Breve síntesis de lo que se puede observar en Excel, así como manejar esta herramienta de una manera mucho más fácil, sabiendo las características y las principales funciones que Excel nos ofrece para realizar nuestros trabajos de una forma correcta

1. Informática

2. Escuela de medicina
I
CONTENIDO
TABLA DE ILUSTRACIONES ..........................................................................................III
1. ENTORNO DE TRABAJO DE EXCEL ....................................................................4
1.1. Columnas: ..............................................................................................................5
1.2. Filas:........................................................................................................................5
1.3. Celda:......................................................................................................................5
1.4. Nombre de la celda:...............................................................................................5
1.5. Barra de fórmulas: ................................................................................................5
1.6. Hojas de cálculo:....................................................................................................5
1.7. Barra de scroll horizontal:....................................................................................5
1.8. Modos de visualización: ........................................................................................6
1.9. Vista normal: .........................................................................................................6
1.10. Vista diseño de página:......................................................................................6
1.11. Vista salto de página:.........................................................................................6
2. LISTAS PERSONALIZADAS DE EXCEL ...............................................................6
2.1. Ejemplos de listas en Excel...................................................................................6
2.2. Crear una lista personalizada en Excel ...............................................................7
3. FORMATO CONDICIONAL DE EXCEL ................................................................7
3.1. Razón para utilizar el formato condicional.........................................................7
3.2. Ejemplos de formato condicional.........................................................................8
3.3. ¿Cómo se aplica el formato condicional? ............................................................8
4. VALIDACIÓN DE DATOS EN EXCEL....................................................................9
4.1. Importancia de la validación de datos en Excel................................................10
4.2. El comando Validación de datos en Excel.........................................................11
4.3. Cómo aplicar la validación de datos ..................................................................12
5. TIPOS DER DATOS DE EXCEL .............................................................................12
5.1. Valores numéricos en Excel................................................................................13
5.2. Las fechas en Excel son números .......................................................................13
5.3. Texto en Excel......................................................................................................14
5.4. Formulas en Excel ...............................................................................................14
6. TIPOS DE OPERADORES Y PRECEDENCIA .....................................................14
6.1. Operadores aritméticos.......................................................................................15
6.2. Operadores de comparación...............................................................................15
6.3. Operadores de texto ............................................................................................16

3. Escuela de medicina
II
6.4. Operadores de referencia....................................................................................16
6.5. Precedencia de operadores en Excel..................................................................16
6.6. Cómo controlar el orden de precedencia...........................................................17
7. BIBLIOGRAFÍA: .........................................................................................................18

4. Escuela de medicina
III
TABLA DE ILUSTRACIONES
Ilustración 1 VENTANA DE EXCEL ................................................................................4
Ilustración 2 VENTANA DE EXCEL 2 .............................................................................5
Ilustración 3 LISTA DE EXCEL........................................................................................6
Ilustración 4 LISTA PERSONALIZADA EXCEL...........................................................7
Ilustración 5 FORMATO CONDICIONAL......................................................................8
Ilustración 6 EJEMPLO FORMATO CONDICIONAL..................................................8
Ilustración 7 APLICACIÓN FORMATO CONDICIONAL ...........................................9
Ilustración 8 VALIDACIÓN DE DATOS EN EXCEL ..................................................10
Ilustración 9 VALIDACIÓN DE DATOS EN EXCEL 2 ...............................................10
Ilustración 10 COMANDO DE VALIDACIÓN DE DATOS ........................................11
Ilustración 11 COMANDO DE VALIDACIÓN..............................................................11
Ilustración 12 APLICACIÓN DE VALIDACIÓN DE DATOS ....................................12
Ilustración 13 VALORES NUMÉRICOS DE EXCEL...................................................13
Ilustración 14 FECHAS EN EXCEL................................................................................13
Ilustración 15 TEXTO EN EXCEL..................................................................................14
Ilustración 16 OPERADOR ARITMÉTICO...................................................................15
Ilustración 17 OPERADOR DE COMPARACIÓN .......................................................15
Ilustración 18 OPERADOR DE TEXTO.........................................................................16
Ilustración 19 OPERADOR DE REFERENCIA ............................................................16
Ilustración 20 PRECEDENCIA DE OPEREADORES ..................................................17
Ilustración 21 COMTROLADOR DE PRECEDENCIA ...............................................17

5. Escuela de medicina
4
EXCEL
1. ENTORNO DE TRABAJO DE EXCEL
La ventana de trabajo de Excel contiene los mismos elementos básicos de todas
las ventanas de Windows y su manejo es el mismo. El cambio está más bien en su área
de trabajo, o sea, en la estructura central de la hoja de cálculo, la cual está formada por
un arreglo de filas (horizontales) y columnas (verticales), donde las filas van
enumeradas (1, 2, 3, etc) y las columnas se identifican con las letras de alfabeto (A, B,
C, etc.).(«Microsoft Excel 2010 - Reconoce el espacio de trabajo de Excel 2010», s. f.)
El lugar donde se unen o se interceptan una fila con una columna se conoce con
el nombre de Celda y a su vez cada celda se identifica mediante una coordenada que
resulta de unir la letra de la columna con el número de la fila correspondiente, así por
ejemplo, la primera celda de toda la hoja de trabajo se identifica como A1 (Columna A,
Fila 1).
Los libros de trabajo de Excel, está formado básicamente por tres (3) hojas de
trabajo, aunque este número puede ser aumentado o disminuido de acuerdo a las
necesidades del usuario. En todas las hojas vamos a encontrar el mismo número de
filas y de columnas. («Microsoft Excel 2010 - Reconoce el espacio de trabajo de Excel
2010», s. f.)
Ilustración 1 VENTANA DE EXCEL

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5
Ilustración 2 VENTANA DE EXCEL 2
1.1. Columnas:
Es el grupo de cuadros que van desde la parte superior de la página hacia abajo. Se
identifican por letras.
1.2. Filas:
Es el grupo de cuadro que van desde el lado izquierdo de la página hacia la derecha. Se
identifican por números.
1.3. Celda:
Una celda es el rectángulo en donde se unen una fila y una columna.
1.4. Nombre de la celda:
Esta casilla te indica el nombre la celda sobre la que estás trabajando.
1.5. Barra de fórmulas:
Aquí se pueden escribir o editar los datos que contiene una celda específica.
1.6. Hojas de cálculo:
Los archivos de Excel se llaman libros. Cada libro tiene una o más hojas (también
conocidas como hojas de cálculo).
1.7. Barra de scroll horizontal:
Si tienes más hojas de cálculo de las que puedes ver en la pantalla a la vez, haz clic
sobre la barra de desplazamiento horizontal, mantenla presionada y arrástrala de
izquierda a derecha para desplazarte por todas las hojas de trabajo existentes.

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6
1.8. Modos de visualización:
Hay tres maneras de ver una hoja de cálculo, de izquierda a derecha son:
1.9. Vista normal:
Se selecciona por defecto. Muestra un número ilimitado de celdas y columnas. Es el
modo de visualización que ves en la imagen.
1.10. Vista diseño de página:
Divide la hoja de cálculo en el número de páginas que contenga.
1.11. Vista salto de página:
Te permite ver un resumen de la hoja de cálculo. Es útil cuando estás agregando saltos
de página.
2. LISTAS PERSONALIZADAS DE EXCEL
Las listas en Excel son muy útiles ya que nos permiten especificar el primer
valor de una lista y con tan solo arrastrar el controlador de relleno hacia abajo se
rellenarán el resto de las celdas con los elementos de la lista. («Crear o eliminar una
lista personalizada para ordenar y rellenar datos - Excel», s. f.)
2.1. Ejemplos de listas en Excel
Algunos ejemplos de listas en Excel son los días de la semana y los meses del
año. Observa la siguiente animación que muestra la manera en cómo se comporta Excel
al reconocer una lista. Este tipo de listas en Excel se les conoce como listas integradas
y no es posible modificarlas ni eliminarlas.
Ilustración 3 LISTA DE EXCEL

8. Escuela de medicina
7
2.2. Crear una lista personalizada en Excel
Como has visto, las listas son de mucha utilidad al capturar información en una
hoja. Por ese motivo Excel nos da la posibilidad de crear listas personalizadas. El
primer paso para crear una lista personalizada es introducir los valores de la lista en un
rango de celdas.
Posteriormente debemos ir a la ficha Archivo y hacer clic sobre Opciones e ir a
la sección Avanzadas donde encontraremos el botón Modificar listas personalizadas.
Ilustración 4 LISTA PERSONALIZADA EXCEL
3. FORMATO CONDICIONAL DE EXCEL
El formato condicional en Excel es una funcionalidad de gran utilidad al momento
de realizar el análisis de datos ya que puedes dar un formato especial a un grupo de celdas
en base al valor de otra celda. Esto te permitirá aplicar un tipo de fuente específico o un
color de relleno diferente para aquellas celdas que cumplan con ciertas reglas y así poder
identificarlas fácilmente en pantalla. Esta es una serie de artículos que te ayudará a
comprender mejor este concepto.(Ortíz, 2011)
El formato condicional en Excel es una manera de hacer que la herramienta aplique
un formato especial para aquellas celdas que cumplen con ciertas condiciones. Por
ejemplo, se puede utilizar el formato condicional para cambiar el color de las celdas que
tienen un valor negativo.
3.1. Razón para utilizar el formato condicional
Siempre tienes la opción de aplicar manualmente un formato a cada una de las
celdas que cumplen con una condición, pero eso se puede convertir en un proceso largo
y repetitivo, especialmente si tienes una tabla de datos muy grande y que cambia
frecuentemente. Es por eso que el formato condicional puede hacer más fácil la tarea de
cambiar automáticamente el formato de la celda que cumple con ciertos criterios.

9. Escuela de medicina
8
Ilustración 5 FORMATO CONDICIONAL
3.2. Ejemplos de formato condicional
Formato especial para todos los valores entre 20 y 30:
Ilustración 6 EJEMPLO FORMATO CONDICIONAL
3.3. ¿Cómo se aplica el formato condicional?
Debes seleccionar las celdas a las que se les aplicará el formato condicional y
después hacer clic en el comando Formato condicional que aparece en el grupo Estilos
de la ficha Inicio.

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9
Ilustración 7 APLICACIÓN FORMATO CONDICIONAL
Como ya mencioné previamente, al seleccionar alguna de las opciones del
menú, el formato se aplicará para aquellas celdas que cumplan con cierta condición o
regla. Un formato condicional en Excel está siempre basado en una regla que
posteriormente se podrá editar si así lo deseas. Las reglas que se crean para los
formatos condicionales se pueden dividir en dos grandes grupos:
 Reglas basadas en valores de celda: Estas reglas se basan en el mismo valor
de la celda (Mayor que, Menor que, Igual a, Entre, etc.).
 Reglas basadas en fórmulas: Estas reglas ofrecen mayor flexibilidad porque
puedes aplicar un formato especial utilizando una fórmula donde podrás aplicar
una lógica más compleja. Por lo mismo es un poco más complicado de
aprender, pero una vez que lo hagas seré muy intuitivo de utilizar.
Por ahora estudia estos conceptos básicos y en los siguientes días analizaremos
algunas de las opciones que tenemos para aplicar el formato condicional.
4. VALIDACIÓN DE DATOS EN EXCEL
La validación de datos en Excel es una herramienta que no puede pasar
desapercibida por los analistas de datos ya que nos ayudará a evitar la introducción de
datos incorrectos en la hoja de cálculo de manera que podamos mantener la integridad de
la información en nuestra base de datos. (Ortíz, 2015)

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4.1. Importancia de la validación de datos en Excel
De manera predeterminada, las celdas de nuestra hoja están listas para recibir
cualquier tipo de dato, ya sea un texto, un número, una fecha o una hora. Sin embargo,
los cálculos de nuestras fórmulas dependerán de los datos contenidos en las celdas por
lo que es importante asegurarnos que el usuario ingrese el tipo de dato correcto.
(«Aplicar validación de datos a celdas - Excel», s. f.)
Por ejemplo, en la siguiente imagen puedes observar que la celda C5 muestra un
error en el cálculo de la edad ya que el dato de la celda B5 no corresponde a una fecha
válida.
Ilustración 8 VALIDACIÓN DE DATOS EN EXCEL
Este tipo de error puede ser prevenido si utilizamos la validación de datos en
Excel al indicar que la celda B5 solo aceptará fechas válidas. Una vez creada la
validación de datos, al momento de intentar ingresar una cadena de texto,
obtendremos un mensaje de advertencia como el siguiente:
Ilustración 9 VALIDACIÓN DE DATOS EN EXCEL 2

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11
Más adelante veremos que es factible personalizar los mensajes enviados al
usuario de manera que podamos darle una idea clara del problema, pero este pequeño
ejemplo nos muestra la importancia de la validación de datos en Excel al momento de
solicitar el ingreso de datos de parte del usuario.
4.2. El comando Validación de datos en Excel
El comando Validación de datos que utilizaremos a lo largo de este artículo se
encuentra en la ficha Datos y dentro del grupo Herramientas de datos.
Ilustración 10 COMANDO DE VALIDACIÓN DE DATOS
Al pulsar dicho comando se abrirá el cuadro de diálogo Validación de datos
donde, de manera predeterminada, la opción Cualquier valor estará seleccionada, lo
cual significa que está permitido ingresar cualquier valor en la celda. Sin embargo,
podremos elegir alguno de los criterios de validación disponibles para hacer que la
celda solo permita el ingreso de un número entero, un decimal, una lista, una fecha,
una hora o una determinada longitud del texto.
Ilustración 11 COMANDO DE VALIDACIÓN

13. Escuela de medicina
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4.3. Cómo aplicar la validación de datos
Para aplicar la validación de datos sobre una celda específica, deberás
asegurarte de seleccionar dicha celda y posteriormente ir al comando Datos >
Herramientas de Datos > Validación de datos.
Por el contrario, si quieres aplicar el mismo criterio de validación a un rango de
celdas, deberás seleccionar dicho rango antes de ejecutar el comando Validación de
datos y eso hará que se aplique el mismo criterio para todo el conjunto de celdas.
Ya que es común trabajar con una gran cantidad de filas de datos en Excel,
puedes seleccionar toda una columna antes de crear el criterio de validación de datos.
Ilustración 12 APLICACIÓN DE VALIDACIÓN DE DATOS
Para seleccionar una columna completa será suficiente con hacer clic sobre el
encabezado de la columna. Una vez que hayas hecho esta selección, podrás crear la
validación de datos la cual será aplicada sobre todas las celdas de la columna.
5. TIPOS DER DATOS DE EXCEL
Todos los libros de Excel están formados por hojas, cada una de las hojas contiene
más de 17 mil millones de celdas y en cada una de esas celdas podremos almacenar
nuestros datos. Por esta razón es importante conocer los tipos de datos que podemos
ingresar en cada una de las celdas de Excel. (Ortíz, 2013b)
Aunque pareciera sorprendente, cada celda de Excel puede contener solamente tres tipos
de datos:

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1. Valores numéricos
2. Texto
3. Fórmulas
En esta lección hablaremos de los primeros dos tipos de datos y dejaremos el
detalle de las fórmulas para una lección posterior.
5.1. Valores numéricos en Excel
El primer tipo de dato que analizaremos serán los valores numéricos los cuales
representan cantidades, montos, porcentajes, etc. Cuando ingresamos un valor
numérico en una celda el contenido será alineado a la derecha:
Ilustración 13 VALORES NUMÉRICOS DE EXCEL
5.2. Las fechas en Excel son números
Uno de los datos que vemos frecuentemente en Excel son las fechas y que
pueden desplegarse de diferentes maneras. En la siguiente imagen puedes observar
diferentes formatos que Excel puede aplicar a una misma fecha:
Ilustración 14 FECHAS EN EXCEL

15. Escuela de medicina
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5.3. Texto en Excel
El otro tipo de dato en Excel es el texto, que inevitablemente encontraremos en
nuestras hojas de Excel ya que es utilizado para indicar diversos tipos de datos como
los nombres de empleados o códigos de clientes que necesitamos incluir para dar
significado a otros valores numéricos de nuestra hoja.
Por texto entendemos aquellas cadenas que están formadas por caracteres
alfanuméricos y/o símbolos especiales. Una manera de identificar fácilmente una celda
con un valor de texto es porque dicho valor se alineará de manera automática a la
izquierda. Inclusive, un valor que comience por un número seguido de algunas letras es
considerado texto y por lo tanto estará alineado a la izquierda de cualquier celda. A
continuación puedes observar algunos ejemplos de celdas que contienen texto:
Ilustración 15 TEXTO EN EXCEL
5.4. Formulas en Excel
A parte de los valores numéricos y el texto, una celda de Excel puede contener
una fórmula que no es más que un conjunto de “instrucciones” que manipularán los
valores numéricos o texto y nos devolverán un resultado.
Ya que las fórmulas son la base de Excel trataremos su uso en varias lecciones
posteriores. Por ahora solo debes recordar que una fórmula hace uso de los valores
numéricos y el texto para hacer algún cálculo u operación y devolvernos un resultado
que a su vez será un valor numérico o un texto.
6. TIPOS DE OPERADORES Y PRECEDENCIA
Los operadores son un elemento básico de las fórmulas en Excel. Un operador es
un símbolo que representa una determinada operación. En esta ocasión haremos una
revisión detallada de todos los tipos de operadores en Excel así como su precedencia, es
decir, el orden en que se realizan las operaciones. (Ortíz, 2013a).
Podemos clasificar las fórmulas de Excel en cuatro grupos principales:
1. Fórmulas aritméticas.

16. Escuela de medicina
15
2. Fórmulas de comparación.
3. Fórmulas de texto.
4. Fórmulas de referencia.
Cada uno de estos grupos tiene su propio conjunto de operadores que permiten
realizar los cálculos y operaciones específicas de cada grupo. A continuación enlistaré los
operadores de cada grupo.
6.1. Operadores aritméticos
Las fórmulas aritméticas son las más comunes y combinan números, referencias
de celda, funciones y operadores aritméticos para realizar cálculos matemáticos. La
siguiente tabla muestra los operadores aritméticos de Excel:
Ilustración 16 OPERADOR ARITMÉTICO
6.2. Operadores de comparación
Los operadores de comparación nos permiten comparar dos o más números o
cadenas de texto. Si el resultado de la comparación es positivo, obtendremos como
resultado en valor lógico VERDADERO. De lo contrario obtendremos como resultado
el valor FALSO. A continuación tenemos la lista de operadores de comparación:
Ilustración 17 OPERADOR DE COMPARACIÓN

17. Escuela de medicina
16
6.3. Operadores de texto
Las fórmulas de Excel también pueden manipular texto y pueden hacer uso del
operador de concatenación para unir el valor de dos cadenas de texto.
Ilustración 18 OPERADOR DE TEXTO
6.4. Operadores de referencia
Los operadores de referencia nos ayudan a combinar dos o más referencias de
celda para crear una sola referencia.
Recuerda que si tu sistema tiene la configuración regional de España, entonces
el operador de unión será el punto y coma (;) y no la coma como aparece en la imagen.
Ilustración 19 OPERADOR DE REFERENCIA
6.5. Precedencia de operadores en Excel
Cuando creamos fórmulas que contienen más de un operador, será necesario
conocer el orden en que dichas operaciones serán calculadas por Excel. Por esta razón
existe un orden de precedencia que determina la manera en que Excel hace los
cálculos:
Si tenemos una fórmula con varios operadores con la misma precedencia,
entonces Excel realizará los cálculos de izquierda a derecha.

18. Escuela de medicina
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Ilustración 20 PRECEDENCIA DE OPEREADORES
6.6. Cómo controlar el orden de precedencia
La única manera en que podemos influir en el orden de precedencia de
operadores en Excel es utilizando paréntesis. Al colocar paréntesis alrededor de un
cálculo estaremos diciendo a Excel que deseamos otorgar una alta prioridad a dicho
cálculo y por lo tanto se realizará primero. En la siguiente imagen puedes observar
cómo se modifica el resultado de una fórmula al incluir paréntesis.
Cuando existen paréntesis dentro de una fórmula, Excel comenzará los cálculos
con el paréntesis que tenga el mayor nivel de anidación. Y si dentro de un mismo
paréntesis existen varios operadores, entonces se aplicarán las reglas de precedencia
antes vistas. De esta manera los paréntesis nos permiten controlar el orden de
precedencia de los cálculos es una fórmula de Excel.
Ilustración 21 COMTROLADOR DE PRECEDENCIA

19. Escuela de medicina
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7. BIBLIOGRAFÍA:
Aplicar validación de datos a celdas - Excel. (s. f.). Recuperado 30 de junio de 2016, a
partir de https://support.office.com/es-es/article/Aplicar-validaci%C3%B3n-de-
datos-a-celdas-c743a24a-bc48-41f1-bd92-95b6aeeb73c9
Crear o eliminar una lista personalizada para ordenar y rellenar datos - Excel. (s. f.).
Recuperado 30 de junio de 2016, a partir de https://support.office.com/es-
es/article/Crear-o-eliminar-una-lista-personalizada-para-ordenar-y-rellenar-datos-
d1cf624f-2d2b-44fa-814b-ba213ec2fd61
Microsoft Excel 2010 - Reconoce el espacio de trabajo de Excel 2010. (s. f.). Recuperado
30 de junio de 2016, a partir de
http://www.gcfaprendelibre.org/tecnologia/curso/microsoft_excel_2010/introduccio
n_a_excel_2010/3.do
Ortíz, M. (2011, mayo 7). Formato condicional en Excel. Recuperado a partir de
https://exceltotal.com/formato-condicional-en-excel/
Ortíz, M. (2013a, enero 17). Tutorial Excel 2010: Tipos de operadores en Excel.
Recuperado a partir de https://exceltotal.com/tutorial-excel-2010-tipos-de-
operadores-en-excel/
Ortíz, M. (2013b, febrero 23). Tipos de datos en Excel 2013. Recuperado a partir de
https://exceltotal.com/tipos-de-datos-en-excel-2013/
Ortíz, M. (2015, abril 27). Validación de datos en Excel. Recuperado a partir de
https://exceltotal.com/validacion-de-datos-en-excel/