable
Mantenimiento
Comisión Responsable

1
Observación del expediente DG por la UGEL
• Las observaciones pueden encontrarse en la Declaración de Gastos del
sistema “Mi Mantenimiento” y/o en el Expediente de Declaración de
Gastos a la UGEL (físico o virtual).
• En caso de presentar observaciones de cualquier tipo en el registro, el
especialista de UGEL deberá describir las observaciones de manera
objetiva en el sistema “Mi Mantenimiento”. El responsable de
mantenimiento deberá subsanarlas y enviar nuevamente la DG para
verificación.
• Los errores más frecuentes son boletas con tachaduras o ilegibles, firmas
incompletas, los insumos en la declaración de gastos no se registraron de
forma desagregada, etc.
• La información incompleta será causal de observación por ejemplo:
voucher(s) de devolución, otros documentos adicionales por UGEL, etc.

RM N° 557-2020-MINEDU
6.6.2. Revisión y verificación de declaración de gastos
e) En caso el expediente de la declaración de gastos presentado por el
responsable designado no cuente con la firma de uno de los miembros de la
Comisión, o quien haga sus veces, la UGEL podrá realizar la visita al local
educativo con el fin de constatar la ejecución de los trabajos e informar a la
instancia correspondiente en caso de encontrar observaciones.
Observación del expediente DG por la UGEL

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1
Recomendaciones generales
• Es necesario iniciar el registro de Panel de Culminación de Acciones, antes del registro de
la declaración de gastos. Luego, ambos registros podrán realizarse en “Mi Mantenimiento”
de forma paralela. Tener en cuenta que el PC debe terminar de completarse antes del plazo
establecido por la Norma Técnica Específica.
• Coordinar con tu especialista UGEL, la forma adecuada de presentar la subsanación del
expediente de DG.
• En caso de presentar observaciones de carácter documentario en la DG, el especialista
UGEL notificará al responsable de mantenimiento y le indicará el plazo que dispone para
resolverlas.
• Luego de subsanar las observaciones a la declaración de gastos, se debe remitir el
expediente nuevamente a la UGEL.

2
1
El registro de la declaración de gastos es uno de los indicadores de los compromisos de
desempeño 2022 en el tramo 4: Indicador 4.3. Porcentaje de locales educativos que registran
oportunamente su declaración de gastos de mantenimiento
Fórmula:
Número de locales escolares que han realizado oportunamente el registro de declaración de gastos de
mantenimiento
Número de locales escolares con recursos transferidos y con FAM aprobada
Cada Unidad Ejecutora tiene un % a cumplir, sin embargo se recomienda que se logre
cumplir el 100% de los registros.
Recordatorio

BLOQUE II
Ética en la función pública

• Porque somos Servidores Públicos
• Estamos sujetos a, entre otras normativas, a la Ley del Servicio
Civil - Ley Nº 30057 (2013) y Ley del Código de Ética de la
Función Pública Ley Nº 27815 (2002) y su reglamento
• Entre las Principios de la Ley del Servicio Civil encontramos:
• Transparencia.
• Rendición de cuentas de la gestión.
• Probidad y ética pública: El Servicio Civil promueve una
actuación transparente, ética y objetiva de los servidores
civiles. Los servidores actúan de acuerdo con los principios
y valores éticos establecidos en la Constitución y las leyes
que requieran la función pública.
¿Por qué hablar de ética pública en el Programa de
Mantenimiento?

Desempeño de los servidores públicos basado en la
observancia de valores, principios y deberes que garantizan el
profesionalismo y la eficacia en el ejercicio de la función
pública.
¿Qué es la ética pública?
Los fines de la función pública son el Servicio a la Nación, de conformidad con
lo dispuesto en la Constitución Política, y la obtención de mayores niveles de
eficiencia del aparato estatal, de manera que se logre una mejor atención a la
ciudadanía.

Indica los principios, deberes y prohibiciones
éticos para los servidores públicos de las
entidades de la Administración Pública, como
los locales educativos:
● Establece el principio de PROBIDAD
● Indica como deber la RESPONSABILIDAD.
● Prohíbe OBTENER VENTAJAS INDEBIDAS.
Ley N°27815 - Código de Ética de la Función Pública

PRINCIPIOS
1. Respeto
2. Probidad
3. Eficiencia
4. Idoneidad
5. Veracidad
6. Lealtad y Obediencia
7. Justicia y Equidad
8. Lealtad al Estado de
Derecho
PROHIBICIONES
1. Mantener Intereses de
Conflicto
2. Obtener ventajas
indebidas
3. Realizar actividades de
Proselitismo Político
4. Hacer mal uso de
información privilegiada
5. Presionar, Amenazar y/o
Acosar
DEBERES
1. Neutralidad
2. Transparencia
3. Discreción
4. Ejercicio Adecuado del
Cargo
5. Uso Adecuado de los
Bienes del Estado
6. Responsabilidad
Ley N°27815 - Código de Ética de la Función Pública

La correcta gestión de los recursos
asignados ayuda a que nuestros locales
educativos cuenten con mejores
condiciones a favor de la comunidad
educativa:
Eficiencia
Legalidad
Equidad
Transparencia
Recordemos los valores y
principios éticos del programa
de mantenimiento
¿Cómo practicar la Ética del Programa de Mantenimiento?

• Enviar información veraz y fidedigna relacionada a los gastos
incurridos durante las acciones de Mantenimiento en la IE.
• Cumplir con los Deberes del Código de Ética de la Función Pública &
los valores y principios del Programa de Mantenimiento durante el
diagnóstico de necesidades de mantenimiento en las IE, la ejecución
de acciones y la rendición de cuentas/declaración de gastos.
• Recomendación: ser sumamente cuidadosos con el uso y declaración
de recursos asignados.
Trabajar de manera coordinada con las Comisiones
Responsables a fin de cumplir con los objetivos del Programa
de Mantenimiento.
Es Deber del Responsable de Mantenimiento

Responsables pueden utilizar los canales disponibles para obtener asistencia técnica por parte de las Ugel –
DRE durante la ejecución y cierre del Programa de Mantenimiento.
● La presentación de documentos falsos o imprecisos en la Declaración de Gastos.
● La malversación de fondos asignados a los Locales Educativos a ser gestionados por los
Responsables (no “asignados” a ellos).
● La acreditación de gastos en los que no se incurrió.
● El uso de recursos para actividades externas al programa.
● No devolver los saldos no utilizados del recurso asignado.
● Obtener ventajas personales.
Son actos que van en contra de los principios del Programa de Mantenimiento y la ética de la
función pública, los cuales obstaculizan el logro de los objetivos del Programa y pueden dar lugar
a sanciones administrativas, civiles o penales a los responsables.
Sobre el correcto uso de los recursos asignados, considera que…
Es Deber del Responsable de Mantenimiento

BLOQUE III
Diálogo, preguntas y ejemplo

Declaración de gastos en el Sistema “Mi Mantenimiento”
Ingresar al Sistema “Mi Mantenimiento”, verificar el estado de la DG, se visualizará como Sin Registrar. Para
comenzar el proceso, hacer click en el botón declaración de gastos del panel izquierdo.

Luego de ingresar a la pantalla de declaración de gastos, hacer click en el botón verde “Iniciar Declaración de
Gastos”
Iniciar el proceso
haciendo click en
el botón
declaración de
gastos

Al ingresar se habilitará el panel de declaración de gastos, se comienza ingresando los documentos sustento. Para lo
cual se debe hacer click en el botón azul del panel derecho, en el botón “Documento Sustento”
Primero ingresar
los comprobantes
en Documento
Sustento

Al hacer click en el botón documento sustento, se abrirá el panel correspondiente

Para iniciar el registro de documento sustento, el primer paso es colocar el número de RUC y se procede a
presionar el botón buscar para validar el número de RUC.

Luego de la validación, se abrirá el panel para ingresar los datos del documentos sustento: RUC, fecha, tipo
comprobante, N° de comprobante y foto

Una vez completados los datos, el panel se visualizará de la siguiente manera: este ejemplo corresponde a
registro de datos de recibo por honorarios

Una vez completado el primer documento, se continúa con el proceso de agregar el siguiente, para esto se
debe hacer click en agregar comprobante sustento para añadir más documentos

Una vez completados los datos, el panel se visualizará de la siguiente manera: este ejemplo corresponde a
registro de comprobante emitido por empresa) honorarios)

En la siguiente captura de pantalla, se puede visualizar cómo debe verse el panel cuando todos los datos
solicitados son ingresados.

Ejemplo para registrar gastos en kits de higiene. Se regresa al panel inicial y se selecciona el elemento de
intervención y se hace click el item correspondiente para desplegar el panel.

Al hacer click, se visualizará el panel correspondiente al elemento de intervención y se hará click en el
botón símbolo de soles y se desplegará e panel por los conceptos de mano de obra, materiales y transporte
que deben de completarse.

Luego, se procede a registrar gastos incurrido en materiales y mano de obra

Se visualiza en la siguiente pantalla, cómo se verá al completar los datos. Se debe guardar todos. Y
visualizar que se ha registrado correctamente.

Finalmente, para el concepto transporte, se ingresa al botón correspondiente en el panel y se completan
los datos. Es importante colocar la descripción en el concepto, y guardar todos.
*Es válido registrar comprobante de transporte en cada partida, item 22 o en partida de mayor
gasto.

Luego, continuar registrando y para finalizar, cargar el Acta CONEI, Descargar DG en Vista Previa y Enviar DG
para Verificación
Recuerda consultar con tu especialista UGEL, si es un requisito para la aprobación de la DG que el Expediente
se suba en el Sistema.

Importante: sin cargar el Acta CONEI, la DG no puede enviarse a verificación y se visualizará la siguiente
pantalla

Otra consideración importante es que sin el Panel de Culminación de Acciones completado, la DG no puede
enviarse a verificación y se visualizará la siguiente pantalla:

Si se tiene que agregar una observación en la declaración de gastos, se debe hacer click en el botón
de la lupa:

Luego, se procede a agregar el contenido de la observación en la declaración de gastos y se pulsa el
botón aceptar.

Ejemplo de una observación de gastos correspondiente a la variación de precios por constante alza:

Luego, se puede visualizar las fotos heredadas del panel de culminación de acciones mediante el
botón azul de fotos del panel principal:

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1
DIÁLOGO Y RESOLUCIÓN DE
PREGUNTAS

Encuestasobre el desarrollodel Taller
Con el objetivo de mejorar las actividades de asistencia técnica te invitamos a
completar la encuesta de satisfacción sobre este taller, la información recopilada
es anónima.
Llenar encuesta
https://forms.gle/f3KgYgFSkRJ2aonZ9

Clausura del Taller
¡Gracias por su asistencia!

UNIDAD GERENCIAL DE MANTENIMIENTO (UGM)
mimantenimiento@pronied.gob.pe

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