El documento describe los diferentes instrumentos de descripción archivística como guías, inventarios, índices y catálogos. Explica que las guías proveen información general sobre un archivo, los inventarios describen series documentales y piezas individuales, los índices permiten localizar información de manera directa, y los catálogos describen unidades documentales menores con gran detalle. También cubre elementos como datos internos y externos, y tipos de inventarios como esquemáticos y analíticos.

2. La descripción es una actividad
archivística que debe ser realizada en
forma conjunta a la ordenación con el fin
de ayudar en la consulta tanto a usuarios
externos como a la administración
productora y para facilitar al archivista el
control y administración de la
documentación.

3. El programa descriptivo consistirá en normas que serán
diseñadas dependiendo del contenido del fondo
documental y la capacidad y disponibilidad del
archivista. Estos pasos son importantes porque nos
permiten conocer el documento y la institución
productora y a la vez determinar las características
internas y externas más sobresalientes, las cuales son
indispensables para una buena descripción de las series
documentales.

4. Para realizar un programa descriptivo debemos tomar en
cuenta cuatro elementos fundamentales:
La descripción de los documentos debe ser concreta, breve
y contener las ideas básicas,
Se deben describir factores internos y externos,
Se adoptará una sola política descriptiva para todo el fondo
Se desarrollará el sistema descriptivo de manera que el
usuario pueda buscar por sí solo la información (ficheros,
bases de datos, catálogos, etc.…) sin depender del archivista.

5. Las guías nos permiten describir el fondo a nivel general
reflejando sus secciones y temáticas, facilitando
información como procedencia, origen funcional, fechas
extremas, formatos, volumen, formas e indicando el
contenido de las series.

6. Sirve para orientar al usuario sobre el conocimiento general
del contenido de un archivo o de un conjunto de archivos.
Normalmente, describe la historia de la institución, presenta
los datos generales de interés, sistematiza las grandes
secciones en que se organiza el archivo, da sus
características, el metraje y, finalmente, los datos extremos
de los documentos que se conservan, los instrumentos de
descripción más relevantes y una bibliografía sumaria.

7. Los inventarios son instrumentos que se levantan una vez que la
documentación esta organizada y ordenada, en ellos se incluyen la
procedencia, el origen funcional, la clase y tipo documental, las fechas,
formatos, volumen, además de una descripción que puede ser a nivel
de fondo, serie, o pieza documental cuyo detalle queda sujeto a la
disposición del archivista. Su principal función es evidenciar la
existencia o ausencia de un documento, además permite realizar
recuentos del fondo y garantizar la permanencia y recuperación fácil de
la organización natural de los documentos a través de la signatura
topográfica.

8. Consiste en una descripción global y sistemática de las
series documentales, si bien puede ser superficial o
analítico. Se convierte en un instrumento más detallado
que la guía y permite al usuario conocer las series más
relevantes, su volumen y el alcance cronológico . El
inventario presenta variedades más o menos
abundantes según los países.

9. INVENTARIO ESQUEMATICO: Consiste en hacer un inventario por
series, no por tipos documentales. Nos representa una breve idea del
contenido de cada serie. El esquemático es aquel que en cada asiento
describe una serie completa.
INVENTARIO ANALITICO: Se efectúa por tipo documental, y es
normalmente usado para documentos de gran importancia, este tipo de
inventario puede perfectamente reemplazar al catálogo, por su misma
naturaleza, resulta muy aconsejable dado que es más fácil realizarlo que
el catálogo, es de gran ayuda: el analítico, al describir en cada asiento
una pieza documental, no es conveniente para archivos muy grandes.
El inventario analítico desciende a individualizar el contenido, fecha y
localización de cada documento.

10. INVENTARIO POR REMISION:Generalmente este inventario se
considera al de recepción de documentos de un archivo general,
intermedio o histórico. Existe confusión de este término con la
palabra trasladar, entendido como sinónimo de remitir, por remitir se
entiende correctamente cuando se envía de una dependencia a
otra, archivísticamente hablando, trasladar es mudar de un archivo
a otro, sin que se pierdan los derechos que se ejerce sobre los
documentos, así tenemos que si trasladamos desde la entidad
hasta un archivo intermedio.
INVENTARIO DE ELIMINACION: Casi en desuso en la
actualidad, por la facilidad que se tiene al realizar un inventario de
existencia, se incorporan los datos de eliminación. Es necesario
realizar inventario de la documentación eliminada, como constancia
de lo actuado, puede verse también este inventario bajo el nombre
de Inventario de expurgo. Lo que hay que tener en claro es que
estos inventarios son solo parte de la selección documental.

11. INVENTARIO EXISTENCIA: Considerado como el mas utilizado, por
ser el mas práctico y útil, esencialmente el mas necesario en primera
instancia. En toda circunstancia de ocupación de un depósito de papeles
es el primer inventario que se practica para tener un conocimiento real de
las circunstancias documentales del archivo.

12. El índice es un instrumento que brinda información en forma
extensiva la cual nos permite localizar diversos datos de tipo
geográfico, onomástico, o cronológicos entre otros. Este
instrumento le permite al usuario localizar en forma directa por
medio de palabras de personas, lugares o temas que lo remitirá a
una signatura topográfica.

13. El índice es un complemento que acompaña a las
guías, inventarios y catálogos, para facilitar la búsqueda
de la información necesaria en el momento de la
localización física de la documentación.Contienen datos
concretos de los documentos que permiten acceder de
forma orientada y controlada a la información.
Relacionan los documentos mediante: Palabras sueltas,
claras y concisas, que especifican personas, lugares,
temas o materias.

14.  ONOMÁSTICOS: Listados de nombres de
personas naturales o jurídicas
 TOPONÍMICOS: Listados de nombres de
sitios o lugares
 CRONOLÓGICOS: Listados consecutivo
de fechas
 TEMÁTICOS: Listas de materias o
tesauros, acompañados de referencias para
su localización

15. Son los instrumentos de descripción que relacionan con
mucho pormenor el contenido, fechas, formato, dimensión,
estado de conservación y signatura topográfica de un archivo
o de varios de las unidades documentales menores que la
“serie”; es decir, los expedientes y los documentos sueltos.

16. – Datos internos: fecha, tipología documental,
asunto o materia, lengua
– Datos externos o físicos: folios, medidas,
materia soporte y estado de conservación
– Datos de localización o signatura

17.  Flexibilidad
Agilidad
Operatividad
Fácil manejo del mismo

18. Instrumento de control y difusión, actualmente
automatizado, que permite reunir y coordinar la
información sobre archivos y fondos
documentales que forman el Patrimonio
Documental , y sobre su accesibilidad,
brinda información general para los usuarios y
para los profesionales. Identifica los archivos
pertenecientes a un ámbito determinado
(territorial, titularidad, tipo,...).

19. El Censo es una relación de archivos y sus circunstancias materiales y
descriptivas realizados con fines políticos y estadísticos, al igual que hay
censos de población, de viviendas... hay censos de archivos.
DATOS QUE RECOGE
Las direcciones, teléfonos, cuadro sinóptico de fondos y
colecciones, instrumentos de descripción, investigaciones realizadas,
plantillas, estado de conservación y del edificio...
SIRVE PARA:
Sirven para marcar las políticas de actuación en archivos y conocer la
situación del patrimonio documental

20. La normatividad que nos basamos fue en
la NTC 4095 del AGN . Esta norma
pretende considerar todas las
posibilidades de descripción archivística
es aplicable en su totalidad a los archivos
históricos.