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INSTRUCTIVO PARA LA ELABORACIÓN DE POLÍTICAS
INSTITUCIONALES Y DE OPERACIÓN.
DOCUMENTOS DE REFERENCIA: PR-S-GC-01
Código: DC-S-GC-13 Fecha: 29/12/2017 Página 1 de 6 Versión 01
1. OBJETIVO
Orientar la construcción, aplicación y evaluación de las Políticas Institucionales y
operacionales, a través de la definición de los contenidos mínimos que las deben
conformar, para alinearse con los objetivos institucionales.
2. ALCANCE
Inicia con la identificación de la necesidad de construir e implementar una política
institucional o de operación, continua con el seguimiento y finaliza con la evaluación
de las mismas. El alcance involucra a todos los procesos que se interrelacionan o
los compromete con la Política, pueden ser a nivel central o territorial, por áreas o
por procesos.
3. MARCO LEGAL
 Ley 87 de 1993, Artículo 4. La cual habla de Elementos para el Sistema de
Control Interno. Toda entidad bajo la responsabilidad de sus directivos debe por
lo menos implementar los siguientes aspectos que deben orientar la aplicación
del control interno:
Definición de políticas como guías de acción y procedimientos para la ejecución
de los procesos
 Decreto 2145 de 1999, articulo 14. La cual habla de Ejecución. Implica el
desarrollo de las actividades de la organización, determinadas en el proceso de
planeación, que contribuyen al logro de los objetivos corporativos establecidos,
mediante la aplicación y/o combinación adecuada de procesos, procedimientos,
métodos, normas, políticas, recursos, sistemas de comunicación, información y
seguimiento
4. DEFINICIONES
 Política: Es una decisión que se establece para los miembros de una
organización, sobre los límites dentro de los cuales pueden operar en distintos
asuntos. De esta manera se evita, que la dirección, tenga que decidir sobre
temas de rutina una y otra vez en deterioro de la eficiencia.

Las políticas institucionales y de operación afectan a todos los miembros de una
organización por el simple hecho de serlo y en cuanto son participes de la misma;
dichas políticas contribuyen al logro de un lugar de trabajo más organizado,
seguro y justo; así mismo, deben fundamentarse y reflejar los valores de la
organización. Al mismo tiempo, debe ser una reflexión cultural de las creencias
y filosofía institucional.
 Estrategia: Es el conjunto de pasos que aseguran una decisión óptima en cada
momento. En otras palabras, una estrategia es el proceso seleccionado a través
del cual se prevé alcanzar un cierto estado a futuro, el cual responde al
interrogante de cómo alcanzar la meta.
 Operación: Es la ejecución de la entidad pública, definiendo los límites y
parámetros necesarios para ejecutar los procesos y actividades, en
cumplimiento de la función, los planes, los programas y proyectos previamente
definidos; los cuales imponen limitaciones y obligaciones sobre la forma de
llevar a cabo la operación de la entidad.
5. GENERALIDADES
Tipos de política: Dependiendo de la naturaleza de las políticas pueden ser:
A. Políticas Institucionales: Son las políticas que rigen el hacer
institucional y afectan a toda la institución, estas responden a un marco
normativo y/o son impartidas y exigidas por entidades rectoras como la
Presidencia de la República, el Congreso (producto de alguna
normatividad específica) y el Departamento Nacional de Planeación
(DNP) o el Departamento Administrativo de la Función Pública (DAFP).
B. Políticas Operacionales: Son las Políticas establecidas por los líderes
de proceso y de calidad para el funcionamiento de la entidad, apuntando
a lineamientos en términos del ciclo PHVA (planear, hacer, verificar y
actuar). Por ejemplo, la política de Calidad.
6. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
6.1.Decidir sobre la necesidad de elaborar una política:
Esta actividad puede tener su origen en normas externas, directrices de la
Alta Dirección, decisiones de órganos administrativos que regulan la entidad,

o en procesos especiales como el de Gestión Financiera (el cual regula
muchas actividades transversales en la entidad), como por ejemplo, las
Políticas Contables; para decidir, es necesario conocer la situación que se
quiere transformar.
6.2.Planear el Diseño de la Política:
Se debe determinar el propósito de la política y cuál es el producto que se
espera alcanzar; también se debe revisar los tiempos y los recursos tanto
físicos como económicos y, tener en cuenta las personas que participaran
en el ejercicio, para programar las sesiones de trabajo. Como registro se
deben utilizar el acta de reunión ejecutiva RE-S-GC-07.
6.3.Revisar requisitos:
En esta actividad se procede a realizar un análisis de la normatividad
asociada a la actividad, sobre la cual va a tener injerencia la política; así
como los requisitos de normas técnicas, de los usuarios, de otros procesos,
y de toda la comunidad en general. Se recomienda consignar esta
información en un documento técnico soporte.
6.4.Diseñar y elaboración de la política:
Según la naturaleza de la política en general, esta deberá identificar mínimo
las siguientes características y no exceder más de una cuartilla:
 Compromiso para el cumplimiento de objetivos.
 Propósito alcanzar.
 Marco legal que lo regula.
 Recursos generales.
Cuando es una política que cumple temas legales, o lineamientos de
entidades rectoras, o se relacionan con los planes estratégicos, estas
políticas van acompañadas de líneas de acción, las cuales definen temas en
los cuales se desarrolla el accionar de la política, por ejemplo, en la política
de inclusión, una línea específica de actividades para personas con movilidad
reducida, o para personas con percepción visual reducida. Cada una de las
anteriores es una línea de acción.
En algunos casos las políticas dan directrices para la operación, por lo tanto,
van acompañadas de objetivos, como es el caso de los objetivos de calidad
y de proceso que acompañan a la política de calidad o se instrumentalizan a

través de planes, programas y proyectos por medio de líneas de acción, como
es el caso de la Política del Sistema de Gestión Ambiental y el Plan de Manejo
Ambiental o la Política del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud para el
Trabajo y los programas a través de los cuales se desarrolla.
Finalmente, el documento de política puede incluir otros temas como
responsables y descripción de roles, recomendaciones y directrices para
resolver situaciones específicas, de acuerdo a las necesidades de la misma.
Al final de este documento se anexa MODELO DE POLITICA (Ver Anexo A)
para tener una mejor idea de su elaboración, en la cual se identifica como se
hace una declaración de compromiso, el marco legal, el propósito que se
quiere alcanzar y finalmente como esta involucran los recursos.
6.5.Gestionar la aprobación:
Dependiendo el origen de la política se hace la aprobación de la misma.
A. Políticas Institucionales: Estas son llevadas ante el Comité
Institucional de Gestión y Desempeño, una vez se reciban las
observaciones del comité se procede a realizar la aprobación por el
Consejo Directivo o Consejo Académico.
Si la norma que regula la política establece que la institución debe
adoptarla mediante acto administrativo como resolución o acuerdo, se
debe proyectar de conformidad con el procedimiento de actos
administrativos PT-A-GJ-03 del proceso de Gestión Jurídica y Asuntos
legales.
B. Políticas Operacionales: Se realiza la aprobación por medio de una
solicitud documental como lo establece la Norma Fundamental del
Sistema de Gestión Integral DC-S-GC-02.
6.6.Socialización y Publicación:
Una vez aprobada, se debe realizar la socialización según corresponda;
publicando el documento en el Normograma o en el aplicativo dispuesto por
el Sistema de Gestión Integral para la difusión de documentos. Igualmente,
se deben hacer actividades de socialización con los involucrados en la
aplicación, para garantizar la toma de conciencia y eficacia de la misma.

6.7.Realizar seguimiento, evaluación y mejora:
La dependencia que lidera la implementación de la política, debe realizar
seguimiento a la eficacia, eficiencia y efectividad de la gestión, por medio de
instrumentos definidos por cada líder responsable para tal fin. La evaluación
se realizará en el marco de las auditorías de la Oficina de Control Interno o
en el instrumento que esta prevea. Una vez se conozcan los resultados del
seguimiento y/o evaluación, el área responsable realizará las acciones
necesarias para mejorar los resultados.
7. RESUMEN DE ACTIVIDADES
No. Descripción Responsable
1
Decidir sobre la necesidad de
elaborar una política
Área responsable
2 Revisar requisitos Área responsable
3 Elaborar Área responsable
4 Aprobar Comité Institucional de Gestión y
desempeño.
5 Socializar Área responsable.
6
Seguimiento
Evaluación
Área Responsable.
Control Interno y área responsable
7 Acciones de mejora Área responsable
8. DOCUMENTOS SOPORTES Y ANEXOS
 Modelo de política (Ver anexo A).
 Acta de reunión ejecutiva (RE-S-GC-21) y Lista de asistencia (RE-S-GC-08).
 Oficios firmado por responsables de las áreas.
 Normatividad Aplicable.

9. NATURALEZA DE CAMBIOS
Versión Fecha Descripción del cambio
V1
V1. 2016/12/06 Creación del documento con el
código DCD-S-GC-03
Se genera el código DC-S-GC-13 de acuerdo a los
nuevos lineamientos de la norma fundamental
Elaboró y
Autorizó
Revisó Aprobado por: Incorporó al SGE
Nombre: Luz Stella
Hernández Ruiz
Nombre: Betty
Constanza
Lizarazo Araque
Nombre: Claudia
Marcela Franco
Domínguez
Nombre: Luz Stella
Hernández Ruiz
Cargo: Jefe oficina
Asesora de
Planeación
Cargo: Jefe Oficina
Asesora Jurídica
Cargo: Directora
Nacional (E)
Cargo: Jefe Oficina
Asesora de
Planeación
Firma: Copia
original firmado
Firma: Copia
original firmado
Firma: Copia original
firmado
Firma: Copia original
firmado
La impresión de este documento se considera Copia No Controlada, el usuario al momento de
consultarlo debe compararlo con la versión oficial publicada en la página web

MODELO DE POLITICA
DOCUMENTOS DE REFERENCIA : XX-X-XX-XX
Código: XX-X-X-X Fecha: Página: Versión XX
Anexo A
DECLARACION DE LA POLÍTICA (Obligatorio)
En este espacio se debe enunciar la política.
EJEMPLO:
La ESAP en cumplimiento de su marco normativo trabaja en la transformación de la
sociedad en general, las entidades territoriales, públicas, organizaciones civiles y
ciudadanos, desde la formación, investigación, asesorías y consultorías, en el saber
administrativo público, con excelencia académica y liderazgo en la proyección social, con
la mejora continua de sus procesos y un talento humano competente que garantiza la
eficiencia, eficacia y efectividad en la prestación de sus servicios para la satisfacción de sus
usuarios”
LINEAMIENTOS GENERALES
Dependiendo de la naturaleza de la política se debe describir los lineamientos generales
definidos por los involucrados, para el desarrollo de acciones incluyentes y ajustes
razonables orientados a garantizar el acceso de sus usuarios, ciudadanos y grupos de
interés.
Ejemplo: POLÍTICA DE INCLUSION SOCIAL
 Participación Ciudadana y Control Social:
Promover la participación ciudadana de todos los actores sociales y las
organizaciones de las que éstos formen parte, en la formulación, ejecución,
evaluación………….
 Accesibilidad
Asegurar el acceso de todos los actores sociales en condiciones de igualdad a los
diferentes tipos de entornos……
MARCO LEGAL (Obligatorio)
Se debe citar o incluir una breve descripción del marco regulatorio relacionado con
la naturaleza del documento, cuando se haga relación a leyes, decretos,
acuerdos…..etc., de ser necesario mencionar artículos y parágrafos.
Control de cambios
Versión Fecha Naturaleza
Elaboró y Autorizó (Componente Técnico) Revisó (Componente Jurídico) Aprobado por: Incorporó al SGE
Nombre:
Nombre: Nombre: Nombre:
Cargo: Cargo: Cargo: Cargo:
Firma: Firma: Firma: Firma:

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