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Dpto. Información y Comunicación
Universidad de Granada
Archivística:
Los instrumentos de
descripción archivística
Curso: Archivística Fecha: Guadix, 14-18 de Julio, 2014
Clasificación lógica y ordenación física.
Clasificación de series documentales
Clasificación de series documentales:
!
Consiste en agrupar jerárquicamente los documentos de un fondo
estableciendo agregados o clases, desde los más amplios a los
más específicos.
!
La clasificación responde a una doble necesidad:
!
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Criterios de clasificación:
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Proporcionar estructura
lógica
Facilitar localización
conceptual
Funcional Orgánica
Materias
Inconvenientes:
!
Orgánica, las organizaciones pueden cambiar de denominación y de
competencias, esto conlleva una modificación constante del cuadro
de clasificación.
!
Materia, la agrupación de documentos es antinatural, en ningún
momento refleja la estructura y funciones de la organización.
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El sistema de clasificación elegido debe ser:
- Lo más estable posible.
- Objetivo.
- Sustentarse de un criterio que emane del proceso
administrativo del cual son resultado.
Clasificación lógica y ordenación física.
Clasificación de series documentales
Es una estructura jerárquica y lógica que refleja las funciones de una
organización, a partir de las cuales es creada o recibida la documentación
administrativa.
!
Organiza intelectualmente la información y permite situar los expedientes y
series relacionados los unos con los otros.
!
Un cuadro de clasificación eficaz se basa en dos principios:
anterioridad de la identificación general a la identificación particular
jerarquía de las divisiones repartidas en los distintos niveles
Clasificación lógica y ordenación física.
Clasificación de series documentales
Cuadros de clasificación
No pueden crearse secciones como: varios, miscelánea, raros, etc.
!
No se clasifican solamente los documentos textuales, sino todos
aquellos que pertenezcan a la persona física o jurídica,
indiferentemente de su soporte o edad.
!
Se debe dotar a este instrumento de dígitos de referencia que
identifiquen los niveles jerárquicos de la clasificación:
Categorías
Clases
Subclases
Subdivisiones:
Uniformes
Específicas
Nominativas
Clasificación lógica y ordenación física.
Clasificación de series documentales
Cuadros de clasificación
La ordenación consiste en disponer los documentos de cada uno de los
grupos (secciones, series o materias) con arreglo a cierto método a fin de
relacionarlos entre sí y fijar a cada uno una situación determinada dentro
de las unidades de instalación.
Ordenación física
1º Sección
2º Serie
3º Unidad archivística
Jerárquico
Importancia, volumen
alfabético
Criterios de ordenación:
!
Ordenación cronológica: la unidad de orden establecida es la fecha de
los documentos – años – meses – días. Ej: Libros de Registro de
Entrada y Salida.
!
Ordenación alfabética: los documentos se ordenan siguiendo las letras
del alfabeto. Esta ordenación se aplica exclusivamente a los
documentos referidos a personas, lugares y entidades. Ej:
Expedientes personales.
!
Ordenación numérica: los documentos se ordenan siguiendo el
número de registro correlativo que se le da en la oficina productora
para controlarlos. La numeración correlativa hay que hacerla para
cada serie y anualmente.
!
!
!
Ordenación física
La última fase de la organización será la instalación. La instalación de las
unidades físicas (legajos o cajas y libros) puede hacerse por secciones,
series y subseries, o bien, por numeración continua.
Ordenación por conceptos: los documentos se ordenan siguiendo un
índice previamente confeccionado. Muy válido cuando hay un gran
volumen documental, por ejemplo en el caso de la correspondencia;
aquí los documentos se ordenan por conceptos y dentro de ellos por
orden cronológico.
Ordenación física
La descripción archivística está estrechamente relacionada a la
comunicación y la calidad de nuestras descripciones es un reflejo de
nuestra capacidad tanto para comunicar con exactitud la información
acerca de nuestros fondos como para representar exactamente la
autenticidad de los archivos como testimonio de acciones y
transacciones.
!
La descripción, en definitiva, queda como el medio utilizado por el
archivero para obtener la información contenida en los documentos y
ofrecerla a los interesados.
!
El propósito de la descripción archivística es hacer accesibles a los
usuarios los fondos de los archivos por medio de cuidadas y apropiadas
"representaciones" de los fondos, organizando estas descripciones de
acuerdo con determinados modelos.
La descripción del material de archivo
Importante: NORMALIZACIÓN
!
La normalización debe afectar en un paso previo al de la descripción,
normalización de lo que podríamos denominar como primer
instrumento de descripción: el cuadro de clasificación.
!
Se realiza "descripción" en todos los estadios del proceso archivístico,
pero el término fundamentalmente se emplea para referirse a lo que
puede llamarse "descripción formal o definitiva", es decir, la que "tiene
lugar cuando los documentos han sido organizados y las unidades o
entidades a describir han sido determinadas".
La descripción del material de archivo
Cada descripción está compuesta por una serie de elementos
ordenados, los elementos de descripción.
!
Aunque en la práctica la información del fondo como un todo se
recoge a partir del análisis de las partes, la descripción procede
de lo general a lo específico, creándose primero una descripción
para el fondo, antes de que se cree para las partes.
!
La recuperación de la información se consigue incluyendo
"puntos de acceso" en la descripción.
!
La descripción del material de archivo
Puntos de acceso
Antonia Heredia: conjunto de procedimientos y herramientas intelectuales
para llevar a cabo la descripción documental (enumeración de cualidades y
elementos fundamentales de los documentos y de las diferentes agrupaciones
documentales, de tal forma que la persona que la efectúa pone en
conocimiento de otros los rasgos determinantes que identifican el
documento).
!
Carmen Pescador del Hoyo: instrumentos de trabajo, definidos como aquellos
instrumentos de referencia de los que se sirve el archivero para plasmar en
ellos el resultado de su actividad profesional, con la doble finalidad de
controlar los fondos a su cargo y dar la máxima difusión al contenido de los
mismos, facilitando su conocimiento al investigador o al simple consultante.
!
Michel Duchein: instrumentos de descripción como instrumentos de
investigación ("instruments de recherche”).
!
Olga Gallego: obras de referencia que identifican, resumen y localizan, física
e intelectualmente, en diferentes grados y amplitudes, los fondos, las series y
las unidades documentales existentes en los archivos.
Instrumentos de descripción
La descripción del material de archivo
Mediante la "descripción" se crean los instrumentos de trabajo de los
profesionales, que a su vez van a ser los instrumentos de información
para el usuario.
!
Los instrumentos de trabajo resultantes de la descripción, pueden ser
de dos clases: instrumentos de control, los que sirven para el orden
interior de los fondos y documentos, e instrumentos de información,
aquellos que están pensados y realizados para informar a las personas
ajenas al archivo.
Instrumentos de descripción
La descripción del material de archivo
!
!
Los instrumentos clásicos de descripción guardan un claro paralelismo
con las agrupaciones documentales tradicionales, que como podemos
recordar son:
Instrumentos de descripción
La descripción del material de archivo
Fondo
Sección
Serie
Unidad archivística
Paralelismo entre los instrumentos de descripción y las agrupaciones
documentales
Guía
Catálogos
Inventarios
Unidades
Series
Fondos y secciones
Instrumentos de descripción
La descripción del material de archivo
La Guía
Objetivo Contenido
Informa sobre todos o parte de
los fondos
Autor-productor, historia,
organigrama de los fondos
Describe globalmente las
grandes agrupaciones
documentales
Descripción breve, valor de los
fondos, otros fondos
complementarios, bibliografía
Facilita información auxiliar
Servicios existentes,
información diversificada
Instrumentos de descripción
La descripción del material de archivo
Las Guías: tipos
• Censo-guía
• Guía de fuentes
• Guía orgánica
• Guía de archivo
Instrumentos de descripción
La descripción del material de archivo
Censo-guía
Objetivo Contenido
Informar de un gran número de
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Denominación del centro
Entidad de que depende
Dirección
Clasificación
Contenido
Servicio accesibilidad
Materias de consulta
Instrumentos de descripción
La descripción del material de archivo
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Instrumentos de descripción
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http://censoarchivos.mcu.es/CensoGuia/portada.htm
!
Recopila fuentes sobre un tema o un área geográfica.
!
Fuentes para la historia de las naciones, del CIA
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Guía de fuentes
Instrumentos de descripción
La descripción del material de archivo
Guía orgánica
Objetivo Contenido
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Instrumentos de descripción
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Instrumentos de descripción
La descripción del material de archivo
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La descripción del material de archivo
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!
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1973. 2.5.4. Concesión de obras.
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N-I, km. 24 y la N-634, km. 36, entre San Sebastián y Orio,
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1237, marzo, 20. Vitoria AMG, 213, B.1
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Privilegio rodado por el que Fernando III el Santo, rey de Castilla y León, confirma la concejo de
Huarcon (Oyarzun) el fuero y el término territorial concedidos por su abuelo Alfonso VIII,
encomendando así mismo a los hombres de San Sebastián el mantenimiento de unas amistosas
relaciones y su colaboración defensiva.
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(Datum in Pompaelum III idus martii era Millessima ducentesima
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Latín. - 306 x 303, 2 h. - Perg. - Sello de plomo perdido, conserva
restos del vínculo. - Carolina de transición. - 1273. - B.
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González, J.: Reinado, t. III, pp. 124-126.
1789-1802 Estado. Fomento ESP AHN-E2.829/56
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Instalación de una fábrica de albayalde y ácidos vitriólicos en La Carolina por parte de Maximiliano
Brisseau, boticario y químico, financiada mediante un préstamo sobre fondos de bienes mostrencos.
!
12 fol. - Redonda cursiva. - B.
!
Contiene:
!
f. 1-2. 1789, abril, 29. Madrid. Resumen del expediente para el Secretario de Estado.
f. 3. 1789, mayo, 9. Aranjuez, Minuta disponiendo que se haga ensayar a Brisseau las operaciones que
exponía en su memorial.
f. 4. 1789, mayo, 31. Madrid. Informe favorable del químico real Pedro Gutiérrez Bueno.
f. 5. 1789, junio, 2. Aranjuez. Solicitud de Brisseau a Floridablanca, pidiéndole audiencia para exponer sus
pretensiones.
f. 5-6. 1802, mayo, 14. La Carolina. Memorial suplicando se le conceda prórroga para la devolución
del préstamo que le concedieron del fondo de bienes mostrencos.
f. 7-9. 1802, octubre, 26. Gerona. Minutas dirigidas a Brisseau y al subdelegado general de mostrencos,
Francisco Nogués, notificándoles la prórroga durante dos años.
f. 10-12. s.d., s.l. Resumen del expediente para el rey
Instrumentos de descripción
La descripción del material de archivo
http://www.mcu.es/ccbae/es/inicio/inicio.cmd
Archivística:
Los instrumentos de
descripción archivística
José Antonio Moral-Muñoz
jamoral@ugr.es
http://www.ugr.es/~jamoral
Twitter: @moralmunoz

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  • 1. José Antonio Moral-Muñoz Dpto. Información y Comunicación Universidad de Granada Archivística: Los instrumentos de descripción archivística Curso: Archivística Fecha: Guadix, 14-18 de Julio, 2014
  • 2. Clasificación lógica y ordenación física. Clasificación de series documentales Clasificación de series documentales: ! Consiste en agrupar jerárquicamente los documentos de un fondo estableciendo agregados o clases, desde los más amplios a los más específicos. ! La clasificación responde a una doble necesidad: ! ! ! ! Criterios de clasificación: ! ! ! ! ! ! Proporcionar estructura lógica Facilitar localización conceptual Funcional Orgánica Materias
  • 3. Inconvenientes: ! Orgánica, las organizaciones pueden cambiar de denominación y de competencias, esto conlleva una modificación constante del cuadro de clasificación. ! Materia, la agrupación de documentos es antinatural, en ningún momento refleja la estructura y funciones de la organización. ! ! El sistema de clasificación elegido debe ser: - Lo más estable posible. - Objetivo. - Sustentarse de un criterio que emane del proceso administrativo del cual son resultado. Clasificación lógica y ordenación física. Clasificación de series documentales
  • 4. Es una estructura jerárquica y lógica que refleja las funciones de una organización, a partir de las cuales es creada o recibida la documentación administrativa. ! Organiza intelectualmente la información y permite situar los expedientes y series relacionados los unos con los otros. ! Un cuadro de clasificación eficaz se basa en dos principios: anterioridad de la identificación general a la identificación particular jerarquía de las divisiones repartidas en los distintos niveles Clasificación lógica y ordenación física. Clasificación de series documentales Cuadros de clasificación
  • 5. No pueden crearse secciones como: varios, miscelánea, raros, etc. ! No se clasifican solamente los documentos textuales, sino todos aquellos que pertenezcan a la persona física o jurídica, indiferentemente de su soporte o edad. ! Se debe dotar a este instrumento de dígitos de referencia que identifiquen los niveles jerárquicos de la clasificación: Categorías Clases Subclases Subdivisiones: Uniformes Específicas Nominativas Clasificación lógica y ordenación física. Clasificación de series documentales Cuadros de clasificación
  • 6. La ordenación consiste en disponer los documentos de cada uno de los grupos (secciones, series o materias) con arreglo a cierto método a fin de relacionarlos entre sí y fijar a cada uno una situación determinada dentro de las unidades de instalación. Ordenación física 1º Sección 2º Serie 3º Unidad archivística Jerárquico Importancia, volumen alfabético
  • 7. Criterios de ordenación: ! Ordenación cronológica: la unidad de orden establecida es la fecha de los documentos – años – meses – días. Ej: Libros de Registro de Entrada y Salida. ! Ordenación alfabética: los documentos se ordenan siguiendo las letras del alfabeto. Esta ordenación se aplica exclusivamente a los documentos referidos a personas, lugares y entidades. Ej: Expedientes personales. ! Ordenación numérica: los documentos se ordenan siguiendo el número de registro correlativo que se le da en la oficina productora para controlarlos. La numeración correlativa hay que hacerla para cada serie y anualmente. ! ! ! Ordenación física
  • 8. La última fase de la organización será la instalación. La instalación de las unidades físicas (legajos o cajas y libros) puede hacerse por secciones, series y subseries, o bien, por numeración continua. Ordenación por conceptos: los documentos se ordenan siguiendo un índice previamente confeccionado. Muy válido cuando hay un gran volumen documental, por ejemplo en el caso de la correspondencia; aquí los documentos se ordenan por conceptos y dentro de ellos por orden cronológico. Ordenación física
  • 9. La descripción archivística está estrechamente relacionada a la comunicación y la calidad de nuestras descripciones es un reflejo de nuestra capacidad tanto para comunicar con exactitud la información acerca de nuestros fondos como para representar exactamente la autenticidad de los archivos como testimonio de acciones y transacciones. ! La descripción, en definitiva, queda como el medio utilizado por el archivero para obtener la información contenida en los documentos y ofrecerla a los interesados. ! El propósito de la descripción archivística es hacer accesibles a los usuarios los fondos de los archivos por medio de cuidadas y apropiadas "representaciones" de los fondos, organizando estas descripciones de acuerdo con determinados modelos. La descripción del material de archivo
  • 10. Importante: NORMALIZACIÓN ! La normalización debe afectar en un paso previo al de la descripción, normalización de lo que podríamos denominar como primer instrumento de descripción: el cuadro de clasificación. ! Se realiza "descripción" en todos los estadios del proceso archivístico, pero el término fundamentalmente se emplea para referirse a lo que puede llamarse "descripción formal o definitiva", es decir, la que "tiene lugar cuando los documentos han sido organizados y las unidades o entidades a describir han sido determinadas". La descripción del material de archivo
  • 11. Cada descripción está compuesta por una serie de elementos ordenados, los elementos de descripción. ! Aunque en la práctica la información del fondo como un todo se recoge a partir del análisis de las partes, la descripción procede de lo general a lo específico, creándose primero una descripción para el fondo, antes de que se cree para las partes. ! La recuperación de la información se consigue incluyendo "puntos de acceso" en la descripción. ! La descripción del material de archivo Puntos de acceso
  • 12. Antonia Heredia: conjunto de procedimientos y herramientas intelectuales para llevar a cabo la descripción documental (enumeración de cualidades y elementos fundamentales de los documentos y de las diferentes agrupaciones documentales, de tal forma que la persona que la efectúa pone en conocimiento de otros los rasgos determinantes que identifican el documento). ! Carmen Pescador del Hoyo: instrumentos de trabajo, definidos como aquellos instrumentos de referencia de los que se sirve el archivero para plasmar en ellos el resultado de su actividad profesional, con la doble finalidad de controlar los fondos a su cargo y dar la máxima difusión al contenido de los mismos, facilitando su conocimiento al investigador o al simple consultante. ! Michel Duchein: instrumentos de descripción como instrumentos de investigación ("instruments de recherche”). ! Olga Gallego: obras de referencia que identifican, resumen y localizan, física e intelectualmente, en diferentes grados y amplitudes, los fondos, las series y las unidades documentales existentes en los archivos. Instrumentos de descripción La descripción del material de archivo
  • 13. Mediante la "descripción" se crean los instrumentos de trabajo de los profesionales, que a su vez van a ser los instrumentos de información para el usuario. ! Los instrumentos de trabajo resultantes de la descripción, pueden ser de dos clases: instrumentos de control, los que sirven para el orden interior de los fondos y documentos, e instrumentos de información, aquellos que están pensados y realizados para informar a las personas ajenas al archivo. Instrumentos de descripción La descripción del material de archivo
  • 14. ! ! Los instrumentos clásicos de descripción guardan un claro paralelismo con las agrupaciones documentales tradicionales, que como podemos recordar son: Instrumentos de descripción La descripción del material de archivo Fondo Sección Serie Unidad archivística
  • 15. Paralelismo entre los instrumentos de descripción y las agrupaciones documentales Guía Catálogos Inventarios Unidades Series Fondos y secciones Instrumentos de descripción La descripción del material de archivo
  • 16. La Guía Objetivo Contenido Informa sobre todos o parte de los fondos Autor-productor, historia, organigrama de los fondos Describe globalmente las grandes agrupaciones documentales Descripción breve, valor de los fondos, otros fondos complementarios, bibliografía Facilita información auxiliar Servicios existentes, información diversificada Instrumentos de descripción La descripción del material de archivo
  • 17. Las Guías: tipos • Censo-guía • Guía de fuentes • Guía orgánica • Guía de archivo Instrumentos de descripción La descripción del material de archivo
  • 18. Censo-guía Objetivo Contenido Informar de un gran número de archivos Denominación del centro Entidad de que depende Dirección Clasificación Contenido Servicio accesibilidad Materias de consulta Instrumentos de descripción La descripción del material de archivo
  • 19. Censo Guía del Sistema Andaluz de Archivos Instrumentos de descripción La descripción del material de archivo http://censoarchivos.mcu.es/CensoGuia/portada.htm
  • 20. ! Recopila fuentes sobre un tema o un área geográfica. ! Fuentes para la historia de las naciones, del CIA Fuentes para la historia de Iberoamérica, del CIDA. Guía de fuentes Instrumentos de descripción La descripción del material de archivo
  • 21. Guía orgánica Objetivo Contenido Informa sobre archivos relacionados con un organismo determinado Muy somero por el gran número de fondos Instrumentos de descripción La descripción del material de archivo
  • 22. Fondo documental de la Junta de Castillas y León Instrumentos de descripción La descripción del material de archivo
  • 23. Guía de archivo Objetivo Contenido Informa sobre un solo archivo y sus fondos Historia de la entidad productora Organización Contenido de agrupaciones documentalesDenominación del centro Entidad de que depende Dirección Clasificación Contenido Servicios accesibilidad Materias de consulta Instrumentos de descripción La descripción del material de archivo
  • 24. Guía del Archivo de la Diputación de Córdoba Instrumentos de descripción La descripción del material de archivo
  • 25. El inventario Objetivo Contenido Describe las series documentales, según la disposición del cuadro de clasificación Autor-productor, historia, organigrama, descripción de las series con tipo, fechas, unidades y signatura correspondiente, información extensiva Instrumentos de descripción La descripción del material de archivo
  • 26. El inventario: tipos Inventario somero Descripción de grandes volúmenes Inventario analítico Describe los fondos con mayor profundidad, llegando a nivel de los expedientes Instrumentos de descripción La descripción del material de archivo
  • 27. ! Área de mención de identidad: Signatura Título Fechas Nivel de descripción Volumen Área de contexto y contenido: Información sobre valoración, selección y eliminación Resumen de alcance y contenido Sistema de organización Inventario analítico Instrumentos de descripción La descripción del material de archivo
  • 28. 1986. 3.3.4.ICV Impuesto sobre la circulación de vehículos. ! 15.610-15.615. ! 6 cajas. ! Se conserva completo uno de cada cinco años, los terminados en 1 y 6. ! Acceso restringido.
  • 29. 1973. 2.5.4. Concesión de obras. ! Contratación de la obra de construcción del enlace entre la N-I, km. 24 y la N-634, km. 36, entre San Sebastián y Orio, concedida a Consorcio de Carreteras S. A. ! 73.555. ! 1 caja. ! Documentación relacionada en: 71.294-71.298, proyecto técnico; 72.003-72.004, expropiaciones.
  • 30. Instrumentos de descripción La descripción del material de archivo http://pares.mcu.es/ParesBusquedas/servlets/Control_servlet?accion=10
  • 31. El catálogo Objetivo Contenido Descripción individualizada y exhaustiva de cada documento, tanto en sus caracteres internos como externos Conjunto de documentos reunidos por autor, fecha, lugares, asuntos de una o varias series, sin respetar así el orden natural Elementos fundamentales: fecha, tipología, tradición, autor, destinatario, asunto o materia, descripción física, datos de localización Instrumentos de descripción La descripción del material de archivo
  • 32. 1237, marzo, 20. Vitoria AMG, 213, B.1 ! Privilegio rodado por el que Fernando III el Santo, rey de Castilla y León, confirma la concejo de Huarcon (Oyarzun) el fuero y el término territorial concedidos por su abuelo Alfonso VIII, encomendando así mismo a los hombres de San Sebastián el mantenimiento de unas amistosas relaciones y su colaboración defensiva. ! (Datum in Pompaelum III idus martii era Millessima ducentesima trigesima septima) ! Latín. - 306 x 303, 2 h. - Perg. - Sello de plomo perdido, conserva restos del vínculo. - Carolina de transición. - 1273. - B. ! González, J.: Reinado, t. III, pp. 124-126.
  • 33. 1789-1802 Estado. Fomento ESP AHN-E2.829/56 ! Instalación de una fábrica de albayalde y ácidos vitriólicos en La Carolina por parte de Maximiliano Brisseau, boticario y químico, financiada mediante un préstamo sobre fondos de bienes mostrencos. ! 12 fol. - Redonda cursiva. - B. ! Contiene: ! f. 1-2. 1789, abril, 29. Madrid. Resumen del expediente para el Secretario de Estado. f. 3. 1789, mayo, 9. Aranjuez, Minuta disponiendo que se haga ensayar a Brisseau las operaciones que exponía en su memorial. f. 4. 1789, mayo, 31. Madrid. Informe favorable del químico real Pedro Gutiérrez Bueno. f. 5. 1789, junio, 2. Aranjuez. Solicitud de Brisseau a Floridablanca, pidiéndole audiencia para exponer sus pretensiones. f. 5-6. 1802, mayo, 14. La Carolina. Memorial suplicando se le conceda prórroga para la devolución del préstamo que le concedieron del fondo de bienes mostrencos. f. 7-9. 1802, octubre, 26. Gerona. Minutas dirigidas a Brisseau y al subdelegado general de mostrencos, Francisco Nogués, notificándoles la prórroga durante dos años. f. 10-12. s.d., s.l. Resumen del expediente para el rey
  • 34. Instrumentos de descripción La descripción del material de archivo http://www.mcu.es/ccbae/es/inicio/inicio.cmd
  • 35. Archivística: Los instrumentos de descripción archivística José Antonio Moral-Muñoz jamoral@ugr.es http://www.ugr.es/~jamoral Twitter: @moralmunoz