El estado del arte tiene la función de dirigir un trabajo de grado

1. ESTADO DEL ARTE
El estadodel arte contoparasuelaboracióncon latécnicade revisióndedocumentossobre Políticas
de Gestión Documental a partir de un análisis documental en bases de datos académicas como
Google escolary Escopus, para la identificaciónyrecuperaciónde documentosacercadel temade
referencia, utilizando filtros de búsqueda y palabras claves en idioma inglés y español como:
políticasde gestión documental,document managementpolicies entreotras.Tambiénse utilizaron
como criteriosde búsquedalosespaciosde tiempocomolos comprendidosentre losaños 2015 al
2021. Esta búsquedatuvo comoresultadolaobtención de 15 artículos que tienenque veren algún
aspecto con el tema de políticas de gestión documental.
Los resultados de esta búsqueda permiten concluir que existe un déficit asociado con literatura
acerca de políticasde gestióndocumental,siendoestaliteraturaun insumonecesarioparael diseño
e implementaciónde las mismas, teniendopresente que son parte importante y necesaria para el
buen funcionamiento del sistema de gestión de información de una empresa o entidad y forman
parte fundamental del engranaje de lamisma.Estosdocumentos amenudonoexisten,osi existen
han sido fabricadas con ligereza, están mal elaboradas o con información parcial e incompleta.
debidoa la faltade material didácticodisponible que sirvade guía para una adecuadaelaboración
del documento.
Sistemas de Gestión.
Según Moreno Rodríguez, 2018. (1) la integración del sistema de calidad y el sistema de gestión
documental esposible enlamedidaenque se diseñenygenerenunaserie de estrategias basadas
enel desarrolloe implementaciónde normasy políticasque tienencomofinorientar lagestiónde
los sistemas de calidad y de gestión documental. generándose de esta manera una adecuada
gestiónde susprocedimientosyactividades,permitiendounseguimiento,controlymejoraen todos
sus procesos, pudiéndose abordar para este fin diversos tipos de metodologías que ayuden a
generar estrategias a corto mediano y largo plazo.
SegúnPuentes,2018 esnecesario integrarde formapragmáticalanormativaexistente relacionada
con sistemasde gestióndocumental ygestiónde lacalidad; lograndocrearun vínculo colaborativo
entre los mismos,mediante políticasy lineamientosqueparasuelaboraciónhayantenidoencuenta
o que contenganimplícitoeste vínculo.De estamanerase aseguracumplircontodoslosrequisitos
exigidos a nivel de calidad en la Gestión Documental de la organización.
Gestión de Riesgos, Tecnologías de la Información y la Gestión Documental.
A criterio de García Salmon, L.A., Mena Múgica, M. M. y Paz Enrique, L. E., 2019. (2) Es de suma
importanciael diseñare implementarsistemasde informaciónque tenganencuentala gestiónde
los riesgos asociados a su gestión, mas aun cuando uno de los mayores riesgos es en sí la óptima
integración de las Tecnologías de la Información con los sistemas de Gestión Documental. siendo
consecuentes con lo expresadoanteriormente primero que todo se debe estar consciente de que
los riesgos existen, para posteriormente designar responsabilidades y manejo de estos. dicho en
otros términos se deben implementar términosde seguridadpara los activos de información que
tienen que tener en alguna u otra medida una gestión del riesgo.

2. SegúnPradoyNavarro,2016 la creaciónde políticas ysistemasintegradosesdecirlaintegraciónde
lossistemasde gestiónde informaciónconlossistemasde riesgoidentificados se convierte enuna
vía eficiente y óptima para la elaboración, diseño e implementación de Políticas de Gestión
Documental.
Políticas Institucionales
Es de suma importancia el diseño, elaboración e implementaciónde políticas públicas para la el
abordaje y resoluciónde una situaciónproblemáticadeterminada,segúnSalazarRuiz,2019. (3) es
necesarialageneraciónde políticaspúblicasdirigidas alagestiónenmateriade información,acceso
y preservación de la información para de esta manera darle transparencia al actuar del estado u
organizaciónque gestionaesosdocumentos. Estaspolíticasde gestiónde documentos debenestar
acordescon loslineamientosyparámetrosque danlas normas ISO 15489-2 y respaldadosademás
por una serie de procedimientos,directricesyplanesestratégicos,que hacenparte del sistemade
Gestión documental.
Gestión del Conocimiento
Es necesaria la gestión del conocimiento e información que reposa en las unidades de gestión
documental de lasentidadesuorganizaciones parade estamanerase puedagenerarconocimiento,
difundirlo e integrarlo a las nuevas tecnologías de la información existentes dentro de la
organización. Teniendo en cuenta lo expresado por Sanchez Rodríguez, 2017. (4) Existen
oportunidadesde mejorade altísimonivelatravésde laarticulaciónde procesosestratégicos como
por ejemplo las políticas de Gestión Documental con los procesos y procedimientos de las demás
áreas, para que de esta manera confluyan las áreas misionales de la empresa con la de Gestión
Documental articulándolas. esto solo será posible en lograr si hay un apoyo decidido de la alta
dirección que este consiente de la importancia de los documentos para la toma de decisiones
estratégicas, basados en el costo beneficios que tiene para ellos la gestión de sus documentos.
Gestión y documentación
Neald y Rozas, 2020. (5) Indican que es de suma importancia para la adecuada gestión de la
informaciónde laorganización el reglamentarel usode normasy políticas de GestiónDocumental
que reflejenlosprincipiosbásicosconlosque laorganizacióngestionasusdocumentos.Estotendrá
como resultado que las organizaciones maximicen el valor de sus recursos informativos, el
rendimiento del conocimiento que está disponible en sus unidadesde información y los recursos.
Mermando de estamaneralaperdidadeinformaciónysuposible gestiónparalatomade decisiones
estratégicas
Normatividad
SegúnPulido, (6) presentael siguiente artículodonde abarca la problemáticadel usodel papel en
el sectorpúblico, dandocomo resultadolaimplementaciónde unanormatividadenel documento
electrónico, llevando al análisis de la problemática desde el sector cultural, infraestructura y
presupuestal.

3. Políticas de calidad
Según Díaz Claudia, 2009. (7) La gestión de la calidad en los archivos públicos en Colombia está
reglamentadaporentidadesprivadasbajolasnormasISO,en ColombiaesICONTECllevaracabo la
implementaciónenColombiaesun poco ambiguapor la cultura que se llevaenColombiasobre el
tema.
Historia
SegúnDante,2005. (8) a travésdel tiempoelhombrenosmuestraunaorganizaciónde susvivencias
enmarcadasen el arte pictográfico,después enpapiros,esculturas,museos dada la necesidadde
dejar evidencias en la historia, es como a partir del año 1950 las empresas se ven en la necesidad
de la organización de sus archivos administrativos, con la llegada de la globalización se ven en la
necesidadde laseguridadde la información,llevándonosalos grandesrepositoriosdigitalescomo
los son la nube y los grandes servidores.
Auditoria
SegúnGiménez,2015. (9) lasnormas Iso ayudana losdirectoresogerentesde empresaspúblicaso
privadas a gestionar de forma correcta la implementación de herramientas tecnológicas para un
buen manejo de los documentos electrónicos, en sus debilidades o fortalezas en el tema.
Según Gutiérrez, 2003. (10) las auditorias se destacan como un elemento clave para mejorar los
procesos de gestión documental orientada a detectar las fortalezas y debilidades mediante
conclusiones o recomendaciones.
Conclusión
Las políticas son pautas o criterios que se tienen en cuenta para la consecución de objetivos en la
misma. Sirven para gobernar la acción en el caminar hacia un objetivo, ayudando a delegar y
mantenerlabuenarelaciónentre personas,porloque esconsecuente definirloslineamientospara
seguir en una nueva contratación del manejo de la reseña histórica más reciente de la Agencia
nacional de defensa Jurídica del estado en materia de gestión documental en sus estados
Fisicos/electronicos
Referencias
- (1) Moreno Rodríguez, Ingrid Carolina, (2018). Estrategias para la integración de Sistemas
de Gestiónde Calidady Sistemasde GestiónDocumental,enuna instituciónde educación
superior. https://www.redalyc.org/jatsRepo/5604/560459732006/html/index.html
- (2) García Salmon, L.A., Mena Mugica, M. M. y Paz Enrique, L. E. (julio-octubre, 2019).
Eficiencia administrativa y gestión de riesgos. Escenario actual de las políticas de gestión

4. documental. Pedagogía y Sociedad, 22(55), 213-235. Recuperado de
http://revistas.uniss.edu.cu/index.php/pedagogia-ysociedad/article/view/895
- (3) Salazar Ruiz, Alejandra, (2019). Política Institucional De Gestión Documental Y Archivo.
Recuperado de https://www.aea.ec/wp-content/uploads/2019/11/Exposicion-sobre-
Politicas-publicas-arhchivisticas-Alejandra-Salazar.pdf
- (4) SanchezRodríguez,2017. La gestióndocumentalenel siglo XXI,unaapuestaalagestión
del conocimiento desde el ámbito académico. Recuperado de
file:///C:/Users/ROBERTO.GUEVARA/Downloads/184-574-1-PB%20(1).pdf
- (5) Prada Rozas, Oscar Neld,(2020). La GestiónDocumental En El ÁmbitoDe La Educación
Superior Universitaria. Recuperado de
https://revistas.uandina.edu.pe/index.php/Kallpay/article/view/339/210
- (6) Pulido, J. N. D., & Tibaduiza, A. L. (2013). Dificultades técnicas para la
implementación de la nueva normativa en el desarrollo de la estrategia de gobierno
en línea y la gestión documental en Colombia: decretos 2578 y 2609 de 2012
(AGN) y 2693 de 2012 (MinTIC). Códice, 9(2), 105–127.
- (7) CLAUDIA CONSTANZA DIAZ HERRERA. (2009). Ciencia Unisalle Modelo
de certificación de calidad para un programa de gestión documental . Entidades
públicas en Colombia. In Certificacion (Vol. 1, Issue Certificacion).
- (8) Dante, P. G. (2005). Gestión documental , gestión de información y gestión
conocimiento : evolución y sinergias . Comunicación preliminar. 0864–4659, 5.
- (9) Giménez, V. (2015). Normas Iso Para La Gestion De Documento Electronicos.
Fuentes, 9(40), 1–16.
http://www.revistasbolivianas.org.bo/pdf/fdc/v9n40/v9n40_a03.pdf
- (10) Gutiérrez, L. (2003). La auditoría de información como herramienta de
Evaluación y mejoramiento de la gestión de documentos. Biblios, 4(16), 14–22.