El documento discute los aspectos clave que deben considerarse antes de implementar una herramienta de gestión documental. Explica que la gestión documental es cada vez más importante para las organizaciones y destaca la necesidad de auditar la información y conocimiento de una organización, así como obtener el apoyo de la dirección, para garantizar el éxito de un proyecto de gestión documental.
La entrevista explora cómo los archivos no estaban preparados para el trabajo remoto requerido durante la pandemia de COVID-19 y las lecciones que se aprenderán. El experto Carlos Zapata argumenta que los archivos deben mejorar la planificación de contingencias, acelerar la digitalización, y desarrollar nuevas habilidades para adaptarse a escenarios imprevistos. Además, los archivos deben aprovechar esta situación para fortalecer su relación con la sociedad y garantizar el acceso a la información.
El documento habla sobre la validez jurídica de los documentos y archivos electrónicos. Explica que tanto las empresas como las dependencias públicas necesitan conocer las implicaciones jurídicas del uso de documentos electrónicos. Algunas cuestiones jurídicas clave son la validez legal y admisibilidad de documentos electrónicos, la digitalización de documentos en papel, y la conservación y seguridad de documentos electrónicos. También discute conceptos como documento electrónico, archivo electrónico y firma electrónica.
Este documento presenta información sobre el tratamiento de documentos electrónicos, objetivos de la gestión documental, conceptos de expedientes electrónicos y expedientes híbridos, y procesos técnicos de la gestión documental como la producción, trámite, clasificación, ordenación, selección y descripción de documentos. Además, incluye consejos prácticos para el archivo de documentos.
Este documento trata sobre la definición y características de los documentos electrónicos. Explica que los documentos electrónicos son aquellos cuyo soporte es electrónico o magnético y cuyo contenido está codificado digitalmente. Describe las principales características funcionales de los documentos electrónicos como su carácter multimedia, hipertextual y omniaccessible. Además, clasifica los documentos electrónicos según su forma de creación, origen y formato, y ofrece recomendaciones para la conservación y preservación a largo plazo
Este documento contiene información sobre cuatro semanas de trabajo en la carrera de Información y Documentación. Incluye temas como la tipología de documentos, documentos y tecnología, edición electrónica, hipertexto y documentos virtuales. También incluye normas para el tratamiento de publicaciones electrónicas.
El documento describe las ventajas de usar LogicalDOC, una solución de gestión de documentos, incluyendo acceso rápido a la información a través de un motor de búsqueda, importación automática de correos electrónicos y carpetas, y la habilidad de diseñar flujos de trabajo visualmente sin necesidad de codificar. LogicalDOC también ofrece control y trazabilidad de documentos, colaboración a través de flujos de trabajo, y automatización de procesos empresariales.
El documento habla sobre los documentos electrónicos. Explica que un documento electrónico es el resultado del avance tecnológico y la digitalización de documentos. Luego describe el marco jurídico y normativo relacionado con los documentos electrónicos en Colombia. Finalmente, define conceptos clave como documento electrónico, firma electrónica y estructura lógica de los documentos electrónicos. En resumen, el documento provee una introducción al tema de los documentos electrónicos desde una perspectiva jurídica y técnica.
Este documento trata sobre la gestión de documentos electrónicos. Explica que los documentos electrónicos han cobrado importancia debido a que permiten el acceso y recuperación rápida de información. Luego define conceptos clave como documento electrónico, ciclo vital de la información, datos e información electrónica, y modos de estructurar datos como documentos y bases de datos. Finalmente, enfatiza la importancia de adquirir equipos y aplicaciones que permitan la adaptación a cambios tecnológicos sin afectar la información almacen
La entrevista explora cómo los archivos no estaban preparados para el trabajo remoto requerido durante la pandemia de COVID-19 y las lecciones que se aprenderán. El experto Carlos Zapata argumenta que los archivos deben mejorar la planificación de contingencias, acelerar la digitalización, y desarrollar nuevas habilidades para adaptarse a escenarios imprevistos. Además, los archivos deben aprovechar esta situación para fortalecer su relación con la sociedad y garantizar el acceso a la información.
El documento habla sobre la validez jurídica de los documentos y archivos electrónicos. Explica que tanto las empresas como las dependencias públicas necesitan conocer las implicaciones jurídicas del uso de documentos electrónicos. Algunas cuestiones jurídicas clave son la validez legal y admisibilidad de documentos electrónicos, la digitalización de documentos en papel, y la conservación y seguridad de documentos electrónicos. También discute conceptos como documento electrónico, archivo electrónico y firma electrónica.
Este documento presenta información sobre el tratamiento de documentos electrónicos, objetivos de la gestión documental, conceptos de expedientes electrónicos y expedientes híbridos, y procesos técnicos de la gestión documental como la producción, trámite, clasificación, ordenación, selección y descripción de documentos. Además, incluye consejos prácticos para el archivo de documentos.
Este documento trata sobre la definición y características de los documentos electrónicos. Explica que los documentos electrónicos son aquellos cuyo soporte es electrónico o magnético y cuyo contenido está codificado digitalmente. Describe las principales características funcionales de los documentos electrónicos como su carácter multimedia, hipertextual y omniaccessible. Además, clasifica los documentos electrónicos según su forma de creación, origen y formato, y ofrece recomendaciones para la conservación y preservación a largo plazo
Este documento contiene información sobre cuatro semanas de trabajo en la carrera de Información y Documentación. Incluye temas como la tipología de documentos, documentos y tecnología, edición electrónica, hipertexto y documentos virtuales. También incluye normas para el tratamiento de publicaciones electrónicas.
El documento describe las ventajas de usar LogicalDOC, una solución de gestión de documentos, incluyendo acceso rápido a la información a través de un motor de búsqueda, importación automática de correos electrónicos y carpetas, y la habilidad de diseñar flujos de trabajo visualmente sin necesidad de codificar. LogicalDOC también ofrece control y trazabilidad de documentos, colaboración a través de flujos de trabajo, y automatización de procesos empresariales.
El documento habla sobre los documentos electrónicos. Explica que un documento electrónico es el resultado del avance tecnológico y la digitalización de documentos. Luego describe el marco jurídico y normativo relacionado con los documentos electrónicos en Colombia. Finalmente, define conceptos clave como documento electrónico, firma electrónica y estructura lógica de los documentos electrónicos. En resumen, el documento provee una introducción al tema de los documentos electrónicos desde una perspectiva jurídica y técnica.
Este documento trata sobre la gestión de documentos electrónicos. Explica que los documentos electrónicos han cobrado importancia debido a que permiten el acceso y recuperación rápida de información. Luego define conceptos clave como documento electrónico, ciclo vital de la información, datos e información electrónica, y modos de estructurar datos como documentos y bases de datos. Finalmente, enfatiza la importancia de adquirir equipos y aplicaciones que permitan la adaptación a cambios tecnológicos sin afectar la información almacen
Este documento trata sobre la gestión de documentos electrónicos. Explica que los documentos electrónicos han cobrado importancia debido a que permiten el acceso y recuperación rápida de información. Describe las tres fases del ciclo vital de la información, los modos de estructurar datos como documentos y bases de datos, y la importancia de adquirir equipos y aplicaciones que permitan la adaptación a cambios tecnológicos sin afectar la información almacenada.
El documento resume el uso de las tecnologías de la información y la comunicación (TIC) en la archivística. Explica que las TIC como computadoras, internet y bases de datos han permitido digitalizar los archivos y procesar la información de manera más eficiente. También discute los roles que pueden asumir los profesionales de archivos y los desafíos futuros de adaptarse a los avances tecnológicos.
Este documento presenta una introducción a la gestión de documentos digitales. Explica que la gestión documental incluye el ciclo de vida completo de los documentos y por qué es necesaria para una buena gestión de la información. Compara las desventajas de la gestión de documentos en papel con las ventajas de los sistemas de gestión electrónica de documentos. Finalmente, propone una metodología para la implementación de un sistema de gestión electrónica de documentos que incluye analizar la situación actual y definir los requisitos funcionales y
Este documento trata sobre la gestión de la información y el conocimiento. Explica las diferencias entre información y conocimiento, siendo la información datos procesados con significado, y el conocimiento una mezcla de experiencia e información interiorizada. También describe la gestión de la información como la generación, almacenamiento y recuperación de datos, mientras que la gestión del conocimiento implica diseñar estrategias para aprovechar lo que una organización sabe. Por último, señala que la gestión del conocimiento es una actividad más definida en las organizaciones.
Eje tematico no 1 gestion docc digitalesSandra Marin
Eje tematico No 1:
El Documento Electrónico
El ciclo vital de la información sus 3 fases
El dato individual a la información electrónica estructurada
- Que es información
- Que es un dato
-Porque es diferente la información electrónica
Creación de datos electrónicos
Modos de estructurar los datos:
-Documentos
-Bases de datos
Adquisición de equipos y aplicaciones para la información electrónica.
Tratamiento de los Documentos Electronicosdicarola16
La gestión de los documentos electrónicos en la actualidad esta aplicada en todos los campos de la actividad humana. De ahí que se tenga como una asignatura indispensable en todas las áreas y carreras del conocimiento de nivel intermedio y profesional.
PRIMER EJE TEMÁTICO: EL DOCUMENTO ELECTRÓNICOcaritol12345
Este documento presenta una introducción a la gestión de documentos electrónicos. Explica la importancia de los documentos electrónicos y sus características. Define conceptos clave como datos, información y documento electrónico. Describe el ciclo de vida de la información y los procesos de creación y estructuración de datos electrónicos. Además, analiza las clases y características de los documentos electrónicos y las consideraciones para la adquisición de equipos y aplicaciones para la información electrónica.
Tratamiento de los documentos electrónico finalnina548
Este documento describe el tratamiento de los documentos electrónicos. Explica que los documentos electrónicos requieren un análisis detallado que vaya más allá de su estructura legal. También discute la organización de documentos electrónicos, incluyendo la clasificación de series y subseries, y los principios para organizar archivos electrónicos como la identificabilidad y el soporte de políticas.
Este documento presenta información sobre la gestión de documentos electrónicos. Explica que las organizaciones deben establecer estrategias de conservación y un espacio seguro para los documentos electrónicos. También describe los objetivos de la gestión de documentos electrónicos, como facilitar el acceso a la información y mantener la integridad de los documentos. Finalmente, explica conceptos como el expediente electrónico, expediente híbrido y el proceso de gestión documental.
Este documento trata sobre la gestión de documentos electrónicos. Explica el tratamiento de documentos electrónicos, objetivos de la gestión de documentos electrónicos, responsables, expedientes electrónicos e híbridos, procesos técnicos documentales como clasificación y ordenación, y organización del espacio de trabajo y documentos electrónicos.
Un documento electrónico es un documento cuyo contenido está codificado digitalmente y puede ser leído mediante detectores magnéticos. Originalmente los documentos electrónicos se consideraban internos, pero el desarrollo de redes e internet permitió que los documentos electrónicos se transmitieran a dispositivos distintos del papel. Sin embargo, la falta de estándares creó problemas de compatibilidad entre diferentes formatos.
Eje tematico no 1 gestion docc digitalesSandra Marin
Eje tematico No 1:
El Documento Electrónico
El ciclo vital de la información sus 3 fases
El dato individual a la información electrónica estructurada
- Que es información
- Que es un dato
-Porque es diferente la información electrónica
Creación de datos electrónicos
Modos de estructurar los datos:
-Documentos
-Bases de datos
Adquisición de equipos y aplicaciones para la información electrónica.
Presentación de la Conferencia de Prensa del Arq. José Vázquez Solís donde se presenta como Candidato a Presidente de la Federación de Colegios de Arquitectos de México.
Este documento presenta 16 problemas relacionados con las propiedades de los fluidos mecánicos. Los problemas cubren temas como la energía cinética, la presión hidráulica, la gravedad específica y la fuerza ejercida por cilindros hidráulicos. Los problemas deben resolverse para calcular valores como la presión, la fuerza, el peso y el volumen de diferentes fluidos bajo diversas condiciones.
El documento describe los diferentes tipos de calzado, los materiales y procesos de fabricación. Explica que el calzado se produce de forma artesanal o industrial y cubre las etapas del proceso como el corte, guarnecido y montado. También discute los sistemas de numeración de tallas de calzado en Europa, Reino Unido y Estados Unidos.
El documento analiza el lanzamiento del Lexus CT200h en España. Resume el sector del automóvil, segmentándolo en generalista, premium y lujo. Examina las tendencias económicas, sociodemográficas y tecnológicas. Posiciona a Lexus en el segmento premium con énfasis en elegancia, tecnología, fiabilidad y sostenibilidad. Finalmente, analiza el CT200h como opción para el segmento de utilitarios premium.
Este documento contiene información sobre el Colegio Nacional Nicolás Esguerra, incluyendo los nombres y calificaciones de dos estudiantes, Juan Esteban Díaz Parrra y Juan David Mora Corredor, así como las direcciones de correo electrónico de un profesor y monitor.
El documento habla sobre la importancia de que cada persona encuentre su misión específica y propósito único en la vida. Afirma que cada individuo debe cumplir con un diseño concreto que requiere su realización, haciéndolo irremplazable e irrepetible. El propósito de cada persona es singular, al igual que la oportunidad específica de alcanzarlo.
El documento presenta el catálogo de productos de una compañía llamada Comercializadora Au Tuo, C.A. que incluye diferentes tipos de ganchos plásticos, de acrílico, madera, metal y flexibles para colgar blusas, pantalones, bikinis y ropa interior. El catálogo enumera los códigos de referencia de cada gancho.
Este documento analiza el impacto de la crisis crediticia en las empresas desde 2007 hasta 2011. Describe cómo el período 2003-2007 estuvo marcado por una expansión del crédito impulsada por bajadas de tipos de interés, lo que estimuló la economía pero también generó burbujas. A partir de 2007, la crisis financiera en EEUU dio paso a una contracción crediticia y recesión mundial hasta 2009. Desde 2010 se inició una recuperación, aunque débil y desigual. El documento analiza los efectos de cada fase en el entorno
Queremos que seas Rico Capitulo 18 "¿Que decisión decisiva aprendiste del dep...Alicia Sifuentes Marquez
Robert aprendió lecciones valiosas de varios deportes que ha practicado a lo largo de su vida. En el béisbol aprendió sobre la importancia de los instintos y la coordinación. En el tenis entendió que el objetivo es derrotar al oponente. Aunque no es un golfista apasionado, reconoce que el golf es importante para los negocios debido a que muchos acuerdos se cierran en los campos de golf.
Este documento trata sobre la gestión de documentos electrónicos. Explica que los documentos electrónicos han cobrado importancia debido a que permiten el acceso y recuperación rápida de información. Describe las tres fases del ciclo vital de la información, los modos de estructurar datos como documentos y bases de datos, y la importancia de adquirir equipos y aplicaciones que permitan la adaptación a cambios tecnológicos sin afectar la información almacenada.
El documento resume el uso de las tecnologías de la información y la comunicación (TIC) en la archivística. Explica que las TIC como computadoras, internet y bases de datos han permitido digitalizar los archivos y procesar la información de manera más eficiente. También discute los roles que pueden asumir los profesionales de archivos y los desafíos futuros de adaptarse a los avances tecnológicos.
Este documento presenta una introducción a la gestión de documentos digitales. Explica que la gestión documental incluye el ciclo de vida completo de los documentos y por qué es necesaria para una buena gestión de la información. Compara las desventajas de la gestión de documentos en papel con las ventajas de los sistemas de gestión electrónica de documentos. Finalmente, propone una metodología para la implementación de un sistema de gestión electrónica de documentos que incluye analizar la situación actual y definir los requisitos funcionales y
Este documento trata sobre la gestión de la información y el conocimiento. Explica las diferencias entre información y conocimiento, siendo la información datos procesados con significado, y el conocimiento una mezcla de experiencia e información interiorizada. También describe la gestión de la información como la generación, almacenamiento y recuperación de datos, mientras que la gestión del conocimiento implica diseñar estrategias para aprovechar lo que una organización sabe. Por último, señala que la gestión del conocimiento es una actividad más definida en las organizaciones.
Eje tematico no 1 gestion docc digitalesSandra Marin
Eje tematico No 1:
El Documento Electrónico
El ciclo vital de la información sus 3 fases
El dato individual a la información electrónica estructurada
- Que es información
- Que es un dato
-Porque es diferente la información electrónica
Creación de datos electrónicos
Modos de estructurar los datos:
-Documentos
-Bases de datos
Adquisición de equipos y aplicaciones para la información electrónica.
Tratamiento de los Documentos Electronicosdicarola16
La gestión de los documentos electrónicos en la actualidad esta aplicada en todos los campos de la actividad humana. De ahí que se tenga como una asignatura indispensable en todas las áreas y carreras del conocimiento de nivel intermedio y profesional.
PRIMER EJE TEMÁTICO: EL DOCUMENTO ELECTRÓNICOcaritol12345
Este documento presenta una introducción a la gestión de documentos electrónicos. Explica la importancia de los documentos electrónicos y sus características. Define conceptos clave como datos, información y documento electrónico. Describe el ciclo de vida de la información y los procesos de creación y estructuración de datos electrónicos. Además, analiza las clases y características de los documentos electrónicos y las consideraciones para la adquisición de equipos y aplicaciones para la información electrónica.
Tratamiento de los documentos electrónico finalnina548
Este documento describe el tratamiento de los documentos electrónicos. Explica que los documentos electrónicos requieren un análisis detallado que vaya más allá de su estructura legal. También discute la organización de documentos electrónicos, incluyendo la clasificación de series y subseries, y los principios para organizar archivos electrónicos como la identificabilidad y el soporte de políticas.
Este documento presenta información sobre la gestión de documentos electrónicos. Explica que las organizaciones deben establecer estrategias de conservación y un espacio seguro para los documentos electrónicos. También describe los objetivos de la gestión de documentos electrónicos, como facilitar el acceso a la información y mantener la integridad de los documentos. Finalmente, explica conceptos como el expediente electrónico, expediente híbrido y el proceso de gestión documental.
Este documento trata sobre la gestión de documentos electrónicos. Explica el tratamiento de documentos electrónicos, objetivos de la gestión de documentos electrónicos, responsables, expedientes electrónicos e híbridos, procesos técnicos documentales como clasificación y ordenación, y organización del espacio de trabajo y documentos electrónicos.
Un documento electrónico es un documento cuyo contenido está codificado digitalmente y puede ser leído mediante detectores magnéticos. Originalmente los documentos electrónicos se consideraban internos, pero el desarrollo de redes e internet permitió que los documentos electrónicos se transmitieran a dispositivos distintos del papel. Sin embargo, la falta de estándares creó problemas de compatibilidad entre diferentes formatos.
Eje tematico no 1 gestion docc digitalesSandra Marin
Eje tematico No 1:
El Documento Electrónico
El ciclo vital de la información sus 3 fases
El dato individual a la información electrónica estructurada
- Que es información
- Que es un dato
-Porque es diferente la información electrónica
Creación de datos electrónicos
Modos de estructurar los datos:
-Documentos
-Bases de datos
Adquisición de equipos y aplicaciones para la información electrónica.
Presentación de la Conferencia de Prensa del Arq. José Vázquez Solís donde se presenta como Candidato a Presidente de la Federación de Colegios de Arquitectos de México.
Este documento presenta 16 problemas relacionados con las propiedades de los fluidos mecánicos. Los problemas cubren temas como la energía cinética, la presión hidráulica, la gravedad específica y la fuerza ejercida por cilindros hidráulicos. Los problemas deben resolverse para calcular valores como la presión, la fuerza, el peso y el volumen de diferentes fluidos bajo diversas condiciones.
El documento describe los diferentes tipos de calzado, los materiales y procesos de fabricación. Explica que el calzado se produce de forma artesanal o industrial y cubre las etapas del proceso como el corte, guarnecido y montado. También discute los sistemas de numeración de tallas de calzado en Europa, Reino Unido y Estados Unidos.
El documento analiza el lanzamiento del Lexus CT200h en España. Resume el sector del automóvil, segmentándolo en generalista, premium y lujo. Examina las tendencias económicas, sociodemográficas y tecnológicas. Posiciona a Lexus en el segmento premium con énfasis en elegancia, tecnología, fiabilidad y sostenibilidad. Finalmente, analiza el CT200h como opción para el segmento de utilitarios premium.
Este documento contiene información sobre el Colegio Nacional Nicolás Esguerra, incluyendo los nombres y calificaciones de dos estudiantes, Juan Esteban Díaz Parrra y Juan David Mora Corredor, así como las direcciones de correo electrónico de un profesor y monitor.
El documento habla sobre la importancia de que cada persona encuentre su misión específica y propósito único en la vida. Afirma que cada individuo debe cumplir con un diseño concreto que requiere su realización, haciéndolo irremplazable e irrepetible. El propósito de cada persona es singular, al igual que la oportunidad específica de alcanzarlo.
El documento presenta el catálogo de productos de una compañía llamada Comercializadora Au Tuo, C.A. que incluye diferentes tipos de ganchos plásticos, de acrílico, madera, metal y flexibles para colgar blusas, pantalones, bikinis y ropa interior. El catálogo enumera los códigos de referencia de cada gancho.
Este documento analiza el impacto de la crisis crediticia en las empresas desde 2007 hasta 2011. Describe cómo el período 2003-2007 estuvo marcado por una expansión del crédito impulsada por bajadas de tipos de interés, lo que estimuló la economía pero también generó burbujas. A partir de 2007, la crisis financiera en EEUU dio paso a una contracción crediticia y recesión mundial hasta 2009. Desde 2010 se inició una recuperación, aunque débil y desigual. El documento analiza los efectos de cada fase en el entorno
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El documento presenta a Álvaro Olmo, periodista y experto en comunicación online y redes sociales. Proporciona sus perfiles en Twitter, LinkedIn, su página web personal y correo electrónico. También menciona algunas de sus experiencias laborales y clientes como Tribeca Media, BBVA, Restalia y sus marcas 100 Montaditos y FourSquare. Finalmente, detalla el funcionamiento y posibilidades de la red social Pinterest.
El documento anuncia el XII Encuentro Regional sobre el uso de TIC y TAC en el aula para la Región Amazonía - Andina, que se llevará a cabo los días 27 y 28 de octubre de 2011 en el Hotel Duruelo en Villa de Leyva, Boyacá, Colombia. El evento es organizado por el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, el Ministerio de Educación Nacional de Colombia y la Universidad Pedagógica Nacional.
Este documento describe las máquinas simples, incluyendo su definición, tipos (palanca, rueda, plano inclinado, etc.), características, historia y ejemplos de herramientas. Transforman movimiento y fuerza aplicando el principio de conservación de energía. Han existido desde la prehistoria para facilitar tareas como construcción y agricultura.
Natalie Cole was a famous American singer known for her soulful voice and successful blend of pop, R&B, and jazz styles. She had many hit songs over her career and won nine Grammys. Cole sadly passed away in 2015 but left behind a legendary musical legacy that inspired many.
Este documento describe diferentes tipos de redes y topologías de red. Explica que el cable de par trenzado se usa para anular interferencias y que la topología de red se define como la forma en que los computadores se comunican en una red. Luego describe varias topologías físicas como bus, estrella, jerárquica, malla y árbol. También cubre las diferencias entre redes LAN, CAN y MAN según la distancia geográfica que cubren.
Tailândia is known for its famous Kwaï River Bridge. The bridge spans the river Kwaï in central Thailand and was made famous by films depicting the construction of a railway over the river by Allied prisoners of war during World War II. The bridge remains an important tourist attraction today commemorating those who suffered and died during its construction.
En Núñez Fotógrafo garantizamos que las fotografías de tu boda serán hermosas, con buen gusto y capaces de hacerte recordar siempre cada momento, cada instante de ese día tan especial.
Sabemos que quieres profesionalidad ante todo, por eso en Núñez Fotografo, en Madrid, ponemos a tu servicio las últimas técnicas fotográficas, la calidad de nuestros equipos de fotografía y la inmejorable labor de un fotógrafo profesional de bodas.
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Este documento discute las tendencias en la consultoría de ingeniería para grandes proyectos. Explica que la ingeniería se está transformando debido a factores como el uso de tecnologías de información y cambios en los modelos de contratación de proyectos. Describe dos modelos principales de desarrollo de proyectos - diseño-licitación-construcción y diseño-construcción - y cómo el segundo está ganando popularidad. También analiza cómo estas tendencias presentan nuevos retos pero también oportunidades para las firmas de ingeniería.
Barbra Streisand's song "The Way We Were" tells the story of a romantic relationship between two people with different personalities and priorities that ultimately comes to an end. The lyrics reflect on the past relationship fondly yet acknowledge that people can grow apart over time as their lives and dreams take them down separate paths despite their love for each other. In just a few words, the song captures both the beauty and melancholy of love that was but is no more.
Que beneficios tiene estudiar gestion documentalLJGONZALEZA29
El documento habla sobre la gestión documental en las organizaciones. Explica que un sistema de gestión documental pretende hacer más fácil para las personas trabajar y encontrar documentos, facilitar la compartición de información, y conservar la memoria institucional. También aborda los desafíos de gestionar documentos en papel, electrónicos, y correo electrónico, y la necesidad de clasificar y organizar esta información de manera racional para que sea accesible.
La gestión documental se ha vuelto importante para organizar la creciente cantidad de información generada en las organizaciones. Implica organizar documentos en cualquier formato, ya sea físico o digital, para facilitar el acceso a su contenido. Implementar un sistema de gestión documental trae beneficios como simplicidad, seguridad y ahorro, pero también requiere una inversión inicial en tiempo y recursos. Un enfoque proactivo que establezca políticas claras puede ayudar a superar los desafíos y sacar el máximo provecho de la gestión document
El documento analiza los sistemas de gestión electrónica de documentos (GED) y su implementación en los servicios de información. Explica que los GED han evolucionado para proporcionar una gestión integral de la documentación en una organización, controlando todo el ciclo de vida de los documentos electrónicos. También describe los componentes clave de un sistema GED y los beneficios que aportan a una organización.
La gestión documental es el conjunto de normas y prácticas para administrar documentos en una
organización, permitir su recuperación, determinar su retención y eliminación, y asegurar la
conservación de los más valiosos. Involucra la clasificación, almacenamiento, seguridad, distribución y
creación de documentos, así como su autenticación. Los sistemas de gestión documental van desde el
registro manual hasta sofisticados sistemas electrónicos que manejan documentos físicos y digitales.
La gestión documental es el conjunto de normas y prácticas para administrar documentos en una
organización, permitir su recuperación, determinar su retención y eliminación, y asegurar la
conservación de los más valiosos. Involucra la clasificación, almacenamiento, seguridad y distribución
de documentos en papel y electrónicos. Los sistemas de gestión documental digital brindan control y
productividad pero requieren una inversión inicial significativa en hardware, software y capacitación.
La gestión documental es el conjunto de normas y prácticas para administrar documentos en una organización, permitir su recuperación, determinar su retención y eliminación, y asegurar la conservación de los más valiosos. Ha evolucionado de técnicas manuales a sistemas informáticos sofisticados que gestionan documentos físicos y electrónicos y controlan flujos de trabajo.
La gestión documental es el conjunto de normas y prácticas para administrar documentos en una organización, permitir su recuperación, determinar su retención y eliminación, y asegurar la conservación de los más valiosos. Ha evolucionado de técnicas manuales a sistemas informáticos sofisticados que gestionan documentos físicos y electrónicos y controlan flujos de trabajo.
El pasado 24 de noviembre tuvo lugar el taller sobre gestión de la información organizado por la Asociación del Secretariado Profesional de Madrid. Con este taller finaliza la formación impartida durante 2012. Ya se está elaborando el plan de formación para el primer trimestre de 2013 que como se ha establecido en la Asamblea General de Socios tendrá carácter gratuito para los profesionales en desempleo.
En este taller se trataron cuestiones tales como la importancia y valor de la información en la empresa, las técnicas de archivo, cómo compartir la información y finalmente las técnicas de archivo en la nube y la seguridad de la información.
Este documento describe los conceptos básicos de la gestión documental. Explica que la gestión documental se refiere al control eficiente y sistemático de la creación, recepción, mantenimiento y uso de documentos de una organización. También presenta la definición de documento según la Norma ISO 15489 e introduce la importancia de implementar sistemas de gestión documental para organizar y optimizar el almacenamiento y recuperación de información en las organizaciones.
El documento describe los objetivos y ventajas de la gestión documental digital, incluyendo procesos más eficientes, menores costos y mayor acceso a la información. Explica que los software y programas de gestión documental digital permiten crear, almacenar y recuperar documentos electrónicos de manera eficiente. También cubre conceptos como cero papel, gobierno electrónico y sus beneficios para las entidades públicas.
Este documento presenta un curso sobre gestión documental digital en la nube. Explica que debido a la gran cantidad de información digital disponible, es importante contar con sistemas para organizar y almacenar documentos de manera lógica y accesible. El curso cubrirá temas como tipos de archivos, técnicas de archivo, clasificación de información, compartir y recuperar datos, almacenamiento en la nube, fuentes de información, protección de datos personales y seguridad de la información. El objetivo es enseñar cómo organ
Los avances tecnológicos han afectado a los archivos, dando lugar a documentos electrónicos. Los archivos deben adaptarse para gestionar estos nuevos documentos y asegurar su acceso y preservación. Cada vez más documentos se crean y conservan electrónicamente sin pasar por formato papel. Las bases de datos, resultado de las actividades empresariales, también deben considerarse documentos.
Los avances tecnológicos han afectado a los archivos, dando lugar a documentos electrónicos. Los archivos deben adaptarse para gestionar estos nuevos documentos y asegurar su acceso y preservación. Cada vez más documentos se crean y conservan electrónicamente sin pasar por formato papel. Las bases de datos, resultado de las actividades empresariales, también deben considerarse documentos.
Los avances tecnológicos han afectado a los archivos, dando lugar a documentos electrónicos. Los archivos deben adaptarse para gestionar estos nuevos documentos y asegurar su acceso y preservación. Cada vez más documentos se crean y conservan electrónicamente sin pasar por formato papel. Las bases de datos, resultado de las actividades empresariales, también deben considerarse documentos.
Los avances tecnológicos han afectado a los archivos, dando lugar a documentos electrónicos. Los archivos deben adaptarse para gestionar estos nuevos documentos y asegurar su acceso y preservación. Cada vez más documentos se crean y conservan electrónicamente sin pasar por formato papel. Las bases de datos, resultado de las actividades empresariales, también deben considerarse documentos.
Tratamiento de los documentos electrónico finalnina548
Este documento describe el tratamiento de los documentos electrónicos. Explica que los documentos electrónicos requieren un análisis detallado que vaya más allá de su estructura legal. También cubre temas como la organización de documentos electrónicos, la clasificación de documentos, los principios para la organización de archivos electrónicos y las operaciones de la función archivística en los sistemas de gestión de archivos electrónicos.
La definición correcta de gestión documental es:
"Consideramos gestión documental al conjunto de actividades específicas que permite coordinar y controlar de forma sistemática todos aquellos aspectos relacionados con la creación, recepción, organización, almacenamiento, preservación, acceso y difusión de los documentos en una organización."
Las razones por las que las otras definiciones no son correctas son:
- Algunas definiciones se centran sólo en aspectos parciales como la gestión de documentos científico-técnicos o la gestión de archivos
Este documento trata sobre la gestión de documentos digitales y su legislación en Colombia. Explica los beneficios de sistemas de gestión documental digital como la reducción de costos y errores. También describe la normatividad colombiana sobre documentos electrónicos como la Ley 527 de 1999 y el Decreto 2609 de 2012. Concluye que la digitalización mejora el acceso a la información y que los metadatos son importantes para la conservación de documentos digitales.
Este documento trata sobre la gestión de documentos y virtualización del conocimiento. Explica que la gestión documental aporta mayor productividad, ahorro de costos y tiempo a las empresas. También describe las ventajas de los sistemas de gestión documental como la digitalización y almacenamiento centralizado de documentos. Finalmente, menciona ejemplos de programas para gestión documental como Alfresco, Google Apps y Microsoft Office 365.
La gestión documental permite gestionar y unificar la información generada por una organización aplicando tecnología y procedimientos. Se ha convertido en una necesidad para las organizaciones debido a los gastos asociados con almacenar y buscar documentos. Un sistema de gestión documental computarizado permite rastrear y almacenar documentos electrónicos y de papel de manera que se pueda acceder y consultar fácilmente la información.
Este documento describe dos sistemas de gestión documental: Microsoft SharePoint y AuraPortal. SharePoint permite la colaboración y publicación de documentos de forma sencilla e integrada con Office. AuraPortal incluye todas las funciones de SharePoint mejoradas con funcionalidades adicionales como la creación automática de bibliotecas y la vinculación de documentos con otros elementos como proyectos o empleados. Ambos sistemas pueden implementarse de forma conjunta o independiente dependiendo de las necesidades de cada organización.
Planeacion programacion y control operaciones administrativasbbrti
Este documento presenta un curso sobre planeación, programación y control de operaciones administrativas. El curso consta de tres unidades que cubren el diagnóstico situacional, la planeación como factor de proyección y el control de operaciones. El objetivo es enseñar estas herramientas clave de la administración para ayudar a los estudiantes a lograr sus objetivos personales y profesionales. El curso se ofrece a través de la Universidad del Valle para brindar educación a distancia.
Este documento presenta un resumen de 3 oraciones del trabajo de investigación titulado "Metodologías para la Investigación en Gestión de Operaciones":
El trabajo analiza las principales metodologías de investigación empleadas en la Gestión de Operaciones como el estudio de casos, la investigación-acción, las encuestas y los modelos cuantitativos, con el objetivo de elaborar una guía que ayude a los investigadores a seleccionar la metodología más adecuada dependiendo de la pregunta de investigación planteada. Adicionalmente, el trabajo bus
Procesos de un programa de gestion documentalbbrti
El documento describe los principales procesos de un programa de gestión documental, incluyendo la producción, recepción, distribución, trámite, organización, consulta, conservación y disposición final de documentos. Estos procesos se encuentran interrelacionados y se desarrollan a lo largo del ciclo vital del documento, desde su creación hasta su eliminación o conservación permanente. Cada proceso cuenta con actividades específicas normadas por la legislación colombiana.
Este documento describe los conceptos básicos de la transmisión y digitalización de señales. Explica que existen señales analógicas y digitales, y que ambos tipos pueden transmitirse de forma analógica o digital. También describe los problemas comunes de la transmisión como la atenuación, distorsión y ruido, y las formas de compensarlos o evitarlos.
El documento describe los conceptos básicos de las imágenes digitales, incluyendo los tipos de imágenes vectoriales y de mapa de bits, los sistemas de representación del color como RGB, CMYK y escala de grises, y los formatos comunes de archivo de imágenes. Explica que las imágenes vectoriales usan objetos matemáticos mientras que las de mapa de bits usan píxeles, y que cada modo de color representa el color de manera diferente para propósitos como pantalla o impresión.
La digitalización permite el despacho aduanero sin papel al almacenar documentos en sistemas informáticos. Esto elimina costos de almacenaje físico, agiliza trámites y elimina riesgos de pérdida de documentos. Los usuarios solo presentarán una impresión simplificada del pedimento y podrán consultar documentos digitalizados en línea. Los documentos se digitalizarán individualmente en formato PDF de alta resolución y podrán vincularse a diferentes operaciones siempre que se requieran y sean vigentes
Este documento trata sobre la digitalización de documentos. Explica los parámetros clave de una imagen digital como la resolución, dimensiones, profundidad de bits y rango dinámico. También describe los formatos de archivo y sistemas de gestión electrónica de documentos. Por último, analiza el proceso de digitalización mediante escáneres y la posibilidad de externalizar esta tarea.
La importancia de la digitalización de archivos para la bi…bbrti
El documento habla sobre la importancia de la digitalización de archivos para las bibliotecas. Explica que la digitalización amplía el acceso a los documentos, permite su preservación y conservación a largo plazo, y optimiza el espacio físico de almacenamiento. También menciona algunos softwares de código abierto que pueden usarse para crear archivos digitales como Archon, DSpace y Greenstone.
La importancia de la digitalización de archivos para la bi…bbrti
El documento presenta información sobre la Convención Nacional de Centros Binacionales que se llevó a cabo los días 11 y 12 de octubre de 2007 en Trujillo, Perú. En la convención se discutió la importancia de la digitalización de archivos para bibliotecas, incluyendo los beneficios para la preservación de documentos, ampliación del acceso público, y reducción de costos.
1) El documento describe la historia y necesidades de la automatización de archivos, incluyendo los primeros usos de computadoras en archivos en la década de 1970 y los desarrollos posteriores de sistemas para gestión documental, descripción, recuperación de información y más. 2) También analiza factores críticos para definir necesidades en proyectos de tecnología de archivos como factores organizacionales, tecnológicos y externos. 3) Finalmente, discute la definición de infraestructura para proyectos de diferentes
Este documento proporciona instrucciones para digitalizar documentos en el sistema Millennium. Explica cómo asociar imágenes u otros archivos electrónicos a registros bibliográficos de tres formas: mediante una dirección URL, importando archivos desde un ordenador o servidor, o escaneando documentos. También describe cómo manipular y visualizar los archivos digitales en el catálogo en línea.
El documento describe un curso de 20 horas sobre técnicas de consultoría. El curso cubre técnicas para la captura y análisis de información, creatividad, gestión de reuniones, resolución de problemas y negociación. Los estudiantes aprenderán técnicas como entrevistas guiadas, DAFO, diagrama de Ishikawa, mejora de procesos y elaboración de cuestionarios para analizar problemas e identificar soluciones.
El documento presenta un directorio de consultoras de la Comunitat Valenciana. Incluye información sobre diferentes áreas de consultoría como tecnologías de la información, I+D+I, recursos humanos, innovación, marketing, formación, estrategia de negocio y más. También presenta una entrevista al presidente de AECTA, la asociación de consultoras de la región, donde habla sobre el valor que aportan las consultorías y la necesidad del apoyo del sector en épocas de incertidumbre económica.
El documento describe varios criterios para ordenar archivos de documentos, incluyendo orden alfabético por nombre, lugar, organismo u asunto; orden cronológico por fecha; orden numérico por número y año; y orden por conceptos o sistema decimal universal. El orden alfabético sigue reglas específicas para nombres compuestos y artículos.
Cambio organizacional y desarrollo organizacionalbbrti
Este documento describe las diferentes fases de una intervención de consultoría para el desarrollo organizacional. Explica que la primera fase es la entrada o ingreso, donde el consultor establece confianza con el cliente y explora el problema. También destaca la importancia del autoconocimiento del consultor y de comprender los marcos teóricos de cambio organizacional. Luego describe brevemente las siguientes fases como el plan de acción, intervenciones a gran escala, evaluación y separación.
Automatizacion de las funciones de archivo 07 08bbrti
Este documento trata sobre la automatización de las funciones del archivo. Explica los componentes de un sistema de gestión de documentos, incluyendo el archivo de gestión, archivo intermedio y archivo histórico. También describe las herramientas funcionales y normativas que ayudan en el control documental, clasificación, descripción y otras actividades. Finalmente, resume la especificación MoReq, la cual establece recomendaciones internacionales para los sistemas de gestión de documentos electrónicos de archivo.
Automatizacion de las funciones de archivo 07 08bbrti
Este documento trata sobre la automatización de las funciones del archivo. Se divide en cuatro secciones: la bibliografía, la introducción, las recomendaciones internacionales sobre la automatización y la automatización de las tareas del archivo. Explica conceptos como la gestión de documentos, los subsistemas de archivo y las herramientas funcionales y normativas para la automatización. También resume la especificación MoReq para la gestión de documentos electrónicos y la compara con la norma ISO 15489.
Este documento describe un módulo de automatización de documentos que automatiza las operaciones relacionadas con documentos como facturas, comprobantes de ingreso y egreso, pagos, entre otros. El módulo incluye asistentes que solicitan la información básica de cada transacción y generan de forma automática el documento e impresión y los movimientos contables correspondientes.
El documento describe el proceso técnico de los archivos, que incluye la normalización, identificación, valoración, organización, descripción y conservación de documentos. La organización implica la clasificación, ordenación e instalación de los documentos. La descripción produce guías, inventarios, catálogos e índices para facilitar el acceso a la información contenida en los archivos. Los censos proporcionan información básica sobre la ubicación y contenido de los archivos.
1. La gestión documental: aspectos previos a su
implementación
Por Adela d’Alòs–Moner
Resumen: Gestión documental se ha convertido en un concepto de uso cada vez más frecuente en las organizaciones,
pero hay un cierto desconcierto en la marea de siglas de soluciones de gestión documental y, sobre todo, aún hay un gran
desconocimiento de la importancia que tiene para las organizaciones manejar correctamente la documentación. El artícu-
lo destaca los principales aspectos que hay que tener en cuenta antes de implementar una herramienta tecnológica.
Palabras clave: Gestión documental, Gestión de contenidos, Gestión del conocimiento, Gestión de documentos.
Title: Document management: issues to consider before an implementation
Abstract: Document management is becoming an ever more central issue for organisations. However here is still confu-
sion about what «document management» is and how important it is for organisations to manage the increasing number
of documents in order to provide timely information. The article emphasises the most important aspects to consider be-
fore implementing a technological document management tool.
Keyword: Document management, Content management, Knowledge management, Record management.
d’Alòs–Moner, Adela. «La gestión documental: aspectos previos a su implementación”. En: El profesional de la infor-
mación, 2006, mayo–junio, v. 15, n. 3, pp. 222–226.
Introducción más se retrasa la toma de decisio- gital, se producen unos cambios
nes, más compleja es la situación y, muy significativos2. Entre otros:
EL SUEÑO DE LA OFICI- en consecuencia sus posibles solu-
NA SIN PAPELES aún no se ha ciones. —Necesidad de disponer de
hecho realidad. Más bien parece equipos para su lectura, para evitar
que se produce lo contrario: Al hablar de “gestión documen- la brecha digital dentro de la orga-
cuanto más aumentan los conte- tal” se observa que hay cierta con- nización. ¿Tienen todos los trabaja-
nidos en soporte electrónico, más fusión. dores acceso a la Intranet?
crece el volumen de documentos
en papel. En consecuencia, ade- —Obsolescencia de los siste-
«Las organizaciones mas de lectura. ¿Podemos leer un
más de la necesidad de gestionar
sienten una creciente cd–rom de hace apenas 6 ó 7 años?
los documentos electrónicos que
preocupación para
se multiplican en la red local, las —Facilidad para copiar y los
organizaciones se encuentran con asegurar la
aspectos de copyright que ello con-
que deben solucionar el creci- ‘evidencia’ y
lleva. ¿Cómo asegurar la propiedad
miento exponencial de los pape- ‘trazabilidad’ de su
intelectual de un documento?
les. actividad a través de
los documentos» —Fragilidad debido a la facili-
Y cuanto más crece el volumen dad para alterarlos. ¿Cómo asegurar
de documentos, más difícil es saber, que no se modifica un documento
por ejemplo, dónde está un informe Tradicionalmente un documen- en su versión final?
que se necesita, dónde archivar un to se ha asociado a un texto. Cuan-
documento que se acaba de redac- do un documento pasa a ser digital, —Necesidad de decidir qué se
tar, o qué hacer con un correo elec- la diferencia entre “documento preserva y cómo. ¿Qué documentos
trónico en el que figura la acepta- electrónico” y “contenido” es más tienen valor legal y probatorio?,
ción de un pedido. difícil de definir1. En cualquier caso ¿cómo y dónde conservarlos?
el concepto “contenido” en gestión
Si a la necesidad de resolver es- documental se asocia siempre a una Estrechamente ligado a “docu-
ta situación se añade que en los do- unidad de información en soporte mento”, un concepto antiguo pero
cumentos reside gran parte del co- digital. que cada vez adquiere más impor-
nocimiento corporativo, coincidire- tancia (especialmente desde media-
mos en que hay que actuar y hay Lo que sí es evidente es que, dos de los 90), es lo que los anglo-
que hacerlo con celeridad. Cuanto cuando un documento pasa a ser di- sajones han llamado “record”. Pue-
222 El profesional de la información, v. 15, n. 3, mayo–junio 2006
2. La gestión documental: aspectos previos a su implementación
de entenderse por tal todo docu-
mento, en cualquier formato, que
“evidencia” la organización: sus
funciones, decisiones, procedi-
mientos, operaciones. En 2001 se
aprobó la norma ISO 15489 (Inter-
national Standard on Records Ma-
nagement) para la gestión de los
“records”, basada en la norma aus-
traliana AS 43903. En España, el
grupo de trabajo Records Manage-
ment del Comité Técnico de Nor-
malización de Documentación
(CTN 50) de Aenor, ha sido el en-
cargado de traducir la norma ISO
15489 para adoptarla como norma
UNE4.
Algunos casos como las quie-
bras de Enron/Andersen (2002) y la
ocultación y destrucción de informa-
ción comprometida, han acelerado la
necesidad de regular los “records”.
De hecho, se constata una creciente
preocupación en muchas organiza-
ciones para asegurar la “evidencia”
y “trazabilidad” de su actividad a
través de los documentos.
En el marco normativo es indis-
pensable citar también el modelo
europeo MoReq5 que tiene como fi-
nalidad concretar los requisitos fun-
cionales de una aplicación de ges-
tión de documentos. En este caso se
trata de documentos electrónicos de En definitiva, es indudable que de análisis de sustancias, o en un
archivo. una correcta gestión documental bufete de abogados, con los dictá-
contribuye a mejorar la eficiencia menes realizados por sus letrados.
¿Por qué es tan
de la organización. En ambos casos, en esos materiales
importante la gestión
reside gran parte del capital intelec-
documental? Pero más allá del incremento de
tual.
rendimiento, los documentos con-
Como decíamos, su interés ha
tienen datos e información (o datos Gestión documental y de
ido en progresivo aumento, y en va-
en contexto) y mucho conocimien- contenidos
rios artículos se evidencian algunos
to corporativo, que forma parte de
de sus beneficios. Por ejemplo, en A menudo se asocia la gestión
los “bienes intangibles”, del capital
un estudio realizado en el Reino documental con un programa infor-
intelectual. Pero los bienes intangi-
Unido6 se puso de manifiesto que mático y no necesariamente siem-
bles hay que poderlos encontrar y
implementar un proyecto de gestión pre debe ser así. En algunas ocasio-
utilizar en el momento en que se
documental ha servido en algunos nes una solución de gestión docu-
necesitan.
casos para mejorar en un 30% la mental puede pasar por fijar unas
eficacia de las búsquedas; un 40% Por poner dos ejemplos en los pautas corporativas que concreten
la posibilidad de dar las respuestas que se evidencia que los documen- aspectos como:
apropiadas a los clientes; y reducir tos son parte del capital intelectual
de 86 a 19 minutos/persona cada y fuente de conocimiento corporati- —Estructura y ordenación de
semana el tiempo para archivar do- vo, podemos pensar en un laborato- las carpetas y de los documentos en
cumentos. rio químico que produce informes la red local.
El profesional de la información, v. 15, n. 3, mayo–junio 2006 223
3. Adela d’Alòs–Moner
—Atributos asociados a los
mismos y relacionados con aspec-
tos como: permisos de acceso, ciclo
de vida de los documentos, migra-
ción o cambio de soporte para ase-
gurar su preservación, etc.
—Nomenclatura a utilizar.
—Identificación o clasifica-
ción.
—Almacenamiento o no en or-
denadores fuera de la red corporati-
va.
—Tratamiento y gestión del co-
rreo electrónico.
no siempre son claras. Por ejemplo, —Aplicaciones que operan con
Si en ocasiones tener unas pau- podemos decir que el propósito de documentos creados fuera del pro-
tas corporativas es suficiente, en un RM es proteger el capital inte- grama. En este ámbito nos encon-
otros casos es necesario además im- lectual; un KM es desarrollarlo; tramos con herramientas que sirven
plementar una solución tecnológica. mientras que un EDMS busca mejo- para identificar y recuperar con ra-
En los últimos 15 años el baile rar la eficiencia del flujo de docu- pidez y pertinencia documentos ge-
de siglas que se autocalifican de mentos electrónicos7. nerados en la propia organización o
“gestión documental” ha ido cre- que provienen de fuentes externas,
ciendo: EDMS (electronic docu- incluyendo utilidades como la bús-
«A menudo se asocia queda a texto completo.
ment management system), ECM la gestión documental
(enterprise content management),
con un programa En muchas ocasiones, especial-
CMS (content management sys-
informático, y no mente en grandes organizaciones,
tem), DAM (digital asset manage-
ment), etc. Otras como RM (record necesariamente debe será necesario compaginar dos o
management) o KM (knowledge ser así» más soluciones para responder con
management) son con frecuencia eficacia a los requerimientos.
incluidas en el mismo grupo.
Podemos establecer una prime- De cara al inmediato futuro se
A las aplicaciones anteriores ra diferencia entre los sistemas que percibe una progresiva convergen-
hay que añadir las bases de datos pueden trabajar en entorno web, pe- cia de los sistemas de gestión de
relacionales y las documentales que ro que no tienen por qué usarlo ne- contenidos, documentos y del co-
tienen más tradición en el mercado, cesariamente, como los EDMS, que rreo electrónico, así como unas op-
pues existían antes de la Web. Am- aparecen a principios de los 90, y ciones tecnológicas más amigables.
bas han ido ampliando prestaciones aquellos pensados para web como, Si hasta hace pocos años la mayoría
y actúan como “repositorios” de por ejemplo, los CMS, que empie- de estos sistemas estaba en manos
contenidos en bastantes de los siste- zan a extenderse a finales de los 90. de especialistas responsables de la
mas citados. creación de contenidos, actualmen-
Otro aspecto diferenciador pue-
Aunque los fines difieren, las de ser dónde se generan los docu- te se diseñan teniendo en cuenta
barreras entre unos sistemas y otros mentos. Así encontramos: que dicha creación está cada vez
más descentralizada en las organi-
—Documentos que se crean zaciones.
dentro del mismo programa. En es-
te capítulo se sitúan los sistemas El punto de partida: qué
que cubren, entre otros aspectos, la necesita la organización
creación de contenidos, la revisión
previa a la publicación mediante un ¿Por qué se necesita gestionar
sistema de flujo de trabajo (work- los documentos?, ¿para qué?, ¿qué
flow), la gestión de las distintas ver- se espera conseguir?, ¿cuáles son
siones de los documentos, etc. las prioridades?
224 El profesional de la información, v. 15, n. 3, mayo–junio 2006
4. La gestión documental: aspectos previos a su implementación
Algunas preguntas obligadas En muchas ocasiones es nece- Factores para asegurar el
que debe hacerse la organización sario llevar a cabo una auditoría éxito de un proyecto de
son, entre otras, las siguientes: previa de la información y del co- gestión documental
nocimiento en la organización.
—¿Hay que evitar duplicidades Como siempre, la preparación
Además de reflejar los flujos de la
de documentos y el uso de versio- es clave. En la fase previa de audi-
documentación asociada a los pro-
nes no actualizadas? toría deben contemplarse unos ele-
cesos vitales, permite evidenciar as-
pectos como si hay la necesaria im- mentos que sin duda contribuirán a
—¿Se están extraviando docu-
plicación de la dirección, si existe llevarlo a buen puerto:
mentos críticos o registros de archi-
vo? una cultura corporativa favorable o —La implicación de la direc-
identificar necesidades de forma- ción es la condición sine qua non
—¿Se necesita acortar los tiem-
ción y de motivación del personal. para que el proyecto pueda ir ade-
pos de recuperación?
En otras ocasiones el proyecto lante. Puede en algún caso no ser
—¿Hay que compartir conoci- puede realizarse concretando unas tan relevante cuando el proyecto
miento corporativo? pautas corporativas asociadas a la afecta sólo a un departamento o
—¿Se quiere asegurar que una creación, uso y reutilización de los área de la organización, pero es in-
documentación debe poder “leerse” documentos, sin necesidad de im- dispensable, como en cualquier sis-
dentro de unos años; es decir, hay plementar ninguna solución tecno- tema de información, cuando se re-
que asegurar la perdurabilidad de lógica. quiere una solución global.
determinados documentos? Tener esas pautas corporativas —Crear un equipo de trabajo
—¿Necesita gestionar el volu- adquiere cada vez más importancia interdisciplinar que implique a dis-
men de correo electrónico que con- a medida que crecen los contenidos tintos departamentos: contribuye a
tiene información relevante para la ya que sirven para fijar: romper silos y a tener una visión
empresa?, ¿hace falta guardarlo?, —Criterios de archivo y recu- global de los procesos. La suma de
¿qué hay que guardar y cómo ha- peración. percepciones de todos los afectados
cerlo con seguridad? no siempre se tiene en cuenta y a
—Política de versiones. menudo se tiende, por ejemplo, a
Por otra parte deben plantearse —Qué hacer con el correo elec- no contemplar a personal no cuali-
otros aspectos no menos importan- trónico. ficado que necesita acceder a la do-
tes como el vínculo o la relación cumentación. Dicho personal no
que deben guardar los documentos —Cómo nombrar los documen-
sólo realiza tareas auxiliares sino
en papel y los electrónicos. tos.
que posiblemente a corto plazo aca-
—Cuál debe ser la política de be usando el sistema directamente.
«Aunque los expurgo y de preservación de los
programas documentos. —Identificar las personas im-
aparentemente tienen plicadas en los procesos críticos de
Sin unas normas, a medida que la organización, que harán un uso
funciones similares, crece el volumen de documentos se
las diferencias en más intensivo del sistema. Conocer
hace prácticamente inmanejable cómo realizan actualmente sus acti-
cómo resuelven los llevar a cabo políticas de expurgo o vidades, identificar sus necesidades
problemas pueden de migración de contenidos para de información y el conocimiento
ser muy distintas» asegurar la preservación de docu- asociado y asegurar la formación
mentación crítica. necesaria para que incorporen las
Aunque parece evidente que nuevas formas de trabajo.
Por último, con frecuencia hay
previa a cualquier acción hay que
que usar una solución tecnológica.
delimitar el punto de partida y con- Todo proyecto de gestión docu-
En este caso no se trata únicamente
cretar los objetivos a conseguir, no mental debe ir acompañado de una
de concretar los requerimientos y las
siempre es algo que las organiza- visión global que vaya más allá de
funciones esperadas sino, sobre to-
ciones se plantean con la necesaria “los documentos”: es necesario ver-
do, de priorizarlos y evitar una “lar-
claridad. la en la dimensión de la política de
ga lista de deseos”. Aunque sobre el
información de la empresa y de su
Para llevar a cabo un proyecto papel algunos programas aparente-
cultura corporativa.
de gestión documental pueden se- mente tienen prestaciones similares,
guirse distintas metodologías, y és- las maneras de realizarlas pueden ser En efecto, cualquier proyecto
tas abordarse desde diferentes ver- muy distintas ya que cada solución de gestión documental conlleva un
tientes. prioriza unas sobre otras. necesario cambio cultural. En múl-
El profesional de la información, v. 15, n. 3, mayo–junio 2006 225
5. Adela d’Alòs–Moner
tiples ocasiones hemos confirmado —Garantizar la facilidad para Referencias
que más del 50% de información integrarse con otras aplicaciones. 1. En Content manager se define “contenido”
relevante para la empresa se en- como cualquier tipo de “unidad” de información
cuentra en archivos o carpetas par- —Posibilitar la migración de digital. Puede ser texto, imágenes, gráficos, ví-
datos: desde otros sistemas existen- deo, sonido, documentos, etc., siempre que pue-
ticulares: en correos electrónicos o da gestionarse en formato electrónico. Consulta-
en discos locales. tes, o hacia otras aplicaciones en un do en: 20–12–05.
futuro. http://www.contentmanager.eu.com/history.htm
Por ejemplo: en la implementa- 2. Liu, Ziming. “The evolution of documents
ción de un proyecto de gestión do- Conclusiones and its impacts”. En: Journal of documentation,
2004, v. 60, n. 3, pp. 279–288.
cumental en Irlanda8, se vio que ha-
bía 18.000 mensajes de correos Un proyecto de gestión docu- 3. Australia ha sido el primer país en desarrollar
electrónicos relativos a la empresa mental es algo más que una lista de un estándar para la gestión de los “records”.
Más información en: The Dirks manual: a stra-
en carpetas particulares y más de prestaciones que un software debe
tegic approach to managing business informa-
14.000 documentos en los discos cumplir para mejorar la gestión y el tion. Consultado en: 18–12–05.
locales. acceso a los documentos. Debe en- http://www.naa.gov.au/recordkeeping/dirks/dirks
man/dirks.html
marcarse dentro de la política de in-
Algunos aspectos que deben formación de la organización y de 4. Normativa y legislación en gestión de docu-
mentos (records management) en España. Con-
contemplarse son: sus procesos y procedimientos para sultado en: 22–12–05.
asegurar que la información y el co- http://www.fesabid.org/federacion/gtrabajo/aen
—Asegurar que se empieza con or/jornada281105/
nocimiento corporativo se compar-
la información más crítica y que és- La Parte 1 (Generalidades) de la norma
ten. La tecnología es únicamente UNE–ISO 154489-1 ha sido publicada por
ta se encuentra actualizada.
una herramienta, sin duda impor- AENOR en marzo de 2006.
—Cerciorarse de que se perci- tante, que puede ayudar a que la in- 5. Más información en la sede web de la Secre-
formación esté organizada y fluya taría del Consejo Superior de Administración
ben los beneficios y resultados a Electrónica del Ministerio de Administraciones
corto plazo. Para ello hay que ga- convenientemente. Públicas. Consultado en: 20–12–05.
rantizar que hay una “masa crítica” http://www.csi.map.es/csi/pg5m52.htm
de contenidos en el momento de La preparación es un elemento 6. Guidelines on the realisation of benefits from
arrancar el proyecto. clave del éxito ya que permite con- electronic records management. Surrey: The
cretar y priorizar requerimientos. National Archives, 2004, p. 45. Consultado en:
20–12–05.
—Concretar qué hacer con la En el marco de la fase previa a la http://www.nationalarchives.gov.uk/electronicrec
documentación “antigua”: ¿se mi- implementación de una solución ords/advice/pdf/benefits_realisation.pdf
gra?, ¿se elimina?, ¿qué se migra y tecnológica es necesario definir 7. Algunos artículos pueden ayudar a compren-
qué se desecha?, ¿se deja en el sis- unas pautas corporativas, que serán der las diferencias entre las distintas soluciones:
tema anterior? la base de la gestión posterior de los Winterman, Vivienne. An uncommon trinity: a
contenidos. brief outline of the relationship between records
—Asegurar la formación ade- management (RM), electronic document mana-
gement (EDM) and knowledge management
cuándola a los conocimientos y ap- Un estudio de META Group de (KM). Consultado en: 20–12–05.
titudes de las distintas personas im- enero de 200410 revela que las orga- http://www.tfpl.com/assets/applets/Wintermn.pdf
plicadas. nizaciones desconocen qué conteni- The difference between document and content
Otras facetas a tener en cuenta dos tienen y cómo los gestionan y management. Consultado en: 21–12–05.
http://www.metatorial.com/papers/dm_v_cm.asp
están más relacionadas con la tec- refleja que, si bien para muchas es
una prioridad, aún no son plena- What is the difference between content manage-
nología: ment, document management and knowledge
mente conscientes de sus benefi- management? Consultado en: 20–12–05.
—Garantizar la facilidad de uso cios. http://iam.ucsc.edu/EDMS/what_is_the_differen
ce_between_c.htm
tanto para los creadores como para
los usuarios de contenidos, así co- Por último, es indispensable 8. Smyth, Zoe A. “Implementing EDRM: has it
implicar a las personas que deberán provided the benefits expected?”. En: Records
mo para el departamento informáti- management journal, 2005, v. 15, n. 3, pp.
co. contribuir a su puesta en funciona- 141–149.
miento y para ello hay que identifi-
9. Una lista de funciones de los CMS puede en-
—Garantizar la seguridad –per- car sus hábitos en el uso de la docu- contrarse en esta web. Consultado en: 3–01–06.
misos– en el acceso a según qué ti- mentación y la información. Los http://www.cmsreview.com/
po de documentación. contenidos están asociados a proce- 10. Business drivers across Europe for enterpri-
sos de negocio y detrás de éstos hay se content management: findings from European
—Permitir elementos de perso- market research. META Group, 2004, p. 11.
nalización de los contenidos. personas. Las probabilidades de
éxito del proyecto, están en estre- Adela d’Alòs–Moner, DOC6. Consul-
—Asegurar la escalabilidad del cha relación con su grado de impli- tores en recursos de información
sistema. cación de las personas. aalos@doc6.es
226 El profesional de la información, v. 15, n. 3, mayo–junio 2006