El documento habla sobre los documentos electrónicos, definiéndolos y describiendo sus características funcionales como el carácter multimedial, hipertextual y omniaccessible. Explica los desafíos de preservar documentos electrónicos debido a su naturaleza volátil y a la obsolescencia tecnológica. Finalmente, enfatiza la importancia de tener una visión estratégica clara y flexibilidad para abordar con éxito la conservación de documentos digitales.

1. DOCUMENTOS ELECTRONICOS EJE TEMATICO No. 2 Integrantes: Nini Johana Trujillo Maria Beatriz García Paola Andrea Hurtado Claudia Esperanza Gómez Jacqueline Sarmiento Docente: Jorge Mario Zuluaga Campuzano Universidad del Quindío Programa Ciencia de la información y Documentación Bibliotecología y Archivistica Armenia 2010

2. Definición: Se considera documento electrónico a la información de cualquier naturaleza almacenada en un registro lógico susceptible de ser leído por equipos electrónicos de procesamiento de datos, según un formato determinado, susceptible de identificación y tratamiento diferenciado. Documento electrónico:

3. Los componentes del documento electrónico pueden residir en diferentes partes del soporte e incluso del sistema. Los principales son: Contiene un mensaje (texto alfanumérico, diseño gráfico, esquema, fotografía, etc.); Está expresado en un lenguaje convencional (el de los bits); Se encuentra plasmado en un soporte (servidor, cinta, disco, usb, dvd, etc.); Esta destinado a durar en el tiempo Componentes :

4. Carácter interactivo: El documento electrónico permite que el usuario pregunte por contenidos, ingrese comentarios, modifique o agregue contenidos. El documento digital puede, además, reaccionar ante exigencias del lector. Puede, por ejemplo, cambiar aspectos del formato a petición de quién consulta, presentar parte de la información que contienen como respuesta a preguntas, o hacer que determinados programas subyacentes corran cuando el usuario manipule lugares, señales o aspectos del documento. Características: 1. Funcionales:

5. CARÁCTER MULTIMEDIATICO: Los documentos digitales permiten integrar en un sólo ambiente información registrada en forma de texto, de imágenes fijas o en movimiento, y de sonido. Los documentos digitales permiten que quién los elabora, combine distintas formas de presentar información en un sólo documento. El documento digital puede, así, combinar texto con sonido; sonido con imágenes; imágenes con texto, o las tres cosas simultáneamente.

6. CARÁCTER HIPERTEXTUAL Los documentos tradicionales obligan a lecturas lineales: un libro se lee desde la primera página hasta la última; en un documento electrónico, es posible establecer relaciones entre una palabra, o una frase que aparezca en un lugar -párrafo, página o sección- con otra palabra o frase en otro lugar del documento . De hecho, en un documento digital, es posible establecer relaciones entre palabras, frases, imágenes, textos o sonidos ubicados en un documento, e información textual, visual o auditiva, ubicada en cualquier otro documento al cual se pueda acceder electrónicamente; es decir, con tal que se encuentre en el mismo disco, computadora o red. Es esta característica la que permite que se pueda navegar de una "Página Web" a otra a través de Internet.

7. CARÁCTER “OMNIACCESIBLE” Los autores de documentos tradicionales sienten la necesidad de extender su discursos por medios de recursos diversos que lo relacionen con otros discursos y otros autores. Para el lector resulta imposible, por si mismo, llegar hasta las fuentes que los autores utilizan, refieren o citan. Con los documentos digitales esta limitación es superada. La posibilidad de establecer "hiperrelaciones" entre documentos ubicados en distintos sitios Web, no importa la región o país donde se encuentren, permite que los documentos electrónicos, ubicados no importa donde, si están en un medio conectado en red con Internet, puedan ser accedidos desde cualquier otro lugar. Son, en consecuencia, accesibles desde todas partes; son "omniaccesibles".

8. MUTABILIDAD E IDENTIDAD EN LOS DOCUMENTOS DIGITALES: CARÁCTER “MUTABLE” El documento digital se produce en el mismo medio en que se publica: un medio electrónico. Esto facilita enormemente efectuar cambios en él. No es necesario reproducirlo por entero una vez que se le hayan efectuado cambios al documento, como es el caso en un documento impreso o audiovisual tradicional.

9. “ VOLATILIDAD” Un documento electrónico es fácilmente publicable para que el mundo entero lo pueda consultar. Pero así como es fácil publicarlo, es igualmente fácil sacarlo de circulación. La relativamente corta vida de algunos " sitios Web ", o por el contrario, la muy dinámica vida de otros, puede traer como consecuencia que el documento que consultamos hoy, a lo mejor mañana ya no esté ahí; a lo mejor a partir de mañana deja de ser accesible o sencillamente deja de existir. Los documentos electrónicos que no han sido guardados y procesados para hacerlos permanentemente recuperables, pueden tener una vida muy corta y contingente; una vida "volátil".

10. CLASIFICACIÓN DOCUMENTOS ELECTRONICOS TIPOS: Los documentos electrónicos pueden ser de diversos tipos: DIGITALIZADOS DIGITALES PARA IMPRIMIR MULTIMEDIATICOS Digitalizados: Creados a partir de documentos impresos. Digitales para imprimir: Creados para ser impresos. Multimediaticos: Creados para ser exclusivamente consultados desde un computador.

11. CUADRO DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL El sistema comúnmente utilizado para la clasificación documental, sea esta en formato papel o electrónico es el CCD ( Cuadro de Clasificación Documental). Cuadro de Clasificación Documental: Este es el instrumento técnico que refleja la base de un archivo teniendo en cuenta las atribuciones y funciones de cada dependencia o entidad productora de los documentos. Se fundamenta en las estructuras y jerarquías administrativas de la institución con base en el organigrama funcional de la entidad. La organización de los documentos se realiza de acuerdo al mismo orden en que se dividen y subdividen las diversas dependencias del organismo de procedencia.

12. ¿QUÉ DEBE TENER UN CCD? Un CCD se compone de los siguientes elementos: FONDO: Es el conjunto documental procedente de una institución o persona, siendo el resultado natural de la actividad que la entidad realiza. SECCIÓN : Es la primera división en que se ordena un fondo, las cuales conforme al principio de procedencia y orden original se organizan de acuerdo a la estructura orgánica. SERIE: Es la división de una sección, que corresponde al conjunto de documentos producidos en el desarrollo de una misma función o actividad administrativa. Regulados por la misma norma de procedimiento, se refieren a un tema especifico. CODIGO: Clave arbitraria que se puede integrar de números o números y letras. Es la herramienta para la relación de documentos entre si.

13. FONDO: FONDOS PUBLICOS SECCIÓN: ADMINISTRACIÓN DIRECTA. SUBSECCIÓN: REFORMA Y DESARROLLO AGRARIO SECCIÓN: 45000M EXPEDIENTES SANCIONADORES EN MATERIA DE MONTES

15. El paso del documento tradicional impreso en papel al documento electrónico en formato digital representa un reto para los profesionales, quienes tienen que estar preparados para enfrentar los cambios tecnológicos y crear formas adecuadas de conservación. A esta conclusión arribaron seis especialistas que participaron en la mesa redonda “Gobierno digital y sus implicaciones en la gestión y seguridad de la información”, organizada por la carrera de Archivística Explica, en términos prácticos, lo que significa conservar documentos; describe los diferentes mecanismos utilizados actualmente para conservar documentos electrónicos, señala la naturaleza y función de los metadatos en el proceso de conservación; e identifica las aptitudes requeridas para conservar documentos electrónicos. Conservación de los documentos electrónicos:

16. La conservación preventiva de los soportes para garantizar la permanencia de la información y del valor jurídico del documento es uno de los principios que rigen la gestión de los archivos y, por tanto, también de los archivos de documentos electrónicos. La investigación en su preservación se enfrenta fundamentalmente a dos retos: en primer lugar, la creación de depósitos de conservación adecuados, tanto físico-lógicos (disquetes, discos compactos, video discos digitales, etc.) para los originales y las copias, como contenedores y almacenes de estos depósitos seguros, siempre en óptimas condiciones. Por otra parte, sería necesaria la adopción de nuevas y más urgentes medidas de actuación ya que lo digital es más vulnerable al paso del tiempo que el papel. Retos de la conservación de los documentos electrónicos:

17. Los soportes de los documentos digitales tienen una capacidad de resistencia menor a la acción de agentes de deterioro naturales como humedad, oxidación, magnetismo y elementos bióticos. Además, se enfrentan a un nuevo fenómeno más peligroso incluso que el anterior: la obsolescencia técnica tanto de los depósitos físico-lógicos, que debido a los avances tecnológicos se convierten en inútiles aún antes de que se deterioren, como de los elementos de hardware y de software mediante los que se han creado, a causa de su rápida sustitución por otros nuevos e incompatibles que hacen imposible su decodificación para la lectura. La adecuada conservación de un archivo de documentos electrónicos debe plasmarse, como en cualquier otro archivo, en la elaboración de un detallado programa de intervención, que constará de tres partes: un plan de preservación, un conjunto de medidas de conservación preventiva y un proyecto de restauración de documentos deteriorados allí donde sea necesario

18. Determinar las consideraciones estratégicas: Los archiveros que quieran trabajar con documentos electrónicos deben recordar cuatro aspectos básicos que serán la clave de su éxito. Esos aspectos constituirán la base de su visión estratégica: las claves del éxito de un programa son una clara visión estratégica, una comprensión realista de las posibilidades del programa y flexibilidad para adaptarse a los cambios en las prioridades y a las necesidades del cliente

19. para obtener buenos resultados, los archiveros deben aprovechar las oportunidades y ser intervencionistas; los archiveros deben potenciar el valor añadido y los servicios que prestan a sus clientes; ni las cuestiones archivísticas ni las concernientes a la gestión de documentos podrán considerarse como prioridades aisladas. Por el contrario, deberían entenderse Promoverse como elementos esenciales para que las organizaciones alcancen sus objetivos más amplios: los poderes públicos y las empresas no pueden operar de manera eficaz sin documentos y la gestión archivística en su conjunto es fundamental para lograr esos objetivos.

20. Objetivos globales de la conservación digital: Asegurar la legibilidad e inteligibilidad de los objetos digitales conservados. Conservar la autenticidad e integridad de los mismos. Problemas a los que se enfrenta la conservación digital: La obsolescencia del hardware. La dependencia del software . El deterioro del soporte de almacenamiento. Objetivo de la conservación de los documentos

21. Son unidades estructuradas de información registrada, publicada o no publicada, y gestionada como unidades discretas en sistemas de información estos tienen una estructura lógica de relaciones entre pequeños elementos de datos que comprenden el total del documento. Documento electronico de archivo: «Un documento electrónico se convierte en documento de archivo cuando toma parte en una transacción de una determinada organización»

22. El archivo de documentos electrónicos es un conjunto de documentos producidos, recibidos o reunidos por una persona física o jurídica de modo natural y espontáneo en el transcurso y como apoyo de su gestión de la que es testimonio haciendo uso de la tecnología para así garantizar su valor informativo, legal y cultural así como de permitir su acceso y uso.

23. TENDENCIAS TECNOLÓGICAS: El sistema informático de un archivo debe integrar todas las tareas que éste realiza, las cuales son: adquisición del material que necesita y cuya compra dependa de su propio presupuesto (ordenadores, mobiliario, material de oficina, soportes documentales...) control de la documentación que alberga, de los distintos tipos de accesos al sistema que se otorgan, las consultas a la base de datos, de los períodos de transferencia, almacenamiento de los documentos; y difusión de la información y de la documentación de que dispone.

24. Contar con una base de datos idónea para su gestión y con una Hardware (escáneres, dispositivos de digitalización y servidores) que permitan que los procesos se realicen con eficacia. Contar con un software de gestión documental que se amolde a los procesos de la organización. Contar con redes en donde los diferentes usuarios accedan a la información que se encuentra en los servidores.(Intranet e Internet). Los diferentes usuarios deben contar con cuentas de usuario que les permita el acceso a la consulta de determinada información para la cual estén habilitados. Los administradores del software, deben ser personal idóneo para permitir que los documentos digitalizados se codifican e indexan en la base de datos del servidor.

25. “ El sistema implantado en un archivo de documentos electrónicos deberá tener en cuenta los avances de la tecnología y permitir volcar su información de una forma fácil y fiable a otros soportes más modernos y acordes con la tecnología y las necesidades de la organización.” “ Los archivos electrónicos para Gestión Documental optimizan el registro, almacenamiento y recuperación de la información basada en documentos con múltiples contenidos y diferentes orígenes, a la vez que establecen mecanismos de control de acceso, distribución y destrucción de la documentación obsoleta. “

26. UN ARCHIVO DE DOCUMENTACIÓN ELECTRÓNICO DEBE: Optimizar los recursos de recuperación de la información en cuanto a tiempo espacio lugar y formato. Aumentar la eficacia para realizar diferentes transacciones con la información Facilitar el proceso total de archivo y recuperación soportándose con repositorios de las diferentes series documentales para indexación. Debe estar altamente integrado con tecnología manejada por la organización. Debe contar con alta seguridad en los niveles de acceso, definiendo diferentes autorizaciones para consulta de los diferentes usuarios.

27. Conclusiones: El acelerado desarrollo y avance de las TIC's, nos enfrenta al manejo y administración de documentos que contienen información en formatos diferentes al papel. Estos documentos que hoy por hoy se han convertido en las principales herramientas de trabajo en las organizaciones, por tanto debemos conocerlos, entenderlos y aplicarles tratamiento archivístico acorde con la legislación vigente y con las políticas de las instituciones con el fin de garantizar la seguridad, accesibilidad, organización y conservación de la información. Cualquier conjunto de información que conforme una unidad significativa independiente, registrada en un soporte electrónico, constituye también un documento. Se habla de documentos digitales porque la información, no importa su forma: texto, sonido, imagen fija o en movimiento, se registra en un medio electrónico a través de codificaciones que se basan en el uso de combinaciones de señales eléctricas. Estos gozarán de la validez y eficacia del documento original.

28. Conclusiones: En la clasificación de documentos electrónicos se debe tener en cuenta la clasificación ya establecida para los documentos en soporte físico o papel. Así se logra organizar y establecer dependencias o áreas que crean y produzcan los diversos documentos de una entidad. Es de gran importancia el impacto de los archivos electrónicos de gestión documental, los cuales pueden ser adaptados y/o integrados para hacer frente al tratamiento de los registros electrónicos, pero difícilmente pueden in­corporar, al mismo tiempo, las características funcionales de la práctica archivística tradicional. Para ello se puede implementar un cambio estratégico. El archivo de documentos electrónicos es un conjunto de documentos producidos, recibidos o reunidos por una persona física o jurídica de modo natural y espontáneo en el transcurso y como apoyo de su gestión de la que es testimonio haciendo uso de la tecnología para así garantizar su valor informativo, legal y cultural así como de permitir su acceso y uso.

29. Bibliografía: Universidad pública de Navarra.Manual de Normas y Procedimientos Archivisticos. http://www.unavarra.es/servicio/pdf/clasif_doc.PDF . Universidad de la Sallle. Organización de Archivos Electronicos. www.unisalle.edu.co/.../ documentos /organizacion_archivos_ electronicos .doc . Documentos Digitales, Definición Y Características http://www.msinfo.info/propuestas/documentos/documentos_digitales.html Wikipedia, Enciclopedia virtual, Documento electronico. http://es.wikipedia.org/wiki/Documento_electr%C3%B3nico Monografias.com, Documento electrónico. http://www.monografias.com/trabajos7/delec/delec.shtml

30. Bibliografía: Parra Betancourt y Asociados, Administración de Documentos. Cuadro de Clasificación Documental. http://www.organizarlosarchivos.com/index.php/cuadro-de-clasificacion.html Cambio de paradigma en la organización de la información en la sociedad del conocimiento http://administracionelectronica.us.es/diccionario Barcitonic s.a. GLOSARIO: http://www.barcitronic.com/glosario.aspx El profesional de la información, Revista internacional cientifica y profesional. http://www.elprofesionaldelainformacion.com/contenidos/1999/junio/los_archivos_en_la_era_digital.html