P-COM-03 (2) compras internacionales

1. SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD ISO 9001:2008
REFERENCIA:
P-COM-03
REVISIÓN N° 2
15.05.2013
PROCEDIMIENTO DE COMPRAS INTERNACIONALES Página 1
Revisión 2 Emite: Contralor Revisa: Gerente Comercial Aprueba: Gerencia General
Cláusula: 7.4 Fecha: 15.05.2013 Fecha: 15.05.2013 Fecha: 15.05.2013
1. OBJETIVO
Este procedimiento tiene por objetivo delinear los principales pasos a desarrollar en las adquisiciones de
bienes para KRAH en el mercado internacional.
2. ALCANCE
Este procedimiento es aplicable a todas las áreas que requieran productos e insumos importados.
3. RESPONSABILIDADES
 Gerente General
 Contralor
 Encargado de Compras
 Jefe de Calidad
 Jefe de Logística
Las responsabilidades y funciones individuales son descritas en el punto 7 del presente procedimiento.
4. DOCUMENTOS APLICABLES
P-COM-01 Evaluación y Calificación de Proveedores
P-LOG-01 Logística
P-CAL-01 Inspección y Control de Calidad
5. TERMINOLOGIA
Orden de Compra Manager: Es el documento inicial creado en el ERP por el Encargado de Compras
que incluye toda la información necesaria sobre los productos a adquirir
a un proveedor determinado.
ERP: Un sistema computacional de gestión integral. Actualmente se utiliza
Manager.
Solicitante: Persona que requiere de un producto o servicio, el cual será adquirido
por Compras.
6. EQUIPOS Y HERRAMIENTAS
 ERP Manager
 PC’s

2. SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD ISO 9001:2008
REFERENCIA:
P-COM-03
REVISIÓN N° 2
15.05.2013
PROCEDIMIENTO DE COMPRAS INTERNACIONALES Página 2
Revisión 2 Emite: Contralor Revisa: Gerente Comercial Aprueba: Gerencia General
Cláusula: 7.4 Fecha: 15.05.2013 Fecha: 15.05.2013 Fecha: 15.05.2013
 Correo electrónico
 Impresora
7. ACTIVIDADES DEL PROCEDIMIENTO
El responsable por las compras internacionales es el Contralor y se realizan a proveedores aceptados
según el procedimiento P-COM-01 Evaluación y Calificación de Proveedores.
El contralor pre - definirá una sugerencia de compra de materia prima para presentar a gerencia general,
quién determinará la cantidad a comprar basado en stock y programación estimada de producción
futura.
El contralor solicitará cotizaciones a todos los proveedores internacionales de materias primas que
puedan ofertar los productos que se requiere adquirir.
En base a los datos de las cotizaciones recibidas, prepara cuadro comparativo con datos como precio,
características del producto, condiciones de venta de las ofertas, entre otros, para presentar a gerencia
general, quién determinará a que proveedor comprar, la cantidad requerida y los montos de la
operación.
Una vez confirmado el proveedor, el contralor solicita factura proforma a este y datos para apertura de
LC. Se procede a llenar formulario para solicitud de LC, el cual junto a la proforma y orden de compra se
envían a oficina central para su gestión. El Encargado de compras levantará el registro PR-COM-02-02
Orden de Compra.
Una vez definido el banco, el contralor recibe el Swift de LC (compartido por oficina central), el cual es
enviado a proveedor de materia prima para el embarque del material. El contralor debe monitorear con
el banco emisor de la LC la llegada de documentos originales.
Finalmente recibidos los documentos originales, el contralor endosa y envía al agente de aduanas los
documentos para iniciar proceso de internación de la materia prima.
Toda comunicación con el Proveedor, Oficinas Centrales y bodega será realizada vía email. Los
involucrados deberán almacenar la comunicación vía email, manteniéndolos en su carpeta de Outlook al
menos por un año.
Unas semanas antes de la llegada de las Materias Primas se debe definir modo de ingreso de Material.
Este ingreso puede ser hecho de 3 maneras distintas. En cualquier de las situaciones es necesario

3. SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD ISO 9001:2008
REFERENCIA:
P-COM-03
REVISIÓN N° 2
15.05.2013
PROCEDIMIENTO DE COMPRAS INTERNACIONALES Página 3
Revisión 2 Emite: Contralor Revisa: Gerente Comercial Aprueba: Gerencia General
Cláusula: 7.4 Fecha: 15.05.2013 Fecha: 15.05.2013 Fecha: 15.05.2013
coordinar el despacho a planta, coordinando el transporte puerto - planta y descarga de contenedores,
tener pallets suficientes y film paletizador, si aplica.
El Contralor debe hacer seguimiento a los certificados de Calidad de las Materias Primas Compradas,
enviando copia vía email al Jefe de Calidad en plazo no superior a 24h del ingreso en planta.
En caso de Ingreso a Almacén Particular, se debe pagar Garantía de Almacén Particular y enviar el
registro RP-GGE-03-01 Modelo Declaración Jurada Simple de Almacén Particular y adjuntar Solicitud de
LC. Se debe entregar a Agente de Aduana montos para cancelar garantía.
En caso de ingreso a Almacén Primario, se debe avisar al Proveedor y gestionar ingreso según
condiciones comerciales.
En caso de ingreso directo o cuando se traslada Materia Prima de uno de los otros almacenes a ingreso
efectivo, se gestiona con Oficinas Centrales la provisión de fondos para el pago. Aprobado este se solicita
a Agencia de Aduanas la generación de Declaración de Ingreso y en Tesorería de la República se deberá
pagar IVA por concepto de ingreso. Este pago es desarrollado por Oficinas Centrales.
Oficinas Centrales cancela vía electrónica el impuesto y envía al Contralor vía correo comprobante de
pago, este comprobante se envía al Agente de Aduanas para que realice la presentación de documentos
en Aduana con lo que se da por ingresada la mercadería y puede usarse.
8. REGISTROS
 No aplica.
9. ANEXOS
 Modelo Declaración Jurada Simple de Almacén Particular
10. MODIFICACIONES DEL DOCUMENTO
Revisión Nº 1
 Versión original.
Revisión Nº 2
 Revisión de texto, modificación de estructura y ajuste a estructura actual de la organización.

4. SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD ISO 9001:2008
REFERENCIA:
P-COM-03
REVISIÓN N° 2
15.05.2013
PROCEDIMIENTO DE COMPRAS INTERNACIONALES Página 4
Revisión 2 Emite: Contralor Revisa: Gerente Comercial Aprueba: Gerencia General
Cláusula: 7.4 Fecha: 15.05.2013 Fecha: 15.05.2013 Fecha: 15.05.2013
ANEXO 1