Este documento define un documento electrónico, describe sus componentes y características clave. Explica que un documento electrónico contiene contenido intelectual y material codificado digitalmente en un formato y soporte técnico. Explora características como legibilidad, caracteres multilingües, conservación de la distribución, editabilidad, tamaño de archivo, capacidad de varias páginas, estructurado vs no estructurado, multimedia, soporte de enlaces y disponibilidad para motores de búsqueda.

1. UNIVERSIDAD DEL QUINDIOCIENCIAS DE LA INFORMACION Y LA DOCUMENTACION BIBLIOTECOLOGIA Y ARCHIVISTICAGESTION DE DOCUMENTOS ELECTRONICOSEJE TEMATICO N. 2GRUPO DE TRABAJO N. 2

2. Eje temático No 2: Documentos ElectrónicosDefiniciónComponentesCaracterísticasClasificación Problemática de la conservación de Documentos ElectrónicosDocumento electrónico de archivo

3. Documentos Electrónicos Definición: Documentos cuyo soporte material es algún tipo de dispositivo electrónico y en el que el contenido está codificado mediante algún tipo de código digital que puede ser leído o reproducido por medio de detectores de magnetización.

4. Documentos Electrónicos Componentes: 1. Contenido intelectual: la información que se quiere guardar o transmitir 2. Contenido material: el texto, imágenes u otro tipo de contenido que reflejan el contenido intelectual. 3. Soporte: el formato técnico del fichero o archivo y el medio técnico de acceso o transferencia del mismo.

5. Documentos Electrónicos Características: 1. Legibilidad Capacidad del equipo para reconocer el texto dentro de un documento sin ningún tratamiento adicional (reconocimiento óptico de caracteres o OCR) por ejemplo, una imagen de mapa de bits puede contener caracteres humanos reconocibles en su patrón de puntos, pero sin OCR, un equipo no reconoce los mismos patrones.

6. Documentos Electrónicos Características: 2. Caracteres multilingües Esta característica se refiere a la capacidad del formato para mostrar los caracteres. En el contexto de este documento esta característica incluye apoyo de códigos de caracteres internacionales legibles por maquina, tales como Unicode, así como la capacidad de presentar caracteres legibles en la pantalla o el papel. Por lo tanto una imagen de mapa de bits, ya que puede mostrar cualquier letra capaz de ser escaneada, se podría considerar un formato multilingüe, en este contexto.

7. Documentos Electrónicos Características: 3. Conservación de la distribución Diseño de la retención se refiere al grado en que un formato de documento preserva la apariencia del documento original. Algunos formatos han de conservar el aspecto completo, algunas aproximadamente, y otros no en todos. Por ejemplo, un mapa de bits escaneada de una página de papel conserva la apariencia del original, pero si OCR se almacena como ASCII, pierde su estructura original. Otro ejemplo son documentos que se producen con la autoedición (DTP) de software. Si estos complejos, los documentos de extendidos se convierten a HTML, sólo una aproximación de la distribución original es posible.

8. Documentos Electrónicos Características: 4. Editabilidad Algunos formatos de documentos se pueden editar, mientras que otros puede que no, o sólo con un inusual grado de intervención. Aunque menos importante en las aplicaciones de biblioteca donde el ideal es el control sobre la integridad de los materiales, en algunas aplicaciones (por ejemplo, gestión de documentos internos), puede haber un requisito de capacidad de edición.

9. Documentos Electrónicos Características: Tamaño del archivo El contenido mismo hecho en diferentes formatos de documentos electrónicos rendirá sustancialmente los tamaños de archivos diferentes. Por ejemplo, una página escaneada (formato TIFF) que contiene una columna de texto es de aproximadamente 706 KB sin comprimir. La misma página como Adobe Acrobat PDF (ver 3.3.2) es de 76 KB. Tamaño del archivo tiene implicaciones tanto para el almacenamiento y por el tiempo que se tarda en descargar un documento sobre una red. Si una característica de su grupo de usuarios es que suelen tener los módems lentos y ancho de banda de red deficiente (por ejemplo, en los países en desarrollo), después se reduce el tamaño del archivo es un criterio importante.

10. Documentos Electrónicos Características: 6. De varias páginas Esta característica se refiere a si un formato de documento apoya la inclusión de todas las páginas "de un documento dentro de un archivo. Por ejemplo, si un artículo de diez páginas en papel se escanean y se almacenan como archivos GIF, diez archivos separados resultará. En una aplicación, dicha separación complica el almacenamiento de documentos, gestión y entrega de la red. El almacenamiento y la gestión se hace más problemática ya que los archivos separados tendrán que mantenerse unidos y su orden conservado de alguna manera. Para el acceso y la entrega, cada página tendrá que ser solicitada por separado, visualizar, e imprimir Algunos formatos de documentos se pueden editar, mientras que otros puede que no, o sólo con un inusual grado de intervención.

11. Documentos Electrónicos Características: 7. Estructurado o no estructurado Se refiere a identificar los elementos del documento, como títulos, autores, secciones, encabezados y párrafos. Formatos como SGML y XML, permiten a la estructura que debe imponerse sobre el contenido. Reutilización de la información, la constante actualización, gestión de los grandes documentos complejos y de múltiples autores son razones clave para la selección de documentos estructurados..

12. Documentos Electrónicos Características: Multimedia Contener más de un tipo de medio, normalmente de texto, gráficos, audio y vídeo. Algunos formatos de soporte de medios múltiples, cumplen esta característica, mientras que otros no lo hacen. 9. Soporta conexiones Enlaces - como Localizadores Uniformes de Recursos (URN), HyTime y XLink - documentos de soporte a las arquitecturas compuestas, lo que permite sub-componentes que se van ligados, y el contenido multimedia que se incluirán. También dan algunos documentos interactividad, permitiendo a los usuarios navegar de un documento a otro y elegir entre opciones alternativas. No todos los formatos tienen capacidad de enlace.

13. Documentos Electrónicos Características: 10. Disponibilidad para los motores de búsqueda en internet En este momento, no todos los formatos de documentos electrónicos pueden ser indexados por los buscadores de Internet, tales como Alta Vista y Hotbot. La mayoría están diseñados para indizar sólo HTML y documentos de texto de base . Sin embargo, los documentos en formato PDF se informa, antes de estar entre los formatos de indexado. Esta característica es importante si su información debe aparecer en los índices de Internet de gran tamaño.

14. Bibliografía http://www.slideshare.net/tramullas/edicin-digital-conceptos http://www.ifla.org/VI/5/op/udtop11/udtop11.htm http://es.wikipedia.org/wiki/Documento_electrónico