contabilizacion de operaciones comerciales y financieras

1. • CONSERVACION DE MERCANCIA Y DOCUMENTOS
DE CONTROL DEL RECIBO Y DESPACHO DE
MATERIALES
• NATALIA GONZALEZ CASTAÑO
• DANY ALEXANDER MARIÑO
• SONIA DIAZ GONZALEZ
• BRAYAN ALEJANDRO SUAREZ DIEZ
• JANNIFER TATIANA RAMIREZ GONZALEZ
INSTRUCTORA: CLAUDIA P. LOPEZ BECERRA

2. CONDICIONES DE ALMACENAMIENTO
El almacenamiento de productos debe ser realizado en condiciones adecuadas de
temperatura, humedad e iluminación de acuerdo con las instrucciones del
fabricante, de manera de no afectar adversamente de forma directa o indirecta, la
calidad de los mismos. Este concepto debe extenderse a la distribución y
transporte.
Para un buen mantenimiento de las mercancías hay que seguir las siguientes
instrucciones:
-Evitar la acumulación de polvo.
-Proteger contra la humedad.
-Proteger contra el óxido.
-Proteger contra insectos y roedores.
-Evitar evaporaciones y mermas en la mercancía.
-Prevenir los incendios.
-Aplicar otras protecciones (contra hurtos o sustracciones y de almacenaje
inestable).

3. GENERALIDADES
1. Los productos deben ser protegidos contra impactos negativos como
es la
radiación de calor solar y directa
2. Con las temperaturas debajo de 5 c y sobre 35 c es necesario
prestar atención especial al manejar los productos
3. Los productos no se deben almacenar en almacenes libres
4. Cada lote debe de estar separado
5. Los productos de diferentes plásticos deben almacenarse por
separado
6. Al expedir productos del almacén primero debe expedirse los
productos guardados por mas tiempos
7. Los embalajes de productos deben ser limpios seco e inodoros
8. Los productos almacenados eventualmente unidades de embalaje,
deben estar identificados clara y debidamente en el almacén para que
no se confundan

4. REQUISITOS DE ALMACENAMIENTO
1. La temperatura en el almacén no deben bajar de 25 c y superar 45 c
2. Los productos deben almacenarse en un lugar seco y libre de polvo de tal manera que
no se dañen o deformen la distancia de una fuente de calor debe ser por lo 1metro
3. Almacenar productos no se permiten:
• almacenamiento junto con disolventes orgánicos, productos que contengan
disolvente u otras sustancias químicas en la que no se garanticen están afuera la
inercia con los productos almacenados
• almacenamientos de productos destinados para el contacto con comestibles y
sanidad con productos que puedan afectar sus cualidades sensoriales
• contacto directo con goma y productos con goma
• una carga continua no equilibrada ,lección o acumulación de productos uno encima
del otro
4. Al colocar los productos o embalajes de productos en caja la altura del
almacenamiento debe corresponder a su carga y estabilidad
5. En el caso de necesidad las condiciones de almacenamiento de cada uno de los
productos , eventualmente unidades de embalaje se especificaran en el modo de
empleo de producto

5. El control de recibo y despacho de mercancías consta de verificar las
mercancías en su momento de llegada y en el momento de salida y
se comprueban todo el material físico, para estos procedimientos se
solicita la presencia del personal y los equipos necesarios con
anticipación, para realizar los procesos de descargue de los productos,
donde el área debe estar descongestionada para agilizar los trámites
de descarga y recepción y además el espacio necesario en bodegas
para el almacenamiento según la cantidad o volumen de la mercancía,
y su tiempo de almacenaje debe ser lo más corto posible para
minimizar los costos.

6. En los procesos de la mercancía recibida o de recepción, deben ir
acompañados de los siguientes documentos:
Es el documento en el cual los artículos embalados se encuentren
detallados por bultos, con la respectiva indicación de las unidades
contenidas en cada uno y, su contenido, es comparado con el de
otros documentos como la factura comercial y el conocimiento de
embarque.

7. Es un tipo de documento que se utiliza cuando existe una relación de
compra entre dos partes, y se extiende a la hora en la que una de las
partes hace entrega de artículos o productos a la otra. Es importante
destacar que no tiene el mismo valor que una factura, si no que actúa
como un comprobante de que los artículos han sido entregados por una
parte y recibidos por la otra.

8. La factura, factura de compra o factura comercial es un
documento mercantil que refleja toda la información de una operación
de compraventa. La información fundamental que aparece en una
factura debe reflejar la entrega de un producto o la provisión de un
servicio, junto a la fecha de devengo, además de indicar la cantidad a
pagar en relación a existencias, bienes poseídos por una empresa para
su venta en eso ordinario de la explotación, o bien para su
transformación o incorporación al proceso productivo.
Además, en la factura deben aparecer los datos del expedidor y del
destinario, el detalle de los productos y servicios suministrados, los precios
unitarios, los precios totales, los descuentos y los impuestos.

9. Es aquel modulo que permite la administración del transporte de
carga desde la orden del cliente hasta la facturación del servicio y
el cobro. Permite además llevar el control de vehículos, a través
de una completa base de datos que permite mantener información
como placa, línea, marca, modelo, color, propietario, conductor,
pólizas, etc. Datos del transportador como: licencia, categoría,
vencimiento.

10. El principal propósito de este documento es poder registrar el
estado de la carga en el instante en que esta es transferida desde
o hacia la nave de transporte.
Este proceso se realiza para verificar el estado en que la carga
llega al lugar de entrega o llegada, tanto en el proceso de
importación o exportación, de acuerdo a los datos anotados en el
puerto de embarque en caso de descarga; en tanto que en el caso
de embarque, este documento lo completará el tarja del puerto de
destino, en función de lo anotado por el tarja del puerto de
despacho.

11. Una orden de compra es una solicitud escrita a un proveedor, por
determinados artículos a un precio convenido. La solicitud también
especifica los términos de pago y de entrega, en si es la orden de
compra es una autorización al proveedor para entregar los
artículos y presentar una factura. Los artículos comprados en una
compañía deben acompañarse de las órdenes de compra, que se
enumeran en serie con el fin de suministrar control sobre su uso.

12. Por lo general se incluyen los siguientes aspectos en una orden de
compra:
- nombre impreso y dirección de la compañía que hace el pedido
- número de orden de compra
- nombre y dirección del proveedor
- fecha del pedido y fecha de entrega requerida
- términos de entrega y de pago
- cantidad de artículos solicitados
- número de catálogo
- descripción
- precio unitario y total
- costo de envío, de manejo, de seguro y relacionados. Costo total de la
orden
- firma autorizada
el original se envía al proveedor y las copias usualmente van al
departamento de contabilidad para ser registrados en la cuenta por
pagar y otra copia para el departamento de compras.

13. Este proceso es llevado por el jefe de bodega que es el encargado
de llevar las existentes de la mercancía que entra y sale del almacén
el control de inventarios, el recibo de las mercancías; el jefe de
recibos se pone de acuerdo con el proveedor para asignar el día, la
hora y la fecha de entrega de los productos. El jefe de recibos es el
encargado de organizar la logística de revisar y verificar la
mercancía con el orden de compra donde estiba, se clasifica, se
almacena. El orden de venta se monta en el sistema de la compañía
por el jefe de despacho que tiene en cuenta los siguientes factores
grupos de despacho, fecha, dirección.

14. Es aquel modulo que permite la administración del transporte de carga desde
la orden del cliente hasta la facturación del servicio y el cobro. Permite además
llevar el control de vehículos, a través de una completa base de datos que
permite mantener información como placa, línea, marca, modelo, color,
propietario, conductor, pólizas, etc. Datos del transportador como: licencia,
categoría, vencimiento.

15. Se entiende como tal a los pedidos de mercancía recibidos en el lugar
de ventas de una empresa y que deben ser tomados en cuenta en la
contabilidad de la misma.
El proceso es elaborado por el almacén en original y por lo menos se
deben obtener dos copias. El original es enviado al cliente junto con la
mercancía y la copia a un archivo contable. El propósito de este
formulario es detallar la mercancía que se ha despachado del almacén
previo a la orden de despacho que recibió el lugar de ventas.

16. El documento Orden de Venta propiamente dicho no tiene requisitos
legales como una factura, cada empresa le pone los datos básicos que
prefieran y requieran. Y el sector de Administración de Ventas o sector
Comercial es quien se ocupa de la orden de Venta en el sistema y ser
el punto de contacto principal con el cliente en lo que respecta al
seguimiento del pedido hasta su entrega.

17. Es un documento que normalmente se adjunta a un material
que se va a entregar. Usualmente tiene aspecto de factura, y
en él se describe la relación de los materiales o servicios que
se van a entregar o efectuar. Sirve como un comprobante de la
recepción de dichos materiales y servicios. En ocasiones ya
incluye el importe y un pagaré, así como los datos de
facturación y de la dirección y persona donde se recibirán.