MSN Dokutalde se introduce en el sector privado para ofrecer servicios de gestión documental a empresas, como despachos profesionales, clínicas y asociaciones. Sus servicios permiten optimizar el espacio y organizar la información mediante un sistema de catalogación. Además de consultoría, realiza tareas de digitalización, destrucción de documentos confidenciales y mantenimiento de archivos. La gestión documental permite incrementar la productividad reduciendo documentos innecesarios y facilitando la búsqueda de información.

1. EMPRESAS A FONDO
MSN DOKUTALDE
Ofrece servicios de gestion
documental alas empresas
Se introduce en el sector privado para organizar
la informaci6n empresarial de las compaFiras
ocupen de administrar 105 flujos de protecci6n de protecci6n de
de informaci6n y de su manteni- datos. Y traslados especializados
SN Dokutal- miento", explica Silvia Carnicero, de bibliotecas y archivos.
de, la coopera- una de las dos promotoras de la
tiva vizcaina cooperativa. "Can todo, aunque
dedicada a la las organizaciones valoran nues-
gesti6n docu- tro trabajo la mayorfa no son
mental y cultu- conscientes de la importancia en
ral, ha comenzado a ofrecer sus tiempo y energfa de una docu-
servicios al sector privado para di- mentaci6n bien gestionada", se
versificar clientes y proyectos. lamenta.
Hasta ahora, el grueso de 105 tra- Por eso, durante todo este ejer-
bajos 105 ha realizado para insti- cicio, las responsables de la firma
tuciones y entidades publicas que
con 105 recortes presupuestarios
han limitado la externacionaliza-
Realiza labores de
ci6n de la catalogaci6n de expe- consultorfa, destrucci6n
dientes y archivos. de documentos y
Dirigidos a despachos profesio-
nales, clinicas, asociaciones y com-
traslado de bibliotecas
panias en las que se maneje un
gran volumen de documentaci6n,
sus servicios permiten optimizar el van a desarrollar una campana de Ventajas competitivas
'marketing' viral via correo elec- En la actualidad, la empresa se ha-
tr6nico para dar a conocer sus ser- IIa inmersa en la digitalizaci6n de
vicios, que suponen una ofer- 105 expedientes de 105 cole-
ta integral puesto que sus giados de un colegio oficial
soluciones comprenden to- de Bizkaia y el
do el cicio de la documen- manteni-
taci6n: desde la producida miento del
por las organizaciones has- archivo ad-
ta la recibida; desde su m in istra-
origen hasta su desti- tivo de
no final. una cli-
Por eso, ademas nica.
de realizar labo-
res de consulto-
ria persona Iiza-
do, MSN
espacio y organizar la informa- Dokutalde ejecu-
ci6n mediante "un sistema de ta tambien tareas
descripci6n y catalogaci6n en el de expurgo y des-
que se indica exactamente d6nde trucci6n confi-
quedara ubicada". "£1 espacio es dencial de docu-
dinero, par eso hay una gran de- mentos tras 105
manda entre las empresas de di- plazos de vigen-
gitalizar toda la documentaci6n y cia legal y segun
de formar alas trabajadores pa- las directrices
ra que sean ellos mismos quien se que marca la ley

2. "Administramos las altas en la ba-
se de datos y la descripci6n de 105
expedientes que se vayan gene-
rando" puntualiza Carnicero.
Asimismo. esta organizando el
archivo de un despacho de abo-
gados y asesorando a un labora-
torio dedicado a la investigaci6n
sobre la herramienta informatica
necesaria para la modernizaci6n
del archivo de catalogaci6n en la
base de datos.
"Para cualquier organizaci6n la
gesti6n documental es un gran
reto, que tarde 0 temprano tie-
ne que enfrentar, a riesgo de con-
vertirse en una empresa con per-
didas de productividad y poco ac-
tualizadas.
Sin embar-
go, la im-
plantaci6n
de un sistema
de gesti6n
documental
permite un
incremento
exponencial
de la produc-
tividad, ya
que facilita la
ubicaci6n y el
manejo de la
informaci6n
ademas que
reduce en
gran medida el exceso de docu-
mentes que generalmente se con-
servan y que no son importantes".
defiende Carnicero.
Ademas de suponer un ahorro
de tiempo y espacio, la cataloga-
ci6n de la informaci6n permite
reducir costes, al disminuir dras-
ticamente duplicidades, fotoco-
pias innecesarias, tiempos de bus-
queda de documentos, grabacio-
nes multiples de datos ... Y re-
dunda en una mejora de la satis-
facci6n del cliente interno y ex-
terno al aumentar la productivi-
dad interna y disminuir los tiem-
pos de atenci6n al cliente.