Este documento proporciona instrucciones sobre los procedimientos para el ingreso, egreso y modificaciones del personal de la Universidad de la República (UdelaR) relacionados con la información regulada por el Banco de Previsión Social (BPS). Detalla los pasos para el alta, baja y modificaciones en los sistemas de Gestión de Afiliaciones (GAFI) y Historia Laboral del BPS, así como las multas por altas y bajas tardías.

1. INSTRUCTIVO SOBRE
INFORMACIÓN REGULADA
POR EL BPS
Ingreso, egreso y modificaciones
del personal de la UdelaR
Elaborado con la participación de las Direcciones Generales de Auditoría Interna, Jurídica,
Administración Financiera y Personal

2. CONTENIDO
INTRODUCCIÓN..................................................................................................................4
1. INGRESO DE PERSONAL A LA UDELAR....................................................................4
1.1 TOMA DE POSESIÓN DEL CARGO...................................................................5
1.2 ALTA EN GESTIÓN DE AFILIACIONES (GAFI) DEL BPS................................6
1.2.1 Quiénes están cubiertos por el SNIS.........................................................6
1.2.2 Alta de Docentes Extranjeros.....................................................................7
1.2.3 Códigos de Seguro de Salud......................................................................8
1.2.4 Acumula Laboral..........................................................................................9
1.2.5 Vínculo Funcional........................................................................................9
1.2.6 Cómputos Especiales..................................................................................9
1.3 ALTA EN HISTORIA LABORAL........................................................................10
1.4 IMPUESTO A LA RETRIBUCIÓN DE LAS PERSONAS FÍSICAS....................10
2. EGRESO DE PERSONAL.............................................................................................13
2.1 BAJA EN GAFI E HISTORIA LABORAL DEL BPS..........................................13
3. MODIFICACIONES.......................................................................................................14
3.1 MODIFICACIÓN EN RELACIÓN A LOS BENEFICIARIOS..............................15
3.2 MODIFICACIÓN EN RELACIÓN AL VÍNCULO CON LA INSTITUCIÓN Y
OTRA EMPRESA...............................................................................................15
3.3 TRASLADO DE UNA UNIDAD EJECUTORA A OTRA....................................16
3.4 APARTAMIENTO DE LA CARRERA ADMINISTRATIVA................................16
3.5 LICENCIA EXTRAORDINARIA SIN GOCE DE SUELDO.................................16
3.6 DEDICACIÓN TOTAL COMPARTIDA...............................................................17
3.7 SUMARIOS CON RETENCIÓN DE HABERES.................................................17
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3. 4. MULTAS Y SANCIONES POR ALTAS Y BAJAS TARDÍAS......................................17
4.1 ALTAS Y BAJAS TARDÍAS EN GAFI...............................................................17
4.2 MULTAS POR HISTORIA LABORAL................................................................18
4.3 PAGOS DE CÁPITAS POR BENEFICIARIOS DE SNIS DE BAJAS TARDÍAS
Y/O MODIFICACIONES.....................................................................................18
4.4 CONTROL DEL LISTADO DE MULTAS DEL BPS...........................................19
5. INFORMACIÓN MENSUAL Y ANUAL DE HISTORIA LABORAL..............................19
6. ELECCIÓN Y TRASLADO DE MUTUALISTA.............................................................20
7. GUÍA DEL USUARIO DEL SISTEMA GAFI.................................................................21
GAFI: Cómo emplear el sistema.............................................................................21
¿Cómo se consulta una actividad? .......................................................................23
¿Cómo se ingresa un ALTA DE ACTIVIDAD en GAFI?........................................24
¿Cómo se ingresa una BAJA DE ACTIVIDAD en GAFI?......................................25
¿Qué sucede si se comete un error al ingresar un Alta o Baja?........................26
¿Cómo se realiza una modificación en la actividad?...........................................26
¿Cómo se obtiene un listado de las actividades abiertas en GAFI?..................27
¿Para qué sirve la opción “Reimpresión de Constancias”?...............................29
¿Qué sucede si la persona a la que se intenta altar en una actividad no existe
en el padrón del BPS?.............................................................................................29
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4. INTRODUCCIÓN
Los actuales sistemas tributario y de salud obligan a la UdelaR a sistematizar sus
procedimientos y controles con el objetivo de adaptar la información a los requisitos de
presentación exigidos por el BPS.
Dicha información se comunica al BPS a través del registro de las actividades de los
funcionarios en el sistema GAFI (Gestión de Afiliaciones) y posteriormente mediante la
confección de nóminas mensuales elaboradas por los servicios universitarios e
informadas en lo que se denomina historia laboral.
Por estos motivos la Historia Laboral se ubica como eje que afecta la situación presente
del trabajador y su familia y no sólo como un instrumento para su futuro jubilatorio. Por
ello, se hace imprescindible tomar conciencia de la importancia de este hecho y extremar
los cuidados para que el ingreso de información en los sistemas relacionados con la
historia laboral se realice con la debida calidad, asegurando los derechos de los
funcionarios de la UdelaR.
En la información remitida al BPS intervienen distintas áreas dentro de la estructura
universitaria, las cuales son responsables de la información que ingresan y modifican y
sobre las cuales realizan determinados controles.
Áreas involucradas:
En cada Servicio:
•Personal
•Contaduría
Estructuras centrales:
•SECIU
•DGP
Este manual, por lo tanto, pretende servir como herramienta para mejorar la gestión de
los procedimientos que involucran información relacionada con el BPS.
1. INGRESO DE PERSONAL A LA UDELAR
El ingreso a la UdelaR se realiza de acuerdo a lo que establecen las normas
universitarias.
El art. 49 de la Ley Orgánica establece: “el ingreso a la UdelaR, en todas las categorías
de funcionarios, se hará ordinariamente mediante concurso, en sus distintas
modalidades, salvo los casos que establezcan las ordenanzas respectivas....”
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5. 1.1 TOMA DE POSESIÓN DEL CARGO
Requisitos previos
El Consejo designa al funcionario en el cargo. No se puede realizar la designación con
retroactividad. La fecha de la toma de posesión y el comienzo de actividades por parte
del funcionario deben ser posteriores a la designación del Consejo. El funcionario no
puede comenzar a desarrollar funciones con anterioridad a ser designado y haber
tomado posesión del cargo.
La resolución de designación debe especificar:
•Nombre y Apellidos de la persona
•Documento de Identidad
•Denominación del cargo
•Carrera
•Escalafón y Sub-escalafón
•Grado
•Carga horaria
•Número de cargo
•Carácter de la designación
•Período
•Lugar de destino
•Financiación presupuestal o libre disponibilidad
Toma de Posesión
La toma de posesión del cargo consiste en la ocupación efectiva del cargo por parte
del funcionario designado. A partir de este momento se generan derechos y
obligaciones para ambas partes.
El acto de toma de posesión se documenta en la Oficina de Personal del servicio,
especificando la fecha de comienzo de la función, es decir, del inicio de la relación
laboral.
El funcionario designado debe tomar posesión del cargo dentro de los plazos que
establecen las bases respectivas. Si no hubiere plazo fijado, se deberá realizar cuanto
antes, atendiendo las necesidades del servicio.
A partir de la fecha de la toma de posesión comienzan a producirse los efectos
administrativos, entre otros, derecho al cobro del sueldo y otros beneficios que establece
la normativa, incluyendo el ingreso al Sistema Nacional Integrado de Salud.
Al momento de la toma de posesión el interesado tiene que aportar, según el tipo de
cargo, la siguiente información:
•Cédula de identidad y fotocopia de la misma
•Declaración jurada de ingreso y beneficios sociales completando los datos que
correspondan en caso de acumulación de cargos y progresivo docente.
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6. •Formulario 3100 del IRPF - Dependientes, si correspondiere
•Declaraciones del SNIS
•Formulario de la Ley 16.713 - Declaración Jurada Art. 20 del Decreto 399/995, en el
caso de funcionarios que tuvieran 40 años o más al 1 de abril de 1996 (nacidos
con anterioridad al 1/4/56) - Éste podrá descargarse a través del sitio
www.bps.gub.uy/ formularios/ formularios GAFI/ Régimen Jubilatorio Ley Nº
16.713
En caso de tratarse de docentes extranjeros carentes de cédula de identidad uruguaya,
deberán presentar documento de identidad de su país y fotocopia del mismo.
Estos documentos deberán conservarse en la carpeta de Legajo.
1.2 ALTA EN GESTIÓN DE AFILIACIONES (GAFI) DEL BPS
Para ingresar al sistema de información del BPS se debe dar el alta del funcionario en
Gestión de Afiliaciones (GAFI1) el día del inicio de la actividad, o sea el día de la toma de
posesión.
Los datos requeridos por BPS para ingresar el alta de actividad son:
•documento de identidad
•fecha de nacimiento
•fecha de ingreso
•código de seguro de salud
•acumula laboral
•vínculo funcional
•cómputo especial
Para el BPS cada unidad ejecutora es una empresa, por lo tanto los funcionarios deberán
tener registrada actividad en todas las unidades ejecutoras en las que prestan servicios.
Si el funcionario ya tiene otro cargo docente en esa unidad ejecutora, dado que ya está
ingresado en GAFI, no se debe ingresar nuevamente. En cambio, si se trata de un cargo
de otra acumula laboral - categoría2 debe ingresarse.
Para tener cobertura mutual a través del SNIS es imprescindible que haya sido ingresada
el alta en GAFI.
1.2.1 Quiénes están cubiertos por el SNIS
El sistema brinda cobertura mutual a:
•todos los funcionarios docentes y no docentes (independientemente de su salario,
Res. Nº 222 del CED del 9/2/2009)
•menores de 18 años a cargo del funcionario
1 Ver 7, Guía del Usuario del Sistema GAFI
2 Ver 1.2.4 Acumula Laboral - Categoría
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7. •mayores con discapacidad a cargo del funcionario
•cónyuges o concubinos de funcionarios, sin amparo por el SNIS y que tengan tres o
más menores de 18 años o mayores con discapacidad a cargo (Art 66, Ley Nº
18211)
•becarios y pasantes registrados en Historia Laboral
A los efectos del derecho al SNIS se considera que tienen menores a cargo:
•Los PADRES BIOLÓGICOS, independientemente que convivan con los menores e
incluso sin que contribuyan a la manutención económica de los mismos.
•Los CÓNYUGES o CONCUBINOS, tienen la opción de aportar y generar los
beneficios correspondientes a los hijos de sus cónyuges o concubinos cuando los
padres biológicos o por lo menos uno de ellos no sean beneficiarios del SNIS.
•Los TUTORES, CURADORES, TITULARES DE GUARDA, decretadas judicialmente
también darán el derecho a la Afiliación Mutual de sus tutelados, curatelados, etc.
•Las legitimaciones Adoptivas tramitadas ante el INAU se tomarán como válidas a los
efectos del SNIS, debiendo presentar la constancia que emite ese organismo
firmada por la encargada del Departamento de Legitimaciones Adoptivas del
mismo.
La sola manifestación de tener “menor a cargo” no habilita la afiliación mutual, deberá
presentarse la documentación probatoria correspondiente.
Los funcionarios que tengan personas discapacitadas a su cargo deberán cumplir con
los requisitos que establece el BPS para certificar la misma.
Se considera concubino (Decreto Nº 318 / 010, art. 4) a la persona – cualquiera sea su
sexo, identidad, orientación y opción sexual – con quien el generante haya acreditado o
acredite ante el Banco de Previsión Social tener tal vínculo, mediante testimonio de
declaratoria judicial de reconocimiento de concubinato, certificado notarial u otro.
1.2.2 Alta de Docentes Extranjeros
Los docentes extranjeros deben ser ingresados a GAFI, independientemente de que
tengan o no cédula de identidad uruguaya.
Si los docentes extranjeros no tienen cédula de identidad uruguaya, no tienen derecho al
SNIS, sin embargo si la tramitan adquieren el derecho al mismo, teniendo cobertura de
salud por la UdelaR.
De todas maneras, deben figurar con actividad abierta en GAFI. Para ingresar el alta de
estos funcionarios en GAFI, se deberá enviar por fax al BPS (24000151 int 2203 o 2030)
la copia del documento que presente el extranjero (pasaporte o documento de identidad
del país de origen) o por e-mail con el documento escaneado y el formulario de alta de
actividad disponible en la página web del BPS. El propio BPS ingresa el alta en GAFI, por
lo que se debe controlar su recepción.
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8. 1.2.3 Códigos de Seguro de Salud
De acuerdo a la situación familiar y/o laboral de cada funcionario, (y lo que el mismo
declare en el momento del alta) el código de salud será diferente, a saber:
Sin derecho al SNIS
•Código 9 - Sin derecho al SNIS
Con cobertura mutual por esta institución
•Código 1 - Beneficiario con menores a cargo o mayores con discapacidad
•Código 15 - Beneficiario sin menores a cargo o mayores con discapacidad
•Código 16 - Beneficiario con hijos, con cónyuge o concubino a cargo
•Código 17 3 - Beneficiario sin hijos, con cónyuge o concubino a cargo
Con Cobertura mutual por otra empresa
Estos códigos se utilizan cuando el funcionario tiene otra actividad cotizante en una
empresa incorporada al SNIS.
•Código 2 - Beneficiario con menores a cargo o mayores con discapacidad
•Código 28 - Beneficiario sin menores a cargo o mayores con discapacidad
•Código 29 - Beneficiario con hijos, con cónyuge o concubino a cargo
•Código 30 - Beneficiarios sin hijos, con cónyuge o concubino a cargo
Socios Vitalicios
•Código 21 - Socios vitalicios con menores a cargo o mayores con discapacidad
•Código 22 - Sin menores a cargo o mayores con discapacidad
Los funcionarios cubiertos por una Caja de Auxilio no comprendida en el SNIS, tienen
derecho a esa cobertura y al SNIS. En estos casos se deberá ingresar como “con
cobertura mutual por esta institución” indicando el código que corresponda para esa
condición (1,15, 16 ó 17).
Las Oficinas de Personal además, deben comunicar a las Contadurías el número de
código de cada funcionario en las altas y modificaciones, a los efectos de que ésta
aplique los correspondientes descuentos conforme a la ley. Para ello deben entregar una
copia del formulario de ingreso de la información a GAFI.
En los servicios con SIAP, las áreas de Personal deberán ingresar al sistema la
“designación” o la “modificación de designación” según se trate de altas o modificaciones,
las cuales incluirán el código de seguro de salud. Una vez validada la información pasará
a la bandeja de Contaduría para su confirmación.
3 Aún no se está utilizando este código.
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9. Funcionarios que trabajen en más de una unidad ejecutora de la UdelaR
Los funcionarios que tengan cargos en más de una unidad ejecutora, tendrán en una el
Código de Salud 1, 15 o 16 y en las otras 2, 28 o 29.
Al realizar el trámite de acumulación de sueldos se le debe comunicar al funcionario
esta resolución y éste es el responsable de realizar las declaraciones pertinentes en los
respectivos servicios.
1.2.4 Acumula Laboral
La UdelaR utiliza los siguientes códigos para la Acumula Laboral:
•1 docente
•2 no docente
•4 Pasantes
•5 Guardias del H. Clínicas
•7 Becarios
Al ingresar a GAFI, en caso de no coincidir nuestra acumula laboral con la del sistema,
advertirá tal situación, pero podrá indicarse que se desea continuar y permitirá el ingreso
del resto de los datos. Esta dificultad no es relevante para la consistencia del sistema.
1.2.5 Vínculo Funcional
En la UdelaR se utilizan los siguientes códigos:
•12 Empleado
•13 Empleado temporario o zafral
•14 Empleado a la orden
•26 Apartamiento de carrera
•56 Subsidio transitorio
•87 Becarios y Pasantes de Administración Pública con derecho a SNIS
Actualmente el vínculo funcional 26 que se empleaba para las licencias sin goce de
sueldo sólo se utiliza para casos de apartamiento de carrera. En el caso de las licencias
sin goce de sueldo, se mantiene el vínculo que tenía modificando solamente el código de
seguro de salud a 9. Asimismo, el vínculo 66 antes utilizado para pasantes y becarios
fue sustituido por el 87 desde el ingreso de los mismos al SNIS (1º de mayo de 2011).
1.2.6 Cómputos Especiales
En la UdelaR se utilizan los siguientes códigos:
•1 Funcionarios expuestos a radiaciones ionizantes
•25 Docentes universitarios exclusivamente.
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10. •99 Funcionarios que no cumplen servicios objeto de un tratamiento diferencial (no
docentes, pasantes y becarios)4
1.3 ALTA EN HISTORIA LABORAL
Los datos del funcionario dado de alta en GAFI, aun en el caso de que la liquidación no
se haya realizado en ese mes, deben figurar en los archivos de Historia Laboral que se
elaboran mensualmente, Funcio.dbf, Cargos.dbf, e Importes.dbf y en caso de
corresponder en el de Beneficios.dbf para ser incluidos automáticamente en esa nómina.
Si la liquidación no se realizó, deberá figurar en el archivo Importes.dbf con importe cero,
posteriormente se ingresarán por rectificativa los haberes correspondientes a ese mes.
1.4 IMPUESTO A LA RETRIBUCIÓN DE LAS PERSONAS FÍSICAS
El Impuesto a la Renta de las Personas Físicas (IRPF) es un impuesto anual de carácter
personal y directo que grava las rentas obtenidas por las personas físicas residentes.
Serán contribuyentes del IRPF:
a) Las personas físicas residentes en territorio nacional, así como las consideradas
residentes en virtud de lo dispuesto por los artículos 5º y 6º del Título 7 del T.O
1996.
b) Los núcleos familiares integrados exclusivamente por personas físicas residentes,
en tanto ejerzan la opción de tributar conjuntamente.
Podrán constituir núcleo familiar, los cónyuges y los concubinos reconocidos
judicialmente, quienes responderán solidariamente por las obligaciones tributarias
derivadas del ejercicio de la opción.
La opción por tributar como núcleo familiar estará restringida a las rentas comprendidas
en la Categoría II (Rentas del trabajo) y sólo podrá realizarse una vez en cada año civil.
A partir del 1º de Enero de 2011 la referida opción de tributar como núcleo familiar sólo
podrá realizarse en la medida que ninguno de los dos integrantes sea contribuyente del
IRAE, del IRNR, del IMEBA, o del IASS. Asimismo, no será de aplicación cuando en el
año civil se produzca la creación o la disolución de la sociedad conyugal o de la unión
concubinaria.
A estos efectos los cónyuges deberán estar sujetos al régimen de sociedad conyugal.
Si alguno de los integrantes del núcleo familiar no hubiera sido contribuyente del
impuesto en el año anterior, uno de los dos, exclusivamente y a su elección, podrá
solicitar durante el ejercicio la reducción de las retenciones que se efectúen a las
rentas que obtenga en relación de dependencia, así como reducir los anticipos que
realice.
4 Modificado para pasantes y becarios según informe jurídico de fecha 12/03/2012
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11. La solicitud de reducción de retenciones podrá efectuarse una sola vez en cada ejercicio
y solamente podrá revertirse durante el mismo a consecuencia de la disolución de la
sociedad conyugal o unión concubinaria.
A esos efectos, quienes obtengan rentas en relación de dependencia deberán
comunicar la situación a las Áreas de Personal mediante la presentación del
Formulario 3100; dicha opción de disminución de retención se considerará partir
del mes siguiente a aquel en que se produzca dicha notificación.
Cuando el contribuyente perciba simultáneamente rentas de más de un
responsable, la opción podrá efectuarse respecto de las rentas percibidas de uno o
más de ellos.
A efectos de determinar la retención mensual correspondiente a los contribuyentes que
hagan uso de la opción, los responsables utilizarán el mismo procedimiento que para los
restantes contribuyentes, deduciendo a la cifra resultante el 5% (cinco por ciento).
El IRPF grava las siguientes rentas obtenidas por los contribuyentes:
•Los rendimientos del capital
•Los incrementos patrimoniales que determine la ley
•Las rentas del trabajo. Se considerarán rentas del trabajo las obtenidas dentro o
fuera de la relación de dependencia, los subsidios de inactividad compensada
•Las imputaciones de renta que establezca la ley
En particular la Universidad de la República es responsable sustituto y agente de
retención del impuesto por las rentas incluidas en la categoría II – Rentas del Trabajo
obtenidas por los funcionarios en relación de dependencia
La Universidad de la República realiza la retención mensualmente, la que estará
constituida por la diferencia entre los montos que surjan de aplicar a las rentas y a las
deducciones informadas por el funcionario en el formulario 3100 (presentado en las áreas
de Personal), las siguientes alícuotas:
Al total de las rentas del mes:
Renta mensual computable Tasa
Hasta 7 BPC 0%
Más de 7 BPC y hasta 10 BPC 10%
Más de 10 BPC y hasta 15 BPC 15%
Más de 15 BPC y hasta 50 BPC 20%
Más de 50 BPC y hasta 100 BPC 22%
Más de 100 BPC 25%
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12. El total de las deducciones:
Deducción mensual computable Tasa
Hasta 3 BPC 10%
Más de 3 BPC y hasta 8 BPC 15%
Más de 8 BPC y hasta 43 BPC 20%
Más de 43 BPC y hasta 93 BPC 22%
Más de 93 BPC 25%
El Formulario 3100 debe ser presentado por los trabajadores dependientes
contribuyentes del Impuesto a la Renta de las Personas Físicas, para informar sus
deducciones y los datos necesarios para el cálculo de retenciones en caso de más de un
ingreso y de núcleo familiar.
Deben presentarlo al iniciar una nueva relación funcional y en oportunidad de cada
modificación de los datos declarados.
AJUSTE ANUAL
La Universidad de la República en su calidad de responsable realizará las
correspondientes retenciones mensuales, y determinará un ajuste anual al 31 de
diciembre de cada año de acuerdo a la información proporcionada por el contribuyente
vigente a dicha fecha. De este ajuste anual podrá surgir un saldo de la diferencia entre el
impuesto determinado de acuerdo a las normas generales y las retenciones realizadas
por el responsable.
A estos efectos las escalas y tasas anuales que se aplican son las siguientes:
Al total de las rentas:
Renta anual computable Tasa
Hasta 84 BPC 0%
Más de 84 BPC y hasta 120 BPC 10%
Más de 120 BPC y hasta 180 BPC 15%
Más de 180 BPC y hasta 600 BPC 20%
Más de 600 BPC y hasta 1200 BPC 22%
Más de 1200 BPC 25%
Al total de las deducciones:
Renta anual computable Tasa
Hasta 36 BPC 10%
Más de 36 BPC y hasta 96 BPC 15%
Más de 96 BPC y hasta 516 BPC 20%
Más de 516 BPC y hasta 1116 BPC 22%
Más de 116 BPC 25%
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13. 2. EGRESO DE PERSONAL
El egreso se produce con la ruptura de la relación funcional, por la cual el funcionario se
desvincula de la institución.
En caso de renuncia del funcionario se deberá realizar la baja preventiva, hasta tanto sea
aceptada por la autoridad competente, momento en el cual se configura la ruptura de la
relación funcional.
2.1 BAJA EN GAFI E HISTORIA LABORAL DEL BPS
Las bajas deben realizarse no más allá del quinto día hábil de producidas.
La baja se realiza en la categoría que corresponda (acumula laboral) al cargo que cesa.
Si un docente que tiene varios cargos en la misma unidad ejecutora, baja solamente en
uno de ellos, no se dará la baja en GAFI.
Se deberá ingresar una baja en GAFI e Historia Laboral en caso de:
•Renuncia. Cuando la misma sea presentada en Sección Personal y cumpla con los
requisitos exigidos para su tramitación, es decir constancia de que no existe
investigación o sumarios pendientes y suscribe el compromiso de hacerse cargo
directamente de los descuentos pendientes (baja preventiva).
•Cese por apartamiento de la carrera administrativa
•Término de contrato, cuando no exista trámite de renovación en curso
(Mantenimiento de pago)
•otras causales de cese definitivo de la relación funcional
En los casos de baja preventiva se deberá informar al funcionario que será dado de baja
en GAFI e Historia Laboral y que tanto él como sus beneficiaros perderán todos los
derechos del SNIS.
La baja debe ingresarse en el Sistema de Gestión de Afiliaciones (GAFI5)
El funcionario con abandono de cargo debe continuar apareciendo en GAFI y en la
nómina de Historia Laboral, con el código de salud que tenía, hasta que se tenga por
configurada la renuncia tácita por resolución de la autoridad competente.
Las bajas se deben declarar en GAFI y en la Historia Laboral, coincidiendo la fecha
y causal en las mismas.
Códigos de Causal de Baja
•1 Voluntario
•2 Destitución
5 Ver 7. Guía del Usuario del Sistema GAFI
Versión 1 Setiembre 2011 13/31

14. •3 Fallecimiento
•4 Término de contrato
•5 Jubilación
•10 Término de mandato
•11 Cese reglamentario
•12 Cese por edad
•22 Cese por subsidio
•50 Otros motivos
Bajas tardías en GAFI
Efectos en el sistema:
Cuando la baja se informa en un mes posterior al mes en que se produjo, el servicio
deberá ingresarla con fecha al último día del último mes validado por Historia Laboral y
luego comunicar a la Unidad Central de Historia Laboral (vía e-mail) la fecha y causal
reales de baja para la correspondiente rectificación. Aquellos servicios que tengan
conexión remota directa con BPS deben realizar las rectificativas directamente.
Ejemplo: Un funcionario cesa un 12 de agosto pero la resolución del cese es tomada en
forma retroactiva en el mes de noviembre. Al haberse validado las nóminas de agosto a
octubre, no es posible ingresar la baja en GAFI en la fecha real; por lo tanto se realiza
con fecha 31 de octubre solicitando luego la rectificativa para correrla al 12 de agosto.
Si Personal no da la baja en GAFI el sistema sigue incorporando a las personas en las
nóminas subsiguientes con importe cero.
Recordar que de todas formas las transacciones tardías siempre generan multas en
GAFI.
3. MODIFICACIONES
El BPS entiende por modificación el cambio que se produce en la situación de un
funcionario, en relación a los beneficiarios y a la actividad funcional.
En caso de que la situación familiar o laboral del funcionario se modifique, este deberá
presentarse ante la Oficina de Personal para informar las modificaciones
correspondientes (seguro de salud, IRPF, etc.)
Quienes estén a cargo de realizar las modificaciones en GAFI deberán hacerlo a partir
del momento en que se configuró el derecho del trabajador, más allá de que el mismo se
presente a realizar el cambio en forma tardía. De existir nóminas de meses posteriores
validadas la modificación se hace a través de una rectificativa que debe ser solicitada a la
UCHL por mail o autogestionada en servicios con conexión remota.
La modificación debe ingresarse en el Sistema de Gestión de Afiliaciones (GAFI6)
En todos los casos las áreas de personal deberán informar a las áreas de contaduría a
efectos de que estas últimas realicen los descuentos retroactivos que correspondan.
6 Ver 7. Guía de Usuario de Sistema GAFI
Versión 1 Setiembre 2011 14/31

15. Es responsabilidad del funcionario informar los cambios en su situación en tiempo
y forma para evitar multas, recargos y/u otros conceptos al servicio. La UdelaR podrá
iniciar las acciones judiciales (de repetición) contra el funcionario por lo pagado
indebidamente siempre que exista una conducta imputable a éste que haya determinado
el pago de los conceptos mencionados.
3.1 MODIFICACIÓN EN RELACIÓN A LOS BENEFICIARIOS
Se pueden presentar las siguientes situaciones:
A) No tenía beneficiarios y pasa a tenerlos
El funcionario que no tenía menores a cargo (SS 15 o 28) y pasa a tenerlos, debe
cambiar su código de seguro de salud a 1 o 2. Sin importar el momento en que se
presente el trabajador a declarar la nueva situación, la Oficina de Personal realizará el
cambio a SS 1 o 2 desde la fecha en que se configuró el derecho e informará a la UCHL
cuando corresponda realizar una rectificativa o la realizará directamente cuando disponga
de conexión remota con el BPS.
En caso de ser socio vitalicio pasa del Código 22 al 21.
Si la modificación fuera porque el funcionario pasa a tener cónyuge o concubino a cargo
con tres o más menores o mayores a cargo con discapacidad, completará la declaración
jurada correspondiente y el código de seguro de salud se modificará del 15 al 16 o del 28
al 29.
Esta modificación se ingresa en GAFI en forma inmediata y en Historia Laboral cuando
se genere la nómina del mes en que se modificó la situación.
B) Tenía beneficiarios y pasa a no tenerlos
El interesado debe completar en la oficina de Personal del respectivo servicio, el
formulario del BPS de Declaración de NO tener menores a cargo o mayores con
discapacidad.
El código de seguro de salud se modifica según el caso.
Las oficinas de Personal, deben controlar la coherencia entre la información que
disponen del funcionario y las obligaciones del mismo en relación al SNIS. Ej. Si cobra
una prima por nacimiento debe aportar como si tuviese menor a cargo.
3.2 MODIFICACIÓN EN RELACIÓN AL VÍNCULO CON LA INSTITUCIÓN Y OTRA
EMPRESA
El funcionario que tenía la cobertura mutual por otra empresa (SS 2, 28 o 29) y se
desvincula de la misma quedando sólo con la actividad en la UdelaR, debe cambiar su
seguro a 1, 15 o 16.
Versión 1 Setiembre 2011 15/31

16. 3.3 TRASLADO DE UNA UNIDAD EJECUTORA A OTRA
Si un funcionario de una unidad ejecutora pasa a revistar en otra, se debe dar de baja en
una y el alta en la otra. Las fechas deben ser coordinadas previamente entre los
servicios, para evitar que el funcionario pierda sus derechos.
Al efectuar el alta en el servicio, se debe solicitar el Legajo del funcionario con la
correspondiente documentación, la cual se toma para ingresar la información.
3.4 APARTAMIENTO DE LA CARRERA ADMINISTRATIVA
Cuando el apartamiento de carrera administrativa ocasione un cambio de acumula laboral
dentro de la misma unidad ejecutora se deben mantener las dos acumula laboral; en el
cargo apartado se asigna el código de vínculo funcional 26 y en el otro el que
corresponda.
Si el cargo apartado y el nuevo son de la misma acumula laboral dentro de la unidad
ejecutora, no se modifica el código de vínculo funcional.
En el caso de que los cargos correspondan a diferentes unidades ejecutoras, deberá
asignarse en el cargo apartado el código de vínculo funcional 26 y en la otra unidad
ejecutora el código que corresponda.
3.5 LICENCIA EXTRAORDINARIA SIN GOCE DE SUELDO
En caso de encontrarse el funcionario con licencia extraordinaria sin goce de sueldo, no
es beneficiario del SNIS. Mantiene el vínculo funcional que ya tenía y se ingresa a
historia laboral con días de licencia (30 días si es todo el mes) e importe cero.
Se debe modificar el código de seguro de salud a 9 en GAFI e Historia Laboral.
Cuando comienza a percibir el salario, comienza a generar los derechos al SNIS y se
debe modificar nuevamente el código de seguro de salud, según corresponda.
Ejemplo: Si un funcionario tiene licencia extraordinaria sin goce de sueldo a partir del 1º
de setiembre de 2011 hasta el 31 de octubre de 2011, debe modificarse su código de
seguro de salud a 9 en GAFI, especificando en el sistema “desde setiembre”.
Inmediatamente se debe comunicar a Contaduría la modificación efectuada para que
ésta se refleje en la nómina del mes de setiembre.
El funcionario que se reintegra a sus funciones, luego de finalizada la licencia
extraordinaria sin goce de sueldos, debe presentarse en Sección Personal, para declarar
su situación en relación al SNIS. En ese caso se le modifica el código, pasando de 9 al
que le corresponda según su situación.
Si trabaja un día en el mes, le corresponde por ese mes el SNIS.
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17. 3.6 DEDICACIÓN TOTAL COMPARTIDA
Se otorga la dedicación total sobre un conjunto de cargos de distintas unidades
ejecutoras o de la misma. En caso de ser distintas unidades ejecutoras, una de ellas es la
responsable de retribuir la dedicación total, de acuerdo al Art. 59 del Estatuto del
Personal Docente.
En la unidad ejecutora que no se retribuye el salario, debe aparecer el cargo con importe
cero y con código de salud 9 (tanto en GAFI como en Historia Laboral) y en la que
percibe el salario debe informarse el importe y el código de seguro de salud
correspondiente.
Si se trata de la misma unidad ejecutora, el funcionario continua con los códigos de salud
que le corresponden.
3.7 SUMARIOS CON RETENCIÓN DE HABERES
En este caso el funcionario mantiene el derecho al SNIS, aunque no perciba salario, se
deberá conservar el código de seguro de salud, aunque el importe sea cero.
4. MULTAS Y SANCIONES POR ALTAS Y BAJAS TARDÍAS
4.1 ALTAS Y BAJAS TARDÍAS EN GAFI
Las altas y bajas ingresadas a GAFI en forma tardía, generan la aplicación de
medidas sancionatorias de acuerdo a lo establecido en el artículo 87 de la ley 16. 713,
en el Art. 5 y 6 del Decreto No. 40/998, y según lo dispuesto por el Art. 3 y 4 del Decreto
No. 448/007 (referente a la efectiva implementación del Seguro Nacional Integrado de
Salud).
El artículo 87 de la Ley 16713 dispone:
“Todos los sujetos pasivos de contribuciones especiales de seguridad social están
obligados a presentar una declaración, en los plazos y forma que indique la
reglamentación, con la información necesaria a efectos de la formación del registro de
historia laboral.
Dicha declaración, deberá presentarse se hayan o no efectuado los aportes
correspondientes.
En caso que el sujeto pasivo no haya efectuado los correspondientes aportes y presente
esta declaración, la multa por mora prevista en el artículo 94 del Código Tributario será el
10% (diez por ciento) del importe del tributo no pagado en plazo.
La falta de cumplimiento de esta obligación será sancionada por el Banco de Previsión
Social con una multa de UR 1 (una unidad reajustable) a UR 50 (cincuenta unidades
reajustables) por cada afiliado comprendido en la infracción.”
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18. La falta de cumplimiento de esta obligación será sancionada por el Banco de
Previsión Social con una multa de UR 1 (una unidad reajustable) a UR 50 (cincuenta
unidades reajustables) por cada afiliado comprendido en la infracción.”
Los Decretos del PE mencionados, así como las Resoluciones aprobadas por el BPS
establecen que los incumplimientos de los empleadores serán sancionados de la
siguiente manera:
Multas por cada
Concepto
trabajador comprendido
A) Alta Tardía en GAFI (no comunicado al día de ingreso
1 UR
a la actividad)
B) Alta De Oficio por nómina (la realizada de oficio por el
BPS automáticamente cuando se envía la información 2 UR
mensual)
C) Baja Tardía (comunicada luego de los 5 días hábiles de
1 UR
operado el egreso del trabajador)
D) Baja De Oficio a través de la nómina mensual 2 UR
4.2 MULTAS POR HISTORIA LABORAL
Además de las sanciones mencionadas, no debemos olvidar las multas correspondientes
por presentación tardía de la Historia Laboral las cuales ascienden a 1 UR por cada
trabajador no declarado en tiempo y forma en cada mes.
4.3 PAGOS DE CÁPITAS POR BENEFICIARIOS DE SNIS DE BAJAS TARDÍAS Y/O
MODIFICACIONES
Asimismo en los casos de bajas de funcionarios que tienen beneficiarios incluidos en el
SNIS hasta tanto no se realice la baja en GAFI por parte de la empresa, el BPS le
continúa pagando a la Mutualista/ ASSE la cápita correspondiente a los integrantes del
núcleo familiar incluidos como beneficiarios; teniendo luego la potestad de cobrar los
importes que hubiere abonado en demasía por prestaciones indebidas a la Universidad.
Por ejemplo, una funcionaria con un hijo a cargo menor de 1 año se desvincula de la
UdelaR en el mes de julio pero la baja se ingresa en noviembre. En este período el BPS
pagó las cuotas de la funcionaria y de su hijo a la Mutualista/ ASSE que equivalen
aproximadamente a $16800 a valores de diciembre de 2010 (Tabla de Valores Cuota de
Salud – Cápitas, actualizadas por MSP, disponible en:
www.msp.gub.uy/andocasociado.aspx?4646,19898).
En resumen los costos totales para la UdelaR como consecuencia de esta baja tardía
ascienden a $16800 más 1 UR por concepto de multa, sin considerar las multas por las
rectificativas de historia laboral, ya que hay que eliminar las líneas (la información de
cada mes) que se envió al BPS y no correspondían.
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19. Aclaramos que cuando se realiza una modificación del código de seguro de salud de
acuerdo a los decretos 40/998 y 448/007 el BPS está habilitado a cobrar los importes
que, por responsabilidad de la empresa, el BPS hubiera abonado en demasía por
prestaciones indebidas. A la fecha el BPS aún no le cobra a la UdelaR.
4.4 CONTROL DEL LISTADO DE MULTAS DEL BPS
•El BPS enviará a la Oficina de Historia Laboral (DGP), un listado electrónico genérico
con la información de las multas generadas de todas las unidades ejecutoras de la
UdelaR.
•Ese listado es procesado y ordenado por unidad ejecutora para luego ser enviado a
las Oficinas de Personal de cada servicio.
•El área de Personal del servicio dispondrá de cinco días hábiles para verificar la
información del listado.
•En caso de detectarse errores en el listado, estos deben ser comunicados a la
Oficina de Historia Laboral de la DGP.
•De ser la información correcta, Personal remitirá la misma a Contaduría a los efectos
de realizar los pagos correspondientes, antes del ultimo día hábil de cada mes.
Contaduría gestionará el pago realizando la priorización del mismo en el cupo
financiero de cada mes
La existencia de multas por altas y bajas de GAFI pendientes de pago tienen actualmente
la consecuencia de dejar inhabilitado el Certificado Único de BPS.
Listados de multas del BPS
En el listado de las multas, figuran los campos que se detallan a continuación:
Motivo multa: Se especifica si la multa se generó a raíz de un alta o baja tardía.
Origen multa: Si es por GAFI o por nómina.
Acumulación, Tipo-Doc y Documento: Datos del funcionario por el cual se paga la multa.
Fecha de alta y Fecha de baja: Fechas reales de ingreso y egreso a la actividad.
Fecha en que se dio el alta y Fecha en que se dio la baja: Fechas en que se registró el
ingreso o egreso a la actividad.
5. INFORMACIÓN MENSUAL Y ANUAL DE HISTORIA LABORAL
Desde la UCHL de la DGP se envía mensualmente con el formato exigido por el BPS una
nómina que contiene la información de actividades y sueldos de los funcionarios de cada
Unidad Ejecutora. Estas nóminas se elaboran en base a los archivos de Historia Laboral
que genera el SeCiu para todos los Servicios Universitarios y que procesan y ajustan las
oficinas de Personal y Contaduría de cada Servicio.
Dentro de los primeros diez días de cada mes el Servicio recibe archivos primarios
remitidos por SeCIU (Funcio.dbf; Cargos.dbf; Importes.dbf; Beneficios.dbf) que deben ser
verificados y en caso de ser necesario modificados para luego ser enviados a la UCHL-
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20. DGP antes del 15 de cada mes. De esta manera se evitan las multas por atrasos en los
envíos.
Por otra parte, los datos que hayan quedado por fuera de la nómina mensual se informan
a la UCHL-DGP a través de ajustes o rectificativas que posteriormente se envían a BPS.
Las Unidades Ejecutoras que trabajan directamente con el Sistema de Validación de
Nóminas y Rectificativas del BPS procesan la información sin la intermediación de la
UCHL-DGP y en los plazos determinados por el BPS (disponibles en el sitio web).
Hasta el 15 de cada mes los servicios podrán enviar la información de los formularios
3100 al SeCIU. Alrededor del 20 de cada mes, el SeCIU remite al BPS la información de
los formularios 3100 utilizados en la liquidación del mes anterior.
Cierre del ejercicio:
La UCHL-DGP estableció como último plazo anual para la recepción de archivos de
nómina atrasados y/o rectificativas el 15 de marzo de cada año. La información recibida
dentro de este plazo será procesada antes del cierre definitivo del ejercicio (el 30 de abril
de cada año) y será considerada por el BPS para el ajuste anual del BPS.
Si bien posteriormente a esa fecha se pueden seguir remitiendo nominas y rectificativas
al BPS que ajustan la historia laboral de los funcionarios universitarios, los montos de
ajuste del IRPF debe gestionarse por el área de contaduría directamente en la DGI pues
el BPS no remite esa información a dicho organismo. Para ello el área de contaduría
debe realizar los cálculos del IRPF que correspondan, realizar el pago si corresponde y
confeccionar y presentar el formulario de DGI 1144 –Declaración de Retenciones del
Impuesto a las Rentas de Personas Físicas – Responsables Sustitutos por Rentas de
Trabajadores Dependientes), la cual se realiza mediante la aplicación Beta.
6. ELECCIÓN Y TRASLADO DE MUTUALISTA
Elección
Se cuenta con un plazo de 30 días a partir del ingreso en GAFI del trabajador, para
realizar el trámite de afiliación ante el prestador de salud elegido. De no hacerlo se
registra provisoriamente en ASSE, quedando firme transcurridos 90 días adicionales.
Traslado
De acuerdo al artículo 1º del Decreto Presidencial Nº 3/011:
“Durante el período comprendido entre el 1º y el 28 de febrero de cada año, podrán
trasladar su registro a otro prestador los usuarios amparados por el Seguro Nacional de
Salud, que al 31 de enero tengan 3 (tres) o más años de afiliación a un mismo prestador,
al amparo del régimen de seguros de enfermedad que administraba el Banco de
Previsión Social (ex DISSE) y luego del Seguro Nacional de Salud que administra la
Junta Nacional de Salud”.
En estos casos, es el funcionario quien debe realizar el cambio de mutualista
presentándose en el prestador elegido con cédula de identidad.
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21. Versión 1 Setiembre 2011 21/31

22. 7. GUÍA DEL USUARIO DEL SISTEMA GAFI
GAFI: Cómo emplear el sistema
Para poder emplear el sistema de Gestión de Afiliaciones es necesario poseer una
clave que habilite al funcionario a trabajar por conexión remota con el Banco de Previsión
Social. Dicha clave se obtiene completando el formulario exigido disponible en el sitio
web del BPS www.bps.gub.uy. A su vez, el formulario requiere la firma de la autoridad
competente, por lo que se recomienda su tramitación con la debida antelación para evitar
demoras. El formulario puede imprimirse y enviarse firmado por fax a GAFI – Gestión de
Afiliaciones (24000151/ int. 2203)
Una vez obtenida la clave, el funcionario accede a la página y elige la opción
“Ingresar”, para trabajar con el sistema.
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23. Una vez que el usuario ingresa a BPS, eligiendo la opción “Registro de Actividades”
accederá al menú principal de GAFI:
Podrá ver en el Menú:
•Actividades: Consultas y Transacciones (se emplea para dar altas, bajas, realizar
modificaciones de seguro de salud o simplemente para consultar estados)
•Personas: Alta de Personas (se utiliza cuando la persona que se quiere altar en GAFI
no existe en el padrón de personas del BPS – por ejemplo, una persona que trabaja
por primera vez y nunca realizó aportes al BPS puede no figurar en el padrón)
Al elegir el MENÚ ACTIVIDADES se despliegan DOS SUBMENÚES:
•Consulta de actividades (donde se puede ver la información de actividad existente
para un funcionario, y los cambios que ha tenido históricamente)
•Transacción común (donde se realizan las atlas, bajas y modificaciones)
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24. ¿Cómo se consulta una actividad?
Se elige la opción “Consulta de actividades” y luego “POR EMPRESA” para poder
ver todas las actividades dentro del servicio que tenga o haya tenido el funcionario, así
como el seguro de salud actual y anteriores si hubiere (la otra opción “POR EMPRESA
AFMU” muestra la mutualista a la que está afiliado el funcionario)
Se ingresa el número de empresa que tiene el servicio y el sistema despliega los
datos de la Facultad o servicio para el que el usuario está habilitado a trabajar. Se
selecciona el servicio y con la tecla siguiente se accede a esta pantalla, en la cual se
ingresan los datos de la persona, (cédula y fecha de nacimiento) y con el botón
CONSULTAR muestra la consulta.
Los datos que se ven en pantalla corresponden a la situación actual del
funcionario, si se desea ver los cambios que ha tenido en el seguro de salud se deberá
seleccionar la actividad y desplegará una nueva pantalla con la información.
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25. ¿Cómo se ingresa un ALTA DE ACTIVIDAD en GAFI?
Dentro del menú Actividades, se debe seleccionar el submenú Transacción
Común y elegir la opción ALTA. El sistema requerirá que se ingrese el número de
empresa con la que se va a trabajar, y una vez ingresado se deberá oprimir el botón
“Siguiente”.
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26. En la siguiente pantalla se ingresarán los datos requeridos para procesar el alta:
fecha de ingreso, vínculo funcional, acumula laboral, seguro de salud y cómputo especial.
Para conocer los códigos empleados por la UDELAR consultar el documento “Manual de
Ingreso, egreso y modificaciones de Personal”.
Finalizado el ingreso de los datos de la actividad, con el botón ACEPTAR se
ingresa la transacción. Si registra error, el mismo se despliega en la pantalla.
Es frecuente que antes de la validación definitiva del alta aparezca en pantalla la
advertencia “La acumulación laboral que se intenta ingresar no es secuencial, ¿desea
continuar?” Esta advertencia no debe ser tenida en cuenta, debido a que surge cuando
se intenta ingresar una acumula 2 (no docente para la UDELAR) y no existe la número 1
(el BPS considera a la acumulación laboral como la cantidad de actividades y no como la
categoría). Lo mismo sucede cuando se ingresan las acumulas 4, 5 o 7.
Se elige la opción continuar y el alta se hace efectiva con los datos ingresados. Se
recomienda imprimir la constancia para llevar un control de las altas realizadas
(particularmente de aquellas realizadas fuera de plazo que generan multa), y
posteriormente verificar en consulta de actividades que los datos sean los correctos.
¿Cómo se ingresa una BAJA DE ACTIVIDAD en GAFI?
De igual manera que para el alta, se ingresa al menú Actividades, seleccionando
luego el submenú Transacción Común y optando por la opción BAJA. El sistema
requerirá que se ingrese el número de empresa con la que se va a trabajar, y una vez
ingresado se deberá oprimir el botón “Siguiente”.
Con el cabezal de los datos de la empresa, se ingresa número de documento y
fecha de nacimiento. Con el botón BUSCAR se despliegan en pantalla los datos de la
persona y su correspondiente actividad (o actividades)
Se selecciona la actividad a dar baja y sé digita fecha de egreso y causal. Para
conocer los códigos de causales de baja empleados por la UDELAR consultar el
documento “Manual de Ingreso, egreso y modificaciones de Personal”.
En el caso de las bajas retroactivas el sistema desplegará el error “Existen líneas
en RNOM/ base/ bolsa”, con lo cual la baja deberá ser ingresada al último día del último
mes validado frente a BPS (imprimiendo la constancia para conservar un registro de la
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27. multa generada por transacción tardía) y solicitar luego la posterior rectificativa para que
la fecha real quede ingresada.
¿Qué sucede si se comete un error al ingresar un Alta o Baja?
En estos casos es posible realizar una CORRECCIÓN si el error es detectado el
mismo día de realizada la transacción (por ejemplo, se quería informar un ingreso el 15 y
por error se puso 14 y este error se identifica al imprimir la constancia)
Para corregir una actividad se ingresa al submenú Transacción Común y se elige
la opción Corrección.
Al igual que para el resto de las transacciones, se indica la empresa con la que se
trabaja y los datos de la persona a la que se quiere realizar la corrección. En pantalla
desplegará la actividad tal como figura; luego de realizados los cambios pertinentes se
elige la opción aceptar y se imprime una nueva constancia.
¿Cómo se realiza una modificación en la actividad?
La opción Modificación del submenú Transacción Común se emplea cuando se
quiere modificar una fecha de ingreso, seguro de salud, vínculo funcional, fecha o causal
de baja de una persona. Las modificaciones de una actividad pueden realizarse en este
sistema siempre que no existan nóminas validadas del mes que se intenta modificar (en
cuyo caso el cambio se hará por rectificativa y no por esta vía)
Al igual que el alta y la baja, se debe ingresar el número de empresa y con el
botón SIGUIENTE que aparece en la esquina inferior derecha de la pantalla se accede al
ingreso de datos del funcionario.
Se digita número de documento y fecha de nacimiento de la persona. Es opcional
ingresar un período de fechas, dentro de las cuales el sistema buscara la/ s actividad /es
registradas para el trabajador indicado.
Esta última permite la búsqueda más ágil en caso de que el trabajador tenga
varios períodos de actividad dentro de la empresa.
Se selecciona la actividad para la cual se desea modificar el/ los datos.
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28. Una vez seleccionada la actividad, nos muestra el detalle de la misma. Se elige el campo
a modificar y se ingresa el nuevo dato.
Si se modifica el dato de vinculo funcional o seguro de salud, se debe indicar en
fecha desde: el mes de cargo a partir del cual se modifica la actividad. (En los recuadros:
“Vigencia desde” y “Vigencia hasta” se puede indicar el período)
Con el botón ACEPTAR se finaliza la modificación. Si existen nóminas validadas
posteriores al período que se quiere modificar saldrá el aviso “Existen líneas en RNOM/
base/ bolsa”, con lo cual se procederá a pedir el cambio por rectificativa.
¿Cómo se obtiene un listado de las actividades abiertas en GAFI?
Seleccionar de la columna de contenidos:
•Actividades
Consulta de actividades
Por empresa
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29. Automáticamente aparecerá en pantalla un campo para ingresar el número de empresa,
y una vez ingresado, el sistema dará la opción de seleccionar el período para el cual se
solicita la información:
Período que se va a trabajar (ejemplo: 01/04/2011 al 30/04/2011)
Número de empresa.
Una vez indicado el período, debe elegirse la opción “Siguiente” que aparece en el
ángulo inferior derecho de la pantalla. Ese botón lleva a otra pantalla donde pueden
darse varias situaciones, de acuerdo al servicio que está operando en el sistema:
1.Si el servicio tiene hasta 300 funcionarios, la lista de actividades de Gafi aparecerá
automáticamente en la pantalla.
2.Si el servicio tiene entre 300 y 500 funcionarios, el sistema dará la opción de acotar
la lista o desplegarla, con lo que eligiendo la opción “continuar” el listado aparece
en pantalla.
3.Si el servicio tiene más de 500 funcionarios, el sistema no puede desplegar la lista
en pantalla, pero da la opción de enviarla por correo en un archivo excel (.xls), al
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30. correo que el servicio haya seleccionado en el momento en que le fueran
otorgadas las claves (el correo tendrá como remitente a BPS PRESTACIONES y
como asunto “Reporte de consulta de actividades”
¿Para qué sirve la opción “Reimpresión de Constancias”?
Precisamente lo que permite esta opción es volver a imprimir una constancia de
ingreso, modificación o baja de una actividad con los datos que se informaron y la fecha
en que se realizó la transacción. Puede ser muy útil cuando se realizan controles de
cumplimiento de plazos para altas y bajas.
¿Qué sucede si la persona a la que se intenta altar en una actividad no existe en el
padrón del BPS?
En ocasiones puede ocurrir que la persona que toma posesión de un cargo en la
Universidad nunca haya trabajado o sido beneficiario de prestaciones del BPS y por lo
tanto no exista en el padrón.
En esos casos, cuando se intenta dar el alta a la actividad surge un aviso que
indica “No existe la persona”, y la forma de solucionarlo es ingresando sus datos
personales en los registros del Banco.
Para hacerlo se selecciona el Menú Personas, submenú Mantenimiento y luego
se elige la opción Alta común.
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31. El sistema de BPS sólo permitirá en ingreso de documentos nacionales, para el caso de
los extranjeros en preciso seguir el procedimiento indicado en el “Manual de ingreso,
egreso y modificaciones de Personal”.
Se ingresan la Cédula de Identidad y la fecha de nacimiento, y con el botón
Aceptar se accede a la siguiente pantalla:
Se ingresan los datos personales, primer apellido, segundo apellido, primer
nombre, segundo nombre, teniendo en cuenta que si son apellidos o nombres
compuestos se escrituran en un mismo campo.
Fecha de nacimiento, con formato dd/mm/aaaa, sexo y nacionalidad.
La Credencial Cívica no es un dato obligatorio, pero de tener el número de la
misma se recomienda su incorporación a los efectos de una mejor elaboración de los
padrones electorales para elegir representantes por los tres órdenes (Empresario, Activo
y Pasivo).
Se debe dar un click en Departamento para seleccionar el que corresponda, y
luego en Localidad, digitando las tres primeras letras de la misma y seleccionando la
opción AUTOCOMPLETAR, se despliega una codiguera de la cual se elige la opción
correspondiente. El mismo procedimiento se debe usar para seleccionar la calle del
domicilio de la persona.
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