Un documento electrónico es todo contenido creado electrónicamente que contiene información para facilitar transacciones o compartir información entre partes. Los documentos electrónicos se caracterizan por su fácil accesibilidad desde cualquier dispositivo, su capacidad de búsqueda y recuperación instantánea de información, e integración con otras herramientas.

1. DOCUMENTOS ELECTRONICOS
La definición exacta puede variar, pero un documento
electrónico, también conocido como "e-document" o
"e-doc"; es todo contenido originalmente creado
desde una aplicación electrónica y que contiene
información para facilitar transacciones o compartir
información entre las partes.

2. ¿QUÉ ES UN DOCUMENTO ELECTRÓNICO?
La definición exacta puede variar, pero un
documento electrónico, también
conocido como "e-document" o "e-doc";
es todo contenido originalmente creado
desde una aplicación electrónica y que
contiene información para facilitar
transacciones o compartir información
entre las partes.

3. CARACTERÍSTICAS DE LOS DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS
A Continuación, Vamos A Detallar Las 3 Características Principales Que Poseen Los
Documentos Electrónicos, Estas Son:
1. Fácil accesibilidad
Los documentos electrónicos tienen la principal característica de que podemos acceder a
ellos de múltiples formas; desde cualquier dispositivo móvil, y en el lugar en que
estemos, incluso si trabajamos de manera remota.

4. BÚSQUEDA Y RECUPERACIÓN
INSTANTÁNEA
Cuanto más fácil de usar una herramienta
de gestión de documentos electrónicos,
mejor. Todos utilizamos motores de
búsqueda para ubicar lo que necesitamos
en Internet y, como tal, debe esperar una
función de búsqueda en su plataforma
digital de Electronic Document
Management —EDM—elegida que sea igual
de fácil y completa de usar.

5. Integración Abierta Un EDM puede
integrarse con las
otras herramientas
comerciales
esenciales que
tenemos, desde el
correo electrónico
hasta las firmas
electrónicas.
Esto optimizará el flujo
de trabajo, ya que
permitirá que la
información esté
disponible en todos los
sistemas que se usen
en cada departamento
de la empresa.
Por ejemplo, guardar automáticamente todos los datos
esenciales de un cliente para la elaboración inmediata de
documentos electrónicos para firmar con una herramienta
de firma digital.

6. Tipos De Documentos Electrónicos
Hacer un archivo digital en Word es sencillo; este
programa es uno de los procesadores de texto más
conocidos del mundo. Con él se hacen documentos
con características particulares a gusto del usuario.
Archivo digital en Word

7. Archivo digital en PDF
El formato PDF permite mantener intactos
todos los elementos no textuales,
independientemente del formato original del
documento. Esto incluye, por ejemplo, las
imágenes, los diseños de maquetación y los
hipervínculos.
1. Formato universal
2. Integridad gráfica
3. Adaptable a cualquier sistema
4. Seguridad
6.Tamaño de archivo reducido
7. Durabilidad

8. Archivo Digital Comprimido
Los archivos comprimidos (comprimidos) ocupan
menos espacio de almacenamiento y se pueden
transferir a otros equipos más rápidamente que
archivos sin comprimir. En Windows, se trabaja
con las carpetas y archivos comprimidos de la
misma manera que con los que están sin
comprimir.

9. El formato avi permite almacenar simultáneamente un
flujo de datos de video y varios flujos de audio. El
formato concreto de estos flujos no es objeto del
formato AVI y es interpretado por un programa
externo denominado códec. Es decir, el audio y el
video contenidos en el AVI pueden estar en cualquier
formato (AC3/DivX, o MP3/Xvid, entre otros). Por eso
se le considera un formato contenedor.
DOCUMENTO AVI = ARCHIVO DE VIDEO

10. Ventajas De Los Documentos Electrónicos Para Las
Empresas
• Acceso rápido a la información – desde
diferentes lugares y dispositivos
• Trazabilidad de cada detalle de la gestión
gracias a la documentación y al sistema de
registros
• Evita archivos duplicados y datos redundantes
• Ahorra costes relacionados con el almacenamiento
físico de los documentos (alquiler, manipulación)

11. Reducción De Errores Humanos
La entrada manual de datos suele estar plagada de
errores humanos que cuestan tiempo y dinero.
Las soluciones de automatización del flujo de
trabajo nos ayudan a eliminar los errores humanos,
lo que impulsa nuestro proceso comercial.
Acceso Más Fácil A Los Datos
Todos sabemos que recuperar documentos
manualmente puede ser un proceso lento y, en
algunos casos, imposible porque están dañados o
rotos. ¡El tiempo es dinero!