Este documento establece la norma para la descripción archivística en las entidades públicas. Define la descripción archivística como el proceso de análisis de documentos para facilitar su localización y consulta. Establece cuatro niveles de descripción con sus respectivos instrumentos, así como los elementos mínimos requeridos para la descripción. Finalmente, indica las etapas para la implementación de un programa de descripción archivística.

1. DIRECTIVA
N° 011-
2019/AGN-
DDPA
aprobada por RJ, N°
203/2019-AGN-J.
“NORMA
PARA LA DESCRIPCIÓN
ARCHIVÍSTICA EN
ENTIDAD PÚBLICA”
BORCELLE
COMPANY
2023
INTEGRANTES:
TORRES CCANA, JULIO CESAR
CALSINA TURPO WILLI FELIPE
QUISPE ROJAS FREDY

2. Proceso de análisis de los documnetos de archivo, para facilitar su
localización y consulta.
QUE ES LA
DESCRIPCIÓN
ARCHIVÍSTICA
recopilación.
cotejo.
análisis.
organización.
identificar.
gestionar.
localizar.
explicar contenido de
los documnetos.

3. FINALIDAD
AMBITO DE
APLICACIÓN
La finalidad de la norma es que “la
descripción archivística permita
el acceso, recuperación y control
adecuado de los documentos
archivísticos y la información
contenida en ellos.
La presente norma es de cumplimiento
para Ia entidad, de conformidad con el
artIculo 2° del Reglamento de Ia Ley N°
25323, de creaciOn del Sistema Nacional
de Archivos, aprobado mediante
Decreto Supremo N° 008-92-JUS, en
concordancia con lo establecido en los
numerates del 1 al 7 del artIculo I del
Titulo Preliminar del Texto Unico
Ordenado de Ia Ley NO 27444 de
Procedimiento Administrativo General,
aprobado por Decreto Supremo N° 004-
2019-JUS y sus modificatorias.
Se toma como referencia Ia Norma ISAD (G).

4. RESPONSABILIDAD
indica al titular de la entidad como el
responsable del cumplimiento de la
aplicación de la norma, como también
sucede con las demás normas que se
han aprobado.
porque la responsabilidad de la máxima
autoridad de la organización le confiere
garantía a la norma para su debida
aplicación, mientras se señala que quien
planifica y conduce la descripción es el
encargado del Archivo Central.

5. DISPOCISIONES
GENERALES
se representa en forma objetiva y estructurada
aplica en todos los documentos archivIsticos
es puntual y representativa
Previamente deben estar identificados y organizados.
DESCRIPCIÓN ARCHIVISTICA
Para su ejecución se toma en cuenta además:
descripción archivistica vigentes
La implementación de un Sistema de Archivos en Ia
entidad.
El uso de tecnologías
Se realiza en forma estructurada, en cuatro niveles.
niveles de descripción y sus instrumentos
N° Nivel de descripción Instrumento de descripción
1 Fondo Guía
2 Sección Inventario
3 Serie Inventario
4 Unidad archivística Catálogo
VI
El número de niveles de descripción depende del
volumen, complejidad del fondo, demandas de información
de los usuarios, valor histórico de los documentos, etc.

6. ELEMENTOS DE
DESCRIPCIÓN
ARCHIVÍSTICA
01
02
CÓDIGO DE
REFERENCIA
TÍTULO
03
FECHAS
04
NIVEL DE
DESCRIPCIÓN
SEGÚN LA NORMA ISAD (G) ESTOS SON LOS ELEMENTOS
OBLIGATORIOS PARA LA INFORMACIÓN DESCRIPTIVA
05
VOLUMEN Y
SOPORTE

7. MINISTERIO DE
RELACIONES
EXTERIORES.
DEPARTAMEN
TO
DEINMIGRACI
ÓN Y
NATURALIZA
CIÓN
A CONTINUACIÓN,
SE PRESENTA UN
FORMATO CON LAS
ÁREAS Y CAMPOS
DE LA NORMA ISAD
(G) O NTC
4095:2013

8. INSTRUMENTOS DE
DESCRIPCIÓN
ARCHIVÍSTICA
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Tienen por finalidad registrar y
brindar inforrnaciOn para el acceso,
recuperaciOn y control del
documento
Precisan y facilitan datos sobre
fechas, lugares, nombres, las
caracteristicas
internas y externas de los
documentos
RECUPERACIÓN DE
DOCUMENTOS
CONSULTA DE
DOCUMENTOS
01 GUÍA
Se utiliza para conocer de forma amplia y panorámica
el contexto y contenido del Archivo para su acceso
02
EL INVENTARIO
Con el inventario se identifican documentos no
ubicados o faltantes, el estado de conservación, el
orden o secuencia, la ubicación topográfica, los
metros lineales y las fechas extremas de cada serie
documental.
03
EL CATÁLOGO
Mediante el catálogo se realiza la descripción del
documento (sea simple o compuesta)
correspondiente a la serie, sección y fondo que
pertenece.

10. ETAPAS DEL PROGRAMA DE
DESCRIPCIÓN ARCHIVISTICA
01
02
PLANEAMIENTO:
DESARROLLO:
Los instrumentos de descripción actualizados.
El personal encargado de la descripción,
enfatizando si cuentan con capacitación en
descripción archivística.
Los recursos tecnológicos empleados para la
elaboración de los instrumentos de descripción.
Los antecedentes (actividades, acciones previas al
programa).
Otros datos que el Archivo Central considere
necesario reportar.
Elaborar y adjuntar un informe detallado del estado
situacional de los archivos de Ia entidad
considerando lo siguiente:
Formulación de los instrumentos de descripción,
consignando información del nombre del
instrumento descriptivo, fecha de emisión, fecha
de aprobación, nivel de descripción y norma de
aprobación.
Indicar el periodo o tiempo de vigencia de los
instrumentos descriptivos hasta su próxima
actualización.
Asesorar al personal que labora en el archivo para
su implementación.
03 MPLEMENTACIÓN:
La entidad vela por que se apruebe y se
implemente, de acuerdo a las necesidades del
Archivo Central y recursos disponibles.

11. ESQUEMA DEL PROGRAMA DE
DESCRIPCIÓN ARCHIVISTICA
Indica el periodo o tiempo de vigencia
de los instrumentos descriptivos
hasta su prOxima actualizaciOn.
7.5
PERIODO DE VIGENCIA
GENERALIDADES
JUSTIFICACIÓN
OBJETIVO
ELEMENTOS DE
DESCRIPCIÓN
INSTRUMENTOS DE DESCRIPCIÓN
APROBADOS POR LA ENTIDAD