3. Orientar a los especialistas de mantenimiento de las
UGEL en el procedimiento de declaración de gastos
(DG) a cargo de los responsables de mantenimiento de
las IIEE.
Objetivo del taller
5. Cronograma 2022
DECLARACIÓN DE GASTOS
Responsable Actividad Plazo
Responsable de
Mantenimiento
Registro y envío de expediente de
declaración de gastos
Hasta el 19 de agosto de 2022
Responsable de
Mantenimiento
Levantamiento de observaciones de
expediente de declaración de gastos
Hasta el 02 de setiembre de 2022
Especialista UGEL Evaluación y aprobación del expediente de
declaración de gastos.
Hasta el 02 de setiembre de 2022
6. 2
1
La declaración de gastos es la rendición de cuentas sobre el
monto transferido y utilizado en el mantenimiento. El
responsable de mantenimiento de la IE es el encargado de
registrar la declaración de gastos (comprobantes de pago y
demás requisitos) en el Sistema “Mi Mantenimiento”.
Luego, debe remitir el Expediente de Declaración de Gastos -en
físico o virtual- a la UGEL para su evaluación y aprobación.
¿Qué es la Declaración de Gastos (DG)?
RECUERDA: el responsable de mantenimiento dispone hasta el 19 de agosto de 2022 para
registrar y enviar el expediente de DG en el Sistema Mi Mantenimiento y a la UGEL para
evaluación.
7. Flujograma DG
4. Responsable remite el
Expediente de DG en el
Sistema Mi Mantenimiento
para verificación. Y también
envía por mesa de partes
(física o virtual) a la UGEL el
expediente en la DG.
3. Responsable consolida el
expediente de declaración de
gastos con todos los documentos
(comprobantes de pago y anexos).
2. Responsable registra la
declaración de gastos (boletas,
facturas, recibos por honorarios,
declaraciones juradas) y demás
requisitos, en el Sistema Mi
Mantenimiento.
1. Responsable registra el Panel de
Culminación de Acciones en el
Sistema “Mi Mantenimiento”.
5. Especialista UGEL/DRE evalúa
el expediente de DG.
6. Expediente DG
es aprobado.
7. Expediente
DG es
observado.
8. Responsable subsana
las observaciones y
remite nuevamente el
expediente de DG a la
UGEL.
8. Contenido de la DG
1. Anexo N°4: Acta de compromiso firmada por el responsable
2. Anexo N° 5: Acta de representantes de la comisión responsable y del CONEI.
3. Anexo N° 10: FAM aprobada, suscrita por los integrantes de la Comisión.
4. Copia(s) del (de los) voucher(s) de retiros del BN.
5. Copia(s) del (de los) voucher(s) de depósito de las devoluciones en el BN.
6. Anexo N° 11: Declaración de gastos detallada suscrita por los miembros de la
Comisión.*
7. Copia de los comprobantes de pago y/o declaraciones juradas que sustenten los
gastos
8. Anexo N° 7: Panel de culminación de acciones obtenido de Mi Mantenimiento.
IMPORTANTE: en la Norma Técnica General se indica que los Anexos 4, 5, 7, 10 y 11 son
descargados de Mi Mantenimiento.
9. Registro de la DG
Recomendaciones para el registro de comprobantes de pagos y voucher(s) en “Mi
Mantenimiento”...
Voucher(s) del retiro y/o
devolución de recursos
Comprobantes Recibos por Honorarios Declaración Jurada
• Se debe corroborar que
los montos retirados
no excedan el
presupuesto asignado.
• De ser el caso, devolver
el excedente en la
cuenta correspondiente
y subir el voucher de
devolución.
(de corresponder según
fecha)
• Si se adquieren
materiales para
distintos elementos de
intervención, se
deberán desagregar
montos por cada uno
de estos.
• Ingresar toda la
numeración completa,
incluido el número de
serie.
• Si el proveedor prestó
servicios para varios
elementos de
intervención. Se
recomienda que su
RRHH deberá
desagregar montos y
detalles por cada
elemento de
intervención.
• En caso se trate de un
medio de transporte, se
debe especificar los
tramos, tipo de vía,
materiales trasladados
e idealmente los datos
de quién prestó el
servicio.
10. Visado de la DG
● Toda la documentación de la DG (comprobantes de pago, voucher(s) de retiros o de
devolución, anexos) deberá ser visada como mínimo por la Comisión Responsable. E
idealmente también por la CONEI.
● En caso no se pueda recabar la firma de alguno de los integrantes de la Comisión
Responsable de manera presencial, si la UGEL y/o DRE lo permite, se puede adjuntar la
firma escaneada o en imagen, las cuales:
1. Deben presentarse con cada documento a validar (autorización del firmante por cada
documento).
2. Deben presentarse con la justificación del firmante que autoriza el uso de su firma (por cada
documento).
3. Pueden ser una fotografía o escaneo de la firma, legible.
Recomendación: en caso la UGEL determine que deben firmar los 06 miembros que
conforman la Comisión Responsable y la CONEI, se debe de contar con todas las firmas
solicitadas.
11. Expediente de Declaración de Gastos
● Si el responsable de mantenimiento no registró el PC oportunamente, no podrá
enviar la Declaración de Gastos en el Sistema Mi Mantenimiento.
● En Mi Mantenimiento se puede registrar los comprobantes de pago de forma
progresiva (registros parciales) a medida que avanza el mantenimiento.
● Se recomienda coordinar con el responsable de mantenimiento todos los detalles
requeridos por la UGEL en la DG, antes de que envíe el expediente a verificación.
● Las UGEL deben comunicar los plazos según la Norma Técnica o Cronograma
Alternativo y la forma de presentación del expediente DG (mesa de partes virtual
o física) de manera oportuna a los responsables de mantenimiento.
● Las UGEL deben comunicar al responsable de mantenimiento si el expediente de
declaración de gastos escaneado (total o parcial) debe ser cargado en el Sistema
Mi Mantenimiento.
12. Presentación DG a la UGEL (modalidad presencial)
2
1
Si el expediente de declaración de gastos se envía por Mesa de Partes de la
UGEL…
Si la remisión de la DG se realiza de manera física o
presencial, se deberá disponer de 02 copias:
● Una (01) copia es el expediente que queda en custodia de la
UGEL para revisión o ante cuestionamientos en los trabajos
realizados.
● Una (01) copia queda como cargo para el responsable
designado, quien debe mantenerla bajo custodia de la IE,
junto con los documentos originales.
13. 2
1
• Deberá contener los documentos de pago y voucher(s) originales
escaneados.
• Deberá conservar la confirmación del registro del expediente en la
plataforma virtual de la UGEL.
• En caso lo requiera, el responsable designado puede solicitar su
expediente de declaración de gastos fedateado a la UGEL.
Presentación DG a la UGEL (modalidad virtual)
Si el expediente de declaración de gastos se envía por Mesa de Partes
Virtual…
14. Evaluación y aprobación expediente de DG
2
1
• El especialista UGEL/DRE tiene plazo hasta el 02 de septiembre de
2022 para evaluar y aprobar el Expediente de Declaración de Gastos.
• La UGEL/DRE puede realizar visitas a la IE en caso de controversias o
revisión de trabajos ejecutados.
• El especialista UGEL/DRE debe promover el involucramiento de
otras áreas de la UGEL/DRE para la evaluación del expediente DG.
• El expediente de declaración de gastos revisado es devuelto
responsable de mantenimiento y debe permanecer en la IE.
15. 2
1
Observación del expediente DG por la UGEL
• Las observaciones pueden ser de dos tipos: las que se encuentran en la
Declaración de Gastos del Sistema “Mi Mantenimiento” y las que
corresponden a errores en la presentación del Expediente de Declaración
de Gastos (físico o virtual).
• En caso de presentar observaciones en el registro, el especialista UGEL
deberá describir las observaciones en el Sistema “Mi Mantenimiento”. El
responsable de mantenimiento deberá subsanarlas y enviar nuevamente la
DG para verificación.
• Los errores más frecuentes son: boletas con tachaduras o ilegibles,
documentos incompletos, firmas incompletas, los insumos en la
declaración de gastos no se registraron de forma desagregada, etc.
16. 2
1
Recomendaciones generales
• Es necesario iniciar el registro de Panel de Culminación de Acciones, antes del registro de
la declaración de gastos. Luego, ambos registros podrán realizarse en “Mi Mantenimiento”
de forma paralela. Tener en cuenta que el PC debe terminar de completarse antes del plazo
establecido por la Norma Técnica Específica.
• Las UGEL y/o DRE deben comunicar oportunamente las directrices para la presentación de
documentos o si requieren requisitos adicionales.
• Coordinar con el responsable de mantenimiento, la forma adecuada de presentar la
subsanación del expediente de DG. En caso de presentar observaciones de carácter
documentario en la DG, notificar al responsable de mantenimiento, indicar el plazo que
dispone para resolverlas y recalcar que deben remitir el expediente nuevamente a la
UGEL.
17. Recordatorio sobre instalaciones complementarias: elemento de
intervención 16
Para los locales educativos que cuenten con la
aprobación de la ejecución de acciones en el elemento
de intervención 16 - “instalaciones complementarias”,
la UGEL deberá realizar la visita de inspección y
supervisión correspondiente hasta el último día del
registro de panel de culminación de acciones (05 de
agosto de 2022).
Especialista de
infraestructura
UGEL
Recomendaciones generales
18. Firmas
RM N° 557-2020-MINEDU
6.6.2. Revisión y verificación de declaración de gastos
e) En caso el expediente de la declaración de gastos presentado por el
responsable designado no cuente con la firma de uno de los miembros de la
Comisión, o quien haga sus veces, la UGEL podrá realizar la visita al local
educativo con el fin de constatar la ejecución de los trabajos e informar a la
instancia correspondiente en caso de encontrar observaciones.
Sobre observaciones al expediente DG
19. RM N° 016-2022-MINEDU
6.7. Evaluación final por parte de las II.EE.
Una vez culminado el procedimiento de registro de Declaración de Gastos, el
responsable de mantenimiento deberá registrar en el sistema “Mi
Mantenimiento” las acciones de mantenimiento que no lograron atenderse con
los recursos asignados, a fin de facilitar la programación de acciones para el
siguiente periodo de intervención. Para ello se registrará una nueva versión del
formato del Anexo N° 3. Ficha de acciones de mantenimiento.
Luego del registro DG
RECUERDA: el responsable de mantenimiento dispone hasta el 11 de noviembre de 2022 para
registrarlo en el sistema. Mayor información de este proceso se hará llegar próximamente..
20. 2
1
El registro de la DG es uno de los indicadores de los compromisos de desempeño
2022 en el tramo 4:
Indicador 4.3. Porcentaje de locales educativos que registran oportunamente su
declaración de gastos de mantenimiento
Fórmula:
Número de locales escolares que han realizado oportunamente el registro de
declaración de gastos de mantenimiento
Número de locales escolares con recursos transferidos y con FAM aprobada
Cada Unidad Ejecutora tiene un % a cumplir, sin embargo se recomienda que se logre
cumplir el 100% de los registros.
RECUERDA
22. • Porque somos Servidores Públicos
• Estamos sujetos a, entre otras normativas, a la Ley del Servicio
Civil - Ley Nº 30057 (2013) y Ley del Código de Ética de la
Función Pública Ley Nº 27815 (2002) y su reglamento
• Entre las Principios de la Ley del Servicio Civil encontramos:
• Transparencia.
• Rendición de cuentas de la gestión.
• Probidad y ética pública: El Servicio Civil promueve una
actuación transparente, ética y objetiva de los servidores
civiles. Los servidores actúan de acuerdo con los principios
y valores éticos establecidos en la Constitución y las leyes
que requieran la función pública.
¿Por qué hablar de ética pública en el Programa de
Mantenimiento?
23. Desempeño de los servidores públicos basado en la
observancia de valores, principios y deberes que garantizan el
profesionalismo y la eficacia en el ejercicio de la función
pública.
¿Qué es la ética pública?
Los fines de la función pública son el Servicio a la Nación, de conformidad con
lo dispuesto en la Constitución Política, y la obtención de mayores niveles de
eficiencia del aparato estatal, de manera que se logre una mejor atención a la
ciudadanía.
24. Indica los principios, deberes y prohibiciones
éticos para los servidores públicos de las
entidades de la Administración Pública, como
los locales educativos:
● Establece el principio de PROBIDAD
● Indica como deber la RESPONSABILIDAD.
● Prohíbe OBTENER VENTAJAS INDEBIDAS.
Ley N°27815 - Código de Ética de la Función Pública
25. PRINCIPIOS
1. Respeto
2. Probidad
3. Eficiencia
4. Idoneidad
5. Veracidad
6. Lealtad y Obediencia
7. Justicia y Equidad
8. Lealtad al Estado de
Derecho
PROHIBICIONES
1. Mantener Intereses de
Conflicto
2. Obtener ventajas
indebidas
3. Realizar actividades de
Proselitismo Político
4. Hacer mal uso de
información privilegiada
5. Presionar, Amenazar y/o
Acosar
DEBERES
1. Neutralidad
2. Transparencia
3. Discreción
4. Ejercicio Adecuado del
Cargo
5. Uso Adecuado de los
Bienes del Estado
6. Responsabilidad
Ley N°27815 - Código de Ética de la Función Pública
26. La correcta gestión de los recursos
asignados ayuda a que nuestros locales
educativos cuenten con mejores
condiciones a favor de la comunidad
educativa:
Eficiencia
Legalidad
Equidad
Transparencia
Recordemos los valores y
principios éticos del programa
de mantenimiento
¿Cómo practicar la Ética del Programa de Mantenimiento?
27. • Enviar información veraz y fidedigna relacionada a los gastos
incurridos durante las acciones de Mantenimiento en la IE.
• Cumplir con los Deberes del Código de Ética de la Función Pública &
los valores y principios del Programa de Mantenimiento durante el
diagnóstico de necesidades de mantenimiento en las IE, la ejecución
de acciones y la rendición de cuentas/declaración de gastos.
• Recomendación: ser sumamente cuidadosos con el uso y declaración
de recursos asignados.
Trabajar de manera coordinada con las Comisiones
Responsables a fin de cumplir con los objetivos del Programa
de Mantenimiento.
Es Responsabilidad del Responsable de Mantenimiento
28. Responsables pueden utilizar los canales disponibles para obtener asistencia técnica por parte de las Ugel –
DRE durante la ejecución y cierre del Programa de Mantenimiento.
● La presentación de documentos falsos o imprecisos en la Declaración de Gastos.
● La malversación de fondos asignados a los Locales Educativos a ser gestionados por los
Responsables (no “asignados” a ellos).
● La acreditación de gastos en los que no se incurrió.
● El uso de recursos para actividades externas al programa.
● No devolver los saldos no utilizados del recurso asignado.
● Obtener ventajas personales.
Son actos que van en contra de los principios del Programa de Mantenimiento y la ética de la
función pública, los cuales obstaculizan el logro de los objetivos del Programa y pueden dar lugar
a sanciones administrativas, civiles o penales a los responsables.
Sobre el correcto uso de los recursos asignados, considera que…
Es Responsabilidad del Responsable de Mantenimiento
29. Es Responsabilidad de la Ugel - DRE
Evaluar la documentación remitida en el expediente de Declaración de
gastos y verificar el buen uso de los recursos.
Ello implica:
1. Conocer las posibilidades y límites de la Norma Técnica vigente para
cumplirla y asegurar su cumplimiento.
2. Informarse sobre los plazos vigentes y cumplirlos
3. No aprobar declaraciones de gastos que presenten irregularidades
4. Poner en conocimiento de los órganos competentes sobre las
irregularidades detectadas en uso de los recursos asignados para las
acciones de Mantenimiento / Acondicionamiento
30. En caso se detecten irregularidades:
1. Prioriza el seguimiento de las acciones de mantenimiento e
implementa medidas de control o supervisión inmediatas en los
locales donde encuentres indicios de irregularidades.
2. Acompaña de cerca las actividades de mantenimiento en los locales,
con mayor cuidado en LE cuyos responsables presenten
irregularidades y/o cuenten con denuncias en su contra.
3. Solicita el bloqueo de la cuenta del responsable del local en cuestión
en el Sistema “Mi Mantenimiento”.
4. Informa a las instancias correspondientes con la finalidad de iniciar
las acciones administrativas y/o legales que conduzcan al recupero
del recurso.
Es Responsabilidad de la Ugel - DRE
32. Ejemplo 1
Declaración Jurada (DJ)
• La declaración jurada (DJ) está permitida en lugares sin zonas registrales
de SUNAT y para servicios en los que no se puede obtener boleta o
comprobante de pago.
• Debe de sustentarse adecuadamente y previa coordinación con el
especialista de la UGEL.
• Las declaraciones juradas siempre son a nombre del responsable de
mantenimiento de la IE.
• Recuerda, las DJ deben ser visadas por los miembros de la Comisión.
33. Consignar los datos del responsable
de mantenimiento (nombre, DNI) y
los datos de la de la IE
(nombre y código de local)
Considerar fecha
máxima de
emisión hasta el
Consignar datos del proveedor
y los datos de la movilidad y
monto
Se recomienda tomar fotografía
del medio de traslado, en que
preferentemente se visualice la
placa de la movilidad.
Detallar elementos
transportados
Detallar ruta y/o
tramos de transporte
Ejemplo 1
34. Ejemplo 2
Declaración de gastos en el Sistema Mi Mantenimiento
Ingresar a Mi
Mantenimiento
Estado de la DG
Sin Registrar
Iniciar en el panel,
mediante el botón
declaración de
gastos
35. Ejemplo 2
Declaración de gastos en el Sistema Mi Mantenimiento
Iniciar el proceso
haciendo click en
el botón
declaración de
gastos
36. Ejemplo 2
Al ingresar se habilita el panel de declaración de gastos
Primero ingresar
los comprobantes
en Documento
Sustento
49. Ejemplo 3
Continuar registrando y para finalizar, cargar el Acta CONEI, Descargar DG en Vista Previa y
Enviar DG para Verificación
Recuerda informar al responsable si es un requisito para la aprobación de la DG que el Expediente se suba en el sistema
57. Encuesta sobre el desarrollo del Taller
Con el objetivo de mejorar las actividades de asistencia técnica te
invitamos a completar la encuesta de satisfacción sobre este taller,
la información recopilada es anónima.
Llenar encuesta
