2. PASOS A SEGUIR CON UNA BUENA OPERACIÓN
DE DESPACHO:
- VERIFICACION DE LA CARGA
- CONTROL DE CALIDAD
- DESPACHO DE MERCANCIA
3. VERIFICACION DE LA CARGA:
La verificación de mercancías u objetos en una empresa es
una actividad crítica, por que dependiendo de una buena
gestión se garantiza una recepción de calidad y la compañía
no se ve afectada en su flujo logístico.
También el personal u operador debe a su disposición las
herramientas disponibles y equipos para poder hacer bien la
misión, como por ejemplo: básculas, lectores ópticos de
barras, recurso humano para hacer los chequeos, etc.
Además debe tener en cuenta los tipos de verificación, ya
sea por observación, aplicación de norma o confrontación.
Confrontación: al hablar de este término es comparar unos
parámetros versus la carga, en esta instancia juega la orden
de compra, la factura comercial y la remisión un papel muy
importante, ya que se compara la mercancía con estos
documentos.
4. Definición de orden de compra: Una orden de compra es
un documento que se expide a un vendedor por parte
de un comprador y que contiene los detalles de la
compra, como el tema, la cantidad, el precio y fecha de
entrega.
En base a este documento se verifica las mercancías u
objetos comprados, esta es una herramienta del
almacén para controlar lo que esta llegando y así poder
recibir lo que verdaderamente se ha pedido.
5. CONTROL DE CALIDAD:
La primera de estas inspecciones puede ser realizada por
personal que solo sepa contar; la segunda requiere de
personas que conozcan los artículos y en muchos casos de
verdaderos técnicos en la materia. Por ello muchas veces el
almacén solicita ayuda a las dependencias que usan el
material o lo venden, a fin de que ellos mismos constaten la
calidad y condiciones técnicas de los artículos llegados,
evitando así una mala recepción. si la empresa dispone de
una dependencia de CONTROL DE CALIDAD, es este
elemento el encargado del control cualitativo.
Es conveniente tener en cuenta que la verificación de los
artículos a su llegada debe ser hecha en forma muy
minuciosa, pues los errores que en ella se produzcan
repercutirán posteriormente en devoluciones, rendimientos
inferiores, errores de inventarios y de distribución, por la
inexacta identificación y clasificación de los artículos, errores
comprobación por la falta de de peso, volumen ,capacidad,
etc. lo que producirá generalmente perdidas para el almacén
y diferencias entre la situación contable y la física.
6. Además del personal que tiene que verificar los
artículos, se debe disponer de medios necesarios para
que este personal pueda identificarlos, es decir debe
contar con los catálogos apropiados, winchas, metros,
calibradores, etc. que le permitan certificar las medidas,
denominaciones, códigos, etc. de cada uno de los
artículos que esta recibiendo, el que recibe debe ser
desconfiado por sistema, y creer solamente en lo que ve
y comprueba.
7. DESPACHO DE MERCANCIA:
Objetivo: La verificación se inicia con la revisión del
documento soporte del pedido con la mercancía física,
verificación del etiquetado de la mercancía alistada según las
normas de la organización y la verificación del enrutamiento
del pedido a la zona de entrega.
Consiste en determinar si se trata verdaderamente de los
artículos solicitados, si la cantidad concuerda con la perdida
y si la calidad de los requisitos técnicos exigidos en le
pedido correspondiente con los artículos llegados. Esta parte
de la recepción, es posiblemente la mas importante, por
cuanto de ella depende el que los artículos llegados puedan
ser usados y por ello es que el encargado de la recepción se
preocupara por realizar una inspección organizada,
siguiendo un procedimiento y no tomando lo que sea y como
sea. Es conveniente guiarse en este caso por la orden de
compra, de manera de ir verificando los artículos en el orden
en que se encuentran en dicho documento, evitándose así
equivocaciones que posteriormente darán lugar a
lamentaciones que no se podrán remediar.
8. La inspección o verificación se realiza bajo dos
aspectos, una cuantitativa y la otra cualitativa, es decir
que se establecerá un resultado en lo referente a la
cantidad pedida y otro en cuanto a la calidad y
condiciones técnicas que debe reunir el artículo.
