Este documento describe el desarrollo de un sistema de información para implementar un modelo de gestión del conocimiento en el Instituto Tecnológico de Sonora. Los autores crearon una plataforma tecnológica llamada KMS para registrar, organizar y distribuir información sobre proyectos, manuales, políticas y producción intelectual de la universidad. El sistema busca generar, almacenar y transferir conocimiento para cultivar una cultura de compartir recursos intelectuales.

1. Instituto Tecnológico de
Sonora
ÁREA TEMÁTICA: Sistemas de información
TÍTULO: Desarrollo de un sistema de información para la implementación del
Modelo de Gestión del Conocimiento del Instituto Tecnológico de Sonora
AUTORES: Dra. Ramona Imelda García López
Dra. Guadalupe Eugenia Ramírez Martínez
Mtro. Felipe Humberto Cabada Arismendiz
DATOS DE IDENTIFICACIÓN
Instituto Tecnológico de Sonora
5 de Febrero #818 sur
Colonia Centro C.P. 85000
Cd. Obregón, Sonora, México
Tel. (644) 4 10 09 42
Correo electrónico: igarcia@itson.mx; gramirez@itson.mx, fcabada@itson.mx

2. 2
Resumen
Las Universidades, especialmente las de países con economías emergentes,
sufren paradójicamente en la sociedad del conocimiento, de una gran merma en el
proceso de generación y aprovechamiento del mismo.
El problema que se abordó fue la escasa gestión del conocimiento que se
produce en la institución, que repercute en el desconocimiento de proyectos,
investigaciones, normatividad y procesos de interés general. Por ello, el objetivo de
este trabajo fue: generar un sistema de información, diseñado con enfoque de
sistemas para registrar, organizar y distribuir información relevante sobre proyectos,
manuales, políticas, normatividad y producción intelectual de la comunidad
universitaria del Instituto Tecnológico de Sonora (ITSON).
Este proyecto contempló la gente, los procesos institucionales y la tecnología
existente para este efecto. El método utilizado fue consultar el diagnóstico de cultura
organizacional, analizar y conectar con otros procesos como biblioteca digital,
registro escolar, recursos humanos y educación a distancia y trabajar conjuntamente
con la fábrica de Software Novutek para construir una plataforma tecnológica de
gestión de conocimiento, cuyo nombre es KMS.
En la parte de cultura organizacional se ejecutó un programa de comunicación
y capacitación a los maestros por Dependencias de Educación Superior (DES). Los
principales resultados obtenidos fueron: la plataforma tecnológica de KMS, con
módulos para administración electrónica de contenidos, de aplicaciones, de
administración de las piezas de conocimiento, de bases de conocimiento y de
interfase con otros sistemas institucionales. Sus herramientas permiten generar,
acceder, almacenar y transferir el conocimiento en la Universidad. Otro resultado
importante fue el de cultivar la cultura de compartir los recursos intelectuales, el
respeto de autoría y registro de patentes y la conformación incipiente de
comunidades de aprendizaje.
Como conclusión puede decirse que el éxito de la implementación de una
herramienta tecnológica depende mayormente de factores no técnicos como son el
factor humano, los procesos organizacionales y la cultura. Es necesaria la tecnología
como fundamento para administrar los activos y mantener unida a la organización.
La KM no es sólo la creación de una base centralizada de los conocimientos sino
que abarca una gran diversidad de fuentes que contribuyen al desarrollo del
conocimiento.

3. 3
1. Antecedentes y marco de referencia
El entorno económico, social y tecnológico en el que las organizaciones
desarrollan sus actividades en el presente y que van a desarrollarlas, probablemente
en un futuro próximo está caracterizado cada vez más por la complejidad y por su
carácter inestable y cambiante, derivado de una diversidad de cambios, fusiones,
globalizaciones y agrupaciones. El papel que las tecnologías de la información
tienen como precursoras de estos cambios hacen que la sociedad actual reciba la
denominación de Sociedad de la Información. En ésta, el factor principal de creación
de riqueza es el conocimiento. Por esta razón también se le denomina Sociedad del
Conocimiento.
Según Calderón (2001), las organizaciones modernas se están viendo cada
vez más como empresas basadas en el conocimiento, en las cuales la
administración proactiva de su acervo de conocimientos es importante para la
competitividad. En este sentido y de acuerdo con Malhotra (1997), citado por
Calderón (2001), la gestión del conocimiento responde a las cuestiones críticas de
adaptación organizacional, supervivencia y competencia que enfrentan las
organizaciones ante el creciente cambio. Esencialmente, esto involucra procesos
organizacionales que buscan la combinación de capacidad de procesamiento de
datos con información canalizada, en la mayoría de los casos, a través de las
tecnologías de información.
La administración del conocimiento (Knowledge Management, KM, por sus
siglas en inglés) se inició como una filosofía de la organización que busca
aprovechar los activos intangibles que había venido desaprovechando: el saber
desarrollado por sus miembros, la experiencia acumulada, conocimientos
específicos desarrollados por algún grupo o dependencia. Las características
actuales de una sociedad que produce información y saber en grandes volúmenes,
que con la misma rapidez con se produce, igualmente se vuelve obsoleto, han
creado la necesidad de un aprendizaje rápido y constante, así como la de convertir
la información en conocimiento y para lograrlo hacen uso de las tecnologías de
información (TI).
De esta forma, cuando se escucha el término de gestión del conocimiento,
algunos piensan automáticamente en TI. Sin embargo, como plantea Hall (2001),
citado por Castañeda (s.f.), la tecnología es sólo un medio. Una excelente

4. 4
plataforma tecnológica para administrar la información en la organización puede ser
subutilizada o en el peor de los casos, no utilizada por desconocer el rol del capital
humano en la gestión del conocimiento. Por otro lado, Ramírez (s.f.), citado por
Rodríguez (2000), considera que “la administración del conocimiento no depende de
una tecnología única, sino que puede descansar en un ensamble de tecnologías,
muchas de las cuales pueden existir dentro de la empresa y servir de soporte a otros
servicios. En los sistemas para la KM, se pueden aplicar diversas herramientas
tecnológicas durante las diferentes etapas de su proceso, que a grandes rasgos
consiste en la creación del conocimiento, el poder compartirlo y finalmente, la
aplicación del mismo”.
Bajo este contexto, emerge otro concepto “Recurso Educacional Abierto”, que
se refiere a información digital acumulada la cual puede ser reestructurada para que
provea beneficios de uso sin restricciones para que cualquier usuario de una
organización pueda utilizarlo CERI (2006).
En la década de los ochenta, con el surgimiento de las primeras bases de
datos como piedra fundamental en la construcción de la información, se intentaba
automatizar los procesos dirigidos a la atención del cliente externo. Es decir, “cargar”
al sistema toda la información relacionada con éstos de tal forma de contar con
elementos que lo describieran y en un momento dado poder atender sus
necesidades y requerimientos. Por ello, “la mayor preocupación de las compañías,
desde el punto de vista de la tecnología, era contar con sistemas centrales capaces
de administrar gran cantidad de datos y volúmenes de información, con el objeto de
automatizar las actividades y los procesos repetitivos (fue el momento del auge de
las bases de datos relacionales)" (Belly, 2002).
Se rescata la idea de que la información es el insumo esencial del
conocimiento, en ese sentido, el desarrollo de las redes de información
fundamentadas sobre todo por la tecnología de Internet crea un nuevo contexto a las
organizaciones de hoy. En este entorno, las posibilidades de publicar, almacenar y
distribuir información se ha expandido considerablemente, conduciendo a las
organizaciones al planteamiento de objetivos más ambiciosos y, poco a poco, al
traslado de la idea de gerencia de la información a la idea de gerencia del
conocimiento. Cabría aquí aclarar la diferencia entre información y conocimiento.
Harris (1996), citado por Zorrilla (s.f.) dice que “el nivel más bajo de los hechos
conocidos son los datos. Los datos no tienen un significado intrínseco. Deben ser

5. 5
ordenados, agrupados, analizados e interpretados. Cuando los datos son
procesados de esta manera, se convierten en información. La información tiene una
esencia y propósito. Cuando la información es utilizada y puesta en el contexto o
marco de referencia de una persona, se transforma en conocimiento. El
conocimiento es la combinación de información, contexto y experiencia”. Lo anterior
implica que la información, a través de los datos, es el primer elemento esencial
para crear, generar y transmitir conocimientos.
El soporte de un sistema de gestión del conocimiento lo constituye la
información documental que a diario es generada en las organizaciones. De manera
que si la misma se maneja en forma automatizada se podrá mantener más
accesible, más segura y, sobre todo, más “manejable”. Este objetivo justifica por sí
mismo la incorporación de unos métodos y unas aplicaciones informáticas
apropiadas para el manejo del conocimiento generado. Según Sedeño (s.f.) hay
personas que piensan que a través de la automatización o introduciendo las
tecnologías de las telecomunicaciones y la informática en la organización, podrían
solucionarse los problemas de la misma; esto es un gran error pues primero habría
que desarrollar entre sus integrantes la cultura de obtener de ellas el mayor
provecho posible, de tal forma que se logren las metas organizacionales y el
crecimiento intelectual de ellos mismos.
Por otra parte, Fernández (2002) menciona que ante los retos que implica el
avance educativo, social, económico, cultural y político, la tecnología es la respuesta
dinámica y creativa; es parte fundamental en la transformación de los procesos
educativos y de capacitación. Al respecto, Rivera, Ramírez y Cepeda (1996),
mencionan que los sistemas utilizados para la gestión del conocimiento tienen como
propósito “identificar, adquirir, registrar, almacenar, procesar, distribuir, aplicar,
valorar y contabilizar las dimensiones relevantes del conocimiento productivo”. De
esta forma, dichos autores identificaron tres áreas para desarrollar esos sistemas, a
través de diferentes herramientas tecnológicas:
1. Administración del aprendizaje organizacional, cuyo objetivo es ayudar a cada
empleado a identificar las competencias críticas para contribuir a las metas de la
organización; a adquirir y aplicar esas competencias.
2. Administración del capital intelectual, donde se pretende ayudar a la organización
a identificar, estructurar, capturar, almacenar, recuperar y explotar su sabiduría, es
decir, centrarse en la riqueza del conocimiento contenida en los individuos que la

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conforman.
3. Administración del valor, en donde se redefinen los fundamentos mismos de la
administración, es decir, se busca rediseñar la base administrativa para llegar a ser
una organización virtual.
Las herramientas tecnológicas para KM, como cualquier otra herramienta,
están diseñadas para facilitar el trabajo y permitir que los recursos sean aplicados
eficientemente intercambiando información y conocimiento dentro y fuera de las
organizaciones. Ruggles (1997), citado por Valerio (2002), define a éstas “como
herramientas que permiten a las organizaciones generar, acceder, almacenar y
transferir el conocimiento existente en la empresa. Bajo este concepto, es importante
darse cuenta que muchas de las herramientas tecnológicas que actualmente son
etiquetadas como soluciones para KM o herramientas para KM, no podrían ser
clasificadas como tal; esto es, la mayoría de los sistemas no manejan conocimiento
sino información”.
Las herramientas para KM, no son necesariamente herramientas con una
complejidad técnica mayor por el hecho de administrar conocimiento; muchas de
ellas, identificadas como tales, son muy sencillas; una simple base de datos que
administre lecciones aprendidas, mejore prácticas o competencias, cumple con la
definición de una herramienta de KM, claro está que se pueden encontrar
herramientas más complejas como por ejemplo, un sistema de soporte para toma de
decisiones, que a través de técnicas complejas no sólo registran y explotan
conocimiento, sino que además pueden generar más conocimiento.
Existe una categoría de los KM denominada Recursos Educativos Libres, los
cuales son materiales educativos que permiten a sus usuarios obtener conocimiento
a través de ellos, dichos recursos han ido en crecimiento debido a la cantidad de
países e instituciones que han generado esfuerzos por aportar un “poco” de
conocimiento a sus comunidades, algunos ejemplos se mencionan a continuación:
1. En Estados Unidos, 1700 cursos han sido puestos disponibles en el MIT
(Massachusetts Institute of Technology’s), Rice University, Johns Hopkins
Bloomberg School of Public Health, Tufts University, Carnegie Mellon
University, University of Notre Dame, and Utah State University. En Octubre
del 2006 la universidad de Yale anunció se unirá al proyecto a finales de
2007.
2. En China, 750 cursos se han puesto a disposición de cualquier usuario en

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222 Universidades, miembros del grupo CORE (China Open Resources for
Education).
3. En Japón, más de 400 cursos se han puesto disponibles por el Consorcio
Japonés (OCW).
4. En Francia, existen 800 recursos educacionales en aproximadamente 100
centros educativos, los cuales son operados por 11 universidades por el
proyecto ParisTech OCW y se espera duplicar esta cifra para 2007.
2. Problema
Al ser la universidad un centro de conocimiento en el que se genera,
transforma, aplica, entrega y difunde conocimiento es preciso consolidar un modelo
que con el apoyo de la tecnología permita soportar el ciclo de vida del conocimiento
de la institución. Por ello, la gestión del conocimiento en una institución tiene como
objetivo capturar, clasificar, utilizar y re-crear información y conocimiento que se
transforme en productos y/o servicios que generen valor, además de resolver el
problema de pérdida de conocimiento, especialmente el que es de carácter tácito,
pues está demostrado que las empresas con mayor desempeño y productividad,
cualquiera que sea su giro, son aquellas que saben utilizar el conocimiento como
recurso transformable y altamente valioso.
El fenómeno que sufren las universidades con la generación y uso del
conocimiento tiene que ver con la falta de un modelo formal que incluya reglas,
restricciones, incentivos, procesos y métricas en la producción y explotación del
conocimiento, lo que termina traduciéndose en un alto nivel de pérdida o entropía del
conocimiento. Al no contar con medios que conduzcan la forma en la que el
conocimiento fluye a través de la institución, métricas que indiquen el impacto que
cada objeto de conocimiento genera en la comunidad universitaria y sus
correspondientes aportaciones al proceso de crecimiento y mejora continua de la
institución, ésta es incapaz de saber con claridad cuál es su acervo de conocimiento
y por ende, difícilmente puede explotarlo y/o mejorarlo. Esto implica que, hoy en día
las universidades, especialmente las de países con economías emergentes, sufran
de una gran merma en el proceso de generación y aprovechamiento del
conocimiento.
Dentro de una organización como lo es el caso del Instituto Tecnológico de
Sonora (ITSON), la información y el conocimiento se vuelven recursos cada vez más

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preciados, y dada la importancia del tema para la institución, se formó un equipo de
trabajo que definió a la gestión del conocimiento como el proceso a través del cual la
organización genera valor a partir de sus activos intelectuales, tanto explícitos como
tácitos. Esta generación de valor involucra compartir los activos intelectuales entre
empleados, departamentos, alumnos, docentes e incluso otras empresas, en un
esfuerzo por descubrir nuevas y mejores prácticas. En esta institución, las
autoridades y todo su personal, están seguros de que se genera gran cantidad de
conocimiento, la mayoría de naturaleza tácita. De igual forma, se considera que los
sistemas de gestión del conocimiento consiguen la información precisa para la
persona apropiada en el momento oportuno, proporcionando herramientas para el
análisis de esa información y la capacidad de responder a las ideas que se obtienen
a partir de esa información.
Particularmente, la institución no tenía un sistema que permitiera conocer todo
lo relacionado con los proyectos que se desarrollaban y los resultados que
arrojaban; por lo que en ocasiones, surgieron proyectos en algún área que ya habían
sido realizados en otra, y este mismo caso aplicó para los proyectos de
investigación. No se contaba con un sistema de información tan fluido que diera a
conocer lo que sucedía en todas las áreas de la organización, en materia del
conocimiento generado y que tuviera una repercusión e impacto institucional. Esto
permitió vislumbrar la importancia y necesidad de contar con un sistema o modelo
que ayudara en el almacenamiento y organización del conocimiento que se
generaba de los proyectos y actividades de las diferentes instancias administrativas
y académicas. De igual forma, permitiera poner ese conocimiento a disposición de
todo el personal que compone a la institución de manera tal que éste pudiera ser
utilizado y a su vez, ser generador de nuevo conocimiento.
3. Objetivo
Con este proyecto se pretendía desarrollar un sistema de información que
permitiera concentrar, clasificar, almacenar y distribuir todas las piezas del
conocimiento que se producían en la institución; de tal forma que elementos como
investigaciones, artículos, proyectos, cursos, manuales, políticas, experiencias, entre
otros, dejaran de estar aislados y subutilizados. De igual forma, se buscaba la
conexión de los distintos sistemas institucionales con el fin de optimizar recursos y
contar con una plataforma más robusta a través de la cual fuera posible acceder a

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toda la información generada en la institución.
4. Método o desarrollo
El diseño de la plataforma tecnológica fue considerada como uno de los
impulsores más notables del modelo de gestión del conocimiento debido a la
creciente explosión de las tecnologías para el manejo de la información y la
comunicación; pues como se ha visto, la gestión del conocimiento que posee una
organización es uno de los factores claves para la diferenciación y competitividad de
las instituciones, siendo hoy en día indudable el apoyo que proporcionan las
tecnologías de la información y las comunicaciones para hacer posible una
administración del conocimiento ágil, efectiva, dinámica y sostenible en cualquier
organización. El valor aportado por esta iniciativa ha dado lugar a una gran variedad
de herramientas tecnológicas cuya finalidad es soportar las estructuras necesarias
para la recolección de las piezas de conocimiento con el fin de servir como base del
ciclo de vida del conocimiento, así como facilitar el flujo del conocimiento entre los
individuos que interactúan en ellas.
Como consecuencia de estas nuevas necesidades dentro de las
organizaciones ha surgido el requerimiento de implantar herramientas que den
soporte a la gestión del conocimiento, las que facilitan el proceso de explotar el
conocimiento explícito y transformar el conocimiento tácito en piezas de
conocimiento explícitas, convirtiéndose así en la plataforma de la institución para la
administración electrónica del conocimiento. Debido a esta situación es prioritario
que se cuente con una definición detallada de la plataforma que habrá de soportar la
administración del conocimiento dentro de la universidad en su primera etapa. En
este contexto se desarrolló en conjunto con la Fábrica de Software (Novutek
http://www.novutek.com/ ) de la institución un libro de requerimientos que muestra de
forma detallada los elementos y su forma de interacción entre los mismos.
Por otra parte, el sistema tecnológico debe permanecer vinculado y de ser
posible fusionado con sistemas afines, como lo es la iniciativa de biblioteca digital
(http://biblioteca.itson.mx/), tanto interna como de otras instituciones de educación
superior, y además pueda ser comunicada con los sistemas de la institución y ser
alimentada directamente por éstos (por ejemplo: registro escolar
(http://apps.itson.mx/dre/principal/index.asp), sistemas de recursos humanos,
sistema de educación a distancia, etc.); intentando con esto que se aproveche al

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máximo tanto el conocimiento explícito como el conocimiento tácito de cada
miembro de la comunidad, logrando una combinación de ambos que genere piezas
de conocimiento que puedan ser catalogadas y almacenadas en la base de datos de
la institución.
Es importante resaltar que esta solución tecnológica debe ser desarrollada
utilizando los estándares de internet, es decir, HTML (Hypertext Markup Languaje,
Lenguaje de Marcado de Hipertexto), ASP (Active Service Pages, Servicio de Activo
Páginas), DHTML (Dinamic Hypertext Markup Languaje, Lenguaje de Mercado de
Hipertexto Dinámico), etc., con la finalidad de que su contenido pueda accederse
mediante internet, con el fin de garantizar que cada pieza de conocimiento pueda ser
consultada por la comunidad institucional con la misma facilidad y por medio de
mecanismos que identifiquen a cada usuario y habiliten sus perfiles y preferencias,
logrando esto mediante sistemas de autentificación confiables.
A continuación se presentan las iniciativas en las que será implantada la
Infraestructura Tecnológica (Plataforma Tecnológica), así como las características
que deben cumplir. Las iniciativas se derivaron de los hallazgos del análisis y la
confirmación de los procesos de la institución y se ordenaron de acuerdo a la
importancia y viabilidad de implantación de las mismas dentro de la plataforma
tecnológica diseñada.
1. Administración electrónica de contenidos: Concentrar el conocimiento de la
institución en una Plataforma Tecnológica accesible por cualquier miembro
de la comunidad, donde el conocimiento explícito de la organización se
encuentre catalogado, facilitando así su localización y uso:
a. Manejar formatos estándares para Internet.
b. Fijar períodos de caducidad para el conocimiento almacenado.
mediante mecanismos variados que van desde visitas al la pieza de
conocimiento, hasta tipo de información publicada.
c. Determinar el acceso al mismo mediante el empleo de perfiles que
contengan niveles de acceso por el grado de confiabilidad de los
documentos, con el fin de que la misma pueda mantenerse con
disponibilidad de acceso a toda la comunidad (académicos,
administrativos, alumnos);
d. Acceder desde cualquier unidad y desde fuera de la institución
(Intranet e Internet).

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e. Proceso de publicación y sistemas de retroalimentación sobre el
documento consultado.
f. Estadísticas de consulta y uso de los documentos.
g. Poblar dicha plataforma con el conocimiento actual de la universidad.
h. Desarrollar una organización asignada a las responsabilidades de
administración y coordinación del conocimiento.
i. Compartir información entre las distintas comunidades de
conocimiento, facilitando esto por medio de responsables definidos.
j. Contar con una herramienta que agilice el proceso de búsqueda de la
información, ejecutando búsquedas por campos especificados por
medio de sistema de catalogación que se defina para su manejo y
búsqueda, así como en el contenido de los mismos.
2. Suscripciones a medios externos:
a. Las piezas de conocimiento no tienen que proceder en todos los casos
del interior de la comunidad, es posible explotar piezas construidas por
otras entidades (Universidades, diarios, publicaciones especializadas,
etc.), a través de Recursos Educativos Abiertos, tal y como se describió
en los antecedentes.
b. Bajo este amparo se sugiere la adquisición para el libre acceso a un
número definido de publicaciones externas que pueden ser abiertas
(gratuitas) o privativas (de pago).
3. Administración de las ideas:
a. Contar con una herramienta que permita recolectar los puntos de
mejora de los procesos o de solución a problemas puntuales tanto de
la institución como de la sociedad en general.
b. Manejo de un sistema de seguimiento a las mejoras o ideas sugeridas.
c. Determinar planes de beneficios compartidos en caso de ejecutar y
obtener resultados favorables de alguna sugerencia o tema de
investigación.
4. Promover la vinculación de la universidad por medio de ferias o exposiciones
donde se muestren desarrollos de alumnos e investigadores y que tenga el
fin de conseguir retroalimentación y en su caso patrocinio:
a. Fomentar el intercambio de experiencias entre instituciones de
educación superior.

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b. Eventos para captar alumnos de Práctica Profesional y bolsa de
trabajo.
c. Eventos dirigidos al sector empresarial, con la finalidad de ofertar las
líneas de investigación desarrolladas en la institución.
d. Exposición de la institución ante la sociedad.
5. Contar con una administración del capital intelectual institucional donde se
pueda disponer de datos actualizados de los miembros de la institución:
a. Quiénes son expertos en qué temas,
b. Dónde se ubican los expertos,
c. Qué proyectos desarrollan actualmente, y
d. Cuáles son sus contactos clave hacia el exterior de la universidad.
6. Maratones de conocimiento que permitan validar el nivel de profundidad del
conocimiento transmitido y que han adquirido los miembros de la comunidad
y desarrollar un método que proporcione técnicas para ayudar a los alumnos
a resolver cualquier problema relacionado con su nivel de dominio de algún
tema:
a. Se encuentra solución a esta propuesta mediante el uso de maratones
de conocimiento,
b. Plantean la intención de volverlos interdisciplinarios de acuerdo al
Programa Educativo que se esté cursando y el nivel del mismo,
c. Se sugiere automatizar la administración de estos maratones, y
d. Plantear esquemas de beneficio a los participantes, en caso de
manejarlos opcionalmente.
7. Desarrollo de comunidades de interés, que permitan la interacción de las
academias a través de las distintas unidades:
a. Herramienta que permita la consolidación de las academias,
b. Definir responsables y moderadores,
c. Procesos de almacenamiento y distribución de los contenidos a las
comunidades participantes, y
d. Integrar a las unidades (foráneas y locales) en procesos de
investigación y desarrollo de productos asociados a la misma.
8. Generar mapas de conocimiento de la institución, con ligas a los creadores
del mismo:
a. Herramienta que permita localizar fácilmente piezas de conocimiento y

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sus relaciones, y
b. Ubicar a los expertos de la institución y vínculos a los desarrollos
hechos y lista de relaciones con que cuentan.
5. Resultados
La estructura de la plataforma tecnológica es modular, lo que le confiere mayor
flexibilidad e independencia de sus funciones. Consta de lo siguientes módulos:
1. El módulo de administración que debe ser capaz de manejar la
administración total de la plataforma Tecnológica, el sistema de reportes de
la misma y el sistema de comunicación con las redes. Adicionalmente desde
este punto se podrá acceder a sistema de respaldo de las bases de datos y
datos de los usuarios; también se podrá administrar el perfil de cada uno de
los participantes en la aplicación.
2. Aplicaciones. Este módulo está constituido básicamente por un portal de
entrega, que incluye una interfase configurable, el acceso al motor de
búsqueda y las ligas a otros portales; y por herramientas de interacción,
cuyos elementos son mensajería instantánea, foros, herramientas para
soportar maratones y repositorios de ideas, así como el acceso al correo
electrónico institucional.
3. El módulo para la administración de piezas de conocimiento. Éste debe
permitir la publicación de piezas de conocimiento para someterla al flujo de
aprobación, donde se deben establecer los mecanismos necesarios para
este proceso, así como el aceptar documentos generados bajo cualquier
formato. Otra función básica de este módulo se refiere propiamente al
procesamiento de las piezas de conocimiento creadas tanto por
aportaciones como mediante las herramientas de interacción, donde deben
cubrirse las siguientes acciones:
a. Permitir crear, modificar y almacenar piezas de conocimiento,
b. Compartir documentos,
c. Controlar el flujo de validación de las piezas de conocimiento,
d. Gestionar los espacios para el trabajo de las comunidades de
conocimiento, y
e. Validar la pertinencia de las piezas de conocimiento.

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4. Módulo de bases de conocimiento. Registra los perfiles, el repositorio, las
piezas, la taxonomía e interacción con el motor de búsqueda y lleva un
registro de los archivos generados en procesos de pregunta directa y foros.
5. Módulos de Interfase. Consiste en la interfase de comunicación con sistemas
institucionales (JDEdwards, gestión de Recursos Humanos). Integración con
la plataforma de biblioteca digital, por lo cual deberá regirse bajo distintos
estándares del mercado (IEEE, AICC, IMS).
Por otra parte, en cuanto a la gestión de piezas de conocimiento se realiza
mediante el siguiente proceso:
a) El sistema deberá permitir a cada experto aportar documentos relevantes para el
resto de los usuarios; sin embargo, esta acción enviará la pieza de conocimiento en
cuestión al comité de evaluación quien dará su visto bueno para ser publicado.
b) Una vez aprobada una pieza de conocimiento ésta deberá ser validada en lo que
a su imagen editorial y consistencia de estilos se refiere.
c) Finalmente se validará la información aportada en la ficha taxonómica del
documento.
d) La resolución afirmativa de estos tres pasos dará paso a la publicación de la pieza
de conocimiento.
A continuación se incluyen, a manera de ejemplo, algunas pantallas de
acceso a la plataforma que muestran su funcionamiento:
1. Primero que nada hay que accesar a la Plataforma Tecnológica ingresando la
siguiente dirección: http://kms.itson.mx
2. La Figura 1 muestra los distintos perfiles que tiene el usuario (experto,
coordinador de comunidad, coordinador de conocimiento y administrador del
sistema) y se selecciona el rol que se quiera desempeñar en esa sección.

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Figura 1: Perfiles manejados por la Plataforma Tecnológica KMS de ITSON
3. La figura 2, representa el primer paso para dar de alta una nueva pieza de
conocimiento y que será almacenada en el sistema y pasará por todo el
proceso de aprobación hasta que quede publicada para su posterior consulta.
Figura 2: Proceso para dar de alta una nueva pieza de conocimiento, paso 1, manejados por la
Plataforma Tecnológica KMS de ITSON.

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4. La figura 3, representa el paso 2 y es la continuación del proceso para dar de
alta una pieza de conocimiento. Aquí se registran los datos de los autores y
se anexa el archivo que contiene el documento.
Figura 3: Proceso para dar de alta una nueva pieza de conocimiento, paso 2, manejados por la
Plataforma Tecnológica KMS de ITSON
5. La figura 4 muestra el procedimiento a través del cual el experto hace una
consulta de sus piezas de conocimiento publicadas en el sistema

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Figura 4: Proceso que permite a un experto consultar piezas de conocimiento personales, manejados
por la Plataforma Tecnológica KMS de ITSON
6. La figura 5 representa un proceso consultas de piezas de conocimiento, pero
en este caso corresponde a todas las publicaciones que existen en la
plataforma y que han pertenecen a todas las áreas de la institución.
Figura 5: Proceso que permite a un cualquier usuario consultar piezas de conocimiento sin importar el
área, manejados por la Plataforma Tecnológica KMS de ITSON

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7. La figura 6 presenta el rol del coordinador de comunidad se establecen una
serie de pasos a través de los cuales se le estará dando seguimiento a las
piezas de conocimiento generadas en una línea de investigación específica
hasta que dichas piezas sean colocadas en la comunidad pública. De igual
forma, se lleva un control sobre todos los usuarios de cada comunidad de
aprendizaje, lo que en un momento dado, permite determinar qué comunidad
es la que está produciendo mayor cantidad de piezas y las líneas de
investigación que se están desarrollando más.
Figura 6: Proceso que permite al coordinador de comunidad dar seguimiento de validación de las
piezas de conocimiento a su cargo, manejados por la Plataforma Tecnológica KMS de ITSON
Conclusiones
Para concluir, puede afirmarse que el desarrollo de tecnología para la gestión
del conocimiento no es lo primordial dentro de una organización si antes no se
cuenta con una cultura adecuada para sacarle el mayor provecho, tanto al
conocimiento mismo como a la tecnología existente; por lo que los responsables de
las organizaciones deben preocuparse por la capacitación de los trabajadores antes
de introducirlos en el manejo del conocimiento a través de la tecnología, debido a
que actualmente se vive una época en la que la capacitación constante del personal
se ha convertido en una ventaja competitiva.

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A pesar de que las tecnologías de información, las redes y todos estos
adelantos han potenciado el capital intelectual, la necesidad de adquirir nuevos
conocimientos es inherente a la raza humana, además se constituye en una de las
necesidades básicas del individuo; una organización que no permita o incentive el
desarrollo del capital intelectual, probablemente estará destinada al fracaso.
El desarrollo de la práctica de la administración del conocimiento requiere de
una metodología muy bien balanceada. Es necesaria la tecnología como
fundamento para administrar los activos y mantener unida a la organización. La KM
no es sólo la creación de una base centralizada de los conocimientos de los
empleados, almacenada por los sistemas, sino que abarca una gran diversidad de
fuentes, desde bases de datos, sitios web, empleados y socios que contribuyen al
desarrollo del conocimiento y le dan significado a través de las relaciones con otras
fuentes de información dentro de la organización.
Por último, es importante que las empresas no sólo reconozcan la relación
que existe entre la administración del conocimiento y las herramientas tecnológicas,
sino que además se saque provecho de esa relación. Para ello, la selección
adecuada de una herramienta es primordial, pero no por ello se debe caer en el error
de adquirir tecnología antes de hacer un análisis de los procesos de administración
del conocimiento de la empresa en cuestión; en KM como en la mayoría de las
áreas, el éxito de la implementación de una herramienta tecnológica depende
mayormente de factores no técnicos como son el factor humano, los procesos
organizacionales y la cultura.

20. 20
Bibliografía
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