Este documento describe la historia y definición de la documentación. Comenzó en 1931 cuando Paul Otlet y Henry La Fontaine propusieron cambiar el término "bibliotecografía" por "documentación" para reflejar una gama más amplia de materiales informativos como fotografías y películas. La documentación involucra recolectar, organizar y usar todo tipo de documentos para transmitir información y conocimiento. Un documentalista es la persona capacitada para realizar estas tareas.

2. Historia
En el campo internacional, la palabra surge en virtud de la propuesta
presentada por los fundadores del Instituto Internacional de
Bibliografía, Paul Otlet y Henry La Fontaine, en la X Conferencia
Internacional, celebrada en el año 1931, en la que se acordó sustituir
la palabra bibliotecografía por la de documentación. No se conservan
las actas de la sesión en que dicha propuesta fue presentada ni de la
forma en que se planteó y llevó a término la discusión.
Es, sin embargo, evidente que la aparición de las fotografías,
radiografías, películas de cine; discos de gramófono, dibujos técnicos
y demás fuentes análogas de estudio demostraron que no era válido
ya considerar el libro y a la revista como los únicos instrumentos para
la transmisión de las creaciones del espíritu. La aparición y el uso
coetáneo de la fotocopia, el microfilm, la microficha y demás medios
mecánicos para la selección, reproducción y transmisión de
documentos justificaron ampliamente el cambio de denominación.

3. Para difundir e introducir el nuevo concepto, el Instituto daba
en sus cartas e impresos una frase en latín, de esta interpretación
parece deducirse que los documentalistas habían de ocuparse de los
métodos de coleccionar, ordenar y utilizar toda clase de documentos
para introducir una transformación desde puntos de vista nuevos.
El hombre de ciencia, el erudito y el técnico no hallan hoy en
el bibliotecario la solución al más importante de sus problemas: la
documentación. Por un lado han surgido numerosos documentos
auditivos y visuales aparte del libro: la radio, la televisión, la
fotografía, la microfotografía, la cinta magnetofónica, etc., y por otro
lado, el hombre de ciencia y el técnico no pueden hoy hacer
compatible su trabajo en el seminario, o taller de trabajo científico.

4. Necesitan de un personal perfectamente formado que
seleccione las revistas, las memorice, recupere, y disemine, y elija
entre los artículos publicados en ellas los que afecten a una
determinada especialidad, aquella que cultive. Al mismo tiempo,
esta persona debe reunir la capacidad suficiente para hacer un
extracto de cada artículo a tenor de las reglas precisas y eficientes
elaboradas a este objeto por las Comisiones Internacionales de
expertos y tener la competencia necesaria para saber a qué
hombre de ciencia, en qué clase de industria y a qué lugar puede
ser útil la información obtenida y los procedimientos más eficaces
para que, con la máxima rapidez, pueda llegar el informe elaborado
a tales interesados.
A este tipo de hombre se ha dado el nombre de
documentalista.

5. Paul Otlet Henri La
Fontaine

6. Paul M. G. Otlet (1868-
1944) , nació en Bruselas. Su
formación y estudios se
desempeñaron en la Universidad
de Lovaina ,París. Adquirió una
importante reputación como
bibliógrafo de prestigio.
Se lo conoce por ser el
fundador del Instituto Internacional
de Bibliografía y haber llevado a
efecto la creación de la
Clasificación Decimal Universal
(CDU).
Las inquietudes de Paul Otlet se centraban en la organización
lógica y racional de todas las ideas y principios.
Sus aportes fueron almacenados en la Sociedad de Estudios
Sociales y Políticos fundada en Bruselas, en la cual conoció al que sería
posteriormente su compañero, Henri La Fontaine (1854-1943).

7. Henri La Fontaine (1854-1943). Abogado y
político belga.
Estudió leyes en la Universidad Libre de
Bruselas. Fue profesor de derecho
internacional, y tuvo gran reputación. Dos
años después fue elegido para el Senado
belga a través del Partido Social-Demócrata.
Fue vicepresidente del Senado entre 1919 y
1932.
En 1913 le concedieron el premio Nobel de la
Paz por fomentar las buenas relaciones entre
Francia y Alemania, a través de la mediación
belga, y por la intensa labor pacifista que
venía desarrollando desde 1882.
Fue representante de Bélgica en la Asamblea de la Sociedad de Naciones,
y perteneció al Consejo Interparlamentario.
Junto con Paul Otlet es co-creador de la Clasificación Decimal Universal
(CDU).

8. Otlet y La Fontaine
Ambos colaboraron en la
constitución del Instituto Internacional
de Bibliografía en 1895.
Paul Otlet es considerado uno
de los padres de la Biblioteconomía y
Documentación junto con Henri La
Fontaine. La repercusión de sus
trabajos y actividades se vería
reflejada en una importante corriente
investigadora y epistemológica en
todo el mundo hasta nuestras fechas.

9. Definición
Según Bradford: “La documentación
es el proceso de corregir y clasificar por
asunto todos los registros de nuevas
observaciones; sin la documentación, las
observaciones registradas son simples
anotaciones dispersas, de poca utilidad
debido precisamente a su dispersión.”

10. Objetivo
El objeto de la documentación es el
proceso documental, que se caracteriza por
una actividad de recuperación de mensajes
informativos emitidos en procesos anteriores y
que mediante su conservación y tratamiento
técnico se difunden transformados con la
finalidad de que sirvan como fuente de
información para la obtención de nuevos
conocimientos o para la toma acertada de
decisiones.

11. La documentación tiene como
principal objetivo crear una fusión entre
bibliografías, resúmenes, índices, sistemas
de clasificación, catálogos, etc.
A la documentación se la considera
como el elemento de unión y la base de
un funcionamiento eficiente de estos
instrumentos o medios de comunicación.

12. El Personal
El personal dedicado a los trabajos de
documentación ha sido clasificado de la
siguiente manera:
-Auxiliares para los trabajos de rutina
-Funcionarios especializados
-Personal de nivel profesional
Los proponentes de esta nueva
disciplina todavía no se han puesto de
acuerdo sobre el nombre que debe aplicarse
a quien se dedica a ella profesionalmente.

13. Los términos más frecuentemente
empleados son: documentalista,
documentador, “técnico de información”
e “informador científico”
Documentalista. Viene del latín
documentum e ista, que indica profesión:
es “el que cultiva o cuida los
documentos”.
Documentario. Tiene el sufijo ariu, que
también se conserva en la palabra
bibliotecario.

14. Organizaciones Internacionales
al servicio de la Documentación:
Algunas de ellas son:
- La Federación Internacional de
Documentación (FID), tiene su sede en la
Haya. Realiza anualmente asambleas
generales y tiene un programa de
publicaciones. Auspició el Congreso
Internacional de Documentación cuyo
tema fue “Usuarios de la documentación”

15. - La Organización Internacional de
Nacionalización (ISO), como su nombre
indica trata de tener temas específicos de
regularización en distintos órdenes de labor
- La Association af Special Libraries and
Information Bureaux (ASLIB, Asociación de
Bibliotecas Especializadas y Centros de
Información)
- El American Documentation Institute
(Instituto Norteamericano de
Documentación)
- La UNESCO

16. Los principales documentos
que podemos encontrar son:
-Libros
-Publicaciones periódicas
-Tesis
-Bibliografías
-Catálogos
-Bases de datos
- Repertorios