Este documento describe los procesos y áreas de recibo de mercancías en una empresa. Explica que el recibo incluye la verificación cuantitativa y cualitativa de los productos recibidos, así como su almacenamiento según características. Detalla distintos tipos de áreas de recibo como oficinas, muelles de descargue y espacios de revisión y almacenamiento temporal. Además, explica procedimientos de recibo para diferentes productos como alimentos, a granel y en cajas sueltas.

1. ALISTAMIENTO DE
ÁREAS DE RECIBO SEGÚN LAS
CARACTERISTÍCAS DE
LOS PRODUCTOS
FRANKLIN SINISTERRA R
DOCENTE

2. ORDEN DEL DIA
• Oración
• Reflexión
SI ACTÚAS COMO VÍCTIMA, SERÁS TRATADO COMO
TAL.
PAULO COELHO
• introducción al tema

4. RECIBO DE MERCANCÍA
• LOS PROCESOS DE RECIBO: inician con una orden de
compra siendo esta una solicitud dirigida al proveedor
donde se especifica características, cantidades, además
de términos de pago y de entrega.

5. RECEPCIÓN CUANTITATIVA
Tiene por objeto verificar las cantidades recibidas y
comprobar que son iguales a la de la nota de entrega. En la
medida de lo posible las operaciones de
recepción cuantitativa se realizan en un local preparado
para el efecto, que se llama normalmente sala de
recepción. Las operaciones de recepción se
efectúan desde el momento de desembalar los géneros
a su llegada, por lo que interesa disponer del espacio necesario
para evitar los embotellamientos. El receptor cuantitativo
efectúa sus verificaciones bien sea contando de pieza por
pieza de las mercancías recibidas en número o bien
por mediciones que permitan las verificaciones dimensionales de
identificación.

6. CONTEO DE PIEZAS
• Es un proceso que forma parte de la recepción cuantitativa
mediante el cual se realiza el conteo de todas las piezas que
se han recibido en la recepción de material, este tiene como
finalidad primordial verificar que el número de piezas coincidan
con las descritas en la nota de entrega, factura y pedido para
que luego formen parte del control de inventario del almacén.
•

7. PESAJE DE PEIZAS
• Es un proceso que se realiza luego del conteo de piezas
mediante el cual se procede a confirmar que el peso los
materiales coincidan con los que se especifican en la
nota de entrega, factura y pedido que son recibidos en la
recepción de descritos en lo antes mencionado

8. RECEPCIÓN CUALITATIVA
• Es necesario por objeto verificar las cantidades recibidas y
comprobar que son iguales a la de la nota de entrega,
aunque puede ser procedida por inspecciones previas en la
fabrica del suministrador en los casos en que es necesario y
sea viable constatar la calidad de la materia prima
utilizada, la misma que debe ser realizada exclusivamente por
personal técnico calificado. También es importante
citar que como parte fundamental de un buen almacenamiento
dentro de una bodega, el de tener muy en cuenta importantes
factores que ayudan en la administración de los materiales
almacenados.
• :

9. • Estos factores son:
• 1) Control de Inventarios·
• 2) Análisis en la Rotación·
• 3) Análisis de stock.
•

10. • Existen diversos tipos de almacenes de acuerdo a su
naturaleza entre ellos de materias primas, semielaborados,
productos terminados, piezas de recambio, materiales
auxiliares, archivos de información. El almacenamiento de las
mercancías cuenta con diferentes técnicas:
• CONVENCIONALES, sistema clásico de almacenamiento
con estanterías de acceso manual por carretillas.
• Drive in: Sistema de almacenamiento, cuya característica
principal es la de no tener espacios entre pasillos dentro de las
estantería.
• Dinámicos: Sistema de almacenamiento móvil, formado por
bloques compactos, sin pasillos. Su principal característica es el
deslizamiento de los [pallets desde el punto de entrada a la
estantería, hasta el de salida.

11. • Móviles: Sistema de almacenamiento que se caracteriza
por el movimiento de toda la estructura de estanterías.
Esto permite abrir un pasillo entre cualquier de ellas,
manteniendo el resto compacto.
• Semiautomáticos y Automáticos: Estos sistemas se
caracterizan por el movimiento automatizado de las zonas
de almacenamiento. Ello permite el acceso a cualquier
producto almacenado desde el punto de control.
• Auto portantes: Estos almacenes se caracterizan por la
doble función de las estanterías. Una es la de almacenar
los diferentes productos, y la otra es la de hacer de soporte
del edificio.

12. Características del recibo
• Operación que se realiza después de realizar el negocio
con el proveedor.
• Requiere previa planeación para determinar el equipo
de trabajo que se requiere, así como la disponibilidad
de los equipos de movilización de mercancía en caso de
ser necesario.
• Conocimiento previo de la mercancía que se va a
recibir, en cuanto a especificaciones y cuidados de los
productos.

13. Áreas de recibo
Las áreas de recibo están determinadas según la
naturaleza del producto y el número instalaciones
asignadas para tal fin, siempre debe contemplarse la
naturaleza del material, las cantidades y el destino del
objeto que se recibe.
• Sin embargo las empresas pueden tener varias zonas de
descargue

14. Las áreas de recibo más reconocidas
son:
• Oficina de recibo: Integradas por los elementos
y espacios que requiere el equipo de trabajo para
realizar sus actividades administrativas inherentes
al proceso, en algunas empresas existe una oficina
única para recibo y despacho.
• Muelle de descargue: Espacio destinado para
que los vehículos se coloquen en posición para
ser descargados. El número de muelles depende
de factores internos en cuanto a costos y de la
infraestructura de la organización.

15. • Área de ubicación de equipos de movilización
de mercancía: es el espacio destinado a ubicar los
equipos de movilización, que no se estén utilizando o
al terminar la jornada.
Espacios asignados a la ubicación de la mercancía
que se está recibiendo: esta área se puede
considerar transitoria pues depende de la agilidad en
el recibo definido por la naturaleza de producto y la
infraestructura

16. • Espacio asignado para revisión de cantidad en
unidades: peso y/o especificaciones, en algunas
ocasiones, el área de ubicación del recibo de mercancía
es el mismo espacio de revisión, lo cual optimiza el uso
de las áreas
• .

17. • Espacio asignado para el material recibido que está
pendiente de ubicar. Área de devoluciones es un área
destinada para devolver al proveedor la mercancía que
no cumple las especificaciones, se debe tener en cuenta
que cuando la mercancía es entregada por el proveedor
directamente, en algunos momentos se puede devolver
en el momento de la recepción, lo cual evita
almacenamientos transitorios mientras recogen el
producto o en algunas ocasiones la empresa debe asumir
el costo de la devolución y entregar al proveedor los
objetos no conformes

18. Procedimiento de recibo de objetos
• Algunas organizaciones tienen procedimientos
establecidos para recepción de productos que llegan de
proveedores (en transporte del proveedor o en transporte
propio) y los que se reciben que son fabricados dentro de
la misma empresa. Una adecuada organización, implica
que los proveedores serán recibidos en el orden de
llegada, aunque una estrategia de algunas
organizaciones es programar y dar citas a los
proveedores de tal manera que se haga una planeación y
alistamiento de espacios. El procedimiento a nivel general
es:

19. • ORDEN DE COMPRA, documento en el cual se
encuentra consignada la información sobre las
necesidades que tiene la organización sobre determinado
productos, esto implica que este documento contenga
toda la información necesaria para que la sección de
recibo realice la planeación y alistamiento de las áreas
para el momento en el que llegue la mercancía.

21. • Recepción de documentos y verificación de la
información que se encuentra como por ejemplo,
nombre de la empresa, nit, cantidades, descripción o
referencia, y en caso de ser necesario, verificar la
certifica
• Iniciar el proceso de descargue.
• Informar al departamento de calidad sobre la llegada de
la mercancía, en caso que se requiera el soporte y
validación por parte de ellos para la aceptación de la
mercancía.

22. • Verificación de la mercancía recibida, lo cual implica
apertura de cajas o embalajes con el fin de realizar la
revisión, se debe tener en cuenta que de acuerdo a las
cantidades a recibir, se puede realizar un muestreo
aleatorio o recibir la mercancía sin revisión con la
salvedad de recibirla sin verificación del contenido,
refiriéndose a la calidad de los productos, ya que en
estos casos solo se verifican cantidades en unidades o
peso según el caso

23. • Devolución en caso de ser necesario de las unidades que
no cumplen con las expectativas, también puede decidir
devolver todo el lote, por cualquiera de las dos opciones,
es necesario diligenciar los documentos con todos los
datos y adicionalmente informar a los departamentos
correspondientes.

24. • En caso que el paso anterior no se requiera,
seguidamente se debe verificar la factura con relación a
lo que físicamente se recibió, si hay errores puede ocurrir
que se realice la anotación con los datos reales, o se deje
la remisión mientras el proveedor hace llegar la factura
corregida, esto se realiza porque existe la posibilidad que
el departamento financiero no acepte facturas con
enmendaduras y por esta razón se convierte en
responsabilidad de la persona de recepción evitar que se
tramiten facturas de esta manera

25. • Una vez recibida toda la mercancía, debe entregar los
documentos firmados al proveedor.
• Realizar la identificación de la mercancía de acuerdo con
las políticas de la organización.
• Registro de la información que recibe en el sistema de
inventarios utilizados en la organización.
• Acomodación de la mercancía en las áreas de
almacenamiento asignadas para el producto.

26. • Se debe tener en cuenta que cuando el producto es
recogido donde el proveedor, en algunas ocasiones los
transportadores tienen la capacidad de realizar una
inspección previa, pero se realiza la inspección completa
en el área de recibo.
• Cuando el producto es fabricado dentro de la empresa,
es importante tener en cuenta que los documentos son
diferentes, pero que si se manejan registros, es una
recepción de mercancía a cliente interno y por lo tanto
tiene el mismo procedimiento de recepción, es decir
también es revisado en cantidad y calidad. No tener un
procedimiento específico para el recibo de la información
puede generar los siguientes inconvenientes:

27. • inventarios errados, es decir no coinciden las cantidades
físicas o las referencias con la información que se tiene
en el sistema.
• Ingreso de material no conforme, por descuido o
desatención de la persona encargada de los registros, lo
cual hace que se tengan en cuenta esas unidades como
aprobadas, pudiendo generar inconvenientes y
reprocesos que al final se convierten en pérdidas de
dinero

28. • Ingreso de productos con algún deterioro en el empaque
y que después puede volverse crítico
• El método de recibo está determinado por el empaque,
puede ser por conteo de unidades o por peso. En el caso
que sea por peso, nuevamente está determinado por el
tipo de producto que se recibe, para el caso por ejemplo
de combustibles, el vehículo que transporta el producto
es pesado, una vez se realice este procedimiento, se
debe descargar, cuando se ha verificado que se ha
recibido todo el contenido, se procede a pesar
nuevamente el vehículo, luego se resta al peso inicial y la
diferencia es la cantidad de producto recibida.

29. Aspectos a tener en cuenta en el área de
recibo son:
• Despejada el área de recibo para permitir el flujo
constante de la mercancía y de esta manera no haya
represamientos.
• El espacio depende del volumen de la mercancía, el
tiempo de descargue, el cual debe ser el menor posible
para minimizar los costos de operación.

30. Recibo de alimentos:
• Productos que requieren control de la cadena de frío,
esto implica tener un área adecuada y definida, es un
ejemplo de ellos los alimentos que requieren el
mantenimiento de ciertos grados de temperatura durante
todo el proceso, evitando de esta manera
descomposición o multiplicación de bacterias, lo cual
puede generar en el consumidor final inconvenientes de
salud
• Controlar el recibo de materias primas por lo cual debe
existir un área de básculas perfectamente calibradas
minimizando el porcentaje de pérdida

31. • Clasificar las materias primas, en algunas ocasiones
existen empresas que tienen en el área de recibo los
espacios demarcados de acuerdo con las
especificaciones, algunos productos requieren tener
refrigeración o espacios de almacenamiento donde no
exista mucha humedad.
• Definir el espacio de recibo para este tipo de mercancía,
depende de variables como: Cantidad de referencias a
recibir.
• Frecuencia de entrega
• Especificaciones técnicas de manipulación de productos.

32. Recibo de productos a granel
• Requieren áreas determinadas, donde se encuentran
silos de almacenamiento y que por infraestructura los
espacios pueden estar fuera o dentro de la empresa.
• Los espacios de este tipo de productos dependen de la
naturaleza de la mercancía, por ejemplo en las
estaciones de servicio, el recibo se realiza directamente
en tanques subterráneos.
• Recibo de productos en arrume: Se refiere a aquellos
objetos que se reciben en cajas o bultos sueltos,
requieren espacios adecuados para realizar el proceso,
de tal manera que se eviten errores en la verificación de
la mercancía

33. • Es importante que haya orden en el recibo, debido a que
la unidad de empaque puede no ser homogénea lo que
dificulta la manipulación, por lo cual se utilizan las estibas
para facilitar su traslado.
• Acomodación de cajas
• Las anteriores son algunas especificaciones de recibo
pero varían dependiendo las políticas organizacionales

35. PREGUNTA DEL TRABAJO
• Identifique el producto que están recibiendo (características)
• Describa brevemente los pasos que realizó la persona para el
recibo de la mercancía
• Identifique y describa la manera de manipular los objetos
recibidos.
• Describa el área de recibo
• Identifique el producto que están despachando
(características).
• Describa brevemente los pasos que realizó la persona que
está despachando el producto.
• Identifique y describa la manera de manipular los objetos
despachados.
• Describa el área de despacho

36. Trabajo
 Realice la simulación de recibo de la mercancía, teniendo en
cuenta las áreas destinadas para tal fin.
 Identifique los equipos de movilización que serán utilizados.
 Defina el proceso de recibo de la mercancía por medio de un
instructivo que
 Incluya la realización del alistamiento del área de recibo; en
caso que la empresa tenga un protocolo, compare lo que
indica el protocolo con las actividades que desarrolla el
personal.
 Realice la simulación del despacho del producto, tenga en
cuenta picking, equipos de movilización y cargue