actividades administrativas y técnicas relacionadas aplanificación, manejo y organización de la documentación

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1. Cuadro comparativo: Gestión documental, del conocimiento y de la información.
Criterio Gestión Documental
Gestión del
Conocimiento
Gestión de la
Información
Definición
Es el conjunto de actividades
administrativas y técnicas
tendientes a la planificación,
manejo y organización de la
documentación producida y
recibida por las entidades u
organizaciones, desde su
origen hasta su destino final
con el objeto de facilitar su
utilización y conservación.
(Función pública, 2023)
Pérez (2016) citado en
González (2018), resalta
que “la gestión del
conocimiento es la
disciplina encargada de
diseñar e implementar
sistemas con el objetivo
de identificar, capturar y
compartir el conocimiento
de una organización de
forma que pueda ser
convertido en valor para la
misma”.
Es la dirección planificada
y continua de procesos y
actividades para potenciar
el conocimiento e
incrementar la
productividad de una
organización a través del
mejor uso y creación de
recursos de conocimiento
individual y colectivo.
Según Acevedo (2023) la
Gestión de la información
es el conjunto de
actividades que gestionan
los procesos de selección,
captación, categorización,
creación, almacenamiento
y distribución de la
información. Implica
revisiones continuas y
activas del contenido
almacenado o distribuido
a través de diferentes
herramientas como por
ejemplo bases de datos,
redes humanas, etc.

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Objetivos
Garantizar que los
documentos y archivos de
una organización se
gestionen de manera
eficiente, dándole un uso
adecuado y que los mismos
estén disponibles cuando
sean requeridos.
(Fernández, 2006).
Retener y preservar en la
medida de lo posible el
conocimiento que posee
cada miembro de la
organización a través del
desarrollo de métodos,
herramientas y procesos
que permitan conservar y
organizar la información
generada en la empresa.
(Fernández, 2006)
Optimizar la utilidad y
contribución de los
recursos de información
con el fin de alcanzar los
objetivos de la
organización.
Creación de canales y
medios para transmitir y
acceder a la información,
así como, en añadirle
valores a ésta.
(Fernández, 2006)
Procesos
●Creación o búsqueda de
documentos.
● Retención de registros.
● Almacenaje de registros
inactivos.
● Protección de los
documentos vitales.
● Creación e implementación
de sistemas de archivo.
● Utilización de tecnologías
ópticas para documentos.
● Gestión de formularios y
modelajes.
● Disposición final de
documentos: Eliminación,
conservación o transferencia
a un archivo de resguardo.
(Ponjuan 2003)
● Creación de equipos del
conocimiento: personas
de diferentes disciplinas
que participan en la
gestión del conocimiento.
● Compartición de las
mejores prácticas de una
parte de la organización a
otra, por medio de bases
de datos, interacción
personal y eventos.
● Desarrollo de bases de
datos de conocimiento:
mejores prácticas,
directorios de expertos,
mercados, inteligencia,
etc.
● Creación de puntos
focales para el desarrollo
● Implantar sistemas para
conservar, organizar y
recuperar cualquier tipo de
información interna o
externa, de carácter
técnico, o cualquier otro
tipo de información.
● Crear y mantener
sistemas de comunicación
para que la información
fluya con rapidez y
eficacia entre los
miembros de la
organización.
● Evaluar de forma
continua el sistema de
información para
mantener los niveles de
calidad esperados.

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de habilidades del
conocimiento, manejo y
desarrollo de bases de
datos y mediante la
agilización de los flujos del
conocimiento.
● Uso de tecnologías de
colaboración y equipos de
capital intelectual.
● Retención del
conocimiento, dentro de la
empresa para que no se
pierda el trabajo logrado
en procesos anteriores.
(Fernández, 2006)
Tecnologías
●Escaneo y digitalización de
documentos y archivos.
● Sistemas de gestión de
documentos (DMS)
●almacenamiento de datos
en memoria (memory
storage)
●Almacenamiento en la nube
(SGBD 2023)
La globalización y la
tecnología están haciendo
desarrollar en las
empresas la habilidad
para adquirir información y
convertirla en
conocimiento útil que
pueda ser rápidamente
incorporado en la
compañía a través de
.●Plataformas de gestión
del conocimiento (kms)
●Bibliotecas online de
investigación y
conocimientos.
●Bases de conocimientos
de atención al cliente.
●sistemas de gestión de
bases de datos (DBMS)
algunos como Oracle,
MySQL, SQL Server,
FileMaker Pro, Microsoft
Access, etc.
●Sistemas de
almacenamiento en red
(NAS)
●Herramientas digitales
de análisis de datos como
Power BI. (SGC 2018)

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●Sistemas de gestión del
aprendizaje. (LMS)
●Foros de la comunidad
en línea. (SGBD 2023)
Enfoque
Integrarse con otros
sistemas de la empresa para
facilitar el proceso de
manipulación de los
documentos, mejorando la
colaboración entre todos los
niveles y la productividad
empresarial. (Acevedo 2023)
Creación de procesos
para compartir, transferir y
mantener el conocimiento
entre los empleados y
fomentar la innovación y el
aprendizaje continuo
dentro de la empresa.
(Acevedo, 2023)
Desarrollar sistemas
modernos y flexibles de
diseminación selectiva de
la información que
permitan acceder a ella de
forma rápida y precisa.
(González 2018)
Alcance
Pueden existir limitaciones al
manejar ciertos tipos de
documentos o formatos.
También debe considerarse
la protección y seguridad de
los documentos que no
deben ser expuestos a
personal no autorizado.
(Acevedo, 2023)
Abarca todo los aspectos
relacionados con el
almacenamiento y uso
efectivo del conocimiento
dentro de la empresa. La
capacitación adecuada es
un factor que puede limitar
la efectividad de una
empresa. (Fernández,
2006)
Debe considerarse el
costo asociado con las
implementación y
mantenimiento de los
sistemas; además del
volumen de la información
que puede afectar el
rendimiento y velocidad
para acceder a la
información.
Beneficios
● Mejora en los procesos.
● Colaboración entre
empleados, permitiendo
trabajar de manera efectiva.
● Preservación de
documentos electrónicos a
largo plazo.
● Permite que los
documentos estén
● Fomenta un entorno de
aprendizaje continuo que
permite adaptarse a los
cambios y exigencias del
entorno.
●Garantiza la mejora de la
eficiencia en la realización
de las tareas diarias
dentro de la empresa.
● Acceso fácil y rápido a
la información.
● Garantiza la
accesibilidad y difusión
efectiva de la información
dentro de una
organización.
● Ahorro de espacio y
costos a través del

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organizados cumpliendo con
requisitos legales y
normativos de la empresa.
● Aumenta la creatividad y
la innovación
● Aprovecha la
experiencia de los
miembros de la
organización.
almacenamiento digital de
la información.
Impacto Organizacional
La gestión documental es
considerado un proceso
fundamental dentro de las
organizaciones ya incluye
una serie de actividades
encaminadas a gestionar,
asegurar el uso,
conservación y recuperación
de archivos y documentos de
una manera profesional
ayudando a reducir riesgos
por pérdida o mal uso que
acarrearían dificultades para
la empresa.(Ponjuan 2003).
El éxito de cualquier tipo
de organización ya no se
centra en los factores de
producción tradicional de
la era industrial, hoy las
ventajas competitivas de
las empresas van de la
mano de la generación de
conocimiento, el capital
intelectual y el capital
humano. Cuando las
empresas invierten en la
capacitación de su
personal tienen una gran
parte del éxito asegurado.
La implementación de
sistemas que permitan
gestionar la información
conlleva un cambio
organizacional mayor.
Además se evidencia en
la eficiencia generada en
los procesos de negocio
en la compañía, lo que
permite ahorrar costos de
transacción, contar con
mayor control de la
información y a su vez
incrementar los ingresos
al generar mayor agilidad
en la ejecución de los
procesos.
Compartición de
información
Se comparten documentos
dependiendo de las normas
de la empresa y de los
niveles empresariales, ya
que existen documentos
clasificados, También a
través de flujos de trabajo
automatizado que facilitan la
De manera estratégica a
través de las bases de
datos de conocimiento, las
cuales se encuentran
estructuradas de forma tal
que se facilite la
transmisión de la
información, almacenando
La información se
comparte generalmente a
través de intranet y
correos dentro de la
misma empresa de
manera que la información
importante esté disponible
de forma controlada y

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distribución de documentos a
través de procesos definidos.
procesos, lecciones y
procedimientos que
requieren ser compartidos.
ordenada para los que la
necesiten al momento de
realizar su trabajo.
Visión en la innovación
Asumir el reto de la
transformación digital como
innovación en la gestión
documental, incorporando
herramientas tecnológicas
que modernicen las
capacidades de las
instituciones, a través de
procesos y procedimientos,
con el uso eficiente de la
tecnología, para
salvaguardar su patrimonio
documental.
Garantizar que la
organización retenga al
máximo el conocimiento
de cada empleado de
forma que permanezca
accesible cuando éste se
marche. Además debe
incentivar que los
miembros de la
organización compartan el
conocimiento y que el
personal de mando
incremente su
conocimiento. (Fernández,
2006)
Mantener un sistema de
expertos sobre
información actualizada en
cuanto a las limitaciones,
legislación y condiciones
del uso y explotación de la
información por lo que
refiere a propiedad
intelectual y legislación
sobre la protección de
datos.
Uso de análisis de datos
Desempeña un papel
importante en el ciclo de vida
de los documentos, desde
que son creados pasando
por la retención, archivo y
eliminación, optimizando su
acceso y su utilidad,
permitiendo una gestión más
efectiva.
Los datos se usan para el
seguimiento en la
identificación de áreas
donde se necesite mayor
capacitación, medir la
eficiencia operativa y
ayudar en la toma de
decisiones y resolución de
conflictos dentro de la
organización.
Se pueden utilizar en la
medición de tendencias
hacia la demanda de
información requerida;
además ayuda a rastrear
el acceso a la información
lo que permite satisfacer
las necesidades
cambiantes de una
empresa.

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