2. Recepción de
mercancías
La recepción de mercancías es el
proceso mediante el cual los
productos que han sido
adquiridos a un proveedor,
llegan al almacén para que sean
clasificados, controlados y
colocados en él.
3. Tareas asociadas a la recepción de
mercancías
La recepción de mercancías va más allá de tan
solo dar entrada a los pedidos procedentes de
los proveedores.
4. 1. Planificación e
información
Planificar las llegadas de mercancía es
fundamental para que no se produzcan
cuellos de botella en los muelles del
almacén. El proceso de recepción de
mercancías se ve determinado, en parte,
por una correcta coordinación de la
cadena de suministro y, principalmente,
por la gestión de los aprovisionamientos o
compras. Por ejemplo, este es el pilar sobre
el que se asientan las operaciones de cross-
docking.
Además, para agilizar la recepción de
mercancías es imprescindible que haya
una buena gestión de la información y
que todos los actores implicados estén al
corriente de los pedidos que se esperan y
sus horas de llegada.
5. 2. Descarga y gestión de los muelles de
carga
Este bloque de operaciones hace referencia a
la descarga de las mercancías desde los camiones
y su desplazamiento hasta la zona de recepción o
de consolidación, o bien directamente hacia su lugar
en los racks.
Es conveniente que los trabajadores destinados a
recepciones cuenten con procedimientos para cada
situación que se pueda dar. De esta forma, sabrán
cómo operar y los equipos de manutención que usar.
6. 3. Control de calidad de la mercancía
Al recibir los pedidos, se realiza una primera verificación de los
albaranes para ver si coinciden con lo acordado con el proveedor en
cantidad, modelo y características. También se comprueba que el
embalaje está en perfecto estado.
Dependiendo del tipo de carga que se reciba, tras la anterior
comprobación inicial será necesario llevar a cabo, en algunos casos,
un control de calidad más en profundidad.
Por ejemplo, esto ocurre así cuando:
Se reciben materias primas en el almacén: muchas empresas
tienen su propio control de calidad para evaluarlas.
7. Los productos son alimentos o con ciertos
medicamentos que necesitan de condiciones
especiales en cuanto a temperatura y humedad para su
correcta conservación. Esta etapa es esencial para
comprobar que no se haya roto la cadena de frío.
Son mercancías peligrosas: existen normativas
específicas que regulan su embalaje y los
procedimientos de carga y descarga al tratarse de
productos cuya manipulación entraña riesgos extra.
El tiempo necesario para realizar estos controles se
conoce como cuarentena y el almacén necesitará una
zona reservada para estos trámites.
8. Los pasos por seguir para recibir los
insumos en forma adecuada:
Recibo de
mercancía
almacenista
Orden de
compra
Especificaciones
estándar
Remisión o
factura
Chef ejecutivo o
comprador
a) Comparar mercancías con
remisión o factura y viceversa.
b) Checar que coincidan con el
orden de compra.
c) En el caso de alguna duda,
verificar las especificaciones
estándares de compra.
d) Si todavía se tienen dudas, en
cuanto a calidad sobre todo e
productos nuevos, se pedirá la
ayuda del chef ejecutivo o del
comprador.
9. 4. Etiquetado,
consolidación y
Desplazamiento de la
mercancía
Durante todo el proceso de recepción de mercancías, es de vital
importancia registrar toda la información y dejar constancia de la
llegada de nuevo material para controlar su trazabilidad.
Por ejemplo, las tradicionalmente conocidas como «hojas de
recepción» aglutinan datos como número o código de pedido,
albarán, resultado del control de calidad, descripción e identificación
de la mercancía y cantidades.
En almacenes que cuentan con un sistema de gestión, estos datos
están informatizados según los parámetros logísticos que se
utilicen en la empresa (suelen estar en consonancia con la base de
datos del ERP).
10. En general, pueden darse estas situaciones en la recepción de
mercancías:
Se reciben los productos sin paletizar y estos deben pasar a una
fase de consolidación y registro para luego ser ubicados en el
almacén.
La mercancía está organizada en tarimas y entonces se efectúa
una rápida validación de cantidades y características para
directamente luego transportarla a los racks.
Llegan devoluciones: aquí entra en juego la gestión de la logística
inversa de la empresa. Normalmente tiene sus propias reglas en
cuanto a la revisión de los productos devueltos y puede requerir que
el stock se bloquee para realizar estas verificaciones.
En general, pueden darse estas situaciones en la recepción de
mercancías:
12. Ajustar la planificación de entradas a las
posibilidades del layout del almacén
La relación entre el layout del almacén y la
planificación de operaciones como la recepción
de mercancías es bidireccional. Es decir, en la
fase embrionaria de un proyecto de diseño de
almacén hay que tener muy en cuenta cómo
disponer los muelles de carga,
qué características deben tener en función de
los camiones y el tipo de mercancía que
transporten, y qué cantidad de accesos se
necesitan (previendo posibles ampliaciones
futuras).
Del mismo modo, la gestión de las entradas (y
salidas) de mercancía debe planificarse
partiendo de la infraestructura disponible.
13. Evaluar la posibilidad de automatización
de tareas en la recepción de mercancía
En ocasiones, la saturación de los puntos de acceso al almacén puede tener origen no en una
planificación deficiente, sino en cambios estructurales que están moldeando la forma de trabajar de la
propia empresa. Por ejemplo, que esté experimentando un crecimiento en las ventas que, poco a poco,
va incrementando el nivel de actividad global en el almacén.
Antes de llegar a un punto crítico, es conveniente analizar procesos, detectar puntos de mejora y
encontrar soluciones que los agilicen. En este sentido, la automatización de alguna de las tareas
que comprende la recepción de mercancías tiene muy buenos resultados cuando el almacén está
anexo al centro de producción, ya que los movimientos de entrada de producto son repetitivos y
fácilmente predecibles.
14. Ejemplo de ello son las empresas Dafsa y Firat Food, que han trabajado con Mecalux para la
implantación de sistemas automáticos en sus almacenes. Ambas cuentan con un circuito de
transportadores junto a los muelles de carga y descarga que ahorran desplazamientos a los
operarios. Estos están equipados con puestos de inspección de tarimas que ejecutan el control de
calidad, verificando el gálibo y el estado de las cargas, además de registrarlas y actualizar el stock
en tiempo real gracias al WMS Easy de Mecalux.
15. Establecer protocolos que regulen todo
el proceso de recepción de mercancías
Cuánto más estandarizada esté la operación, menores
incidencias se producirán. De hecho, contar con un
sistema de gestión de almacén supone un gran avance
para la protocolización de tareas. Con un WMS, los
apuntes en papel desaparecen y todo queda integrado en
el mismo lugar facilitando el acceso y control de la
información.
El sistema permite realizar funciones de recepción de
mercancías como añadir la previsión de stock entrante,
registrarlo, etiquetarlo y gestionar su
ubicación optimizando el espacio disponible. Además, el
WMS ayuda en la organización de tareas más complejas
como la gestión de recepciones ciegas, devoluciones
y cross-docking.
16. Puntos a tomar para un
buen funcionamiento
del almacenamiento
Zonas de recibo y
depósitos de alimentos y
bebidas diseñados de
manera adecuada para
agilizar el movimiento de
las mercancías.
Una buena iluminación y
ventilación, libre de
humedales, y las paredes
reforzadas con material
lavable.
La zona de recepción, debe
ser accesible para los
transportes de los
proveedores.
Respetar la norma de
limpieza continua en las
zonas de recepción y
almacenamiento, y
mercancías bien
colocadas.
Tener un buen diseño de
las zonas se obtendrá
grandes resultados como
las operaciones de
recepción y
almacenamiento eficaces.
18. La importancia de las
salidas de almacén para
conocer el costo bruto
Al totalizar la cantidad utilizada de
mercancía en cada área
departamental para la elaboración de
cada alimento vendido será el costo
bruto de lo vendido. El Contralor de
alimentos y bebidas es el
responsable de determinar el costo
bruto, por lo que cualquier error será
el responsable, ya que la información
se lleva al departamento de
alimentos y bebidas
19. Horarios de entrega
Las entregas de mercancías, serán dentro de un horario determinado por la
Gerencia general, el cual será estricto y fijo, tanto para recibir las mercancías como
para entregarlas a las áreas de venta, esto se hace debido a que el almacenista
tiene otras obligaciones que efectuar dentro de su área.
Ejemplo
7:00 a 10:00.
16:00 a 18:00 horas.
20. Recibos de solicitudes por anticipado
Con el fin de que el almacenista pueda preparar las
mercancías solicitadas por las áreas de venta, por
anticipado, y para evitar que los solicitantes tengan
que esperar por sus productos y perder tiempo
valiosos por ambas partes, se les pide a los
encargados de los departamentos que entreguen un
día antes sus requisiciones, no importando que estén
fuera de los horarios del almacén, como en el caso
de los bares; los cuales terminan sus labores en la
madrugada y será en ese momento cuando
determinen sus necesidades de bebidas.
21. El Almacenista debe tener instrucciones precisas por medio de
un escrito, acerca de la personas autorizadas para
requisita mercancías, para lo cual el Gerente general o en
su caso el Contralor general, son los encargados de firmar
dicho escrito, con copia a las personas responsables de
cada área de venta, así como al Gerente de alimentos y
bebidas, Contralor de costos, Chef Ejecutivo y Chefs de
cada cocina. Para el área de bebidas, lo único que se
agrega es el Jefe de bares y el Cantinero encargado de
cada uno de los bares.
Firmas autorizadas
22. Documento único que se llama
requisición de mercancías,
que ampare la cantidad
entregada.
Formato para el despacho de mercancías
Para la salida de
almacén
Una requisición de compra es un documento que
se utiliza para solicitar ... dándote esto
un costo estimado de los gastos por departamento.
23. Para llevar una secuencia, los formatos
deben llevar un folio para evitar
desastres dentro del control de costos.
Tomando en cuenta ciertos puntos:
Control numérico del formato
1. El control de este formato es por medio de folio, por tanto,
es muy importante evitar que falte alguno, pues
ocasionaría graves trastornos en el almacén, ya que
faltaría el respaldo de la mercancía que salió y , además,
afectaría al costo.
2. Para controlar el documento, se aconseja evitar que los
formatos estén prefoliados, pues seria complicado
controlarlos, ya que pueden extraviar, destruir, etc., como
se dijo anteriormente, lo que ocasionaría el no conseguir
una secuencia numérica de todas la áreas.
3. El Almacenista, al recibir los formatos y después haber
entregado las mercancías, al final del turno enumerara
todos los formatos con un foliador, al día siguiente seguirá
indefinidamente hasta que dese cambiarla.
24. El Almacenista, después de entregar las
mercancías y de acuerdo con sus tarjetas de
almacén con precios unitarios, anotara en las
salidas de almacén, en cada reglón de
productos entregados, en la columna de
“costo unitario” el costo de cada articulo.
Después se la entregara al CAB para que
verifique los precios, y saque los importes y
totalice. Con este sistema se verifican dos
veces los precios de costo.
En este sistema, el CAB es el único que
colocara los precios unitarios de
acuerdo con su Kardex o sistema (sin
que intervenga el almacenista) y
determine los importes y posteriormente
totalice el formato.
Costeo del formato
Existen dos sistemas que son los mas usuales para el
costeo del formato.
25. El Kardex o sistema afectara si el CAB costea la salida
del almacén, afectando en la tarjeta, y como
resultado un salida o baja de calidad de artículos
correspondientes. Por ello, el Almacenista debe ser
quien dará el movimiento de salida en sus tarjetas y
sacar los saldos con las copias de almacén que se
quedaran con el.
Afectación del Kardex o sistema y tarjetas
de almacén
26.
27. a) Libro de costos,
alimentos, carnes.
b) Libro de costos,
alimentos, abarrotes.
c) Libro de costos,
alimentos, frescos.
• Compras diarias y acumuladas durante
el mes.
• Movimientos de las mercancías en los
almacenes.
• Saldos de los inventarios, según los
libros.
• Importe de los inventarios físicos, etc.
Libros de costos auxiliares para
concentrar las salidas de almacén
El CAB debe llevar una serie de complementos de información con el fin de
que sus resultados informativos sean correctos y libres de errores u
omisiones, ya que podrá compararlos entre sí. En el caso de las salidas de
almacén, llevara los auxiliares llamados:
Información dentro de los libros.
28. En las empresas el uso de tarillas me maíz,
pan blanco, pescados y mariscos vivos,
etc. Estos productos no se almacenan,
pasan directamente a las cocinas, pero
deben aplicarse todos los procedimientos
especificados en la unidad recepción de
las mercancías es decir, pesar, contar,
medir, etc. Antes de que pasen a las
áreas, la cocina efectúa su salida de
almacén que ampare lo recibido.
Control de las mercancías de uso
inmediato
