Las 9 s-mejora continua

I. INTRODUCCIÓN
1.1. Realidad Problemática.
Las 9 S tiene como propósito lograr que el ser humano sea más efectivo en todos
los ámbitos, basándose en el concepto de generar un ambiente de trabajo cómodo,
organizado, limpio y bien estimulado, ya que abarca el mejoramiento de las condiciones
mentales de quien se apega a esta metodología.
Contexto internacional
Smart Office Centre (2015) en su artículo “Los cinco problemas de gestión
documental que hay en tu empresa” asevera que hoy en día, muchas empresas siguen
utilizando métodos poco efectivos para su gestión de documentos, lo que se traduce en
un lastre para sus empleados, que no consiguen encontrar, archivar o catalogar los datos
de una forma eficiente. Así, estas empresas pierden competitividad con respecto a las que,
por el contrario, lo consiguen. Y es que es imprescindible que las compañías gestionen su
documentación de forma correcta. Sobre todo, en ese tipo de negocios en los que la
información es el principal activo, dado que supone una gran parte de la rutina de trabajo.
Quonext (2017) en su artículo “Problemas y soluciones de la gestión documentaria
de las empresas” menciona que la correcta gestión de los documentos en las empresas es
imprescindible para el buen funcionamiento de las mismas. En muchos casos, el
“documento” en sí es el activo más importante de una compañía y sobre el que se sustenta
la mayor parte del trabajo. Un ejemplo de ello pueden ser las grandes empresas de
transporte o industria, que manejan una gran cantidad de información y documentos para
desarrollar su actividad diaria. La gestión documental es un factor muy importante para
mantener un nivel competitivo alto en todas las empresas y mejorar el rendimiento de
todos los empleados. Por eso, es importante contar con la tecnología para poder mejorar
estos procesos.
Menchero (2015) menciona que Iron Mountain realizó un estudio donde se da
hincapié en las bondades de una gestión racional de los activos de información. En plena
era digital, pensar que un 88 por ciento de las empresas carecen de operativas eficientes
de archivo para localizar el dato necesario en el momento preciso sorprende casi tanto
como que un 40 por ciento archive todo, con el consiguiente coste, solo por no saber
identificar qué merece la pena conservar.

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Ornazábal y Zapata (2017) en su artículo “Transformación digital desde la gestión
documental” menciona que al igual que en el sector privado, entidades de gobierno como
municipalidades o consultorios se ven beneficiadas de una optimización de su gestión
documental y de sus procesos, tanto en eficiencia operativa como en costos. Así mismo,
existe una serie de trámites que se pueden hacer por Internet y legislaciones que van hacia
la digitalización y los trámites simples. Muchos servicios tienen que ver con atención al
ciudadano, por lo que las entidades de gobierno deben enfocarse en este y ojalá
automatizar al máximo todos los procesos relacionados con gestión de papeles y trámites.
Toda esa transformación que realiza el gobierno.
Contexto nacional
Según el Ministerio del Ambiente (2017), manifiesta que mientras que en los
países desarrollados de Europa y en Estados Unidos la información generada sobre la
base de documentos administrativos rigurosos se remontan al siglo XIX, en el Perú su
historia es muy reciente, y las soluciones, aún escasas. Sin embargo, se han hecho
esfuerzos en algunos programas estratégicos desarrollados bajo el marco de gestión por
resultados. Los aportes del mundo académico tampoco han consolidado una respuesta
clara a la gestión de documentos. Este vacío restringe la eficiencia de las acciones y
contribuye a que la toma de decisiones no sea efectiva.
Según el Diario El Comercio (2016), en todas las entidades públicas existen
archivos, ya que se producen documentos día a día. Resguardar este patrimonio es
sumamente importante para que se validen nuestros derechos y nuestras acciones. Por tal
sentido, una organización no podría tener una gestión eficiente si es que no utiliza
eficientemente su información y no puede proporcionar oportunamente la información
que les solicitan sus clientes. Por lo tanto es importante que se organice y ordene los
documentos de la empresa, es decir, plantear estrategias necesarias con el fin de gestionar
de la mejor manera los documentos.
Según America Televisión (2016) en su articulo titulado “Expertos nacionales y
extranjeros discuten mejoras en gestión de archivos públicos” manifiesta que en el
Ministerio de Cultura se implementó un nuevo sistema de gestión documentaria que fue
inicialmente planteado y utilizado por el RENIEC, el cual permitirá ahorrar cerca de
S/.163 000 soles, ya que se estaría organizando de la mejor manera los archivos

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documentarios que en su momento fueron un problema para este ministerio debido a que
no se contaba con la gestión necesaria, incurriendo en un desorden de documentos.
Para el Ministerio de Salud, (2017) junto a otras instituciones del sector Público
destacaron en el cumplimiento de las directivas y normas vigentes relacionadas a la
gestión del archivo impulsada por el AGN. El esfuerzo del sector está plasmado en el uso
de nuevas tecnologías, probidad y transparencia en la gestión de archivo institucional,
asimismo fue reconocido por su destacada labor en la aplicación de políticas
institucionales que benefician el desarrollo del Sistema Nacional de Archivos. La gestión
implementada en el sector contribuye en consolidar la defensa, conservación, incremento
y servicio del patrimonio documental del país.
Contexto local
La Municipalidad, con RUC: 20141784901, inició sus actividades el 18 de abril de
1940 y se encuentra ubicada en la Calle Elías Aguirre Nro. 240 en el Centro de Chiclayo,
departamento de Lambayeque.
En esta municipalidad encontramos serios problemas en la gestión documentaria,
debido a que la falta de organización y direccionamiento de los documentos emitidos hace
que estos documentos estén distribuidos de manera errónea y ocasionen pérdidas de
tiempo para la institución. Además en la Municipalidad Distrital de Chiclayo, existe
escaso control de estos archivos, por lo que se considerá tomar acciones estratégicas
necesarias que apoyen en la solución de los problemas en la gestión documentaria.
En tal sentido, la investigación pretende plantear estrategias basadas en la
implementación de las 9 “S”, las cuales buscarán colaborar en el mejor desarrollo de la
gestión de documentos.
1.2. Trabajos previos.
Internacional
Camey (2014) , en su tesis titulada “Implementación de las 9 S´s como mejora
continua en la Municipalidad de San Martín Zapotitlán, departamento de Retalhueleu”
(Tesis de Pregrado), cuya finalidad es establecer estrategias basadas en las 9S´s con e l
fin de mejorar la gestión en la municipalidad en estudio. La investigación es de tipo
descriptiva con un diseño no experimental, el cual tuvo como muestra a los jefes y
trabajadores de la empresa, a los que encuestó con el fin de obtener información necesaria

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para el estudio. Los resultados alcanzados indicaron que existe escaso acceso a los
documentos, además de que la institución carece de ambientes de trabajo adecuado, por
falta de limpieza y orden. En conclusión, la implementación de estas estrategias de mejora
continua servirá para que la empresa desarrolle de la mejor manera sus funciones y
asegure que sus trabajadores se sientan más motivados y comprometidos al desempeñar
sus labores.
Castillo (2016), en su tesis sobre “Metodología de las 9s en el área de patrocinio de
la organización comunitaria Nuevo Amanecer” (Tesis de Pregrado), cuyo propósito fue
plantear una metodología basada en la mejora continua de la organización. El estudio fue
de tipo descriptiva-exploratoria con un diseño no experimental, el cual tuvo como muestra
a 6 colaborares de la empresa, a los cuales encuestó sobre los procesos que realizan en la
entidad. Obtuvo como resultados que en la empresa no existe un proceso de clasificación,
organización y limpieza permanente, en donde también se mantenga una disciplina y
compromiso constante por parte de los colaboradores. Por lo que el autor concluye
recomendando aplicar las estrategias de las 9s con el fin de plantear mejores propuestas
y lograr una mejora continua.
Tigua (2014), realizó una tesis sobre “Implementación de la metodología de las "9s"
en el área administrativa del colegio particular el cenáculo” (Tesis de Pregrado), cuyo
objetivo es establecer la metodología de las 9S en el área administrativa del colegio en
estudio. La Metodología fue de tipo descriptiva con un diseño no experimental, la cual
contó como muestra a toda la empresa, a la misma que analizó su situación actual, con el
fin de encontrar problemas o fallas y poder aplicar acciones correctivas. Los resultados
indicaron que la empresa presenta problemas en el departamento administrativo, ya que
observó que existe retraso en la entrega de documentos y atención al cliente. En tal
sentido, el autor sugiere establecer cuanto antes la metodología de mejorar continúa con
el fin de realizar las modificaciones de acuerdo a la retroalimentación.
Jacho (2014), en su tesis sobre “Propuesta de aplicación de la metodología de las
9"s" en la microempresa Providersa” (Tesis de Pregrado). Tuvo como objetivo principal
establecer el beneficio de implementar la metodología 9 “S” con el fin de plantear
estrategias que ayuden a la mejora continua. La metodología fue de tipo descriptiva con
un diseño no experimental, el cual realizó un análisis a la empresa con el fin de determinar
cuáles son los problemas que presenta. Los resultados obtenidos indicaron que en la
empresa existe un problema en el orden y la limpieza de las áreas de trabajo, provocando

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que se obtenga un clima laboral desfavorable, además de empleados insatisfechos. Por
tal, concluye que la implementación de estas estrategias de mejora continua beneficiara a
la empresa en su desarrollo.
Diaz (2016), en su tesis sobre “Diseño de la investigación: implementación de la
metodología nueve eses (9´S) de calidad para la mejora continua de procesos
administrativos, en una facultad de educación superior” (Tesis de Pregrado), cuyo
propósito fue plantear y diseñar una metodología basada en las 9s con el fin de conseguir
una mejora continua para la empresa. La metodología fue de tipo descriptiva con un
diseño no experimental, la cual contó con una muestra de a los colaboradores de la
facultad a quienes se les aplico como instrumento el cuestionario. Los resultados
indicaron que no existe un ordenamiento en las instalaciones de la facultad, no que genera
un desorden en cuando a trabajo que realizan constantemente perjudican la calidad de
servicio. Por lo tanto, se concluye en implementar estrategias en base a las 9s para mejorar
la calidad mediante el orden y limpieza.
Astudillo y Rodriguez (2017), en base a su investigación “Modelo de gestión por
procesos, mejoramiento continuo y 9S aplicados a la empresa de muebles metálicos
ARMELUX”, tiene como propósito es establecer un modelo en base a las 9S para mejorar
sus servicios. Su metodología es descriptiva con un diseño pre experimental, mediante
una muestra de trabajadores de la empresa ARMELUX, aplicando un cuestionario como
instrumento de recolección de datos. Los resultados evidenciaron que la empresa presenta
una desorganización en sus factores internos que perjudican las oportunidades de
empresa, por el cual se concluye la importancia de establecer un modelo de gestión en
base a la mejora continua para desarrollar los factores internos que ocasionen el
detenimiento de desarrollo empresarial.
Cueva (2016), en su tesis titulada “Propuesta de implementación de la metodología
de las 9´s de calidad en el taller de servicio automotriz de la comercializadora Iokars
ubicado en la ciudad de Guayaquil”, tiene como objetivo analizar la problemática para
implementar la metodología de las 9`S de la calidad, y su aporte en las grandes empresas
del mercado de servicio automotriz. La metodología es de tipo descriptivo pre
experimental, teniendo como muestra a los trabajadores de la empresa a quienes se aplicó
la técnica de encuesta para el arrojo de resultados, que evidenciaron que los
procedimientos y los procesos son de nivel estándar, lo cual se concluye reforzar mediante
la aplicación de una metodología 9S.

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Nacional
Fuentes (2017) en su tesis titulada “Implementación de la metodología 5s para
reducir los tiempos en la ubicación de documentos en el área de Aseguramiento y Control
de la Calidad de una entidad bancaria” (Tesis de Pregrado), cuyo propósito fue mostrar
los beneficios de utilizar metodologías de la mejora continua, para que la empresa obtenga
mejores resultados. La metodología utilizada fue de tipo descriptiva con un diseño no
experimental, para la cual realizó un análisis a la empresa con el fin de corroborar si esta
ejecutando bien sus funciones. Los resultados indicaron que la empresa presenta una
problemática en sus áreas de administración y operativa, ya que no se organizan y
controlando de manera adecuada. Por tal motivo, el autor concluyo que la implementacion
de esta metodología de mejoramiento continuo, beneficiará a la empresa.
Figueroa (2016), en su tesis titulada “Implementación de las 5S para la mejora en
la gestión de almacén en Balu General Imports S.A.C, Ate Vitarte 2016” (Tesis de
Pregrado), cuyo objetivo fue establecer estrategias de mejora continua para el área de
almacén de la empresa en estudio. La metodología fue de tipo descriptiva con un diseño
no experimental, el cual tuvo como muestra a los trabajadores de la empresa, al mismo
que encuestó con el fin de obtener información que ayuden al estudio. Los resultados
indicaron que la empresa presentaba problemas de organización y limpieza, por lo que el
autor concluye, sugiriendo que se ejecuten las estrategias de mejoramiento con el fin de
que la empresa obtenga un mejor resultado.
Herrera (2017), realizo una tesis sobre “Implementación de la metodología 5S en el
laboratorio de No Metálicos FIQ” (Tesis de Pregrado), cuyo propósito fue elaborar un
diseño metodológico basado en la teoría de Kaizen, con el fin de mejorar continuamente
los procesos. El estudio fue de tipo descriptivo-analítico con un diseño no experimental,
para lo cual se analizó la situación actual de la empresa, con fines netamente de
investigación. Los resultados mostraron se utilizaba excesivamente el tiempo en los
procesos productivos del laboratorio, originando gatos innecesarios de tiempo para la
empresa. El autor concluyó que las nuevas estrategias de mejora continua permitirán que
la empresa obtenga mejores resultados y solucione sus problemas de tiempo.
Salvatierra y Asuncion (2016), en la investigación “Modelo de gestión para la
mejora continua de la calidad en empresas de bebidas gasificadas caso: Elma S.A”, tiene
como finalidad de mejorar la planificación, implementando mejorar continuas en la

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evaluación de la eficacia y estandarización. Su metodología es descriptiva con un diseño
pre experimental, su muestra consta de los trabajadores de la empresa Elma S.A,
aplicándose un cuestionario para la recopilación de datos. Los resultados explican que las
actividades que se realizan en la empresa no se efectúan de una manera adecuada
perjudicando el rendimiento y desempeño del trabajador. De tal forma, se concluye, que
la implementación sobre mejorar la gestión continua de una empresa permitirá evaluar la
eficacia de las actividades que se desarrollen dentro de ella.
Mendoza (2017), en su tesis “Propuesta de mejora de procesos en una empresa
fabricante de bebidas rehidratantes”, tuvo como objetivo mejorar el proceso productivo
de la empresa en estudio, para incrementar la productividad, reducir costos, incrementar
la calidad y la satisfacción del cliente. La metodología es de tipo descriptiva con un diseño
pre experimental, en base a una muestra de 30 personas que pertenezcan al proceso
productivo. Se aplicó el cuestionario como instrumento. Los resultados mostraron, que
presenta una deficiencia de 63% en cuanto a los procesos de producción. Se concluye,
propuso mejorar las condiciones actuales de clasificación, organización, limpieza,
estandarización y hábitos de las buenas prácticas para el incremento de la calidad en
servicios y los procesos de producción.
Castillo (2016), en base a la investigación titulada “Propuesta de mejoramiento
continuo para incrementar la efectividad en el Área de operaciones de la empresa Sakura
S.A”, presenta como objetivo Mejorar la efectividad mediante la Propuesta de
mejoramiento continuo en el área de operaciones de la empresa. La metodología es de
tipo descriptiva con un diseño experimental, con una muestra se tiene la información
sobre el área de operaciones del año 2015. Los resultados evidenciaron que lo indicadores
de tiempo promedio no se elaboran de manera correcta. Se concluye, implementar los
indicadores de gestión se obtuvo un incremento del 13.22%.
Mauricio (2015), en su tesis “Mejoramiento continuo en la gestion de ciclo de
acarreo de camiones en mineria a tajo abierto en Antamina, Cerro verde, Toquepala,
Cuajone, Yanacocha, Alto Chicama, Las Bambas, Cerro Corona, Antapacay y
Pucamarca.”, tuvo el propósito reducir los tiempos muertos de la flota de los camiones
gigantes para así tener una mejor productividad de las mismas y por ende un mejor
performance. La metodología es de tipo descriptivo experimental. Los resultados
determinan que, los tiempos de espera no se efectúan de manera eficiente, por el cual se

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concluye en la creación de un nuevo modelo de gestión en donde se fortalezcan mejores
tiempos y desempeño de los integrantes.
Local
Ampuero y Mendoza (2016), en su tesis sobre “Mejora continua en el área de
producción utilizando Kaizen para incrementar la productividad de la empresa Atlántica
S.R.L.-Lambayeque 2016” (Tesis de Pregrado), cuyo propósito fue desarrollar estrategias
kaizen que ayuden a mejorar el área de producción de la empresa en estudio. La
metodología fue de tipo descriptivo con un diseño no experimental, el cual tuvo como a
los procesos del área de producción de la empresa, los mismos que fueron analizados con
el fin de realizar propuestas de mejoramiento. Los resultados indicaron que hay problemas
que afectan el nivel de productividad de la empresa, además habían bastantes fallas de
maquina en el área de los talleres, debido a la falta de mantenimiento y organización en
la empresa. Por lo que el autor sugiere implementar la propuesta de mejora con el fin de
que la empresa obtenga mejores resultados.
Parra (2017), en su investigación sobre “Propuesta de estrategias Kaizen para
aumentar la productividad del personal en la empresa de servicios postales del Perú Filial
Chiclayo” (Tesis de Pregrado), cuyo objetivo es plantear estrategias de mejoramiento
continuo para la empresa en estudio. La metodología utilizada es de tipo descriptivo-
propositivo con un diseño no experimental, el cual tuvo como muestra a los procesos de
la empresa, los cuales fueron analizados para realizar mejoras. Los resultados fueron que
la productividad de los colaboradores de la empresa presenta un nivel bajo, debido a que
hay problemas de organización y control. En tal sentido el autor recomienda mejorar las
relaciones de eficacia y satisfacción del personal, en busca de una mejora continua para
la empresa.
Peña (2014), en la tesis “Optimización del procedimiento de fiscalización y mejora
continua de intendencia Regional Lima de las Sunat propuesta actual”, tiene como
objetivo analizar las diversas Resoluciones del Tribunal Fiscal respecto a la comunicación
de las conclusiones o resultados del procedimiento de fiscalización. La metodología es de
tipo descriptiva con un diseño no experimental, con una muestra a los trabajadores de
estudio, aplicándose el cuestionario para recolección de datos. Los resultados mostraron
determinaron la existencia de sentencias congruentes con la posición de la
Administración Tributaria no se realizan de manera eficiente. Se concluye, en analizar si

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los criterios que se expone en las Resoluciones del Tribunal Fiscal afectan el derecho a la
defensa y al debido proceso.
Miranda (2015), en su tesis “Implementación de un modelo de gestión empresarial
en la mejora continua de la empresa inmobiliaria "Miranda" en Bagua Grande”, tiene
como objetivo diseñar una propuesta de modelo de gestión empresarial para la mejora
continua. La metodología es descriptiva, no experimental transversal. Con una muestra
de 165 pobladores a quienes se les aplico entrevista para la recopilación de información.
Los resultados mostraron, el diagnostico en el que se encuentra la gestión de la empresa
en estudio. Se concluye, la implementación de un modelo de gestión que optimice sus
procesos de producción.
Ascencio y Puelles (2015), en su investigación “Plan de mejora continua aplicando
herramientas de producción esbelta en el área de producción del modelo San Nicolás
S.R.L”, presento como objetivo diseñar un plan de mejora continua en base a las
herramientas de manufactura esbelta para incrementar la productividad. La metodología
es de tipo descriptiva experimental, con una muestra de los colaboradores de la empresa
en estudio, a quienes se les aplico el cuestionario como instrumento. De tal manera que,
los resultados evidenciaron que por mermas de parada de máquina fueron 4 521 sacos/
mes y con el diseño del plan se logra reducir en un 50% haciendo un total de 2260 sacos/
mes, incrementando de esta manera la productividad en h-H en un 16.60 %. Se concluye,
en crear un procedimiento en base a las 9s para mejorar los niveles de producción y
calidad.
Jiménez (2014), en base a su tema de investigación “Propuesta de un Esquema
Logístico para la mejora continua en la gestión por procesos en la subgerencia de
Logística, de la Municipalidad Distrital de José Leonardo Ortiz, presento como finalidad
analizas los índices del esquema logístico de la empresa. La metodología es de tipo
descriptivo con un diseño pre experimental como muestra tiene 15 miembros a quienes
se les aplico el cuestionario. Los resultados mostraron que la subgerencia de logística de
la municipalidad de José Leonardo Ortiz no se realiza de manera organizada, lo que
perjudica a la producción y desempeño laboral. Se concluye, en la creación de una
propuesta que mejores los procesos logísticos de la municipalidad en estudio.
García y Olazabal (2016), en su tesis “Plan de mejora continua en el proceso
productivo de harina de loche en la procesadora agroindustrial Muchick S.A.”, teniendo

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como objetivo el diseño de un plan de mejora contigua mediante el análisis del
diagnóstico actual que se encuentra la empresa. La metodología es de tipo descriptiva con
un diseño pre experimental, con la muestra de los recursos del área de producción.
Instrumento aplicado guía de observación. Los resultados mostraron que se necesita
realizar cambios en el proceso de producción, por el cual se concluye que el diseño de un
plan de mejora continua obtendrá mejores resultados para el posicionamiento y
crecimiento de la empresa en el mercado.
1.3. Teorías relacionadas al tema.
1.3.1. Metodología de las 9S
1.3.1.1. Definición
Las 9s se considera la continuación de las 5S, adquiriéndoles cuatro
premisas importantes para los procesos de producción dentro de una empresa. La
aplicación de esta una metodología tiene la finalidad de mejorar la efectividad personal
de los integrantes de una organización, permitiendo de esta manera sumar nuevas fases
para un mejor aprovechamiento. Se evocan en el aspecto de entender, implantar y
mantener un sistema ordenado y la limpieza dentro de la empresa. (Aldavert, Vidal, &
Lorente, 2016)
Los beneficios que posee las 9s, permitirá mejorar y fortalecer las
condiciones de calidad, seguridad y sobre todo generar un ambiente oportuno en las
actividades laborales. Además, se afirma que esta metodología favores a la satisfacción
con el cliente y el trabajador, generando relaciones oportunas para resultados
provechosos.
También se dice, que permite disminuir los accidentes y pérdidas
de tiempo, en la búsqueda de herramientas que se utiliza en una determinada compañía.
Además, analiza los métodos que se debe utilizar para una mayor calidad de producto o
servicio, con la finalidad de lograr la satisfacción plena del cliente. (Equipo Editorial,
2017).
1.3.1.2. Características de la metodología de las 9S
La utilización de las 9s se caracteriza por mejorar y conservar las
condiciones de una empresa, en donde prevalecen los valores del orden y limpieza.
Además, presenta indicadores como la seguridad, el clima laboral, la motivación del

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personal junto a la eficiencia la calidad y la productividad. Según (Hirano, 2018),
considera que las 9S se caracterizan por lo siguiente:
Mejorar el ambiente de trabajo, consiste en eliminar todo aquello
que afecte a la empresa y que genera un desorden, esto puede generarse por la falta de
aseo, fugas, contaminación, otro.
Reducción de pérdidas, es decir que se encargan de buscar métodos
que fortalezcan los factores de la calidad, mejorando de esta manera el tiempo de
respuesta y costes en la intervención del personal con el cuidado del sitio de trabajo con
el fin de incrementar la moral en el personal hacia la empresa.
Crear las condiciones para aumentar la vida útil, consiste en alarga
la vida de los equipos y maquinaria, mediante la inspección constante por las personas
que laboran con ellas dentro de la empresa.
Conservar el sitio de trabajo, esto se efectúa a través de los
controles habituales mediante el mantenimiento que se les ofrece a las herramientas
dentro de la empresa junto a la aplicación de las 9’s.
1.3.1.3. Herramientas de la metodología de las 9S
Según (López P. , 2016)
Diagrama de Causa – Efecto.Se utiliza para identificar las causas
que involucran a la deficiencia de empresa. Por otra parte, el diagrama de causa permite
que la empresa se organice a través de grupos en donde se recopilará información sobre
el problema que este aquejando la empresa, y de esta manera determinar exactamente las
posibles causas. (Fernández, 2013)
Listas de verificación, es una de las formas más objetivas de
valorar el estado de aquello que se somete a control. El carácter cerrado de las respuestas
proporciona esta objetividad, pero también elimina información que puede ser útil porque
no recoge todos los matices, detalles, y singularidades. Así mismo se pueden utilizar en
cualquier área del sistema de gestión, por ejemplo: para evaluar a los proveedores, para
realizar controles del producto, para verificar los productos comprados, o para evaluar la
competencia del personal.
Entrevistas. Es el diálogo que se efectúan entre directivos y
colaboradores en temas que conciernen al desarrollo de la empresa y el desempeño en el

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que se elabora. Este permitirá poder evidenciar y analizar los factores que interrumpen
los procesos de administración dentro de una empresa.
Instrucciones de trabajo. Es la descripción de cómo se desarrolla
las actividades que se laboran en una empresa, para el guiamiento del colaborador con la
finalidad de medir el desempeño y contribución del trabajador con la empresa. Es
considerado también como el manual del trabajador para que la labor realizada se lleve
de manera eficiente y provechosa mediante el crecimiento de la organización
Gráficos (Histogramas de Barras). Es útil cuando se tiene un
amplio número de datos que es preciso organizar, para analizar más detalladamente o
tomar decisiones sobre la base de ellos. También es un medio eficaz para transmitir a
otras personas información sobre un proceso de forma precisa e inteligible.
Gráficas de radar. Es una herramienta muy útil para mostrar
visualmente los gaps entre el estado actual y el estado ideal. Permite mostrar los cambios
en las fortalezas o debilidades del equipo o de la organización.
1.3.1.4. Componentes de la metodología de las 9S
Según Simon y Tremblay, (2014), explica los componentes de las
9S, clasificando de la siguiente manera:
Seiri – Clasificación
Significa eliminar del área de trabajo todos los elementos
innecesarios y que no se requieren para realizar la labor, además se afirma que clasificar
es separar u ordenar por clases, tipos, tamaños, categorías o frecuencias de uso. Entre sus
beneficios de la clasificación está el reducir los tiempos de acceso al material,
documentos, herramientas y otros elementos de trabajo. Además, eliminar las pérdidas de
productos o elementos que se deterioran por permanecer un largo tiempo expuestos en un
ambiento no adecuado para ellos. Su tercer beneficio es la mejora del control visual de
los elementos de trabajo, materiales en proceso y producto final. El cuarto beneficio es
que identifica las áreas o sitios de trabajo con riesgo potencial de accidente laboral. Y por
último, mejorar la productividad en el uso del tiempo
Seiton - Organización
Ordenar consiste en organizar los elementos que hemos clasificado
como necesarios de modo que se puedan encontrar con facilidad, ya sea por características
de tamaño, color, funcionamiento, etc., entre sus beneficios están: Mayor seguridad en

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base a la limpieza y orden en la organización; se mejora la información en el sitio de
trabajo para evitar errores y acciones de riesgo potencial; facilita el acceso rápido a
elementos que se requieren para las actividades; la presentación y estética del puesto de
trabajo se mejora, comunica orden, responsabilidad y compromiso con el trabajo; se libera
espacio; el ambiente de trabajo es más agradable; se incrementa la eficiencia; y, mejora
la productividad, reflejada en el cumplimiento de los objetivos y metas.
Seiso - Limpieza
Limpiar es el acto de quitar lo sucio de algo. En las "9 Claves", este
concepto se refiere a eliminar manchas, mugre, grasa, polvo, desperdicios, etc. de pasillos,
oficinas, almacenes, escritorios, sillas, estantes, ventanas, puertas, equipo, herramientas
y demás elementos del sitio de trabajo; y mantener permanentemente condiciones
adecuadas de aseo e higiene. Entre sus beneficios están: Reduce el riesgo potencial de
que se produzcan accidentes; mejora el bienestar físico y mental del trabajador; se
incrementa la vida útil de la maquinaria y equipo al evitar su deterioro por contaminación
y suciedad; y, la limpieza conduce a un aumento significativo de la Efectividad Global
del Equipo.
Seiketsu - Bienestar personal
El bienestar personal es el estado en el que la persona puede
desarrollar de manera fácil y cómoda todas sus funciones. Consiste en mantener la
“limpieza” mental y física en cada colaborador. Para lograrlo es importante que la persona
se encuentre en un estado ordenado, lo que significa que haya una simbiosis entre lo que
se hace y cómo se siente la persona. Entre sus beneficios están: se mejora el bienestar del
personal al crear un hábito de conservar impecable el sitio de trabajo en forma
permanente; se evitan errores en la limpieza que puedan conducir a accidentes o riesgos
laborales innecesarios; se prepara el personal para asumir mayores responsabilidades en
la gestión del puesto de trabajo; y, los tiempos de intervención se mejoran y se incrementa
la productividad.
Shitsuke - Disciplina
La disciplina es el apego a un conjunto de leyes o reglamentos que
rigen ya sea a una comunidad, a la empresa o a nuestra vida; la disciplina es el orden y
control personal que se logra a través de un entrenamiento de las facultades mentales,

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físicas o morales. Su práctica sostenida desarrolla en la persona disciplinada un
comportamiento confiable. Si la dirección de la unidad estimula a cada uno de los
integrantes para que aplique el ciclo de mejora en cada una de las actividades diarias, es
muy seguro que la disciplina no tenga ninguna dificultad. Entre sus beneficios están:
cultura laboral de sensibilidad, respeto y cuidado de los recursos de la Institución; el
cliente se sentirá más satisfecho ya que los niveles de calidad serán superiores debido a
que se han respetado íntegramente los procedimientos y políticas establecidas; el sitio de
trabajo será un lugar donde realmente sea atractivo llegar cada día.
Shikari - Constancia
Es la capacidad de una persona para mantenerse firmemente en una
línea de acción. En cuanto a la empresa, comprende en el desempeño y rendimiento que
presenta los colaboradores en las actividades dentro de la labor. Entre sus beneficios
están: facilitar las tareas cotidianas; transformar en hábitos lo que en principio implica un
esfuerzo adicional; y, mejora el bienestar laboral.
Shitsokoku - Compromiso
Tener la voluntad de cumplir con una palabra dada o empeñada,
con una idea, con alguna tarea, con alguien o con algo. Compromiso es entusiasmo; y éste
es el motor de la vida. Dentro de la metodología del Programa 9’s, el compromiso se
manifiesta cuando se mantiene una actitud positiva y flexible hacia los cambios, se
simpatiza con ellos y se transmite el empeño firme de hacer Manual 9´s bien las cosas.
Es una ética que se desarrolla en los lugares de trabajo a partir de un alta moral
personal.JFSI. Entre sus beneficios están: proyecta una actitud positiva en los integrantes
de las unidades; genera que otros integrantes se adhieran por voluntad propia al proyecto;
el compromiso es generador de satisfacción personal de cada miembro del equipo por
lograr los objetivos personales; y, ayuda de manera positiva en el ambiente de trabajo.
Seisho - Coordinación
La coordinación significa realizar las cosas de una manera
metódica y ordenada, de común acuerdo con los demás involucrados en la misma tarea.
Es reunir esfuerzos tendientes al logro de un objetivo determinado.
Para el Programa 9’s, la Coordinación se refiere al hecho de que en
la mejora del ambiente de trabajo debemos participar todos; al mismo tiempo, con los

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mismos propósitos y con el mismo ritmo. Los beneficios de la Coordinación son los
siguientes: se reduce el esfuerzo de cada integrante; ayuda a alcanzar los objetivos y metas
definidas; y, se genera un ambiente de armonía entre cada uno de los integrantes de cada
área de trabajo.
Seido – Estandarización,
Estandarizar es regularizar, normalizar o fijar especificaciones
sobre algo, a través de políticas, procedimientos o reglamentos. Entre sus beneficios está
que garantiza la permanencia de los esfuerzos por mantener el ambiente de trabajo limpio
y ordenado aun cuando se presenten nuevos integrantes al equipo, porque queda
documentadas las normas y estándares de trabajo.
1.3.2. Mejora continua
1.3.2.1. Definición
En la búsqueda de satisfacer al cliente las organizaciones buscan
mejorar la calidad de sus productos o servicios adoptando herramientas de mejora
continua, dicha mejora se lleva a cabo por medio de la planificación de actividades
anuales dentro de la organización, esto debido a que la implementación de una cultura de
mejora continua no se logra en poco tiempo, ya que implica cambiar la mentalidad,
hábitos, técnicas y conocimientos del ser humano. (Cruelles, 2013)
Aldavert (2016), afirma que el mantenimiento sobre la eficiencia
de gestión en la empresa se genera mediante el proceso de mejora continua con el
propósito de dar solución a las no conformidades y tratar de corregir aquellas faltas que
interrumpen el desarrollo de la empresa en el mercado. Además, se explica que el
Representante del área de mantenimiento en apoyo conjunto del Equipo de
Mantenimiento, tiene el fin de identificar e implementar acciones correctivas, preventivas
y oportunidades para mejorar el sistema, tomando en cuenta los recursos que se encuentra
actualmente. Por otra parte, el gerente general y los miembros que conforman al equipo
de mantenimiento tendrán como función dar seguimiento de los planes de mejora, además
analizar la justificación de los resultados obtenidos y el estudio de las variantes
aprendidas.

16
1.3.2.2. Mejora continua mediante sus procesos.
La mejora continua a través del control de los procesos, se
desarrolla en cuatro pasos.
Primer paso: Definición del procedimiento
La realización del procedimiento, se describe el proceso, una vez
realizado se dará inicio al proceso de la documentación. Se encuentra compuesto por: el
nombre del proceso, seguido de los objetivos en base a los indicadores de medición, para
conocer el alcance del proceso y las responsabilidades de los operadores del servicio.
Para ser objetivos en el proceso de cumplimiento debemos
enfocarnos en las necesidades y requisitos de nuestros clientes. SOSA, Demetrio (2014),
menciona “los indicadores de los objeticos deben poder medir su cumplimiento…solo se
anotan las principales responsabilidades de los actores de los actores del proceso, con el
objetivo de definir quien hace cada cosa” (p.30).
Segundo paso: Análisis del procedimiento
Se dice que una vez definido e identificado el procedimiento, se
realiza el análisis; este paso es fácil de explicar, pero laborioso de realizar. El análisis
inicia con la pregunta: ¿estamos logrando el objetivo del proceso sistemáticamente? La
respuesta la tenemos a través de los indicadores del objetivo. Si alcanzamos el logro de
los objetivos, y siempre estamos realizando correctamente el proceso a la primera vez, se
dice que el procedimiento está en control, de lo contrario está fuera de control, y esto
conlleva al tercer paso.
Tercer paso: Controlar el proceso
Esto se sucede porque no estamos realizando correctamente el
procedimiento, de manera que no se están cumpliendo los objetivos del mismo
obteniendo porcentaje de errores en el proceso.
Se sugiere detectar las causas que nos hacen fallar y darle solución
de manera que no vuelvan a suceder, esto servirá para asegurar el proceso. Recuérdese
que controlar el proceso es hacerlo bien a la primera vez, sin fallas, cero defectos.

17
Cuarto paso: Mejorar el proceso
Si observamos que estamos cumpliendo los objetivos del proceso,
entonces se procede a realizar mejoras, utilizando la misma metodología presentada en el
siguiente capítulo, tal cual se indica.
Además, se afirma que el control y el mejoramiento de los procesos
consta de la aplicación el análisis de la producción para el cumplimiento de los objetivos
del proceso establecidos, permitiendo de esta manera que la satisfacción del cliente se
plena y se realiza de una manera efectiva, mediante la metodología estadística de análisis
y solución de problemas y proyectos.
1.3.2.3. Elementos de la mejora continua.
Orientación del cliente
Las Organizaciones dependen de sus clientes y, por tanto, deben
comprender sus necesidades actuales y futuras, satisfacer sus requisitos y esforzarse en
exceder sus expectativas. Un servicio centrado a los clientes internos de la empresa tiene
en cuenta las preocupaciones de los mismos, en base a las necesidades y expectativas en
cada una de las etapas de concepción y prestación del servicio. Esto significa que las
necesidades y expectativas de los ciudadanos son el principio fundamental alrededor del
cual se define el interés público y se articula la planificación y prestación del servicio y,
por tanto, que es imprescindible determinar y satisfacer las necesidades y expectativas de
los usuarios de un servicio.
Liderazgo
Para tener éxito en las iniciativas que se tomen en los planes de
mejora continua, se debe ejercer un liderazgo visible por los directivos, participando de
forma activa en todas las iniciativas, proponiendo a los empleados una visión clara de la
orientación de la Organización hacia la calidad, la mejora continua y la satisfacción de
los clientes y estableciendo objetivos de mejora precisos.
Este liderazgo debe ejercerse en todos los niveles de
responsabilidad de la organización, cada uno estimulando las iniciativas y consiguiendo
mejoras en el nivel donde se encuentren, tanto si ofrecen servicios a clientes externos
como a clientes internos de la organización. Es necesario que cada responsable de la
Organización establezca en su nivel, una cultura basada en: (1) Motivar al personal a

18
sentir que forman parte de un “equipo”. (2) Que el personal dispone en su medio de
trabajo del margen de maniobra, las competencias, las posibilidades y el poder necesarios
para tomar decisiones. (3) Crear un contexto de aprendizaje constante. Apoyar y motivar
a sus empleados en lugar de imponer controles estrictos.
Participación del personal
El personal, a todos los niveles, es la esencia de una organización,
y su total compromiso posibilita que sus habilidades sean usadas para el beneficio de la
misma. El personal es el activo más importante de cualquier organización. La
contratación, la participación, el aprendizaje constante, la innovación, la delegación de
funciones, el reconocimiento del mérito y las recompensas por los progresos alcanzados
en el incremento de la satisfacción de los clientes, son aspectos esenciales para que los
empleados puedan desarrollar todo su potencial.
Planteamiento de Gestión por Procesos
Un resultado deseado se alcanza más eficientemente cuando las
actividades y los recursos relacionados se gestionan como un Proceso. Por esto, la
aplicación de los principios de la Calidad Total y de Gestión de la Calidad exige adoptar
en la Organización una Gestión por Procesos. Todos los productos y servicios
proporcionados a los clientes por una Organización son el resultado de la ejecución de
uno o varios procesos, de donde se deduce la importancia de los mismos dentro de una
estrategia de satisfacción de los clientes.
1.3.2.4. Ciclos de la mejora continua
Ciclo de Deming- PHVA
Es un proceso que, junto con el método clásico de resolución de
problemas, permite la consecuencia de la mejora de la calidad en cualquier proceso de la
organización. Supone una metodología para mejorar continuamente y su aplicación
resulta muy útil en la gestión de procesos. (Vargas & Aldana, 2015)
En el ciclo PHVA, la dirección formula planes de mejora utilizando
herramientas estadísticas. Los operarios aplican el plan a su área de trabajo concreta,
implementando el ciclo PHVA completo.
La dirección y los inspectores comprueban si se ha producido la
mejora deseada y, por último, la dirección hace correcciones si es necesario y normaliza
el método exitoso con métodos preventivos. Este proceso continúa, de manera que,

19
siempre que aparezca una mejora, el método se normaliza y es analizado con nuevos
planes para conseguir más mejoras. Las fases son las siguientes: Planificar, hacer,
verificar y actuar.
Ciclo de Kaizen
En primer lugar, las prácticas operativas exponen nuevas
oportunidades de mejora. Las prácticas como el enfoque, justo a tiempo, permiten
descubrir el desperdicio y la ineficiencia, así como la mala calidad.
En segundo lugar, en la filosofía kaizen todos los empleados
buscan la mejora. Los directivos, por ejemplo, ven la mejora como un componente
inherente de la estrategia corporativa y apoyan las actividades de mejora distribuyendo
los recursos con eficiencia y ofreciendo estructuras de reconocimiento que dan lugar a la
mejora. (Goídez & Hernández , 2018)
Por último, los empleados pueden participar en la mejora a través
de sistemas de sugerencias y actividades de grupos pequeños, programas de
autodesarrollo que enseñan técnicas, prácticas de solución de problemas y mayores
habilidades para el desempeño laboral.
Ciclo Six Sigma
El cilo six sigma es una metodología que permite la mejora
continua en los procesos, en la fabricación, así como en el diseño de los productos y en
la prestación de servicios.
Técnicamente, six sigma consiste en hablar las debilidades y
oportunidades. Se basa en los principios de la Gestión de la Calidad Total, y para su
implantación exitosa necesita de todos ellos, comenzado por el compromiso y liderazgo
de la dirección hasta llegar a la existencia de una cultura de calidad fuerte y arraigada.
Para muchos autores, la aplicación del six sigma supone una nueva
forma de entender la empresa, una filosofía de gestión global, pasando de un mero
recuento de defectos a determinar los procesos que realmente aportan valor añadido al
cliente. Pero, en realidad, nosotros consideramos que six sigma es una metodología que
emplea, para conseguir sus objetivos, simultáneamente, herramientas tradicionales, como
las 7 herramientas de la calidad, QFD, control estadístico de procesos, otros. El six sigma

20
interrelaciona todos estos métodos y los aplica en toda la empresa, no solo en un área,
priorizando las actuaciones sobre aquellos procesos claves. (Gupta & Sri, 2016)
El six sigma constituye un enfoque orientado a minimizar errores
y satisfacer al cliente. Está enfocado a la prevención de los defectos, identifica y elimina
procesos que no aportan valor añadido al cliente.
1.4. Formulación del Problema.
¿De qué manera la metodología de las 9S permitirá la mejora continua en el área de
Archivo de la Municipalidad de Chiclayo?
1.5. Justificación e importancia del estudio.
El área de archivo de la Municipalidad presenta problemas en cuanto a la gestión
documentaria ocasionado por la falta de organización y el direccionamiento de los
documentos enunciados son distribuidos de manera incorrecta, generando de esta manera
pérdidas de tiempo en la entidad.
Por otra parte, se ha encontrado que la Municipalidad no existe un control apropiado
ante la manipulación de las informaciones expuesta durante todo este tiempo de
fundación. De tal forma, que se considera tomar medidas estratégicas que sirvan de apoyo
para las alternativas de solución sobre la gestión documentaria.
Este proyecto tiene como importancia, por la razón que permitirá como marco de
referencia para otras entidades públicas que deseen tener un mejor control en su
documentación a través de la implementación de las 9s como estrategia para una mayor
productividad y desempeño en sus colaboradores. Además, se utilizará de apoyo para
otros autores en el proceso investigativo con proyecto similares a la presente
investigación, siendo este proyecto un aporte para difundir y de esta forma crear nuevas
modalidades para la organización y orden de otras empresas.
1.5.1. Justificación teórica
La investigación tiene justificación teórica porque permitirá conceptualizar
los procesos de las 9s como estrategias para una mejora continua en el área de archivo de
la entidad en estudio. El estudio se realizará por medio de la aplicación de metodologías
basado en diferentes autores respecto a la implementación de las 9s, de esta manera, se
podrá lograr obtener mejores resultados en el orden y control de la documentación para
un mejor aprovechamiento y desempeño de los trabajadores.

21
1.5.2. Justificación práctica
La investigación tiene justificación práctica porque el estudio está
establecido por la necesidad que tiene la entidad en estudio de implantar estrategias en
base a las 9s para una mejora continua en el área de archivos, con la finalidad que se
desarrolle de manera óptima el recojo de información facilitando la labor del represéntate
de área, de esta manera permitirá lograr un mejor desempeño de los trabajadores para
resultados óptimos en beneficio a la empresa.
1.5.3. Justificación metodológica
Para el cumplimiento de los objetivos de estudio, ante el proceso
metodológico este deberá ser ordenado y sistematizado, haciendo uso de técnicas de
investigación cuantitativa orientadas al análisis y síntesis con relación a la
implementación de las 9s y la mejora continua. Permitirá buscar la solución ante la
problemática existente utilizando del método científico para lo cual se analiza la relación
entre la variable independiente el cual toma rol de la causa y la variable dependiente que
toma el rol del efecto.
1.5.4. Justificación social
La investigación tiene justificación social, debido a que los resultados
servirán para el represéntate de área de archivo de la municipalidad como una estrategia
en base al diseño de implementar las 9s dentro de la empresa, por lo cual se generará un
adecuado control en los archivos y documentos para la eliminación y el incremento de la
productividad y mejor desempeño. Además, servirá de ayuda al área de archivo y otras
áreas para que obtenga la información necesaria de manera adecuada, de esta forma se
mejorará la problemática asegurando el desarrollo efectivo en los procesos a mediano y
largo plazo.

22
II. MÉTODO
2.1. Tipo y Diseño de Investigación.
2.1.1. Tipo de investigación.
Hernández, Fernández y Baptista (2014) Afirma que una investigación
descriptiva consta en establecer las diferencias o similitudes que puede existir entre las
variables de estudio.
Por la tanto, la investigación presente es de tipo descriptiva, ya que analizará
el problema, y determinará nuevos criterios para poder dar respuesta a las causas del
porque ocurren este tipo de fenómenos brindado de esta manera alternativas de solución
en el caso de permitir una mejora continua en el área de archivo de la Municipalidad.
2.1.2. Tipo de Diseño de Investigación.
El diseño para la investigación será no experimental, debido a que el estudio
se realizará sin la manipulación proyectada de las variables, puesto a que sólo se observan
los fenómenos en su ambiente natural para después poder analizarlos (Hernández,
Fernández, & Baptista, 2014).
Además es la investigación es transversal, porque se recolectará los datos
en un tiempo único, buscando describir las variables del estudio y analizar su incidencia.
La presente investigación tiene como esquema el siguiente diseño:
En donde:
Oxy: Las 9S – Mejora continua
M: Trabajadores del área de archivo de la Municipalidad.
P: Implementación de las 9S
2.2. Variables, Operacionalización.
2.2.1. Variables
Oxy M P

23
Variable independiente: Metodología de las 9S
Las 9s, permitirá mejorar y fortalecer las condiciones de calidad, seguridad
y sobre todo generar un ambiente oportuno en las actividades laborales. Además, se
afirma que esta metodología favores a la satisfacción con el cliente y el trabajador,
generando relaciones oportunas para resultados provechosos. (Aldavert, Vidal, &
Lorente, 2016)
Variable dependiente: Mejora continua
El mejoramiento continuo es el conjunto de todas las acciones diarias que
permiten que los procesos y la empresa sean más competitivos en la satisfacción del
cliente (Cruelles, 2013)
2.2.2.Definición de variables
Tabla 1
Variables
VARIABLES DEFINICIÓN CONCEPTUAL DEFINICIÓN OPERACIONAL
Metodología de
las 9S
Las 9s, permitirá mejorar y
fortalecer las condiciones de
calidad, seguridad y sobre todo
generar un ambiente oportuno en
las actividades laborales.
Además, se afirma que esta
metodología favores a la
satisfacción con el cliente y el
trabajador, generando relaciones
oportunas para resultados
provechosos.
Las 9s está conformada por la distribución
de su operacionalización que consta de la
clasificación como dimensión sobre los
indicadores de medición de tiempo, nivel de
riesgo y nivel de oportunidad. Se tiene
también la organización con los indicadores
de ambiente de trabajo y objetivos. Otra
dimensión es el bienestar del personal que
tiene como indicador a la limpieza y
responsabilidad. La disciplina junto a la
cultura laboral, el compromiso con la
medición de indicador sobre la satisfacción
del personal. Por último, se tiene como
dimensión a la coordinación que consta del
indicador sobre los objetivos y metas
definidas.

24
Mejora continua
Es la búsqueda de satisfacer al
cliente las organizaciones buscan
mejorar la calidad de sus
productos o servicios adoptando
herramientas de mejora continua,
dicha mejora se lleva a cabo por
medio de la planificación de
actividades anuales dentro de la
organización
La mejora continua tiene como dimensiones
a la orientación del cliente en base a los
indicadores de la satisfacción y necesidad.
El liderazgo también considerado como otra
dimensión que será medido mediante los
indicadores del nivel de responsabilidad,
motivación y desempeño.
La participación personal, tiene como
indicadores al nivel de participación y la
eficiencia en las funciones. Por último, la
dimensión sobre el planteamiento de
gestión de procesos que tiene como
indicador al nivel de resultados.
Fuente: elaboración propia

2.2.3. Operacionalización
Tabla 2
Operacionalización de la variable independiente
Variable Dimensión Indicador Ítems de encuesta Ítems de entrevista
Técnica e
instrumento
Metodología
de las 9S
Seiri – Clasificación
Nivel de
clasificación
Observa que los documentos del área de
archivo se encuentran clasificados de
acuerdo a un orden establecido
¿Qué criterios se considera para la
clasificación de documentos en el área
de archivo de la Municipalidad?
Técnica:
Encuesta,
entrevista
Instrumento:
Cuestionario,
guía de
entrevista
Los documentos de trabajo que necesita
para sus labores se encuentran ubicados en
un lugar específico en el área de archivo
Observa que el en su área de archivo
existe un sistema de clasificación de los
documentos de trabajo
Seiton –
Organización
Nivel de
organización
En general, los documentos y materiales
de trabajo se encuentran organizados en el
área de archivo
¿Cómo es la distribución de espacio en
el área de archivo de la Municipalidad
para organizar los documentos?
Los documentos en el área de archivo de
la Municipalidad se pueden ubicar con
facilidad
Seiso – Limpieza
Nivel de
limpieza
Observa que el área de archivo de la
Municipalidad se encuentra siempre
limpio
¿Qué criterios se toma en cuenta para
desechar y limpiar el área de archivo
de la Municipalidad de documentos
innecesarios?
Seiketsu - Bienestar
personal
Nivel de
bienestar
La distribución del espacio destinado para
el área de archivo permite tener seguridad
para evitar cualquier accidente laboral
¿Qué medidas de seguridad se toman
en cuenta para evitar accidentes
laborales en el área de archivo de la
Municipalidad?

26
Shitsuke –
Disciplina
Cumplimiento
de funciones
Observa que los trabajadores del área de
archivo cumplen sus funciones según se
establece en los manuales de trabajo
¿Cuáles son las funciones más
importantes y que debe cumplirse al
pie de la letra en el área de archivo de
la Municipalidad?
Shikari – Constancia
Nivel de
constancia
Los trabajadores del área de archivo
muestran iniciativa para solucionar
dificultades relacionados a la
documentación que solicita a dicha área
¿Cuáles son las iniciativas tomadas
por sus jefes para mejorar los procesos
de trabajo en el área de archivo de la
Municipalidad?
Shitsokoku –
Compromiso
Nivel de
compromiso
Considera que los trabajadores del área de
archivo se encuentran comprometidos con
el buen servicio en su área de trabajo
¿Qué factores influyen en usted para
tener un compromiso mayor con sus
actividades laborales en el área de
archivo de la Municipalidad?
Seisho –
Coordinación
Nivel de
coordinación
Existe una comunicación eficiente entre el
área de archivo y las diferentes áreas de
trabajo de la Municipalidad
¿Cómo es la comunicación entre las
diferentes áreas de trabajo y el área de
Seido –
Estandarización
Nivel de
funciones
Las funciones laborales se facilitan por la
entrega oportuna de documentación del
área de archivo de la Municipalidad
¿Cuál es el procedimiento que se debe
seguir para el registro y archivo de
documentos en el área de archivo de la
Municipalidad?

27
Tabla 3
Operacionalización de la variable dependiente
Variable Dimensión Indicador Ítems de encuesta Ítems de entrevista
Técnica e
instrumento
Mejora
continua
Orientación
Satisfacción
Se siente satisfecho con el trabajo del área de
archivo de la Municipalidad
¿Cómo fue la orientación que tuvo
para realizar sus actividades en el área
de archivo de la Municipalidad?
Técnica:
Encuesta
Instrumento:
Cuestionario
Necesidad
Los trabajadores del área de archivo de la
Municipalidad muestran preocupación por las
necesidades de documentos de los
trabajadores
Liderazgo
Nivel de
responsabilidad
Considera que los trabajadores el área de
archivo cumplen con responsabilidad sus
actividades de trabajo
¿De qué manera la Municipalidad
fortalece las competencias de los
trabajadores del área de archivo de la
Municipalidad?
Motivación
archivo de la Municipalidad muestran
entusiasmo en atender a sus compañeros de
trabajo
Desempeño
archivo de la Municipalidad muestran un alto
desempeño en su área de trabajo
Participación del
personal
Nivel de
participación
archivo de la Municipalidad le orientan en
temas relacionados a los documentos que
solicita
¿De qué manera participa usted en la
toma de decisiones correspondientes al
área de archivo de la Municipalidad?
Eficiencia en
las funciones
archivo requieren de capacitaciones para
mejorar sus competencias

28
Planteamiento de
Gestión por procesos
Nivel de
resultados
Los documentos solicitados al área de
archivo de la Municipalidad son entregados
de manera rápida y oportuna
¿Existe un planeamiento de la gestión
de los procesos del área de archivo de
la Municipalidad? ¿Cómo se realiza?

2.3. Población y muestra
Población
En la presente investigación se ha considerado como población los trabajadores de
diferentes áreas que tienen relación con el área de archivo de la Municipalidad, es decir
que hacen uso del área de archivo para llevar a cabo sus tareas, y además al área de
archivo, éstos son 127 en su totalidad.
Tabla 1
Distribución de los trabajadores en la Municipalidad
Áreas N° de trabajadores
Área de sub gerencia tesorería y finanzas 13
Área Contabilidad 12
Área de Logística 13
Área de Presupuesto y planificación 10
Área de Administración 5
Área de Recursos Humanos 14
Área de Proculadoría pública 12
Área de Programas sociales 14
Área de Registros civiles 14
Área de Defensa civil 18
Total 125
Muestra
Hernández, Fernández y Baptista (2014) manifiestan que la muestra es una parte
del grupo de los cuales se obtienen los datos que representarán la información de la
población. (p. 173)
Para calcular la muestra se utilizó la fórmula de la población finita:
𝑛 =
𝑍𝜇
2
∗ 𝑁 ∗ 𝑝 ∗ 𝑞
𝐸2( 𝑁 − 1) + 𝑍𝜇
2 ∗ 𝑝 ∗ 𝑞

30
Donde:
N = Tamaño de la población. (125)
𝑍𝜇
2
= Valor crítico correspondiente al nivel de confianza elegido. (93%)
p*q = Probabilidades con las que se presenta el fenómeno. (50%)
E = Margen de error permitido. (7%)
n = Tamaño de la muestra.
𝑛 =
1,812
∗ 125 ∗ 0,5 ∗ 0,5
0,072(125 − 1) + 1,812 ∗ 0,5 ∗ 0,5
𝑛 = 72
La muestra estará conformada por 72 trabajadores de las diferentes áreas de la
Municipalidad a quienes se aplicará una encuesta para obtener la información que se
necesita para la presente investigación.
Además, se considerará a los 2 trabajadores del área de archivo de la Municipalidad
a quienes se aplicará una entrevista con el fin de comprender mejor la problemática de la
investigación.
2.4. Técnicas e instrumentos de recolección de datos, validez y confiabilidad.
2.4.1. Técnicas e instrumentos
Técnicas
Bernal (2016) Explica que existen diversas técnicas de investigación las
cuales sirven para recolectar los datos que se necesita para el estudio, para ello se hace
uso de diversos instrumentos las cuales están en función a la técnica que se está utilizando.
La encuesta es considerada una técnica que permite recopilar datos a través
de un instrumento, que pude ser cuestionarios, u otros, es por eso que, en la presente
investigación, se usará esta técnica para establecer las unidades de observación por medio
de los cuestionarios previamente determinado, éstos cuestionarios serán aplicados a 70
trabajadores de las diferentes áreas de la Municipalidad.

31
La entrevista es una técnica que sirve para recopilar información a más
detalle sobre un tema específico, en este caso la entrevista se aplicará en la investigación
a los 2 trabajadores del área de archivo de la Municipalidad.
Instrumento
Bernal (2016) afirma que los instrumentos se utilizan en función a las técnicas
que se utilizaron en la investigación, en este caso en la investigación se usaron los
siguientes instrumentos para recolectar los datos que se necesita para el estudio:
El instrumento está conformado por una serie de premisas que se han
determinado para utilizar y obtener información mediante ella aplicado a la muestra de
estudio. El cuestionario será aplicado a los 70 trabajadores de las diferentes áreas de la
Municipalidad.
La guía de entrevista es el instrumento de la entrevista, el cual está
conformado por una serie de preguntas directas que permitirán obtener información a
detalle de los participantes, en este caso las preguntas serán aplicadas a los 2 trabajadores
del área de archivo de la Municipalidad.
2.4.2. Validez y confiabilidad
La validez del instrumento se realizará a través de expertos en el tema de
investigación, los mismos que validarán los instrumentos para el consentimiento de cada
factor establecido en la operacionalización de variables.
En cuanto a la confiabilidad, esta se realiza de manera estadística por medio
del método alfa de Cronbach el cual ha dado el siguiente resultado, luego de aplicar la
prueba piloto del cuestionario.
Tabla 3
Análisis de fiabilidad alfa de cronbach
Estadísticos de fiabilidad
Alfa de Cronbach N de elementos
,819 20

32
2.5. Procedimientos de análisis de datos
Análisis: se utilizará para el análisis de los datos recopilados, como también estudiar
los factores que intervienen en la implementación de las 9s y la mejora continua de la
Municipalidad.
Inductivo: parte desde los aspectos generales hasta llegar a las conclusiones finales
de la investigación, lo que permitirá exponer una propuesta de solución en base a la
problemática encontrado en la Municipalidad.
Deducción: mediante el estudio de las conclusiones según las averiguaciones
encontradas en la recolección de información de los trabajadores de la Municipalidad y
del análisis de la teoría y antecedentes de estudios.
2.6. Criterios éticos
Los criterios éticos que se tomarán en cuenta según Norteña, Alcaraz y Rojas (2012)
que a continuación se detallan:
El consentimiento informado, de los participantes encuestados con el fin que
conozcan el objetivo del instrumento que se estará aplicando; También se considera la
confidencialidad, ya que la identidad de los encuestados será protegida al no solicitar
datos personales.
La confidencialidad, asegurar la protección de la identidad de las personas que
participan como informantes de la investigación.
Observación participante, la incursión del investigador en el campo exige una
responsabilidad ética por los efectos y las consecuencias que pueden derivarse de la
interacción establecida con los sujetos participantes del estudio.
2.7. Criterios de rigor científico
Los criterios de rigor científico que se tomarán en cuenta según Norteña, Alcaraz y
Rojas (2012) de describen a continuación:
Autenticidad, Aproximación de los resultados de una investigación frente al
fenómeno observado, es decir los resultados deben tener relación al problema identificado
en la empresa en estudio.

33
Neutralidad, Los resultados de la investigación deben garantizar la veracidad de
las descripciones realizadas por los participantes, es decir las opiniones y resultados
obtenidos de la muestra deben mostrarte transparentemente.
Adecuación teórica, Correspondencia adecuada del problema por investigar y la
teoría existente, es decir la teoría debe tener una relación directa con las variables y el
problema de investigación.

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CIMS.
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Editorial Cims.
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Encuesta
Instrucciones: Marca con una X considerando las siguientes alternativas para cada ítem
del cuestionario.
TA: Total Acuerdo; A: Acuerdo; I: Indiferente; D: Desacuerdo; TD: Total Desacuerdo
ÍTEMS TA A I D TD
1. Observa que los documentos del área de archivo se
encuentran clasificados de acuerdo a un orden
establecido
2. Los documentos de trabajo que necesita para sus
labores se encuentran ubicados en un lugar
específico en el área de archivo
3. Observa que el en su área de archivo existe un
sistema de clasificación de los documentos de
trabajo
4. En general, los documentos y materiales de trabajo
se encuentran organizados en el área de archivo
5. Los documentos en el área de archivo de la
Municipalidad se pueden ubicar con facilidad
6. Observa que el área de archivo de la Municipalidad
se encuentra siempre limpio
7. La distribución del espacio destinado para el área de
archivo permite tener seguridad para evitar cualquier
accidente laboral
8. Observa que los trabajadores del área de archivo
cumplen sus funciones según se establece en los
manuales de trabajo
9. Los trabajadores del área de archivo muestran
iniciativa para solucionar dificultades relacionados a
la documentación que solicita a dicha área
10.Considera que los trabajadores del área de archivo
se encuentran comprometidos con el buen servicio
en su área de trabajo
11.Existe una comunicación eficiente entre el área de
archivo y las diferentes áreas de trabajo de la
Municipalidad
12.Las funciones laborales se facilitan por la entrega
oportuna de documentación del área de archivo de la
Municipalidad
13.Se siente satisfecho con el trabajo del área de archivo
de la Municipalidad
14.Los trabajadores del área de archivo de la
Municipalidad muestran preocupación por las
necesidades de documentos de los trabajadores
15.Considera que los trabajadores el área de archivo
cumplen con responsabilidad sus actividades de
trabajo

43
16.Observa que los trabajadores del área de archivo de
la Municipalidad muestran entusiasmo en atender a
sus compañeros de trabajo
de la Municipalidad muestran un alto desempeño en
su área de trabajo
18.Observa que los trabajadores del área de archivo de
la Municipalidad le orientan en temas relacionados
a los documentos que solicita
requieren de capacitaciones para mejorar sus
competencias
20.Los documentos solicitados al área de archivo de la
Municipalidad son entregados de manera rápida y
oportuna

44
Anexo 3: Entrevista para el personal del área de archivo
Objetivo: La presente entrevista está dirigida a los trabajadores del área de archivo de la
Municipalidad con el fin de obtener información acerca de los factores considerados en
la metodología de las 9S y la mejora continua de dicha área.
1. ¿Qué criterios se considera para la clasificación de documentos en el área de
……………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………
2. ¿Cómo es la distribución de espacio en el área de archivo de la Municipalidad
para organizar los documentos?
……………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………
3. ¿Qué criterios se toma en cuenta para desechar y limpiar el área de archivo de la
Municipalidad de documentos innecesarios?
……………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………
4. ¿Qué medidas de seguridad se toman en cuenta para evitar accidentes laborales
en el área de archivo de la Municipalidad?
……………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………
5. ¿Cuáles son las funciones más importantes y que debe cumplirse al pie de la letra
en el área de archivo de la Municipalidad?
……………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………
6. ¿Cuáles son las iniciativas tomadas por sus jefes para mejorar los procesos de
trabajo en el área de archivo de la Municipalidad?
……………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………

45
7. ¿Qué factores influyen en usted para tener un compromiso mayor con sus
actividades laborales en el área de archivo de la Municipalidad?
……………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………
8. ¿Cómo es la comunicación entre las diferentes áreas de trabajo y el área de
……………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………
9. ¿Cuál es el procedimiento que se debe seguir para el registro y archivo de
documentos en el área de archivo de la Municipalidad?
……………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………
10. ¿Cómo fue la orientación que tuvo para realizar sus actividades en el área de
……………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………
11. ¿De qué manera la Municipalidad fortalece las competencias de los
trabajadores del área de archivo de la Municipalidad?
……………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………
12. ¿De qué manera participa usted en la toma de decisiones correspondientes al
área de archivo de la Municipalidad?
……………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………
13. ¿Existe un planeamiento de la gestión de los procesos del área de archivo de la
Municipalidad? ¿Cómo se realiza?
……………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………

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