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Descripción. Descripción
archivística normalizada. Normas
ISAD (G) e ISAAR (CPF).
Soluciones electrónicas.
Instrumentos de búsqueda y
recuperación de los documentos.
Dr. Édison Yamir Toledo Díaz
Descripción
archivística
Fases del tratamiento
archivístico
IDENTIFICACIÓN VALORACIÓN
DESCRIPCIÓN ORGANIZACIÓN
CONSERVACIÓN
DIFUSIÓN
Descripción archivística
• La Norma ISAD(G) (2000) plantea que es
la elaboración de una representación
exacta de la unidad de descripción y, en
su caso, de las partes que la componen,
mediante la recopilación, análisis,
organización y registro de la información
que sirve para identificar, gestionar,
localizar y explicar los documentos de
archivo, así como su contexto y el sistema
que los ha producido.
Exigencias actuales de la
descripción archivística
1. Debe ser multinivel.
2. Debe ser normalizada.
Entre otras, ambas exigencias resultan
favorecidas por el uso de normas como
la ISAD(G) y la ISAAR (CPF).
Descripción multinivel
FONDO
Subfondo
Serie
Expediente
Unidad
documental
Nivel 2
Nivel 3
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Nivel 4
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Descripción 2
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Niveles de descripción
FONDO
Subfondo
Serie SerieSerie Serie
ExpedienteExpediente Expediente
Unidad
documental
Unidad
documental
Unidad
documental
Unidad
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Norma Internacional
de Descripción
Archivística
Normalizada:
ISAD (G)
Premisas de la Norma ISAD(G)
1. La descripción se dispone de lo general a lo
particular.
2. Es necesaria en cualquier nivel del ciclo de
vida aunque fue concebida para
documentos de conservación permanente.
3. La unidad o nivel de descripción más
amplia es el fondo, cuyas partes son niveles
subsecuentes de él.
4. Se establece un modelo jerárquico del
fondo y de las partes que lo constituyen.
Áreas de la Norma ISAD(G)
1. Área de identificación.
2. Área de contexto.
3. Área de contenido y estructura.
4. Área de condiciones de acceso y
utilización.
5. Área de documentación asociada.
6. Área de notas.
7. Área de control de la descripción.
1.1. Código de referencia.
1.2. Título.
1.3. Fechas.
1.4. Nivel de descripción.
1.5. Volumen y soporte de la unidad
documental.
1. Área de identificación
2. Área de contexto
2.1. Productor (es).
2.2. Historia institucional.
2.3. Historia archivística.
2.4. Forma de ingreso.
3. Área de contenido y
estructura
3.1. Alcance y contenido.
3.2. Valoración, selección y
eliminación.
3.3. Nuevos ingresos.
3.4. Organización.
4.1. Condiciones de acceso.
4.2. Condiciones de reproducción.
4.3. Lengua/Escritura de los
documentos.
4.4. Características físicas y requisitos
técnicos.
4.5. Instrumentos de descripción.
4. Área de condiciones de
acceso y utilización
5. Área de documentación
asociada
5.1. Existencia y localización de los
originales.
5.2. Existencia y localización de copias.
5.3. Unidades de descripción
relacionadas.
5.4. Nota de publicaciones.
7. Área de control de la
descripción
7.1. Notas del archivero.
7.2. Reglas o normas.
7.3. Fecha de la descripción.
6. Área de notas
6.1. Notas.
Ejemplo de aplicación de
la tecnología informática
para la descripción
archivística según la
Norma ISAD(G)
Ejemplos reales de lo declarado
como códigos de referencia
1. ES.28079.AHN/1.1.3.1//CONSEJOS,6298,
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X
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Mayores, Teniente General, Oficiales de la
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General de la Nación (México)
http://www.agn.gob.mx/guiageneral/
Ejemplo de un
instrumento obtenido
como resultado del uso de
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informáticas
Norma internacional
sobre encabezamientos
autorizados archivísticos
para entidades, personas
y familias:
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Campos obligatorios de la
Norma ISAAR (CPF)
1. Tipo de entidad.
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3. Fecha de existencia.
4. Identificador del registro de
autoridad.
Según la Norma ISO 3166
Conclusiones
1. La descripción archivística es una fase del
tratamiento archivístico que tiene carácter
integrador y que permite confirmar lo
realizado en el resto de las fases.
2. La descripción archivística es multinivel y
debe hacerse normalizadamente.
3. En la normalización de la descripción
archivística, se emplea la Norma ISAD(G),
que permite homogenizar y unificar los
criterios de búsqueda para el acceso y
consulta de los documentos.
Conclusiones
4. En cuanto a los instrumentos de
descripción, la Norma ISAD (G) y las
tecnologías informáticas, parecen
influir decisivamente en que
evolucionen, de una manera integrada,
hacia verdaderos Sistemas de
Información Archivística, con sus
grandes posibilidades para la consulta y
acceso a los documentos y a la
información.
Conclusiones
5. La Norma ISAAR (CPF) establece en la
descripción, encabezamientos autorizados
que describen a las entidades, personas o
familias, que son las productoras de los
documentos.
6. Esta norma elabora registros de autoridad,
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Descripción archivística normalizada y normas ISAD(G) e ISAAR(CPF)

  • 1. Descripción. Descripción archivística normalizada. Normas ISAD (G) e ISAAR (CPF). Soluciones electrónicas. Instrumentos de búsqueda y recuperación de los documentos. Dr. Édison Yamir Toledo Díaz
  • 3. Fases del tratamiento archivístico IDENTIFICACIÓN VALORACIÓN DESCRIPCIÓN ORGANIZACIÓN CONSERVACIÓN DIFUSIÓN
  • 4. Descripción archivística • La Norma ISAD(G) (2000) plantea que es la elaboración de una representación exacta de la unidad de descripción y, en su caso, de las partes que la componen, mediante la recopilación, análisis, organización y registro de la información que sirve para identificar, gestionar, localizar y explicar los documentos de archivo, así como su contexto y el sistema que los ha producido.
  • 5. Exigencias actuales de la descripción archivística 1. Debe ser multinivel. 2. Debe ser normalizada. Entre otras, ambas exigencias resultan favorecidas por el uso de normas como la ISAD(G) y la ISAAR (CPF).
  • 6. Descripción multinivel FONDO Subfondo Serie Expediente Unidad documental Nivel 2 Nivel 3 Nivel 1 Nivel 4 Nivel 5 Descripción 1 Descripción 2 Descripción 3 Descripción 4 Descripción 5
  • 7. Niveles de descripción FONDO Subfondo Serie SerieSerie Serie ExpedienteExpediente Expediente Unidad documental Unidad documental Unidad documental Unidad documental
  • 9. Premisas de la Norma ISAD(G) 1. La descripción se dispone de lo general a lo particular. 2. Es necesaria en cualquier nivel del ciclo de vida aunque fue concebida para documentos de conservación permanente. 3. La unidad o nivel de descripción más amplia es el fondo, cuyas partes son niveles subsecuentes de él. 4. Se establece un modelo jerárquico del fondo y de las partes que lo constituyen.
  • 10. Áreas de la Norma ISAD(G) 1. Área de identificación. 2. Área de contexto. 3. Área de contenido y estructura. 4. Área de condiciones de acceso y utilización. 5. Área de documentación asociada. 6. Área de notas. 7. Área de control de la descripción.
  • 11. 1.1. Código de referencia. 1.2. Título. 1.3. Fechas. 1.4. Nivel de descripción. 1.5. Volumen y soporte de la unidad documental. 1. Área de identificación
  • 12. 2. Área de contexto 2.1. Productor (es). 2.2. Historia institucional. 2.3. Historia archivística. 2.4. Forma de ingreso.
  • 13. 3. Área de contenido y estructura 3.1. Alcance y contenido. 3.2. Valoración, selección y eliminación. 3.3. Nuevos ingresos. 3.4. Organización.
  • 14. 4.1. Condiciones de acceso. 4.2. Condiciones de reproducción. 4.3. Lengua/Escritura de los documentos. 4.4. Características físicas y requisitos técnicos. 4.5. Instrumentos de descripción. 4. Área de condiciones de acceso y utilización
  • 15. 5. Área de documentación asociada 5.1. Existencia y localización de los originales. 5.2. Existencia y localización de copias. 5.3. Unidades de descripción relacionadas. 5.4. Nota de publicaciones.
  • 16. 7. Área de control de la descripción 7.1. Notas del archivero. 7.2. Reglas o normas. 7.3. Fecha de la descripción. 6. Área de notas 6.1. Notas.
  • 17. Ejemplo de aplicación de la tecnología informática para la descripción archivística según la Norma ISAD(G)
  • 18.
  • 19. Ejemplos reales de lo declarado como códigos de referencia 1. ES.28079.AHN/1.1.3.1//CONSEJOS,6298, Exp.5 2. BR AN,RIO DS.0.CAR.1 3. ADM-CORREOS:SR.1 4. Archivo General de la Nación/ Instituciones Coloniales/ Ayuntamiento/ Mercados (071)/ Contenedor 01/ Volumen 1/
  • 20. Ejemplos reales de títulos Título atribuido: Carta nº 108 del virrey José Fernando de Abascal, al ministro de Gracia y Justicia. (1810) Título del documento: Carta nº 108 Extraído de PARES
  • 21. Ejemplos reales de títulos Título atribuido: Índice de los duplicados números 12 a 15 del virrey Abascal, Marqués de la Concordia, a la Dirección General de Hacienda Pública. (1815) Título del documento: Extraído de PARES
  • 22. Ejemplos reales de títulos Título atribuido: Manuel Zumalde y Andueza. (1771) Título del documento:? Extraído de PARES
  • 23. Ejemplos reales de títulos Título atribuido: Testamento de Diego de Zúñiga de la villa de Víllora (Cuenca). (1555) Título del documento: ? Extraído de PARES
  • 24. Ejemplos reales de niveles de descripción declarados Fuente: http://consulta.archivogeneral.gov.co/ConsultaWeb/elemento-del- cuadro.jsp?id=3150641&total=94&ini=1&fin=20 X
  • 25. Ejemplo de productores declarados 1. Cámara de Castilla (España) 2. Real Cancillería de los Reyes de Castilla. Registro del Sello de Corte 3. Consejo de Estado (España. 1521-1834) 4. Fieles Ejecutores, Fiscal de lo Civil, Alcaldes Mayores, Teniente General, Oficiales de la Real Hacienda y Reales Cajas, etc. 5. Banco de Roraima Sociedade Anônima - 1968 – 1988
  • 26. Elementos esenciales de la Norma ISAD(G) 1. Código de referencia. 2. Título. 3. Productor. 4. Fechas. 5. Extensión de la unidad de descripción. 6. Nivel de descripción.
  • 28. Instrumentos de descripción Tradicionalmente se consideró que: Series Inventarios Unidades documentales simples y compuestas Catálogos Fondo Guías Niveles generaban Instrumentos
  • 29. Instrumentos de descripción La Norma ISAD (G) Tecnologías informáticas Novedosos y completos Sistemas de Información Archivística Propician +
  • 30. Ejemplos de Sistema de Información Archivística http://pares.mcu.es/ Pares (España)
  • 31. SIAN | Sistema de Informações do Arquivo Nacional (Brasil) http://www.an.gov.br/sian/inicial.asp
  • 32. Archivo General de la Nación (Colombia) http://consulta.archivogeneral.gov.co/ConsultaWeb/eleme nto-del-cuadro.jsp?id=3150641&total=94&ini=1&fin=20
  • 33. Guía General del Archivo General de la Nación (México) http://www.agn.gob.mx/guiageneral/
  • 34. Ejemplo de un instrumento obtenido como resultado del uso de las tecnologías informáticas
  • 35.
  • 36. Norma internacional sobre encabezamientos autorizados archivísticos para entidades, personas y familias: ISAAR (CPF)
  • 37. Campos obligatorios de la Norma ISAAR (CPF) 1. Tipo de entidad. 2. Forma autorizada del nombre. 3. Fecha de existencia. 4. Identificador del registro de autoridad.
  • 38. Según la Norma ISO 3166
  • 39. Conclusiones 1. La descripción archivística es una fase del tratamiento archivístico que tiene carácter integrador y que permite confirmar lo realizado en el resto de las fases. 2. La descripción archivística es multinivel y debe hacerse normalizadamente. 3. En la normalización de la descripción archivística, se emplea la Norma ISAD(G), que permite homogenizar y unificar los criterios de búsqueda para el acceso y consulta de los documentos.
  • 40. Conclusiones 4. En cuanto a los instrumentos de descripción, la Norma ISAD (G) y las tecnologías informáticas, parecen influir decisivamente en que evolucionen, de una manera integrada, hacia verdaderos Sistemas de Información Archivística, con sus grandes posibilidades para la consulta y acceso a los documentos y a la información.
  • 41. Conclusiones 5. La Norma ISAAR (CPF) establece en la descripción, encabezamientos autorizados que describen a las entidades, personas o familias, que son las productoras de los documentos. 6. Esta norma elabora registros de autoridad, proporcionando descripciones de las entidades anteriores. 7. Genera puntos de acceso entre las entidades que permiten su intercambio y facilitan su consulta.