Documentos electrónicos siigo

CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS

Realizado por: Humberto Pulecio Bocanegra
Ingeniero de Sistemas
Grupo de Conservación y Restauración
Contratista del Archivo General de la Nación

Generalidades
 Documento: Información registrada, cualquiera que sea su forma o el medio
utilizado1.
 Documento de Archivo: Registro de información producida o recibida por una
entidad pública o privada en razón de sus actividades o funciones 1.
 Documento electrónico de Archivo: Registro de la información generada,
almacenada, y comunicada por medios electrónicos, que permanecen en estos
medios durante su ciclo vital; es producida por una persona o entidad en razón
de sus actividades y debe ser tratada conforme a los principios y procesos
archivísticos1.

En términos generales, se habla de documento para referirse a cualquier unidad
significativa de información que haya sido registrada en un soporte que permita su
almacenamiento y su posterior recuperación.
De acuerdo a lo anterior, son documentos, los textos escritos, imagen fija, imagen
en movimiento y el sonido sin importar el soporte donde se registre. Son
documentos impresos unos y audiovisuales, los otros. Así, un documento
registrado en un soporte electrónico, es un Documento Digital o Electrónico;
documento que no recibe su nombre de la forma mediática en que se presenta la
información, sino directamente de la manera particular como que se registra.
Se habla de documentos digitales porque la información, no importa su forma:
texto, sonido, imagen fija o en movimiento, que se registra en un medio electrónico,
son reducidas a combinaciones de ceros y unos; a combinaciones de dígitos, la
información así registrada se denomina información digital. Y los conjuntos
independientemente significativos de la misma, documentos digitales o
electrónicos.
Con el advenimiento de las nuevas tecnologías, la información, no importa el medio
original en que se produce, es, toda traducida a códigos conformados por dígitos
(combinaciones binarias). En consecuencia, cualquiera sea su tipo: texto, sonido o
imagen, la información se registra en el mismo medio y con el mismo código. Las
diferencias de codificación mediática y de soporte para registro desaparecen. Las
diferencias entre sistemas de comunicación por tipo de información –radio, cine,
televisión, industria editorial- desaparecen también, dando origen a un nuevo
sistema comunicacional capaz de integrar los antiguamente independientes.
Esta cualidad, es de vital importancia a la hora de concebir, diseñar e implantar un
Programa de Gestión Documental definido como el “Conjunto de actividades
administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la
documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su
destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación”2

1
Archivo General de la Nación, Acuerdo 027 del 31 de octubre de 2006
2
Ley General de Archivos. Archivo General de la Nación

CARACTERÍSTICAS DE LOS DOCUMENTOS DIGITALES O ELECTRÓNICOS

Se distinguen dos tipos de características en los documentos digitales o
electrónicos: funcionales y de identidad.
 CARACTERÍSTICAS FUNCIONALES EN LOS DOCUMENTOS
DIGITALES O ELECTRÓNICOS

 Carácter Interactivo
La lectura de un documento tradicional es pasiva. El usuario puede establecer un
cierto grado de comunicación con el documento digital o electrónico: le transmite
mensajes y el documento responde; el documento transmite mensajes al usuario y
el usuario responde. El lector actúa sobre el documento y el documento reacciona;
el documento actúa sobre el lector y el lector reacciona... En eso consiste la
interactividad.
 Carácter multimediático
Los documentos tradicionales tienen carácter monomediático. Los documentos
digitales o electrónicos, por el contrario, permiten integrar en un sólo ambiente,
información registrada en forma de texto, de imágenes fijas o en movimiento, y de
sonido. Y el lector puede acceder por separado a cada presentación mediática, o
percibirlas simultáneamente.
 Carácter hipertextual
Los documentos tradicionales obligan a lecturas lineales. Un documento digital o
electrónico, permite establecer relaciones entre palabras, frases, imágenes, textos
o sonidos ubicados en un documento, e información textual, visual o auditiva,
ubicada en cualquier otro documento al cual se pueda acceder electrónicamente;
cuando la relación se establece entre medios diferentes, texto, imágenes y sonido,
se habla de relaciones hipemediales en lugar de relaciones hipertextuales. La
hipertextualidad y la hipermedialidad son características definitivamente
transformadoras de las formas comunicacionales modernas.
 Carácter omniaccesible
El documento tradicional, físicamente considerado, siempre tendrá obstáculos para
su accesibilidad total. Con los documentos digitales esta limitación es superada. La
posibilidad de establecer hiperrelaciones entre documentos ubicados en distintos
sitios Web, no importa la región o país donde se encuentren, permite que los
documentos electrónicos, ubicados no importa donde, si están en un medio
conectado en red con Internet, puedan ser accedidos desde cualquier otro lugar.
Son, en consecuencia, accesibles desde todas partes; son omniaccesibles.

 MUTABILIDAD E IDENTIDAD EN LOS DOCUMENTOS DIGITALES O
ELECTRÓNICOS

 Carácter mutable
El documento digital se produce en el mismo medio en que se publica. Como
consecuencia, los documentos digitales o electrónicos, especialmente los que se
construyen para ser publicados y consultados en línea, son cambiados a menudo;
tienen, en consecuencia, una gran mutabilidad.
 Carácter volatilidad
Un documento electrónico es fácilmente publicable para que el mundo entero lo
pueda consultar. Pero así como es fácil publicarlo, es igualmente fácil sacarlo de
circulación. Los documentos electrónicos que no han sido guardados y procesados

para hacerlos permanentemente recuperables, pueden tener una vida muy corta y
contingente; una vida volátil.

TIPOS DE DOCUMENTOS DIGITALES

Los documentos electrónicos pueden tener un origen diverso: pueden ser
originalmente impresos o audiovisuales no digitales, o pueden haber sido creados
directamente en medio electrónico.
Por otra parte, la condición electrónica del documento en cuestión, genera
características relacionadas con el espacio que ocupa y con la versatilidad en las
formas mediáticas que el documento puede contener. De acuerdo a estas
características de origen y de uso previsto para el documento electrónico, se
distinguen tres tipos de documentos digitales o electrónicos: digitalizados, digitales
para imprimir y multimediáticos.

 Impresos Digitalizados
Un documento digital puede ser el resultado de haber procesado con un "scanner"
un documento originalmente impreso. El resultado, en primer lugar es una imagen
(fotografía digital) del documento impreso. Para obtener, un documento digital con
todas sus características es necesario, procesarlo con un programa que transforme
el código que presenta en forma de imagen las letras y las palabras, en código que
represente, electrónicamente, letras y palabras. Los programas que cumplen esta
función son llamados de Reconocimiento Óptico de Caracteres (OCR),
obteniéndose, una copia digital del documento impreso, no como imagen sino
como documento textual con todas las posibilidades que su condición digital le
otorga.
 Digitales para Imprimir
Un documento digital puede ser elaborado directamente en medio electrónico, con
programas del tipo procesador de palabras, pero con el objetivo de imprimirlo
luego.
 Digitales Multimediáticos
Documentos digitales o electrónicos concebidos desde el principio para ser
consultados en una computadora, aprovechando plenamente las características
que les otorga su condición electrónica, especialmente las de hipertexto y
multimedia para dar forma a una nueva manera de comunicarse.

FORMATOS DE LOS DOCUMENTOS DIGITALES O ELECTRÓNICOS

Los documentos digitales o electrónicos, conformados por textos, imágenes o
sonidos, registrados en forma de señales eléctricas, pueden verse en una pantalla
de computadora u oírse en un sistema de sonido adjunto a la misma. Las señales
eléctricas deben ser transformadas en otro código que permita darles forma en una
pantalla o en parlante.
Los códigos que permiten transformar los conjuntos de señales eléctricas con las
que se registra la información digital, en pixels u ondas que construyan letras o
imágenes o sonido, es lo que llamo formatos de los documentos digitales.
Los formatos, por supuesto, son distintos según el tipo de información de que se
trate. Hay formatos para texto, para imágenes fijas, para imágenes en movimiento y
para sonido. Para cada tipo de información existen múltiples formatos, creados por

entidades diferentes: formatos, inventados por los productores de los programas
con los que se crean los documentos; ideados por los productores de las
computadoras mismas; creados por profesionales que buscan mejorar la calidad de
la reproducción de los códigos registrados o hacer más eficiente el registro mismo
de la información.
Los instrumentos por medio de los cuales se crean documentos electrónicos o por
medio de los cuales se digitalizan documentos tradicionales, al guardar la
información utilizan un formato para hacerlo y crean un archivo al cual se le asigna
un nombre que lo identifique y el cual lleva una extensión que identifica a su vez el
formato en el que se guardó.
Cada documento es guardado en un archivo con un nombre que lo identifica y con
una extensión, separada por un punto del nombre, que identifica al formato en el
cual se guardó.

CARÁCTER PROBATORIO DE LOS DOCUMENTOS DIGITALES O
ELECTRÓNICOS

El Programa Gobierno en línea, del Ministerio de Comunicaciones, es el
responsable de coordinar en la administración pública la implementación de la
Estrategia de Gobierno en línea, estrategia del Gobierno Nacional que tiene por
objeto contribuir a la construcción de un Estado más eficiente, más transparente y
participativo y que preste mejores servicios mediante el aprovechamiento de las
Tecnologías de la Información y las Comunicaciones (TIC).

Ley 527 DE 1999 “por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de
los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales, y se
establecen las entidades de certificación y se dictan otras disposiciones
El artículo segundo de la Ley 527 de 1999, define el mensaje de datos en los
siguientes términos:

 Mensaje de datos: La información generada, enviada, recibida, almacenada
comunicada por medios electrónicos, ópticos o similares, como pudieran ser,
entre otros, el Intercambio Electrónico de Datos (EDI)3, Internet, el correo
electrónico, el telegrama, el télex o el telefax4.
 Comercio electrónico: Abarca las cuestiones suscitadas por toda relación de
índole comercial, sea o no contractual, estructurada a partir de la utilización de
uno o más mensajes de datos o de cualquier otro medio similar. Las relaciones
de índole comercial comprenden, sin limitarse a ellas, las siguientes
operaciones: toda operación comercial de suministro o intercambio de bienes o
servicios; todo acuerdo de distribución; toda operación de representación o
mandato comercial; todo tipo de operaciones financieras, bursátiles y de
seguros; de construcción de obras, de consultoría; de ingeniería; de concesión
de licencias; todo acuerdo de concesión o explotación de un servicio público;
de empresa conjunta y otras formas de cooperación industrial o comercial, de
transporte de mercancías o de pasajeros por vía aérea, marítima y férrea, o por
carretera3.

3
Electronic Data Interchange (EDI): Intercambio electrónico de datos, es la transmisión electrónica de
información de un computador a otro, estando estructurada la información conforme a alguna norma técnica
o protocolo convenida al efecto.
4
Ley 527 de 1999, artículo Segundo

 Firma digital: Se entenderá como un valor numérico que se adhiere a un
mensaje de datos y que, utilizando un procedimiento matemático conocido,
vinculado a la clave del iniciador y al texto del mensaje permite determinar que
este valor se ha obtenido exclusivamente con la clave del iniciador y que el
mensaje inicial no ha sido modificado después de efectuada la transformación 3.
 Entidad de Certificación: Es aquella persona que, autorizada conforme a la
presente ley, está facultada para emitir certificados en relación con las firmas
digitales de las personas, ofrecer o facilitar los servicios de registro y
estampado cronológico de la transmisión y recepción de mensajes de datos,
así como cumplir otras funciones relativas a las comunicaciones basadas en
las firmas digitales3.
La Superintendencia de Industria y Comercio, mediante concepto 01042623 del 16
de julio de 2001, explico la forma en que funciona una firma digital en un mensaje
de datos:
“ (…) Así las cosas, se tienen que la firma digital es un valor numérico
puesto en un documento y que circula con el mismo de una manera
completamente electrónica. Estos valores numéricos son agregados en el
documento por su creador mediante una llave privada que sólo él
reconoce, previamente asignada por una entidad certificadora.
En el proceso de emisión de un certificado digital, se crean dos llaves o
claves en forma simultánea: Una privada y una pública. La llave pública es
de conocimiento general y forma parte del certificado digital que será
emitido por la entidad y utilizada por el suscriptor para identificarse
Una vez el mensaje llega al destinatario, éste verifica cuál es el origen del
mensaje. La verificación se hace mediante el certificado del creador u
originador, el cual contiene el nombre y la llave pública del mismo. Si dicha
llave pública logra el efecto de desencriptar o permitir la lectura de la firma
contenida en el mensaje, puede tener la seguridad de que éste
efectivamente fue creado mediante el uso de la llave privada
correspondiente (…)”. Subrayado fuera de texto.
En lo que respecta a entidades de certificación, expresó que:
Según lo establecido por la ley 527 de 1999, entidad de certificación “es la
persona que previa autorización de la Superintendencia de Industria y
Comercio está facultada para emitir certificados en relación con las firmas
digitales de las personas, ofrecer o facilitar los servicios de registro y
estampado cronológico de la transmisión y recepción de mensajes de
datos, así como cumplir otras funciones relativas a las comunicaciones
basadas en las firmas digitales”.
Señala la misma ley que pueden ser entidades de certificación las
personas jurídicas de naturaleza pública o privada, nacionales o
extranjeras, así como las cámaras de comercio.
Por su parte el decreto 1747 de 2000, reglamentario de la ley 527 de 1999
señala dos tipos de entidades de certificación cuyas características son las
siguientes:
Entidades de certificación cerradas. Estas ofrecen servicios de las
entidades de certificación sólo para el intercambio de mensajes entre la
entidad y el suscriptor, sin exigir remuneración por ello.
Entidades de certificación abiertas. Son aquellas que ofrecen servicios
propios de las entidades de certificación de tal manera que su uso no se

limita al intercambio de mensajes entre la entidad y el suscriptor o, recibe
remuneración por los servicios que prestan.
De éstas se genera tácitamente una clasificación en cuanto a la forma
como puede ser autorizada la prestación de los servicios por parte de
estas entidades.
Así mismo, la Superintendencia de Industria y Comercio, mediante concepto
02031716 del 28 de mayo de 2002, determino que:
Ahora bien, el mecanismo que brinda mayor seguridad en la verificación
de la firma digital es el certificado expedido por una entidad certificadora
autorizada por la Superintendencia de Industria y Comercio, el cual
contiene el nombre y la clave pública del suscriptor, de modo que, si dicha
clave pública unida al mensaje de datos, utilizando un procedimiento
matemático conocido, logra el efecto de verificar la firma contenida en el
mensaje, puede acreditar la seguridad de su procedencia.

Entidades de certificación de firmas digitales
La ley 527 de 1999 define a la entidad de certificación de firmas digitales
como, "aquella persona que, autorizada conforme a la presente ley, está
facultada para emitir certificados en relación con las firmas digitales de las
personas, ofrecer o facilitar los servicios de registro y estampado
cronológico de la transmisión y recepción de mensajes de datos, así como
cumplir otras funciones relativas a las comunicaciones basadas en las
firmas digitales".
De la anterior definición se deduce que, la actividad de las entidades de
certificación a las que se refiere la ley 527 de 1999, gira esencialmente
alrededor de las firmas digitales.
De otra parte, el decreto 1747 de 2000 dispone que, es entidad de
certificación cerrada aquella "que ofrece servicios propios de las entidades
de certificación sólo para el intercambio de mensajes entre la entidad y el
suscriptor, sin exigir remuneración por ello" y entidad de certificación
abierta, aquella "que ofrece servicios propios de las entidades de
certificación, tales que: a) Su uso no se limita al intercambio de mensajes
entre la entidad y el suscriptor, o b) Recibe remuneración por éstos".
En Colombia, hasta la fecha, solamente existe una entidad de certificación
cerrada y una de certificación abierta.
• La entidad de certificación cerrada es la sociedad LATIN TRUST ANDINA
S.A. antes CERTYNET S.A., ubicada en la carrera 7 No. 71-52 torre B
oficina 509, Bogotá D.C.
• La entidad de certificación abierta es CERTICAMARA, con domicilio en la
carrera 9 No. 16-21 en Bogotá.
En razón de lo expuesto reiteramos que, la actividad de certificación en el
ámbito de la ley 527 de 1999 se relaciona con la firma digital de las
personas. En este sentido, para obtener un certificado de firma digital,
debe acudir ante una entidad certificadora de aquellas debidamente
autorizadas por la Superintendencia de Industria y Comercio.

Al analizar la normatividad antes descrita se concluye que la firma digital no es una
imagen, ni una representación grafica de una palabra, la firma digital es una
fórmula matemática que contiene datos de la persona que elabora el documento
tales como nombre, cargo que ocupa en la empresa y fecha de elaboración.

Cabe destacar que la firma digital es utilizada para realizar trámites electrónicos y
esta tiene validez jurídica en el documento mientras se mantenga en medio digital,
ya que solamente de esta manera se pueden verificar los datos sobre la
autenticidad del autor y del contenido del mensaje por lo que una vez este
documento se imprime, la firma digital pierde su validez jurídica, sin embargo para
efectos de consulta del documento impreso por parte de terceros y para que estos
puedan verificar la autoría e integralidad del certificado es posible incluir en este
una nota en la cual se indique que el documento original fue firmado digitalmente y
que se encuentra en determinada dirección de Internet.
Ahora bien, es necesario establecer que firma digital no es lo mismo que firma
escaneada, la diferencia radica en que esta última es una imagen de la firma
manuscrita que es pegada en un documento electrónico, la cual se constituye en
un tipo de firma mecánica; el Decreto 2150 de 1995, o Ley anti-trámites, en su
artículo 12 señala que:
“Articulo 12. Firma Mecánica. Los jefes de las entidades que integran la
Administración Pública podrán hacer uso, bajo su responsabilidad, de la
firma que procede de algún medio mecánico, en tratándose de firmas
masivas. En tal caso, previamente mediante acto administrativo de
carácter general, deberá informar sobre el particular y sobre las
características del medio mecánico”.

El derecho se ocupa de los documentos o instrumentos para clasificarlos, para
regular su forma y valor probatorio, para exigirlos como requisitos de validez de
ciertos actos jurídicos, (como por ejemplo la escritura pública de compraventa) para
prevenir y castigar su adulteración, para tutelar la fe pública envuelta en ellos para
salvaguardar su autenticidad, para regular la forma de notificarlos o publicarlos.

ANEXO

Capacidad de Condiciones Plazo
Tipo de soporte Consideraciones
almacenamiento ambientales Almacén
5º a 32º C y Regrabable + 1.000
2a5
Disquete 3 ½ 1,44 a 120 MB 20% a 60% veces Norma ISO/IEC
años
HR 9529
Cinta magnética Regrabable + 1.000
1.600 b.p.i 5º a 45º C y veces Reescribir cada 10
5 a 10
20% a 80% años Rebobinar cada 2
Cinta magnética años
Magnéticos

112.5 GB HR15 años Norma ISO/IEC
6.350 bpi
3788
Regrabable + 1.000
5º a 32º C y
Cartucho 1/2" y 5 a 10 veces Reescribir cada 10
8 MB / 2 GB 20% a 80%
1/4" años años Rebobinar cada 2
HR
años Norma ISO 8462
Cinta DAT de 4 Regrabable + 1.000
2 a 24 GB 5º a 32º C y veces Reescribir cada 10
mm. 5 a 10
20% a 60% años Rebobinar cada 2
años
Cinta de 8 mm 3.5 a 25 GB HR años Norma ISO
8462/IEC 11319 y 12246
Regrabable (RW) + 1.000
CD-ROM, CD-R veces Reescribir cada 10
0,65 GB16 -5º + 30º C17
y CD-RW años Normas ISO/IEC
Ópticos

10 a 20 9660 y 1014
años Regrabable (RW) + 100
DVD-ROM 4,7 a 18 GB18 4,7 -10º a 50º C
veces Reescribir cada 10
DVD-RAM DVD- a 9,4 GB 3% a 85%
años Normas ISO/IEC
R y DVD-RW 4,7 GB HR
16824 y 16825
Condiciones ambientales de conservación
Humedad Relativa
Soporte Temperatura
(HR)
Electromagnético + 2º C hasta 18º C +/- 1º C 40% +/- 2%
40% hasta 55% +/-
Óptico + 2º C hasta 18º C +/- 1º C
2%

Predicción de la longevidad de los soportes electrónicos:

Predicción de la
Tipo de medio
longevidad
Discos magnéticos
Los discos duros 2-5 años
Disquetes flexibles 5-15 años
Cintas magnéticas
Digital 5-10 años
Devices 10-30 años
Los discos ópticos
CD-RW, DVD-RW, DVD + RW 5-10 años
CD-R (cianinas y los colorantes azoicos) 5-10 años

CD de audio, películas en DVD 10-50 años
CD-R (tinte ftalocianina, capa de metal de plata) 10-50 años
DVD-R, DVD + R 10-50 años
CD-R (tinte ftalocianina, capa de metal de oro) > 100 años
Otros discos ópticos
MO, WORM, etc 10-25 años?
Flash Media

La vida útil de los equipos físicos se calcula en (5) cinco años como máximo.

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