EXCEL

MICROSOFT
EXCEL
FACULTAD DE SALUD
PÚBLICA
ESCUELA DE MEDICINA
INFORMÀTICA
NOMBRE: PAMELA PADILLA
CURSO: CUARTO SEMESTRE “A”
DOCENTE: ING. MIGUEL AVALOS
PERIODO ACADEMICO: ABRIL 2016 –
AGOSTO 2016

PAMELA PADILLA I
ÍNDICE DE CONTENIDO
1. INTRODUCCIÓN..................................................................................................... 1
2. ¿QUÉ ES EXCEL?.................................................................................................... 2
3. AMBIENTE DE TRABAJO ..................................................................................... 2
3.1. Botón de control................................................................................................. 4
3.2. Barra de herramientas de acceso rápido............................................................. 4
La barra de título........................................................................................................... 5
3.3. Opción archivo................................................................................................... 5
3.4. Cinta de opciones............................................................................................... 5
3.5. La barra de fórmulas. ......................................................................................... 7
4. LISTAS PERSONALIZADAS ................................................................................ 8
4.1. Utiliza las listas predeterminadas del programa ................................................ 8
4.2. Crea tus propias listas personalizadas................................................................ 9
5. FORMATO CONDICIONAL................................................................................. 10
5.1. Aplicar formato condicional con Análisis rápido ............................................ 10
5.2. Crear reglas de formato condicional con fórmula............................................ 11
5.2.1. Para crear la primera regla:....................................................................... 12
5.2.2. Para crear la segunda regla:........................................................................... 12
6. VALIDACIÓN DE DATOS ................................................................................... 13
6.1. Aplicar validación de datos a celdas................................................................ 13
6.2. ¿Qué es la validación de datos? ....................................................................... 13
6.3. ¿Cuándo es útil la validación de datos? ........................................................... 15
6.4. Mensajes de validación de datos...................................................................... 16
6.5. Agregar validación de datos a una celda o rango............................................. 18
6.6. Agregar otros tipos de validación de datos ...................................................... 19
7. TIPOS DE DATOS EN EXCEL ............................................................................. 22
7.1. Valores numéricos en Excel............................................................................. 22
7.1.1. Las fechas en Excel son números ............................................................. 24
7.1.2. Precisión de los valores numéricos........................................................... 25
7.2. Texto en Excel ................................................................................................. 25
7.3. Formulas en Excel............................................................................................ 26
8. TIPOS DE OPERADORES EN EXCEL ................................................................ 26

PAMELA PADILLA II
8.1. Operadores aritméticos .................................................................................... 26
8.2. Operadores de comparación............................................................................. 27
8.3. Operadores de texto ......................................................................................... 28
8.4. Operadores de referencia ................................................................................. 28
8.5. Precedencia de operadores en Excel................................................................ 28
8.6. Cómo controlar el orden de precedencia.......................................................... 29
9. CONCLUSIONES................................................................................................... 30
10. BIBLIOGRAFIA ................................................................................................. 31
ÍNDICE DE ILUSTRACIONES Y TABLAS
Ilustración 1. Componentes de la pantalla principal........................................................ 3
Ilustración 2. Botón de Control ........................................................................................ 4
Ilustración 3.Barra de herramientas de acceso rápido ...................................................... 5
Ilustración 4. La barra de título......................................................................................... 5
Ilustración 5 Lista de Opciones ........................................................................................ 6
Ilustración 6 Barra de fórmulas ........................................................................................ 7
Ilustración 7 Listas predeterminadas ................................................................................ 8
Ilustración 8 Rellenar lista predeterminada ...................................................................... 8
Ilustración 9 Valores de lista predeterminada .................................................................. 9
Ilustración 10 Listas personalizadas ............................................................................... 10
Ilustración 11 Formato Condicional............................................................................... 10
Ilustración 12 Análisis Rápido........................................................................................ 11
Ilustración 13 Opciones de Formato ............................................................................... 11
Ilustración 14 Reglas de formato condicional ................................................................ 12
Ilustración 15 Validación de datos ................................................................................. 13
Ilustración 16. Entrada en la validación de datos ........................................................... 14
Ilustración 17. Comandos de validación de datos .......................................................... 14
Ilustración 18. Cuadro de diálogo de validación de datos .............................................. 15
Ilustración 19. Restricción de datos................................................................................ 15
Ilustración 20. Mensaje de validación de datos .............................................................. 16
Ilustración 21. Mensaje de advertencia de validación de datos ...................................... 17
Ilustración 22. Validación de datos ................................................................................ 18
Ilustración 23. Valores numéricos en excel.................................................................... 23
Ilustración 24. Formato especial de los números............................................................ 23

PAMELA PADILLA III
Ilustración 25. Fechas en excel....................................................................................... 24
Ilustración 26. Formato de fechas en excel .................................................................... 24
Ilustración 27. Texto en excel......................................................................................... 26
Ilustración 28. Operadores Aritméticos.......................................................................... 27
Ilustración 29. Operadores de comparación ................................................................... 27
Ilustración 30. Operadores de texto ................................................................................ 28
Ilustración 31. Operadores de referencia ........................................................................ 28
Ilustración 32. Precedencia de operadores...................................................................... 29
Ilustración 33. Orden de una precedencia....................................................................... 29
Tabla 1. Tipos de mensaje de error en la validación de datos ........................................ 17
Tabla 2. Tipos de validación de datos ............................................................................ 22

PAMELA PADILLA 1
1. INTRODUCCIÓN
Excel es un programa del tipo Hoja de Cálculo que permite realizar operaciones con
números organizados en una cuadrícula. Es útil para realizar desde simples sumas hasta
cálculos de préstamos hipotecarios.
Esta aplicación le permite organizar datos en filas y columnas, completar cálculos,
tomar decisiones, crear gráficas, desarrollar informes y publicar datos al Web. Las
cuatro partes principales de Excel 2013 son: hojas de trabajo para entrar, calcular,
manipular y analizar datos tales como números y texto, gráficas para representar
pictóricamente los datos, base de datos para almacenar y manipular información y
apoyo al Web que permite la publicación de hojas de trabajo en formato HTML para
Internet.
Ahora vamos a ver cuáles son los elementos básicos de Excel 2007, la pantalla, las
barras, etc, para saber diferenciar entre cada uno de ellos. Aprenderás cómo se llaman,
dónde están y para qué sirven.

PAMELA PADILLA 2
MICROSOFT EXCEL
2. ¿QUÉ ES EXCEL?
Una hoja de cálculo es una aplicación diseñada para manipular datos y números. Su
desarrollo está basado en el concepto de hoja tabular y se utiliza para resolver cálculos
matemáticos en distintas disciplinas.(«02+-+Excel+Basico.pdf», s. f.)
3. AMBIENTE DE TRABAJO
Al momento de iniciar por primera vez la hoja de cálculo electrónica llamada excel
2013, el ambiente de windows nos brinda la facilidad de que todas sus aplicaciones
tienen una apariencia muy similar, sin embargo, una hoja de cálculo no es para teclear
un documento o bien hacer un pequeño oficio, la finalidad de excel 2013 va más que
simplemente teclear información, nos permite realizar cálculos con diferentes tipos de
datos y poder ordenarlos, filtrarlos y más aún, producir gráficas que nos representen de
una manera simple y sencilla la interpretación de los resultados, por ello, es necesario
conocer perfectamente la pantalla principal de la hoja de cálculo, cada uno de sus
elementos tiene una función muy particular y saber su funcionamiento nos permite
manejar de una forma más eficiente la aplicación.
La pantalla principal de excel 20133 es un ambiente de trabajo diferente a la versión
anterior, donde desaparecen las barras de herramientas, los menús desplegables, el panel
de tareas y se transforma la forma de trabajo, concentrándose al uso del ratón y el
manejo de iconos, en lo particular nos concentraremos en la hoja de cálculo excel
versión 2013 de la familia de microsoft office edición profesional, enseguida se muestra
una imagen con los elementos principales de la ventana de excel 2013.

PAMELA PADILLA 3
Ilustración 1. Componentes de la pantalla principal
Componentes de la pantalla principal de la hoja de cálculo electrónica.
 Botón de control.
 Barra de herramientas de acceso rápido.
 Barra de título.
 Botón de ayuda.
 Botón de opciones de presentación de la cinta de opciones
 Botón de minimizar.
 Botón de restaurar.
 Botón de cerrar.
 Botón opción archivo.
 Barra de menús principal.
 Iniciar sesión
 Cinta de opciones.
 Cuadro de nombres.
 Barra de fórmulas.
 Botón de insertar función.
 Cuadro de contenido.

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 Columnas.
 Filas.
 Celda activa.
 Barra de navegación de hojas.
 Hoja activa.
 Indicador de hojas.
 Barra de desplazamiento horizontal.
 Barra de desplazamiento vertical.
 Barra de estado.
 Modos de presentación de la hoja de cálculo
 Zoom.
3.1.Botón de control.
Esta opción ubicada en la esquina superior izquierda de la aplicación nos permite
realizar una serie de acciones entre las cuales encontramos, cerrar la ventana,
maximizar, minimizar, restaurar, mover y cambiar el tamaño de la ventana, esto es muy
útil cuando por alguna circunstancia el ratón de la computadora no funciona muy bien y
tenemos la necesidad de maximizar o bien restaurar la ventana, por ello entramos al
botón de control, por medio de las teclas de atajo Alt + barra espaciadora, las cuales
activan el menú emergente mostrado en la siguiente figura pudiendo realizar las
funciones que se encuentren activas, dependiendo del proceso en el cual estemos
trabajando.
Ilustración 2. Botón de Control
3.2.Barra de herramientas de acceso rápido.
Un nuevo elemento en la hoja de cálculo electrónica de excel 2013 es la barra de
herramientas de acceso rápido, la cual podemos personalizar colocando los iconos con
las funciones más comunes en la actividad laboral de los usuarios que emplean excel,
por ejemplo: guardar, vista preliminar, documento nuevo, hacer, deshacer, imprimir,

PAMELA PADILLA 5
abrir, corregir ortografía, orden ascendente y algo muy importante es posicionar la barra
de herramientas de acceso rápido abajo de la cinta de opciones.
Ilustración 3.Barra de herramientas de acceso rápido
3.3.La barra de título.
Contiene el nombre del documento sobre el que se está trabajando en ese momento.
Cuando creamos un libro nuevo se le asigna el nombre provisional Libro1, hasta que lo
guardemos y le demos el nombre que deseamos, por ejemplo G2IVEHumbertoDB.xlsx,
que indica que es un alumno llamado Humberto y pertenece al grupo 2IVE.
Ilustración 4. La barra de título.
3.4.Opción archivo
La opción archivo es un botón que nos permite varias funciones muy especiales e
importantes para realizar el trabajo en la hoja de cálculo electrónica, por ejemplo, tenemos la
opción de imprimir, que no se visualiza en las cintas de opciones de la aplicación, por ello, es
importante observar que esta herramienta solamente se localiza en el botón de archivo, sin
embargo, también podemos mandar a imprimir mediante las teclas de atajo control - p. Otra
opción muy valiosa dentro del botón de office es la de guardar como, la cual nos permite
almacenar la información en los diferentes formatos que tiene excel 2013, cabe observar que
tiene la compatibilidad para guardar el archivo de la hoja de cálculo electrónica en las versiones
de excel 97 - 2003, para ocuparlo en las aplicaciones predecesoras. Además mediante está
opción se puede convertir el libro de trabajo de excel 2013 a una página web que pueda ser
observada en la intenet, solamente se tiene que elegir que excel produzca un archivo htm, el cual
contendrá todas las hojas de cálculo que contenga el libro de excel 2013
3.5.Cinta de opciones
El nuevo concepto de la hoja de cálculo electrónica de excel 2013, consiste en el uso
de cinta de opciones que son agrupaciones de funciones más comúnmente utilizadas y
son representadas por medio de iconos o representaciones gráficas. La cinta de opciones
llamada inicio consiste a su vez de varias secciones como son: portapapeles, fuente,

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alineación, número, estilos, celdas, y modificar. Cada sección tiene varios iconos
referentes al tema correspondiente, sin embargo, algunas de las secciones cuentan con
un icono en forma de flecha colocado en la esquina inferior derecha, y al dar un clic
sobre él, aparece un cuadro de diálogo en el que podemos seleccionar características que
no vienen en la cinta de opción representadas por un icono, con ello, abarcamos la
totalidad de acciones que podemos realizar en excel 2013
.
Ilustración 5 Lista de Opciones
La cinta de opción llamada inicio posee una gran cantidad de iconos y entre las
funciones más importantes tenemos las siguientes:
 Pega el contenido del portapapeles en la celda activa.
 Copiar el texto u objeto marcado.
 Cortar el texto u objeto marcado.
 Tipo de letra.
 Tamaño de la letra.
 Negrita.
 Cursiva.
 Subrayado.
 Tamaño de letra
 Color de letra
 Relleno de fondo
 Bordes
 Alineación en la parte superior
 Alineación en medio
 Alineación en la parte inferior
 Alineación a la izquierda de la celda.
 Alineación al centro de la celda.
 Alineación a la derecha de la celda.
 Sangría.
 Orientación del texto.
 Ajustar texto.
 combinar y centrar (centra el contenido de una celda entre varias columnas).
 Estilo de moneda.
 Estilo porcentual.
 Estilo de millares.
 Aumenta el número de decimales.
 Disminuye el número de decimales.
 Estilos para las celdas u hojas de cálculo
 Formato para las celdas

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 Formato para las hojas de cálculo electrónicas
 Autosuma de celdas adyacentes.
 Rellenar series
 Ordena de forma ascendente.
 Búsqueda de información
 La barra de fórmulas.
3.6.La barra de fórmulas.
Ilustración 6 Barra de fórmulas
Es la parte interactiva entre la hoja de cálculo electrónica y el usuario, porque en ella se
refleja lo que se teclea en la celda activa, con el propósito de verificar su contenido o
bien editarlo en cualquier momento, está compuesta por los siguientes elementos:
Cuadro de nombres.- Nos indica la referencia o dirección de la celda activa o rango de
celdas.
Botón de cancelar.- Sirve para cancelar una edición del contenido de la celda activa,
podemos emplear la tecla Esc como tecla auxiliar o bien dar un clic sobre el icono de
cancelar.
Botón de aceptar.- Confirma el contenido de la celda activa para que se coloque en ella,
podemos utilizar la tecla enter como la auxiliar o bien dar un clic sobre este icono de
aceptar.
Botón de insertar función.- Permite abrir el cuadro de diálogo para seleccionar una
función preestablecida de la hoja de cálculo y aplicársela a la celda activa o al rango de
celdas.
Cuadro de contenido.- Es la zona donde aparecen los datos que el usuario va tecleando,
pueden ser texto, números o bien fórmulas, cabe mencionar que el resultado de la
fórmula se muestra en la celda activa y en el cuadro de contenido se visualiza la
fórmula.(«descripción de la pantalla de excel 2013», s. f.)

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4. LISTAS PERSONALIZADAS
4.1.Utiliza las listas predeterminadas del programa
La hoja de cálculo Excel incluye ya una seria de listas personalizadas
correspondientes a los meses del año y los días de la semana. La ventaja de estas listas
es que puedes introducir sus datos, de manera automática. Esto te permite ahorrar
mucho tiempo y evitarás tener que ir tecleando, manualmente, cada uno de los
elementos que forman estas series.
Para introducir en la hoja de cálculo una de estas listas predeterminadas, sólo deberás
introducir uno de sus términos. Por ejemplo, en el caso de los meses del año, basta con
que teclees el nombre de uno de ellos. En este caso, el valor a introducir corresponde
con el primer mes, pero no tiene que ser así siempre.
Ilustración 7 Listas predeterminadas
Sin dejar se seleccionar esa celda, sitúa el puntero del ratón en el recuadro de su esquina
inferior derecha (el cursor tomará forma de cruz) y pincha y arrastra hasta llegar a la
última celda que deseas rellenar con la lista.
Ilustración 8 Rellenar lista predeterminada
En este caso, necesitamos que parezcan los doce meses del año, así que arrastramos
hasta la celda A12.
Nada más soltar el ratón, en ese rango aparecerán ya escritos los doce meses del año.
Ten en cuenta que, si sigues arrastrando, se volverán a repetir los valores de la serie, es
decir, después de diciembre, volverá a aparecer enero.

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Ilustración 9 Valores de lista predeterminada
4.2.Crea tus propias listas personalizadas
Además de las series predeterminadas, Excel te da la posibilidad de crear las tuyas
propias. Para generarlas, puedes empezar por teclear y seleccionar esos términos que
formarán parte de esa serie. Hazlo en la misma hoja de cálculo.
Seguidamente, si versión de Excel es anterior a Office 2007, accede a los menús
Herramientas, Opciones y Listas personalizadas. Si se trata de una verisón posterior,
pincha en la ficha Archivo y escoge el apartado Opciones. Continúa luego con un click
en el apartado Avanzadas y, finalmente, pulsa en el icono Modificar listas
personalizadas.
Como ya tenías seleccionada la serie, lo único que te queda por hacer es pulsar el botón
Importar y la lista quedará incluida entre las predeterminadas. Por último pulsa el botón
Aceptar.

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Ilustración 10 Listas personalizadas
Para usar esta lista, repite lo que te hemos explicado al principio de este artículo con las
listas predeterminadas. El resultado será el mismo.
Por último un consejo extra, prueba a introducir un término de una lista y, tras
seleccionarlo, haz doble click sobre su recuadro de la esquina inferior derecha.
Excel rellenará esa columna con el resto de términos de esa serie, pero sólo para un
número de celdas igual al de valores contenidos en la columna adyacente, una que ya
contenga datos.(«Utilizar y crear listas personalizadas en Excel - ComputerHoy.com»,
s. f.)
5. FORMATO CONDICIONAL
5.1.Aplicar formato condicional con Análisis rápido
Como a veces puede resultar difícil interpretar los números de una hoja de cálculo,
Excel proporciona una serie de opciones para analizar rápidamente los datos con el
formato condicional. Por ejemplo, puede usar una escala de colores para diferenciar los
valores correspondientes a una temperatura alta, media o baja.
Ilustración 11 Formato Condicional

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Puede aplicar este tipo de formato de la siguiente manera:
 Empiece seleccionando los datos. En la esquina inferior derecha de la selección
aparecerá el botón Análisis rápido.
Ilustración 12 Análisis Rápido
 Haga clic en el botón Análisis rápido o presione Ctrl+Q.
 En la pestaña Formato, pase el puntero del mouse por las diferentes opciones
para visualizar una Vista previa dinámica de los datos y elija el formato que más
le guste.
Ilustración 13 Opciones de Formato
5.2.Crear reglas de formato condicional con fórmula
Por ejemplo, supongamos que realiza un seguimiento de los cumpleaños de sus
pacientes dentales para ver cuál está próximo y marcarlos como que han recibido una
felicitación de cumpleaños de su parte.
En esta hoja de cálculo, vemos la información que deseamos usando formato
condicional, controlada por dos reglas en las que cada una de ellas contiene una
fórmula. La primera regla, en la columna A, aplica formato a futuros cumpleaños y la
regla de la columna C aplica formato a celdas tan pronto como se introduce “Y”,
indicando que se ha enviado la tarjeta de cumpleaños.

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Ilustración 14 Reglas de formato condicional
5.2.1. Para crear la primera regla:
 Seleccione de la celda A2 a la A7. Realice esta acción arrastrando desde A2 a
A7.
 A continuación, haga clic en Inicio > Formato condicional > Nueva regla.
 En el cuadro de diálogoNueva regla de formato, haga clic en Utilizar una
fórmula para determinar en qué celdas desea aplicar el formato.
 En Dar formato a los valores donde esta fórmula sea verdadera, escriba la
fórmula: =A2>HOY()
o La fórmula usa la función HOY para ver si las fechas de la columna A
son posteriores a hoy (en el futuro). De ser así, se aplica formato a las
celdas.
 Haga clic en Formato.
 En el cuadro Color, seleccione Rojo. En el cuadro Estilo de fuente, seleccione
Negrita.
 Haga clic en Aceptar hasta que se cierren los cuadros de diálogo.
El formato se aplica a la columna A.
5.2.2. Para crear la segunda regla:
 Seleccione las celdas de la C2 a la C7.
 Repita los pasos 2 a 4 anteriores e introduzca esta fórmula: =C2="Y"
 La fórmula prueba para ver si las celdas de la columna C contienen “Y” (las
comillas alrededor de Y indican a Excel que es texto). De ser así, se aplica
formato a las celdas.
 En el cuadro Color, seleccione Blanco. En el cuadro Estilo de fuente,
seleccione Negrita.
 Haga clic en la pestaña Relleno y seleccione Verde.
El formato se aplica a la columna C.(«Aplicar formato condicional con Análisis
rápido - Excel», s. f.)

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6. VALIDACIÓN DE DATOS
6.1.Aplicar validación de datos a celdas
La validación de datos se usa para controlar el tipo de datos o los valores que los
usuarios pueden escribir en una celda. Por ejemplo, es posible que desee restringir la
entrada de datos a un intervalo determinado de fechas, limitar las opciones con una lista
o asegurarse de que sólo se escriben números enteros positivos.
En este artículo se describe cómo funciona la validación de datos en Excel y se
describen brevemente las diferentes técnicas de validación de datos disponibles. No
cubre la protección de celdas, que es una característica que permite "bloquear" u ocultar
ciertas celdas de una hoja de cálculo para que no se puedan editar o sobrescribir. Para
obtener más información sobre cómo proteger las celdas, vea los vínculos de la sección
6.2.¿Qué es la validación de datos?
La validación de datos es una función de Excel que permite establecer restricciones
respecto a los datos que se pueden o se deben escribir en una celda. La validación de
datos puede configurarse para impedir que los usuarios escriban datos no válidos. Si lo
prefiere, puede permitir que los usuarios escriban datos no válidos en una celda y
advertirles cuando intenten hacerlo. También puede proporcionar mensajes para indicar
qué tipo de entradas se esperan en una celda, así como instrucciones para ayudar a los
usuarios a corregir los errores.
Por ejemplo, en un libro de marketing, puede configurar una celda para permitir
únicamente números de cuenta de tres caracteres. Cuando los usuarios seleccionan la
celda, puede mostrarles un mensaje como el siguiente:
Ilustración 15 Validación de datos

PAMELA PADILLA 14
Si los usuarios no tienen en cuenta este mensaje y escriben datos no válidos en la celda,
como un número de dos o de cinco dígitos, puede mostrarles un mensaje de error
específico.
En un escenario un poco más avanzado, podría usar la validación de datos para calcular
el valor máximo permitido en una celda según un valor que se encuentra en otra parte
del libro. En el siguiente ejemplo, el usuario ha escrito 4.000 dólares en la celda E7, lo
cual supera el límite máximo especificado para comisiones y bonificaciones.
Ilustración 16. Entrada en la validación de datos
Si se aumentara o redujera el presupuesto de nómina, el máximo permitido en E7
también aumentaría o se reduciría automáticamente.
Los comandos de validación de datos se encuentran en la pestaña Datos, en el
grupo Herramientas de datos.
Ilustración 17. Comandos de validación de datos
La validación de datos se configura en el cuadro de diálogo Validación de datos.

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Ilustración 18. Cuadro de diálogo de validación de datos
6.3.¿Cuándo es útil la validación de datos?
La validación de datos es sumamente útil cuando desea compartir un libro con otros
miembros de la organización y desea que los datos que se escriban en él sean exactos y
coherentes.
Puede usar la validación de datos para lo siguiente, entre otras aplicaciones:
 Restringir los datos a elementos predefinidos de una lista Por ejemplo,
puede limitar los tipos de departamentos a Ventas, Finanzas, Investigación y
desarrollo y TI. De forma similar, puede crear una lista de valores a partir de un
rango de celdas que se encuentren en otra parte del libro.
Ilustración 19. Restricción de datos
 Restringir los números que se encuentren fuera de un intervalo
específico Por ejemplo, puede especificar un límite mínimo de deducciones de
dos veces el número de hijos en una celda específica.

PAMELA PADILLA 16
 Restringir las fechas que se encuentren fuera de un período de tiempo
específico Por ejemplo, puede especificar un período de tiempo entre la fecha
actual y los 3 días siguientes.
 Restringir las horas que se encuentren fuera de un período de tiempo
específico Por ejemplo, puede especificar un período de tiempo para servir el
desayuno entre la hora en que abre el restaurante y cinco horas después.
 Limitar la cantidad de caracteres de texto Por ejemplo, puede limitar el
texto permitido en una celda a 10 caracteres o menos. De forma similar, puede
establecer la longitud específica de un campo de nombre completo (C1) en la
longitud actual de un campo de nombre (A1) y un campo de apellidos (B1), más
10 caracteres.
 Validar datos según fórmulas o valores de otras celdas Por ejemplo, puede
usar la validación de datos para establecer un límite máximo para comisiones y
bonificaciones de 3.600 dólares, según el valor de nómina proyectado general.
Si los usuarios escriben un valor de más de 3.600 dólares en la celda, aparecerá
un mensaje de validación.
6.4.Mensajes de validación de datos
Lo que los usuarios vean al escribir datos no válidos en una celda depende de cómo
se haya configurado la validación de datos. Puede elegir mostrar un mensaje de
entrada cuando el usuario seleccione la celda. Los mensajes de entrada suelen usarse
para ofrecer a los usuarios orientación acerca del tipo de datos que debe especificarse en
la celda. Este tipo de mensaje aparece cerca de la celda. Si lo desea, puede mover este
mensaje y dejarlo visible hasta que el usuario pase a otra celda o presione Esc.
Ilustración 20. Mensaje de validación de datos
También puede elegir mostrar un mensaje de error que solo aparecerá cuando el usuario
escriba datos no válidos.

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Ilustración 21. Mensaje de advertencia de validación de datos
Puede elegir entre tres tipos de mensajes de error:
Icono Tipo Se usa para
Detener Evitar que los usuarios escriban datos no válidos en una
celda. Un mensaje de alerta Detener tiene dos
opciones: Reintentar o Cancelar.
Advertencia Advertir a los usuarios que los datos que han escrito no son
válidos, pero no les impide escribirlos. Cuando aparece un
mensaje de alerta Advertencia, los usuarios pueden hacer
clic en Sí para aceptar la entrada no válida, en No para
editarla o en Cancelar para quitarla.
Información Informar a los usuarios que los datos que han escrito no son
válidos, pero no les impide escribirlos. Este tipo de mensaje
de error es el más flexible. Cuando aparece un mensaje de
alerta Información, los usuarios pueden hacer clic
en Aceptar para aceptar el valor no válido o
en Cancelar para rechazarlo.
Tabla 1. Tipos de mensaje de error en la validación de datos
Puede personalizar el texto que los usuarios ven en un mensaje de error. Si elige no
hacerlo, los usuarios verán un mensaje predeterminado.
Los mensajes de entrada y de error solo aparecen cuando los datos se escriben
directamente en las celdas. No aparecen en los siguientes casos:
 El usuario escribe datos en la celda mediante copia o relleno.
 Una fórmula en la celda calcula un resultado que no es válido.
 Una macro introduce datos no válidos en la celda.

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6.5.Agregar validación de datos a una celda o rango
Por tanto, vamos a agregar alguna validación de datos. Los pasos de esta sección
explican la manera de aplicar un tipo de validación (restringiendo la entrada de datos
proporcionando una lista desplegable) y la tabla que sigue explica la manera de agregar
algunos de los demás tipos de validación que Excel proporciona.
Siga los tres primeros pasos de esta sección para agregar cualquier tipo de validación de
datos.
 Seleccione una o más celdas para validar.
 En la pestaña Datos, del grupo Herramientas de datos, haga clic en Validación
de datos.
Ilustración 22. Validación de datos
 Si no se ha seleccionado ya, en el cuadro de diálogo Validación de datos, haga
clic en la pestaña Configuración.
 En el cuadro Permitir, seleccione Lista.
 Haga clic en el cuadro Origen y, a continuación, escriba los valores de la lista
separados por el carácter separador de listas de Microsoft Windows (comas de
forma predeterminada). Por ejemplo:
o Para limitar una respuesta a dos opciones ("¿Tiene hijos?", por ejemplo),
escriba Sí, No.
o Para limitar la reputación de la calidad de un proveedor a tres
clasificaciones, escriba Baja, Media, Alta.
o También puede crear las entradas de la lista mediante referencia a un
rango de celdas ubicadas en otra parte del libro.
NOTA: El ancho de la lista desplegable está determinado por el ancho de la celda que
tiene la validación de datos. Es posible que tenga que ajustar el ancho de esa celda para
evitar truncar el ancho de las entradas válidas que son mayores que el ancho de la lista
desplegable.
 Asegúrese de que esté activada la casilla Celda con lista desplegable.
 Para especificar cómo desea administrar los valores en blanco (nulos), active o
desactive la casilla Omitir blancos.

PAMELA PADILLA 19
NOTA: Si los valores permitidos se basan en un rango de celdas con un nombre
definido y existe una celda en blanco en cualquier lugar del rango, cuando se activa la
casilla Omitir blancos, se puede escribir cualquier valor en la celda validada. Lo mismo
puede decirse de las celdas a las que se haga referencia mediante fórmulas de
validación: si una celda a la que se hace referencia está en blanco, cuando se activa la
casilla Omitir blancos se puede escribir cualquier valor en la celda validada.
SUGERENCIA: Si cambia la configuración de validación para una celda,
automáticamente se pueden aplicar los cambios a todas las demás celdas que tienen la
misma configuración. Para ello, en la pestaña Configuración, active la casilla Aplicar
estos cambios a otras celdas con la misma configuración.
 Pruebe la validación de datos para asegurarse de que funciona correctamente.
Trate de escribir datos válidos y no válidos en las celdas para asegurarse de que
la configuración funciona como pretende y que los mensajes están apareciendo
como espera.
6.6.Agregar otros tipos de validación de datos
En la tabla siguiente se muestran otros tipos de validación de datos y maneras de
agregarla a sus hojas de cálculo.(«Aplicar validación de datos a celdas - Excel», s. f.)
Para ello: Siga estos pasos:
Restringir la
entrada de
datos a
números
enteros dentro
de límites
1. Siga los pasos 1-3 del tema Agregar validación de datos a una celda
o rango anterior.
2. En la lista Permitir, seleccione Número entero.
3. En el cuadro Datos, seleccione el tipo de restricción que desee. Por
ejemplo, para definir los límites superior e inferior,
seleccione entre.
4. Escriba el valor mínimo, máximo o específico que desee permitir.
También puede escribir una fórmula que devuelva un valor de
número.
Por ejemplo, supongamos que está validando datos en la celda F1.
Para establecer un límite mínimo de deducciones en dos veces el
número de secundarios en dicha celda, seleccione mayor o igual
que en el cuadro Datos y escriba la fórmula =2*F1, en el
cuadro Mínimo.

PAMELA PADILLA 20
Restringir la
entrada de
datos a un
número
decimal dentro
de límites
o rango anterior.
2. En el cuadro Permitir, seleccione Decimal.
ejemplo, para definir los límites superior e inferior,
seleccione entre.
4. Escriba el valor mínimo, máximo o específico que desee permitir.
También puede escribir una fórmula que devuelva un valor de
número.
Por ejemplo, para definir un límite máximo de comisiones y
bonificaciones del 6% del sueldo de un vendedor en la celda E1,
seleccione menor que o igual a en el cuadro Datos y escriba la
fórmula,=E1*6%, en el cuadro Máximo.
NOTA: Para permitir a un usuario que especifique porcentajes, por
ejemplo, 20%, seleccione Decimal en el cuadroPermitir, seleccione
el tipo de restricción que desea en el cuadro Datos, especifique el
valor mínimo, máximo o específico como un decimal, por
ejemplo, ,2 y, a continuación, visualice la celda de validación de
datos como porcentaje seleccionando la celda y haciendo clic
en Estilo porcentual en el grupo Número de la pestañaInicio.
Restringir la
entrada de
datos a una
fecha dentro de
un período de
tiempo
o rango anterior.
2. En el cuadro Permitir, seleccione Fecha.
ejemplo, para permitir las fechas posteriores a un día determinado,
seleccione mayor que.
4. Escriba la fecha de inicio, de finalización o la fecha específica que
desee permitir. También puede escribir una fórmula que devuelva
una fecha.
Por ejemplo, para definir un período de tiempo entre la fecha actual
y 3 días desde la fecha actual, seleccione entre en el cuadro Datos,
escriba =HOY() en el cuadro Fecha inicial y escriba =HOY()+3en
el cuadro Fecha final.

PAMELA PADILLA 21
Restringir la
entrada de
datos a una
hora dentro de
un período de
tiempo
o rango anterior.
2. En el cuadro Permitir, seleccione Hora.
ejemplo, para permitir horas antes de una hora determinada del día,
seleccione menor que.
4. Escriba la hora de inicio, de finalización o la hora específica que
desee permitir. Si desea especificar horas específicas, use el
formato de hora hh:mm.
Por ejemplo, supongamos que tiene un valor de hora para servir el
desayuno especificado en la celda G1. Si desea restringir las
entradas de hora al período que empieza cuando se abre el
restaurante (el valor en la celda G1) y cinco horas después de
abierto, seleccione entre en el cuadroDatos, escriba =G1 en el
cuadro Hora de inicio y a continuación, escriba =G1+"5:00" en el
cuadroHora de finalización.
Restringir la
entrada de
datos a texto
de una
longitud
específica
o rango anterior.
2. En el cuadro Permitir, seleccione Longitud del texto.
ejemplo, para permitir un número máximo de caracteres,
seleccione menor que o igual a.
4. Escriba la duración del texto mínima, máxima o específica que
desee permitir. También puede escribir una fórmula que devuelva
un valor de número.
Por ejemplo, para definir que la longitud específica de un campo de
nombre completo (C1) sea la longitud actual de un campo de
nombre (A1) y un campo de apellido (B1) más 10, seleccionemenor
que o igual a en el cuadro Datos y
escriba =SUMA(LEN(A1);LEN(B1);10) en el cuadroMáximo.
Calcular qué se
permite según
el contenido de
otra celda
o rango anterior. En el cuadroPermitir, seleccione el tipo de datos
que desee.
2. En el cuadro Datos, seleccione el tipo de restricción que desee.
3. En el cuadro o los cuadros situados debajo del cuadro Datos, haga
clic en la celda que desee usar para especificar qué se permite.
Por ejemplo, si desea permitir entradas para una cuenta solo si el
resultado no superará el presupuesto de la celda E4,
seleccione Decimal para Permitir, menor que o igual a para Datos y,
en el cuadro Máximo, escriba =E4.

PAMELA PADILLA 22
Usar una
fórmula para
calcular qué se
permite
o rango anterior.
2. En el cuadro Permitir, seleccione Personalizado.
3. En el cuadro Fórmula, escriba una fórmula que calcule un valor
lógico (VERDADERO para las entradas válidas o FALSO para las
no válidas).
En la siguiente tabla se ofrecen ejemplos.
Tabla 2. Tipos de validación de datos
7. TIPOS DE DATOS EN EXCEL
Todos los libros de Excel están formados por hojas, cada una de las hojas contiene
más de 17 mil millones de celdas y en cada una de esas celdas podremos almacenar
nuestros datos. Por esta razón es importante conocer los tipos de datos que podemos
ingresar en cada una de las celdas de Excel.
Aunque pareciera sorprendente, cada celda de Excel puede contener solamente tres
tipos de datos:
 Valores numéricos
 Texto
 Fórmulas
En esta lección hablaremos de los primeros dos tipos de datos y dejaremos el detalle de
las fórmulas para una lección posterior.
7.1.Valores numéricos en Excel
El primer tipo de dato que analizaremos serán los valores numéricos los cuales
representan cantidades, montos, porcentajes, etc. Cuando ingresamos un valor
numérico en una celda el contenido será alineado a la derecha:

PAMELA PADILLA 23
Ilustración 23. Valores numéricos en excel
Un valor numérico puede tener un formato especial, es decir, Excel puede desplegar el
valor numérico de diferentes maneras. Por ejemplo, en la siguiente imagen puedes
observar que las columnas B y C tienen los mismos valores numéricos que la columna
A pero son desplegados de una manera diferente:
Ilustración 24. Formato especial de los números
Es importante distinguir entre el valor de una celda y el valor desplegado por la celda.
En el ejemplo anterior las celdas de una misma fila tienen el mismo valor pero son
desplegados de manera diferente debido al formato aplicado a la celda el cual modifica
la apariencia pero no su valor. Para este ejemplo el formato de las columnas B y C fue
aplicado utilizando la lista de formatos que se encuentra en la pestaña Inicio, dentro del
grupo Número.

PAMELA PADILLA 24
7.1.1. Las fechas en Excel son números
Uno de los datos que vemos frecuentemente en Excel son las fechas y que pueden
desplegarse de diferentes maneras. En la siguiente imagen puedes observar diferentes
formatos que Excel puede aplicar a una misma fecha:
Ilustración 25. Fechas en excel
Aunque cada celda muestra un formato de fecha diferente, en realidad todas las celdas
tienen el mismo valor. Una manera de conocer el valor numérico de una fecha es
cambiando el formato de la celda al formato general. En la siguiente imagen he copiado
los mismos valores de la columna A en la columna B y he aplicado el formato General.
Ilustración 26. Formato de fechas en excel
De esta manera podemos observar que la fecha 01/01/2013 es en realidad el valor
numérico 41275. La manera en que Excel calcula dicho número es obteniendo la
cantidad de días transcurridos a partir del 1 de enero de 1900. Una manera de
comprobar que la numeración comienza con esa fecha es ingresando el número 1 en una

PAMELA PADILLA 25
celda y posteriormente cambiar su formato a Fecha y Excel desplegará el valor
01/01/1900 dentro de la celda.
La ventaja de manejar las fechas como valores numéricos es que los cálculos entre
fechas se facilitan mucho. De esta manera, al hacer la resta de dos fechas Excel
obtendrá fácilmente la diferencia en días porque en realidad estará haciendo una simple
resta de valores numéricos. Es por esta razón que las fechas en sí mismas no son un tipo
de datos en Excel, si no que pertenecen al grupo de datos numéricos de la herramienta.
7.1.2. Precisión de los valores numéricos
En cuanto a los valores numéricos en Excel 2013 tenemos una precisión de hasta 15
dígitos, es decir, como máximo podemos tener un número de 15 dígitos. Por ejemplo, si
ingresamos el números 123456789012345 en una celda, Excel lo guardará con la
precisión indicada ya que el número consta exactamente de 15 dígitos pero si
agregamos un 6 al final del número anterior para tener el valor numérico
1234567890123456 entonces Excel guardará dicho número con el valor
1234567890123450.
Aunque este tema podría parecer preocupante, la realidad es que muy pocos usuarios de
Excel tienen problemas con esta limitante porque nunca llegan a manejar valores
numéricos que requieran más de 15 dígitos.
7.2.Texto en Excel
El otro tipo de dato en Excel es el texto, que inevitablemente encontraremos en
nuestras hojas de Excel ya que es utilizado para indicar diversos tipos de datos como
los nombres de empleados o códigos de clientes que necesitamos incluir para dar
significado a otros valores numéricos de nuestra hoja.
Por texto entendemos aquellas cadenas que están formadas por caracteres alfanuméricos
y/o símbolos especiales. Una manera de identificar fácilmente una celda con un valor de
texto es porque dicho valor se alineará de manera automática a la izquierda. Inclusive,
un valor que comience por un número seguido de algunas letras es considerado texto y
por lo tanto estará alineado a la izquierda de cualquier celda. A continuación puedes
observar algunos ejemplos de celdas que contienen texto:

PAMELA PADILLA 26
Ilustración 27. Texto en excel
7.3.Formulas en Excel
A parte de los valores numéricos y el texto, una celda de Excel puede contener una
fórmula que no es más que un conjunto de “instrucciones” que manipularán los valores
numéricos o texto y nos devolverán un resultado.
Ya que las fórmulas son la base de Excel trataremos su uso en varias lecciones
posteriores. Por ahora solo debes recordar que una fórmula hace uso de los valores
numéricos y el texto para hacer algún cálculo u operación y devolvernos un resultado
que a su vez será un valor numérico o un texto.(Ortíz, 2013b)
8. TIPOS DE OPERADORES EN EXCEL
Los operadores son un elemento básico de las fórmulas en Excel. Un operador es un
símbolo que representa una determinada operación. En esta ocasión haremos una
revisión detallada de todos los tipos de operadores en Excel así como su precedencia,
es decir, el orden en que se realizan las operaciones.
Podemos clasificar las fórmulas de Excel en cuatro grupos principales:
 Fórmulas aritméticas
 Fórmulas de comparación
 Fórmulas de texto
 Fórmulas de referencia
Cada uno de estos grupos tiene su propio conjunto de operadores que permiten realizar
los cálculos y operaciones específicas de cada grupo. A continuación enlistaré los
operadores de cada grupo.
8.1.Operadores aritméticos

PAMELA PADILLA 27
Las fórmulas aritméticas son las más comunes y combinan números, referencias de
celda, funciones y operadores aritméticos para realizar cálculos matemáticos. La
siguiente tabla muestra los operadores aritméticos de Excel:
Aunque el porcentaje no es un operador aritmético, Excel le da un tratamiento como
operador ya que al ingresar un símbolo de porcentaje después de un número provocará
que Excel realice una división entre 100 de manera automática.
8.2.Operadores de comparación
Los operadores de comparación nos permiten comparar dos o más números o
cadenas de texto. Si el resultado de la comparación es positivo, obtendremos como
resultado en valor lógico VERDADERO. De lo contrario obtendremos como resultado
el valor FALSO. A continuación tenemos la lista de operadores de comparación:
Ilustración 29. Operadores de comparación
Los operadores de comparación son muy utilizados con las funciones lógicas de
Excel que nos permiten ejecutar una acción al cumplirse la condición establecida.
Ilustración 28. Operadores Aritméticos

PAMELA PADILLA 28
8.3.Operadores de texto
Las fórmulas de Excel también pueden manipular texto y pueden hacer uso
del operador de concatenación para unir el valor de dos cadenas de texto.
Ilustración 30. Operadores de texto
8.4. Operadores de referencia
Los operadores de referencia nos ayudan a combinar dos o más referencias de
celda para crear una sola referencia.
Ilustración 31. Operadores de referencia
Recuerda que si tu sistema tiene la configuración regional de España, entonces
el operador de unión será el punto y coma (;) y no la coma como aparece en la imagen.
8.5.Precedencia de operadores en Excel
Cuando creamos fórmulas que contienen más de un operador, será necesario
conocer el orden en que dichas operaciones serán calculadas por Excel. Por esta razón
existe un orden de precedencia que determina la manera en que Excel hace los
cálculos:

PAMELA PADILLA 29
Ilustración 32. Precedencia de operadores
Si tenemos una fórmula con varios operadores con la misma precedencia, entonces
Excel realizará los cálculos de izquierda a derecha.
8.6.Cómo controlar el orden de precedencia
La única manera en que podemos influir en el orden de precedencia de operadores
en Excel es utilizando paréntesis. Al colocar paréntesis alrededor de un cálculo
estaremos diciendo a Excel que deseamos otorgar una alta prioridad a dicho cálculo y
por lo tanto se realizará primero. En la siguiente imagen puedes observar cómo se
modifica el resultado de una fórmula al incluir paréntesis.
Ilustración 33. Orden de una precedencia
Cuando existen paréntesis dentro de una fórmula, Excel comenzará los cálculos con el
paréntesis que tenga el mayor nivel de anidación. Y si dentro de un mismo paréntesis
existen varios operadores, entonces se aplicarán las reglas de precedencia antes vistas.
De esta manera los paréntesis nos permiten controlar el orden de precedencia de los
cálculos es una fórmula de Excel.(Ortíz, 2013a)

PAMELA PADILLA 30
9. CONCLUSIONES
 Es la hoja de cálculo líder en el mercado mundial. Es el software más potente,
flexible y más utilizado del mundo, no existe otro programa que pueda
acercársele en cuanto a funciones o flexibilidad. Su ámbito de aplicabilidad va
de la economía a la psicología, de la biología al dibujo, de las matemáticas
aplicadas a la administración de los recursos humanos, entre otras. Es por eso
que tantos trabajadores activos y los posibles empleados están obligados a
dominar esta herramienta para permanecer en el lugar de trabajo o para entrar,
una persona con conocimientos plenos de esta herramienta tiene un valor
agregado muy grande en su hoja de vida.
 Es una herramienta muy importante sobre todo para las empresas, ya que en este
programa pueden realizar su contabilidad, sus facturas, análisis de datos,
agendas de clientes/proveedores, todo tipo de base de datos, etc. Además puedes
crear desde tablas y/o gráficos estáticos o dinámicos, hasta macros. Es una
herramienta muy completa que con su buena utilización resuelve todos los
problemas de una empresa, es una herramienta muy fuerte para el análisis
cuantitativo y la toma de decisión.
 Excel es ampliamente utilizado por las empresas, agencias de servicios, grupos
de voluntarios, organizaciones del sector privado, científicos, estudiantes,
educadores, formadores, investigadores, periodistas, contadores y otros, por lo
que se ha convertido en un elemento básico de los usuarios finales y
profesionales del negocio.

PAMELA PADILLA 31
10.BIBLIOGRAFIA
02+-+Excel+Basico.pdf. (s. f.). Recuperado a partir de
https://lhuayta.wikispaces.com/file/view/02+-+Excel+Basico.pdf
Aplicar formato condicional con Análisis rápido - Excel. (s. f.). Recuperado 4 de julio
de 2016, a partir de https://support.office.com/es-es/article/Aplicar-formato-
condicional-con-An%C3%A1lisis-r%C3%A1pido-24c27f89-f84a-4e1d-b1ae-
f631e3a7a2e6
Aplicar validación de datos a celdas - Excel. (s. f.). Recuperado 4 de julio de 2016, a
partir de https://support.office.com/es-es/article/Aplicar-validaci%C3%B3n-de-
datos-a-celdas-c743a24a-bc48-41f1-bd92-95b6aeeb73c9
Descripción de la pantalla de excel 2013. (s. f.). Recuperado 4 de julio de 2016, a partir
de http://www.academico.cecyt7.ipn.mx/compuII2015/capitulo1/1.3.htm
Ortíz, M. (2013a, enero 17). Tutorial Excel 2010: Tipos de operadores en Excel.
Recuperado a partir de https://exceltotal.com/tutorial-excel-2010-tipos-de-
operadores-en-excel/
Ortíz, M. (2013b, febrero 23). Tipos de datos en Excel 2013. Recuperado a partir de
https://exceltotal.com/tipos-de-datos-en-excel-2013/
Utilizar y crear listas personalizadas en Excel - ComputerHoy.com. (s. f.). Recuperado 4
de julio de 2016, a partir de http://computerhoy.com/paso-a-
paso/software/utilizar-crear-listas-personalizadas-excel-9418

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